如何让WORD在打印时自动加上打印份数编号

如何让WORD在打印时自动加上打印份数编号

by nosper on 一月 5th, 2011

问题的提出： 老婆所在的公司需要做2011年整年的文档和表格，里面的编号随着打印份数自动更新：比如需要打印100份，每份编号则按顺序从 0001排到 0100。

在网上google 了一下，也有不少网友提出了类似的问题：

“公司有一份调查表，需要打印100份，每份都要有一个编号，从000001到000100。如何让WORD在打印时自动加上打印份数编号？”

这个需要用到word 的宏操作，感觉它和ps里面的action 一样，就是可以让用户自定义一些操作，让宏来重复执行。word2007 有宏录制功能（在view视窗栏里面）。

方法一：宏循环嵌套

先手动几次：改编号——打印——改下一个编号——再打印， 让宏来记录这些动作。然后查看这些基本动作的宏代码，在里面加入循环和嵌套。 经过自己几次尝试和修改，得到如下宏代码：

Sub PrintCopies() '

' Macro1 Macro ' '

Dim i As Long Dim lngStart Dim lngCount lngCount = InputBox(\enter the number of copies you want to print\to print\

If lngCount = \ Exit Sub End If

lngStart = InputBox(\to print\\the starting number you want to print\1)

If lngStart = \ Exit Sub End If

For i = lngStart To lngCount If i < 10 Then

Selection.TypeText Text:=\ Application.PrintOut FileName:=\Range:=wdPrintAllDocument, Item:= _

wdPrintDocumentContent, Copies:=1, Pages:=\PageType:=wdPrintAllPages, _

ManualDuplexPrint:=False, Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:= _

False, PrintZoomColumn:=0, PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, _

PrintZoomPaperHeight:=0 End If

If (i >= 10) And (i < 100) Then Selection.TypeText Text:=\ Application.PrintOut FileName:=\Range:=wdPrintAllDocument, Item:= _

wdPrintDocumentContent, Copies:=1, Pages:=\PageType:=wdPrintAllPages, _

ManualDuplexPrint:=False, Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:= _

False, PrintZoomColumn:=0, PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, _

PrintZoomPaperHeight:=0 End If

If (i >= 100) And (i < 1000) Then Selection.TypeText Text:=\ Application.PrintOut FileName:=\Range:=wdPrintAllDocument, Item:= _

wdPrintDocumentContent, Copies:=1, Pages:=\PageType:=wdPrintAllPages, _

ManualDuplexPrint:=False, Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:= _

False, PrintZoomColumn:=0, PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, _

PrintZoomPaperHeight:=0 End If

If (i >= 1000) And (i < 10000) Then Selection.TypeText Text:=i

Application.PrintOut FileName:=\Range:=wdPrintAllDocument, Item:= _

wdPrintDocumentContent, Copies:=1, Pages:=\PageType:=wdPrintAllPages, _

ManualDuplexPrint:=False, Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:= _

False, PrintZoomColumn:=0, PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, _

PrintZoomPaperHeight:=0 End If

Selection.TypeBackspace Selection.TypeBackspace Selection.TypeBackspace Selection.TypeBackspace Next End Sub

执行以上代码可以最大从0001份打印到9999份，并会在光标处自动加上打印份数编号。 如第10份 则会 在光标处插入打印份数编号0010.

也可通过修改以上代码实现更大数目的打印量：添加 并 修改相应的 if 语句。 以上宏代码的安装：

点击view视窗里面的宏按钮，选择 view macros 即会出现以上窗口， 输入 PrintCopies 做为 Macro name. 然后选择create 新建， 会出现一个代码框，将以上代码复制进去，点击保存就完成 PrintCopies 宏的安装了。

运行： 把光标放在希望插入打印份数编号的位置，设置好打印机，然后打开如上窗口，里面会有出现一个叫做 PrintCopies 的宏， 选上，然后单击运行，会出现2个框“Please enter the number of copies you want to print”和“Enter the starting number you want to print”。 分别输入相应的数值就好了。打印机就会自动按照你的设定和以上要求来完成打印。

方法二： 通过设置文档变量 来完成

思路：在WORD中添加一个文档变量， 用宏来进行打印，每打印一次就让文档变量自动更新，直到打印完毕。

这个过程里面也要用到宏，该方法是在 Microsoft Office Access 编程爱好者看到的，但里面的文档变量说的不是很清楚，基于本人又是word VBA的门外汉，所以就先按照简单的思路编写了自己的代码 救急（在上面作为方法一已经展示给大家了）。

后来有时间看了下word VBA help文件，按照此方法也成功实现了以上功能。现将该方法中的文档变量设置补充完成，并详细的展示在这里 通过宏来添加文档变量：

用上面提到的方法新建一个叫做AddDocumentVariablede 的宏。

Sub AddDocumentVariable()

ThisDocument.Variables.Add Name:=\End Sub

然后运行此宏 即完成文档变量PrintCount的添加。 再新建一个宏来完成自动打印并实现对文档变量PrintCount的调用。

Function SetPrintCount(ByVal CountNumber As String) Dim i As Long

Dim v As Variable

'Dim strVarName As String

Const strVarName As String = \ Dim strVarValue As String 'strVarName = \ strVarValue = CountNumber

Set v = ActiveDocument.Variables(strVarName) If v Is Nothing Then

Set v = ActiveDocument.Variables.Add(strVarName, strVarValue) Else

v.Value = strVarValue End If

For Each v In ActiveDocument.Variables

Debug.Print \ Next

Dim f As Field

For Each f In ActiveDocument.Fields

Debug.Print Left(f.Code.Text, Len(\strVarName))

If f.Kind = wdFieldKindWarm And Left(f.Code.Text, Len(\strVarName Then

'保留格式： \\* MERGEFORMAT 'Debug.Print f.Code.Text f.Update End If Next

End Function

Sub 生成份数编号并打印到当前打印机() Dim i As Long Dim lngStart Dim lngCount

lngCount = InputBox(\请输入您要打印的份数\\请输入您要打印的份数\

If lngCount = \ Exit Sub End If

lngStart = InputBox(\请输入您要打印的起始编号\\请输入您要打印的起始编号\

If lngStart = \ Exit Sub End If

For i = lngStart To lngCount

SetPrintCount Format(i, \

'由于测试系统中没有打印机，所以这里暂时输出到打印文件。如果要直接打印，可以直接用 Application.PrintOut 即可。

Application.PrintOut FileName:=\Range:=wdPrintAllDocument, Item:= _

wdPrintDocumentContent, Copies:=1, Pages:=\PageType:=wdPrintAllPages, _

ManualDuplexPrint:=False, Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:= _

False, PrintZoomColumn:=0, PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, _

PrintZoomPaperHeight:=0 Next End Sub

上面这个宏名为“生成份数编号并打印到当前打印机”，改来自Microsoft Office Access 编程爱好者的代码。另外可以修改 SetPrintCount Format(i, \中的 \来实现更大数目打印的扩展。然后在光标处插入域 “DOCVARIABLE PrintCount” 操作如下：

在insert插入栏中选择quick parts> field > Docvariable. 输入变量名 PrintCount。点击okay 即完成插入 文档变量PrintCount的操作。

然后运行“生成份数编号并打印到当前打印机” 的宏， 即可让WORD自动打印出打印份数。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/scrf.html