干部从事档案的整理工作（培训稿）

干部人事档案的整理工作

干部人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，是干部人事工作不可或缺的基础性工作。为切实抓好我县干部人事档案工作，推进我县干部人事档案管理工作的科学化、规范化、制度化建设，不断提高我县档案管理工作水平，更好地为我县干部人事工作服务。现根据县委组织部的工作安排，由我来对档案整理过程中可能出现的一些问题进行讲解，以避免在档案整理过程中走弯路，从而保证档案整理工作的顺利开展，最终通过省委组织部的检查验收。

一、干部人事档案整理的概念、类型、方式 （一）什么是干部人事档案的整理工作

干部人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充，是干部人事档案立卷全部过程。

（二）干部人事档案整理的类型 干部人事档案整理的两种常见类型： 一是对新建干部档案的整理；

二是因补充归档材料而对原有的档案进行局部整理。 （三）干部人事档案整理工作方式

1、集中时间、集中人力、集中地点的整理。 2、日常工作中的整理。

二、干部人事档案整理工作的作用和要求 （一）干部人事档案整理工作的作用

1．使干部人事材料成为规范的干部人事档案。 2．有利于干部人事档案的保管和保护。

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3．方便干部人事档案的利用。 （二）干部人事档案整理工作的要求

中央组织部过去下发的《干部人事档案整理工作细则》进行了修订。中央组织部对新制定的《干部档案整理工作细则》修订思路是：既不能“欠”整理也不“过”整理，要做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。

新修订的《干部人事档案整理工作细则》规定整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤。过去制定的《干部人事档案整理工作细则》规定第一步是“鉴别”，这一步要求在收集材料时完成。

通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。这是整理档案所要达到的质量标准。

三、干部人事档案整理工作的步骤

一般情况，干部人事档案整理分为六个步骤： 分类、排序、编目、技术加工、装订、验收 第一步，分类。

分类是将档案材料按照内容、性质以及材料之间相互的内在联系，区别类型，相对集中，进行组合排列，以达到系统化，条理化的过程。

干部人事档案正本，其内容分为十大类。

第十条《干部人事档案材料收集归档规定》归档范围所列干部人事档案材料，按以下分类：

第一类：履历材料。

包括1981（1982）年、1988年、1992年、1997（1998、1999）年、2002年的干部履历表，其中：个人档案中1997年、2002年的干部履历表缺失的需要补充。在这一类审核过程中，主要审查履历表是否缺照片，个人是否签名，家庭主要成员基本情况是否填写，有无审查机关意见及公章等。

第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。

第三类：鉴定、考察、考核材料；包括年度考核（如本年度没有

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年度考核，可用专业技术人员考核登记表或教师职务考核登记表来替代）；鉴定卡片、军官考核鉴定表、退伍战士鉴定表、挂职干部考核、届中考核，审计工作中形成的材料（只要曾做过经济工作，在应该审计的岗位上工作过，就应有审计报告），无问题的放三类，如是有问题的审计材料应归八类，《贵州省党员领导干部个人有关事项的报告》，后备干部审批表（提拔后）等。

第四类：学历、专业技术职务等材料；学历学位材料（4-1），职业（任职）资格考试材料、评（聘）专业技术职务（职称）材料（4-2），反映个人科研学术水平的材料（4-3），培训材料（4-4）。

第五类：审查工作中形成的材料（入学、入伍、入党政审材料）；家庭基本情况证明、各类现实表现等；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的材料。

第六类：党、团组织建设工作中形成的材料，包括加入民主党派、党员登记表、民主评议党员登记表等（如民主评议党员登记表中为优秀，则应放在七类奖励材料中）。

第七类：表彰奖励材料。

原则上县及以上表彰材料都要收集归档。

第八类：执纪执法部门形成的涉及个人的材料。（处分材料，其中：党内处分不需要解除材料，行政处分需要解除材料。）

第九类：招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料。包括工资材料（9-1）；任免、调动、退（离）休材料，顶替登记表，辞职、辞退、罢免材料，聘用合同书,入退伍登记表、军人专业（复员）安臵工作中形成的材料（9-2）；出国（境）材料（9-3）；党代会、人代会政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会义中形成的材料（9-4）。

