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上海电气集团股份有限公司 上海电气集团股份有限公司
监事会议事规则 监事会议事规则
第一条 总则
为进一步规范上海电气集团股份有限公司(以下简称“本公司”)监事会的议事方式和表决程序,促使监事和监事会有效地履行监督职责,完善公司法人治理结构,根据《中华人民共和国公司法》(以下简称“公司法”)的规定、相关法律法规、规范性文件及《上海电气集团股份有限公司章程》(以下简称“公司章程”),并参照《上海证券交易所上市公司监事会议事示范规则》等有关规定,制订本规则。
监事会对股东大会负责。对公司财务以及公司董事、总经理及其他高级管理人员履行职责的合法性进行监督,维护公司及股东的合法权益。
公司应保障监事的知情权,及时向监事提供必要的信息和资料,以便监事会对公司财务状况和经营管理情况进行有效的监督、检查和评价。
第二条 监事会会议及组织
监事会办公室
监事会设监事会办公室,处理监事会日常事务,负责与董事会、经理层及公司内设管理部门的情况、信息沟通,为监事履行职责、开展工作提供服务。监事会办公室负责保管监事会印章和工作文档。
监事会主席可以要求公司证券事务代表或者其他人员协助其处理监事会日常事务。
监事会会议
监事会会议分为定期会议和临时会议。
监事会定期会议应当每六个月召开一次。出现下列情况之一的,监事会应当在十日内召开临时会议:
(一)任何监事提议召开时;
(二)股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各
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种规定和要求、公司章程、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时;
(三)董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市场中造成恶劣影响时;
(四)公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时;
(五)公司、董事、监事、高级管理人员受到证券监管部门处罚或者被公司股票上市地交易所公开谴责时;
(六)证券监管部门要求召开时;
(七)《公司章程》规定的其他情形。
第三条 定期会议的提案
在发出召开监事会定期会议的通知之前,监事会办公室应当向全体监事征集会议提案,并至少用两天的时间向公司员工征求意见。在征集提案和征求意见时,监事会办公室应当说明监事会重在对公司规范运作和董事、高级管理人员职务行为的监督而非公司经营管理的决策。
第四条 临时会议的提议程序
监事提议召开监事会临时会议的,应当通过监事会办公室或者直接向监事会主席提交经提议监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项:
(一)提议监事的姓名;
(二)提议理由或者提议所基于的客观事由;
(三)提议会议召开的时间或者时限、地点和方式;
(四)明确和具体的提案;
(五)提议监事的联系方式和提议日期等。
第五条 会议的召集和主持
监事会会议由监事会主席召集和主持;监事会主席不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。
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第六条 会议通知
召开监事会定期会议和临时会议,监事会办公室应当分别提前十日和五日将盖有监事会印章的书面会议通知,通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方式,提交全体监事。情况紧急,需要尽快召开监事会临时会议的,可以通过口头或者电话等方式发出会议通知,但召集人应当在会议上作出说明。
第七条 会议通知的内容
书面会议通知应当至少包括以下内容:
(一)会议的时间、地点;
(二)拟审议的事项(会议提案);
(三)会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议;
(四)监事表决所必需的会议材料;
(五)监事应当亲自出席会议的要求;
(六)联系人和联系方式。
口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容,以及情况紧急需要尽快召开监事会临时会议的说明。
第八条 会议的召开
监事会会议应当以现场方式召开。
紧急情况下,监事会会议可以通讯方式进行表决,但监事会召集人(会议主持人)应当向与会监事说明具体的紧急情况。在通讯表决时,监事应当将其对审议事项的书面意见和投票意向在签字确认后传真至监事会办公室。
监事会会议应当有过半数的监事出席方可举行。监事原则上应当亲自出席监事会会议。因故不能出席会议的,应当事先审阅会议材料,形成明确的意见,以书面委托其他监事代为出席。董事会秘书和证券事务代表应当列席监事会会议。
第九条 会议审议程序
会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。
会议主持人应当根据监事的提议,要求董事、高级管理人员、公司其他员工
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或者相关中介机构业务人员到会接受质询。
第十条 监事会决议
监事会会议的表决实行一人一票,以记名和书面等方式进行。
监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会议主持人应当要求该监事重新选择,拒不选择的,视为弃权。
监事会形成决议应当全体监事过半数同意。
第十一条 会议记录
监事会办公室工作人员应当对现场会议做好记录。会议记录应当包括以下内容:
(一)会议届次和召开的时间、地点、方式;
(二)会议通知的发出情况;
(三)会议召集人和主持人;
(四)会议出席情况;
(五)会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案的表决意向;
(六)每项提案的表决方式和表决结果(说明具体的同意、反对、弃权票数);
(七)反对及弃权应记录理由;
(八)与会监事认为应当记载的其他事项。
对于通讯方式召开的监事会会议,监事会办公室应当参照上述规定,整理会议记录。
召开监事会会议,可以视需要进行全程录音。
第十二条 监事签字
与会监事应当对会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不同意见的,可以在签字时作出书面说明。
监事既不按前款规定进行签字确认,又不对其不同意见作出书面说明或者向
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监管部门报告、发表公开声明的,视为完全同意会议记录的内容。
第十三条 决议公告
监事会决议公告事宜,由董事会秘书根据公司股票上市地交易所上市规则的有关规定办理。
第十四条 决议的执行和反馈
监事应当督促有关人员落实监事会决议。
监事会主席应当在以后的监事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。 监事会作出的决议,如涉及提议召开临时董事会、临时股东大会或向年度股东大会提出临时提案的,应在规定时间内以书面形式向董事会提出会议议题和内容完整的提案,并应保证提案内容符合法律、法规和公司章程的规定。
第十五条 会议档案的保存
监事会会议档案,包括会议通知和会议材料、会议签到簿、会议录音资料、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、决议公告等,由监事会主席指定专人负责保管。
监事会会议资料的保存期限为十五年。
第十六条 附则
在本规则中,“以上”包括本数。
本规则为公司章程附件,经公司股东大会以特别决议批准后生效,修改时亦同。
本规则由监事会解释。
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