秘书的公关意识 毕业论文

秘书的公关意识

人文学院涉外文秘专业 ***

摘 要：随着社会经济迅猛发展，随之带来的社会多元化、现代化、全球化和复杂化等问题，使秘书工作

所面临的困难和挑战也越来越多，而秘书人员没有一定的公关意识将难以立足。现在，关于秘书公关意识的研究成为一个热点。本文以此为对象开展探讨和研究。本文一共分为四部分。第一部分，秘书的公关意识的基本内涵。第二部分，秘书人员要具备的公关意识。第三部分，探讨如何培养及强化秘书的公关意识。第四部分，秘书公关意识对秘书工作的影响及对全文进行回顾，总结全文。

关键词：秘书；意识；公关；影响

Secretary of public relations awareness

ZhaoJunhao,Major in Foreign?related Secretary, Humanity

Abstract：With the rapid development of the socio-economic, social diversification, modernization, globalization and the complexity of such issues, and brought the secretarial work difficulties and challenges faced by more and more. The Secretary does not have a certain sense of public relationsto gain a foothold. We found in the research area is still a blank on the secretary of public relations awareness. This is an object to carry out exploration and study. In this paper total is divided into four parts. The first part is the Secretary of the basic meaning of the sense of public relations. The second part is of the secretarial staff to have the public relations sense. The third part is to explore how to cultivate and strengthen the secretary of public relations awareness. The fourth part is the Secretary of the public relations sense of the impact of the secretarial work and full-text review, summary of the full text.

Keywords: secretary; awareness; public relations; impact

秘书的公关意识是个广泛的话题，要真正剖析公关意识，必须从秘书人员自身的心理及公关实务进行展开和了解公关意识对秘书日常工作的影响。这样才能更好的总结出公关意识对于秘书工作的重要性。

一、秘书公关意识的内涵

公关意识也可以称为公关观念，指的是对组织行为和价值倾向产生影响的管理理念，也是一种规范组织行为的行动准则。秘书作为组织中的一个重要的窗口与关口，必须具备一定的公关意识。就如《公关心理与实务》中所提到的“公关人员要做到在公关活动中游刃有余，就必须很好的把握公关交往的心理策略。总体而言，包括了对交往时机和交往空间的把握以及充分运用语言和非语言功能。”[1]具体到秘书公关意识这个概念来说，其核心是指秘书通过工作保持组织与公众对象和谐发展的意识，其具体内容包括了秘书的公众意识、服务意识、形象意识、效益意识、传播意识等。

现代社会是一个纷纭复杂的社会，秘书人员没有一定的公关意识将难以立足。一是单位发展的需要。单位要发展，不懂得塑造自身良好的形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，就有可能在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。二是沟通群众的需要。群众是事业发展的基石，如何有效地与群众实现沟通就需要运用秘书人员的公关功能。三是协调单位内部人际关系的需要。秘书人员要顺利开展工作，就必须利用单位各种关系，这也离不开公关。秘书人员需要在实际工作中掌握基本的公关理论知识和实务知识，有较强的协调组织交际能力和宣传推广能力，以进一步强化公关意识。秘书人员只要有明确的公关意识，那么在今后的秘书工作生涯中将游刃有余。秘书人员作为领导的耳目，要经常关注公众情绪，敏锐感触到是否会出现公共关系危机，即公众对本单位矛盾尖锐，产生敌对情绪的情况。举个例子。去年法国总统悍然会见藏独分子，引起中国人的愤怒。我市部分居民抵制家乐福超市，家乐福超市因此次公关危机损失沉重。更多情况是因企业自身措施失当引发危机，例如某建筑公司拖欠农民工工资导致纠纷。化解危机应以预防为主，一遇苗头就立即汇报，以便领导立即处理。但矛盾总不可能完全避免。一旦危机出现，秘书要按照领导指示，冷静应对，协助化解。如迅速了解情况，收集有关证据供领导参考；在领导未明确统一口径之前不随意表态或泄露情况；按领导指示安抚受损害人员等等；调解与公众的关系，重塑形象，再造和谐。秘书人员只要有明确的公关意识，那么在今后的秘书工作生涯中将游刃有余。

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现代秘书应具备积极的公关意识公共关系意识作为一种深层次的思想,引导着一个人的行为,它能够促使秘书人员把自己的公关行为始终置于一种自觉的状态,从而自然而然地进人秘书与公关的双重角色,出色地完成秘书工作的各项任务。

二、秘书人员要具备的公关意识

（一）树立单位良好的形象意识

塑造组织形象的意识。这是公共关系思想中最重要的内容。一个企业、一所学校,以及任何一个社会组织,如果不懂得塑造自身的良好形象,不懂得知名度和美誉度对组织生存和发展的价值,就势必在日益激烈的社会竟争中失去自身存在的地位和发展的空间。只有懂得塑造组织形象重要性的人,才能够在具体工作中自觉维护组织形象,积极塑造组织形象。

秘书客观上所承担的公共关系职责之一，就是帮助企业塑造良好形象。首先，当企业的形象比较模糊时．秘书要展开调查研究，收集信息，进行分析，加强宣传，协助企业建设一个清晰的良好形象。其次，要维护已经建立起来的良好形象，秘书要始终如一地严格管理制度，向公众提供优质的产品和服务，满足人民日益增长的物质、文化生活的需要。在这方面疏忽、松懈了，会动摇组织良好形象的基础。再次，如果由于公众的误解而导致组织形象受损，秘书应当协助组织查明真相，公布事实，澄清误解，维护组织的形象[2]