第十类：干部人事档案报送单位等反映干部档案情况的材料，健康检查（体检表）和处理工伤事故工作形成的材料，办理丧事（生平）形成的材料，其他材料（报送单位有补救材料补救不到的说明）。

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第十一条：内容交叉材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。

（一）以自传为主的履历或简历归第二类。

（二）学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类。

（三）享受政府特殊津贴材料归第七类。

（四）同一职务任免工作产生的干部任免审批表、考察材料事表现材料归第九类。

（五）中央和地方各级党委委员（候补委员）简历；人大常委会委员、政协委员简历归第一类。

（六）政治历史问题与违纪错误混同一起，已给予处分的，归第八类；未给予处分的归第五类。

第二步，排序。 1、排序方法。

（1）按材料形成的时间排序。是指按材料形成时间的先后顺序进行排序的方法。适用于这种方法排列材料的有第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类。

按照中央组织部新修订的《干部档案整理工作细则》要求，第四类、第九类材料一般按照时间顺序排列，但在处理不同性质材料时要采用二级分类法，即先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。按材料性质相对集中排序的方法是：

第四类为：1.学历学位材料;2.职业(任职)资格考试材料和评(聘)专业技术职务(职称)材料;3.反映个人科研学术水平的材料;4.培训材料等。

第九类为：1.工资情况的材料;2.任免材料;3.出国、出境材料；4.参加会议的代表登记表等其它材料。

从现在起报送的新任省管干部档案，第四类、第九类材料必须按照二级分类排序。

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（2）按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。是指将反映一个问题的系列材料按内容的重要程序进行排列的方法。为了突出材料的重点，照顾材料之间纲与目的关系，将结论性评定评定性材料排在本系列材料之首，其余材料则以它们与结论性、评定性材料的关系，依次排列。适用二这种方法排列材料的有第五类、第六类、第八类。其中：

第五类、第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检计或交待材料等。

第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前。即入团志愿书，入团申请书，退团材料；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。即入党志愿书，入党申请书，转正申请书，党员登记表。

2、编制类号和顺序：第一类材料排好顺序后，要编制类号和顺序号。

每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和序号，并在其右下角逐页编写页数。页数的计算方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始计算。空白纸和托裱用的衬纸不计页数。复制件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

第三步，编目。

修订后的目录删除了“份数”栏。 编目的具体要求是：

1．材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做至目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水。档案目录不能粘贴涂改。提倡使用ExceL表格或者其它软件制作档案目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。

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2．每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

具体要求是：按照类别排列顺序和干部人事档案目录格式，逐份逐项进行填写。

3．“序号”填写材料类号和排列顺序号。

材料类号用大写的“一”至“十”，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字填写1，2，3，4，5等。

4．“材料名称”根据材料题目编写。要简明扼要，准确地揭示材料内容，填写时要注意以下几点：

①填写材料名称要突出材料基本内容； ②要准确提示和高度概括出材料的性质牲； ③简化题目要规范，必须确切反映材料的内容特点；

④名称与材料内容明显不一致的，要根据内容重新命题，并在备注栏内加以注明；

⑤没有名称的材料，可根据材料内容拟定标题，标题要规范、确切。

⑥证明材料的名称要根据材料的内容来拟定，不能笼统地写“证明材料”，要准确地提示出证明人的姓名或单位、证明人与被证明人之间的关系、被证明人的问题等。

5．“材料形成时间”填写材料落款的最后时间。凡复制的材料，应填原件形成的时间，不填材料复制时间，要用阿拉伯数字填全年月日。

6．“页数”填写材料的页数。材料的页数计算要规范统一。凡铅印页码的材料、表格，要如实填写页数，无铅印页码的材料，采用图书编页法，有文字内容的，每面有字即为一页。

7．“备注”填写需要说明的情况。包括附件有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。

8．每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。

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第四步，技术加工。

1．对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保证文件原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

