基于信息共享的高校档案信息资源建设

I n f or ma t i on Sha r i ng— ba s e d Cons t r uc t i on o f I n f or ma t i on Re s our ce s o f Uni v e r s i t y Ar ch i v e s

基于信息共享的高校档案信息资源建设文/周美兰 Zh o u Mei -l a n

摘要：以共享为目标，充分利用网络信息技术促进档案信息资源的建设是高校档案馆在信息时代面临的机遇和挑战，然而当今高校档案信息资源建设不容乐观。为此，高校档案馆就要以网络信息技术为手段，对学校的档案信息资源进行科学的建设和整合，建成信息丰富且优化的档案信息资源库，从而实现档案信息资源的充分共享。

关键词：高校；档案信息资源；信息共享中图分类号：G2 7 1 . 6 文献标识码：A 文章编号：1 0 0 5 -9 6 5 2( 2 0 1 3)O 4一( ) O 5 4一O 3

一

、

高校档案信息资源建设的现状和问全球信息化的时代，信息资源数字化、信息传输

充分共享。

题

二、高校档案信息资源建设的重点——建设优质档案信息资源库档案信息资源建设的核心内容是建设档案信息资源库，档案信息资源库的生命力在于信息质量，所以，优质档案信息资源库建设是高校档案信息资源建设的重点。…建设资源全面、特色突出、结构合理、

网络化，人们对信息的需求剧增，必然要求与之相适应的信息获取方式——快速充分共享。信息数量上的丰富程度影响信息共享的广度，信息质量上的优化程度则影响信息共享的深度。 而很多高校档案馆对档案信息资源建设的认识还不足，信息资源管理还不规范，档案信息资源总量不足，馆藏单一、贫乏，结构不科学、不合理，各部门数据库异构，数字化程度较低，可供共享的高质量信息不多，信息可共享程度不高。虽然高校办学历史长、管档规模大，但档案信息化基础设施建设上由于

利用方便的优质档案信息资源库，才能有效地实现档

案信息资源的共享，满足学校教学、科研、管理及社会、民众对档案资源的需要。因此，要坚持重质量、重效益、重技术、重时效、标准化的原则，明确职

责，加强档案收集力度，丰富和优化馆藏结构，建设好优质档案信息资源库。

资金

、意识观念等主客观原因的制约，投入不足，并且缺少统筹，专职档案管理员又偏少，兼职档案员力量分散，职责不明确，因此管理水平低，管理手段落后，管理功能弱。该归档的材料没能及时收集归档， 许多该开展的档案业务没能开展起来，导致很多档案

(一 )狠抓档案资源建设，全面掌握学校档案信息资源首先，做好传统档案收集，从档案形成的源头抓起，加大征集、接收力度，扩大收集范围、门类，拓

资源分散在形成档案的各职能部门。各职能部门为了

宽收集渠道，将各单位形成的纸质档案、照片、录

实现各自的管理职能，而各自使用业务信息管理系统，各自形成大量档案信息资源库。由于数据库结构不同，信息著录格式标准不同，不能兼容，造成共享性能很差。

音、录像和在对外交往中的礼品、实物档案等全部收集进馆；对学校的重大事件、重大活动、重点工程建设项目，派员全程跟踪，及时、完整、系统地完成档案收集；此外，要注意做好人物档案和特色档案的收集。其次，可根据校情和社会信息需求，开拓档案门

高校档案馆应以网络信息技术为手段，对学校的档案信息资源进行科学地建设和整合，建成信息丰富Ⅱ优化的档案信息资源库，从而实现档案信息资源的5 4 I山西档案

类，全面采集档案信息，如建立教师业绩档案库、教师风采库、学子风采库、杰出校友风采库、学生诚信

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