（二）广结良缘的意识

秘书只有具备较强的公关意识，才能协调好各方面关系，充分发挥好辅助协调作用，以达到提高企业的知名度，为企业树立良好形象的目的。但秘书公关意识的培育，不仅要注重培养树立单位良好形象的意识，还要有一个广结良缘的意识，即要尽可能发展广泛的横向联系网，以取得更多的支持和帮助。

广义的人际关系是指人与人之间的各种关系，包括经济关系、政治关系、法律关系、角色关系、文化关系、心理关系等一切方面。社会心理学上所研究的人际关系是狭义的人际关系，是指人们在交往过程中所形成的心理关系[3]。而广交朋友就是要多接触一些于己或于公司有价值的人，与其建立信赖感。广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。中国有句古语“独学而无友，则孤陋而寡闻”

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说的就是这个道理。其实人际交往活动就是一种信息转换传递的活动，一个人的交往活动情况反映了一个人的信息量的多少。这就是“久病成医”的原因，一般说来，人际交往的范围越广，接触的人越多，了解到的情况也就越多；人际交往的频率越高，信息的传递就越快，对信息的利用也就越及时。秘书人员处在一个开放的舞台上，为他们的交往提供了十分便利条件，他们每天都要与一些不同的人物打交道，因此每天都能获取大量新信息材料。这对于秘书人员全面地了解情况，不断地扩大自己的视野领域提高参谋辅助能力都有很大的帮助。俗话说得好：世事洞明皆学问，人情练达即文章。秘书要经常与内外公众、政府公众、新闻媒介公众、消费者公众和社区公众接触，根据各类公众的特点，代表或协助领导部门真诚地和他们友好相处，与各类公众建立并保持良好的关系，为单位找到越来越多的朋友，为公司创造更多的利益。

广结良缘还是秘书工作的内在要求，因为秘书岗位处于一个单位或部门的中心地位，承担着承上启下、内外连接，参谋辅助和决策的落实服务工作，秘书工作联系面较广，涉及面较宽，涉密程度较高。这一切都要求从事秘书工作的同志要建立良好的人际关系环境来促进日常工作的开展。人际关系很差，缺乏信誉，是难以做好工作的。秘书岗位是容不得私心重、过分计较个人得失、成天搬弄是非、搞宗派、影响团结的人立足的。在实际工作中，秘书在待人方面要牢记卡耐基在其《人性的弱点》一书中曾提出的六个原则：1、对别人真诚；2、微笑；3、记住别人的名字；4、做一个好听众；5、谈论对方感兴趣的事；6、以真诚的态度去赞美别人。通过秘书对良好人际关系营造，在组织内创设出积极向上、有序竞争、和谐相处、具有生机活力的人际关系环境，才能增强集体凝聚力，激发员工的创造力，强化员工的战斗力，从而提高工作的效率和效益。

（三）双向沟通的意识

沟通是一个信息传递的过程。信息在传递过程中被理解和吸收，理解的正确与否直接影响沟通的有效性。双向沟通，也称双向信息输出或双向信息流通，它是指一个单位既要将自己的信息传播给公众，又要收集公众的信息，是双方相互理解、适应、协调，保持和谐关系。双向沟通可分为领导部门和内部员工之间的信息交流、企业和外部公众之间的信息交流。

对于任何一个企业来说，如果上下级的关系不协调，就会为组织的行动带来阻碍，让组织运行不畅。而秘书必须在这其中发挥承上启下的作用，一定要有双向沟通的意识。就企业内部来说，秘书要及时将基层员工的情绪与要求向管理者反映，并根据企业的实际情况提出建设性的建议，帮助管理者深入了解员工，不断调整上下级之间的关系。与此同时，秘书还要向基层

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员工说明企业的战略目标和管理理念，将管理者的意图传递给基层员工，化解由信息不畅带来的误解，使管理者与基层员工都能拥有一个统一的企业价值观，都能围绕一个共同的目标，为企业的长远利益而共同努力，让企业形成一个有机的整体，保持着可持续性发展的动力。

从外部的视角来看，一个企业在营运的过程中，不可避免地会与外部环境发生关系，产生许多公众关系。秘书的双向沟通意识也要体现与处理企业与公众的关系上。一方面，秘书要帮助企业管理者掌握企业的实际运营状况，如经营政策、措施，企业自身的利益点及能为公众带来的利益，并将这些信息真诚、及时、准确地传递给公众，主动进行必要的解释、说明，让公众能够理解并接受。另一方面，秘书也要积极拓展信息渠道，通过多种方式搜集企业的公众信息，如外部环境对企业管理状况、产品质量、技术程度的评价与意见，时刻监控企业外部环境的变化信息，并及时进行整理与分析，将相关报告提供给企业管理部门，帮助管理层改善企业形象，调整经营策略，提高产品质量，增加企业收益。

（四）双方得益的意识

双方得益、合作双赢的公关意识，是企业开拓市场的重要指导思想。市场是一个有机的生物圈，充满着对立竞争，也充满着相容合作。就今天的市场环境来看，每个企业一定要讲合作，讲双赢。只为自己打算，只想自己赢利， 毫不考虑合作者及其相关者利益的组织，决不会有大市场，有大发展。讲合作，讲双赢，路会越走越宽，市场会越做越大；反之，路就越产越窄，最后成了孤家寡人，没了市场，断了生路。

秘书在与各类公众的交往中，既要维护企业的利益，也要兼顾公众的利益，两者不可偏废其一。假如，只顾企业的利益而不顾公众的利益。就必定要被称为不择手段、极端利己，使单位声名狼藉，难以在社会上立足。当然，秘书作为企业的一份子，也不能只顾公众利益，而损害单位利益。因此，秘书必须具有双方得益的公共关系意识。强调单位利益和公众利益的平衡协调，根据双方利益的共同点，建立平等互利的友好关系，在竞争中追求合作，在合作中追求发展之路。

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