2．幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料内容，不要对档案材料进行过度裁剪。

3．幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。

4．拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物。 5．每份档案材料在整理进必须保证各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形成粘连在一起。

第五步，装订。

装订好的档案，档案目录臵于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，留有2-2.5厘米的装订边，装订边如没有留2-2.5厘米，应加边。做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。干部人事档案厚度超过3.5厘米的，可以分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料必须在同一卷中。

第六步，验收。

验收工作一般由熟悉业务、责任心强的同志负责。验收的方法可在自检、互检的基础上，最后由负责验收人员对所有整理过的档案，逐人、逐卷、逐页进行检查，具体验收的内容有六个方面：

1．检验卷内的档案材料是否都属于该人员的，归入材料是否符合有关要求，有无该剔除而未易除的材料；

2．检验分类是否准确，内容交叉的材料前后归类是否一致，每类材料的排序是否准确无误；

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3．检验需要复制的材料有无漏掉，复制件质量是否符合要求，正本中的原件与复制件是否放在一起；

4．检验目录登记与实际材料是否相符，材料题名、时间、页数的登记是否准确，字迹是否工整、清楚；

5．检验金属物是否拆除，裱糊、折叠是否合乎要求；

6．检验装订是否整齐，有无损字、压字、掉页现象，卷皮书写是否规范整洁。

四、干部人事档案整理的准备工作注意事项 （一）干部人事档案整理的准备工作

开展干部人事档案整理工作，要准备好整理场所，以及卷夹、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机等整理工具、档案用品。向省委组织部报送新任干部的档案卷夹规格：长28，宽20.5，厚4.0厘米（一律使用省委组织部规定的干部档案卷夹）。

干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

（二）干部人事档案整理工作注意事项 整理中还要注意以下事项：

1．必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作有关规定，保守党和国家的秘密，确保档案的安全。

2．不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料。

3．不得擅自处理或销毁档案材料。整理中因审核剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后分别情况予以处理。

4．在整理中，要加强对档案材料的管理，防止材料丢失或泄露材料内容。

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关于填写《干部任免审批表》的有关要求

填写《干部任免审批表》，须使用统一规范的《干部任免审批表》。 填写的具体要求如下：

“姓名”栏中应填写户籍登记所用的名字，少数民族干部的姓名用字要固定，不能用同意字代替。

“出生年月（ 岁）”栏中应填写出生年月和年龄。如上报换届材料，年龄是计算到召开换届会议时的实足年龄。

“民族”栏中应写民族的全称（如汉族、苗族、土家族等）。不能简称“汉”、“苗”、“土家”等。

“籍贯”栏中应填写祖籍所在地。

“出生地”栏中应填写干部本人出生的地方。

“籍贯”和“出生地”按现在的行政区划填写，要填写省、市或县的名称，如“辽宁大连”、“贵州印江”。直辖市直接填写市名，如“上海”、“重庆”等。

“出生年月”、“入党时间”、“参加工作时间”要如实填写，不能随意更改。个别特殊情况确需要更改的，应按干部管理权限报批，经批准后方可填写新确认的时间。填写时，年份一律用4位数字表示，月份一律用2位数字表示，如“1972.05”。干部既是中共党员，又是民主党派的，在“入党时间”栏填写加入中共的时间，另起一行填写加入民主党派的时间及何党派。

“学历”栏中应填写接受国家承认学历的国民教育的最高学历和接受党校教育的最高学历。各类成人高等院校毕业生，应以国家教育行政部门或经其认可的部门、单位出具的学历证明为依据；接受党校教育的，以各级党校出具的学历证明为依据。不能随意填写“相当XX

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学历”。填写的具体要求是：

（1）研究生

普通高等院校和研究院校所毕业的博士、硕士研究生或没学位的研究生，“学历”栏中填写“研究生”。博士或硕士学位填写在“学位或专业技术职务”栏中。结业或肄业的，应填写为“研究生结业”或“研究生肄业”

