试论电子文件时代的档案管理

介绍了电子文件的特点,论述了档案信息电子化的优势,指出了当前应抓好的几项主要工作以及今后应该注意的问题。

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科技情报开发与经济文章编号：0 5 6 3 (06)8 0 9— 2 10 - 0 3 2 0 1— 0 6 0

S IT C F R A I N D V L P E T&E O O C- E H I O M TO E E O M N N C N MY

20 06年第 l卷 6

第 l期 8

收稿日期：06 0— 0 20 - 5 1

试论电子文件时代的档案管理陈奇星(太原市广播电视总台，山西太原，3 0 4 002 )摘要：介绍了电子文件的特点，论述了档案信息电子化的优势，出了当前应抓好的指

几项主要工作以及今后应该注意的问题。

关键词：电子文件；档案管理；档案信息电子化中图分类号： 2 6 G 7文献标识码： A

信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1电子文件及其特点 3档案信息电子化的特点与优势所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：第一

所谓档案信息电子化，就是以馆(藏档案资料(室)纸质或机读形式)

为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。与传统档案管理方式相比，它具有以下优势和特点： () 1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆( )室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。 () 2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题~选材一编辑一出版，这种“慢工出细活”的工

,

电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅

读利用；第二，电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；第三，电子文件的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响； 第四，电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2档案信息的电子化管理是时代发展的要求办公自动化、无纸化等事物的出现

,使档案的生成方式发生了很大的变化，如文件的起草、发、诸签催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，么档案也那自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式也有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式和以

作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合、系统地提供出

() 3档案信息电子化，次投入，次产出，改变信息加工工作可一多可受经费制约的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，目前乃在至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。能较好地体现新型教学结构的要求，这样的整合才是有意义的。 总之，信息技术与各学科的整合，当前教育改革的必然趋势，是也是教育工作者和信息技术人员将要倍加努力进行的重要课题，系到今它关后教育能否与信息时代相吻合、相适应，同样关系到教育质量与人才也培养的大局。 (责任编辑：薛培荣 )

来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案育的深化改革，必须明确认清教学过程的本质，先进的教育科学理论在

的指导下，改变传统的以教师为中心的教学结构，创建既能发挥教师主导作用，又能充分体现学生主体作用的新型教学结构，学教并重”即“教学结构，息信技术与课程的整合应该紧紧围绕“新型教学结构”的创建这一

中心来进行，不能把“整合”变成技术与教学的简单“叠加”那是没有，

意义的。要求教师密切注意教学环境四要素 (教师、学生、教学内容、教学媒体 )的地位与作用，看看

通过自己将要进行的“整合”能否使各个要素，的地位与作用和传统教学过程相比发生某些改变，改变的程度有多大， 哪些要素将会改变，哪些还没有，原因在哪里，只有紧紧围绕这些问题进

第一作者简介：黄革新，,94年 2男 16月生，97 19年毕业于山西省委党校，助理工程师，山西省科技情报研究所，山西省太原市迎泽大街 3 6 6号，30 1 00 0 .

行分析，并做出相应的调整，使得通过最终教学设计所建构的教学模式

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