（2）大学本科

①普通高等院校毕业的大学本科生，“学历”栏中填写“大学”。结业或肄业的，应填写为“大学结业”或“大学肄业”。

②国家教育行政部门承认学历的电大、职大、管理干部学院、教育学院等毕业的大学本科生，“学历”栏中填写“大学”。结业或肄业的，应填写为“大学结业”或“大学肄业”。

（3）按国家教育行政部门有关文件规定，1970-1976年进入普通高等院校的大学毕业生，“学历”栏中填写“大学普通班”，也可简写为“大普”。结业或肄业应填写为“大普结业”或“大普肄业”。

（4）大学专科

①普通高等院校毕业的大专生，“学历”栏中填写“大专”。结业或肄业的，应填写“大专结业”或“大专肄业”。

②国家教育行政部门承认学历的各类成人高等院校毕业的大专生，“学历”栏中填写“大专”。结业或肄业的，应填写为“大专结业”或“大专肄业”。

（5）大专以下学历参照上述要求如实填写。

凡在工作期间利用业余时间不脱产接受国民教育，通过规定科目考试并获得国家承认学历的，填写学历时应注明“在职”，如“在职研究生（大学、大专）”；结业或肄业的，填写“在职研究生（大学、大专）结业（肄业）”。专门攻读学位的，“学历”栏中仍填写原有学历，所获学位在“学位或专业技术职务”栏中填写。

（6）接受党校教育获得的研究生、大学本科或大学专科学历，应

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填写“中央（省、市委）党校研究生（大学、大专）”。结业或肄业的，应填写“中央（省、市委）党校研究（大学、大专）结业（肄业）”。

凡在工作期间利用业余时间不脱产接受党校教育获得学历的，填写学历时应注明“在职”，如“中央（省、市委）党校在职研究生（大学、大专）”。结业或肄业的，应填写“中央（省、市委）党校在职研究生（大学、大专）结业（肄业）。

凡更改学历的，必须有入学考试、学习成绩、毕业鉴定、毕业证书等有关学籍材料，不能仅凭一张毕业证书更改学历。

“学位或专业技术职务”栏中，学位应填写本人国内外获得的最高学位，要写明何学科学位，多学位的可同时填写；专业技术职务应填写主管部门评定的中级能上能下的专业技术职务。

“毕业院校及专业”栏中应填写本人学历相对应的毕业院校、系和专业名称。院校、系和专业要填写毕业时的名称。如，毕业时院校的名称为“贵阳师范学院”，则“毕业院校及专业”西栏中的毕业院校填写“贵阳师范学院”，而不能填“贵州师范大学”（现在名称）。

“工资情况”栏中应填写职务工资档次、级别工资等级和职务工资、级别工资额（如副省X档XXX元、X级XXX元）。没有执行职级工资标准的，可如实填写实际工资标准和实有工资额（不含奖金和补贴）。

“健康状况”应根据本人的具体情况填写“健康”、“一般”或“较差”；有严重疾病、慢性疾病或身体伤残的，要如实简要填写。

“熟悉何种专业技术及有何种专长”栏中填写干部所熟悉的工作业务及专长。

“现任职务”栏中填写干部担任的主要职务，如：“XX市委副书记、市政协主席”、“XX市委常委、组织部部长”。兼任较低职务可省略（如XX市政府副市长兼市政府党组副书记，市政府党组副书记职务可省略）。

“拟任职务”、“拟免职务”栏中填写拟任或拟免的同级党委管理的职务。“现任职务”、“拟免职务”栏应填写全称或比较规范的简称。

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“拟任职务”栏应填写全称。换届人事安排或需按有关法律规定和章程任免的职务，在“拟任职务”栏中应填写为“提名为贵州省XXX州人大常委会副主任候选人”、“提名为中共XXX市第XX届委员会副书记候选人”等。

“简历”从参加工作进填起；大、中专院校学习毕业后参加工作的，从大、中专院校学习时填起，“文化大革命”期间毕业留校待分配的，待分配时间应另段填写“留校待分配”。起止时间填到月（年份用4位数字表示，月份用2位数字表示）。简历要前后衔接，不得空断（因病休学、休养、待分配等都要如实填写）。党内职务以各级党委批准任免的时间为准；行政职务（人大、政协及人民团体的领导职务）以行政任免或腾会议通过或选举的时间为准；党内职务和行政职务一并任免的，可按党内批准的时间合并填写。简历中在大、中专院校学习的经历，要填某年某月至某年某月在某院校某系某专业学习，院校、系及专业要填写毕业时的名称。工作简历要按照干部在不同时所担任的职务和工作单位的变动情况分段填写。县（市、区、特区）前面均应冠省（区、市）、市（州、地）名（如XX省XX地区XX县委事副书记），地名或行政区发生变化的，填写当时的地名或行政区划名称。“文化大革命”中受冲击、受迫害或下放劳动等情况应单写一段。参加过党校或行政学院学习3个月以上的，应在本年段工作简历后加以注明。到基层或有关部门挂职锻炼及临时离开工作单位连续半年以上的，也应在本段简历中加以注明。工作单位和职务要写比较规范的简称。

简历中需要加括号注明的简历段，如在该任职时间段内，则在本段任职内容后加括注明，括号内用“其间：”引导；如该简历段的结束时间延续到下一任职时间段，则另起一行并与任职简历内容对齐加括号填写，括号内不用“其间：”引导。

“奖惩情况”，凡受地厅级以上奖励和记功的要如实填写，要写明何年何月经何单位授予何种奖励；受处分的，不论受到哪一级的处分都要如实填写。要填写何年何月因何问题经何单位批准受何种处分，

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何年何月经何单位批准撤销何种处分。没有受过奖励和处分的，要填“无”。

“年度考核结果”栏中填写近两年的年度考核情况，没有年度考核结果的，应采取写实的办法注明原因。现职省委管理干部，可填写“列入省委管理干部考核”。

“任免理由”栏应如实填写此次任免的理由，如“工作需要”、“任职年龄到限”、“任届期满”、“回避交流”、“身体状况不适应”等等。

“家庭主要成员及重要社会关系”栏，主要填写干部本人的配偶、子女和父母。无论是否长期生活在一起，男女同志都只填自己的父母，父母已去世的不填。亲属中现任或曾担任过副省（部）级以上高级领导职务（军队副军职以上）的人员以及重要海外关系要如实填写，已去世的，应注明去世。填写时称谓、姓名、年龄、政治面貌、工作单位及职务要准确。

干部的配偶及子有在国外（境外）学习、工作、定居和在中外合资或外资企业工作的，其所在院校、定居地点、工作单位及职务，应如实填写。

家庭主要成员及重要社会关系要填写填表时的真实情况。具体填写要求如下：

①“称谓”栏中，配偶的称谓填“妻子”或“丈夫”；子女的称谓填“儿子”或“女儿”，填写时应按从大到小的顺序填写；父母的称谓填写“父亲”或“母亲”。

②“姓名”栏填写家庭主要成员及重要社会关系人员的姓名。 ③“出生日期”要求填写到月，年份用四位数字表示，月份用两位数字表示，如1956年6月填写为“1956.06”。

④“政治面貌”栏少年儿童的政治面貌不填。

⑤“工作单位及职务”指该人员当前所在的单位名称及该人员当前或曾经担任的行政管理、专业技术、社会团体职务等名称。已退休未担任过重要领导职务的家庭成员，可填写为“XX单位退休干部（职

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工）”；已退（离）休（已去世）但担任过重要领导职务的亲属，要在曾任职务前加“原”，并在职务后面加括号注明“已退（离）休（已去世）”（如XX省委原副书记〈已去世〉）。

“呈报单位”栏中应填写呈报单位的党委，并加盖党委印章，填表日期应与呈报请示的时间一致。

《干部任免审批表》要用标准的格式，逐栏填写，并注明填表全律打印或铅印。

凡提名为换届候选人的，均需呈报《干部任免审批表》；任届期满不再继续提名、退（离）休的，需呈报《干部任免审批表》，在《干部任免审批表》“拟免职务”栏中填写（退休）或（离休）；任届期满不再继续提名，但需在人大、政协安排任副职的，需呈报《干部任免审批表》。

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