秘书学（期末复习资料）

秘书学的复习资料

1. 秘书学是研究什么的科学？其任务是揭示什么？P6

答：秘书学是研究秘书工作规律及其应用的科学。其任务是揭示秘书工作的规律。 2. 秘书工作的特点有哪五个？P76 答：（1）政治性（2）辅助性（3）被动性（4）综合性（5）事务性 3. 英国政府秘书采用的制度？P119

答：采用考任制

4. 会务工作的总要求是什么？P145

答：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全 5. 秘书信息工作的基本要求有哪三个？P189

答：（1）准确（2）及时（3）适用 6. 信息传递的方式有哪三种？P198

答：（1）口头传递（2）书面传递（3）电讯传递 7. 什么叫做“三服务”？P204

答：可以理解为秘书工作的三个服务方向：（1）为领导服务 （2）为平行的和下级的单

位服务（3）为群众服务

8. 人际关系是在怎样的交往中形成和发展的？P26

答：双向的，互惠的，积极主动的

9. 在各种机构的内部机构中，秘书机构属于怎样的机构？P51

答：职能性机构和综合性机构 10. 秘书的原则有哪三个？P81

答：（1）准确（2）迅速（3）保密

11. 评价秘书工作标准的一个综合指标是什么？它包括什么？其中哪个方面是对质的要

求？哪个是对量的要求？P91

答：综合指标：有效性。它包括效益和效率。效益是对质方面的要求，效率是对量方面

的要求。

12．计算会议成本的公式是什么？P158

答：会议成本=每小时平均工资的3倍*2*开会人数*会议时间（小时） 13．信息传递的途径有哪两种？P197 答：（1）单通道传递（2）多通道传递 14．人每天处理的两大关系是什么？P26 答：（1）人与自然的关系（2）人与人的关系 15．人类社会所必需的三大资源是什么？P185 答：信息，物质，能量

16. 对一些容易被遗漏的问题进行调查研究，又称什么调查？P174

答：拾遗补缺调查

17. 按参加会议的国家数目分，会议的种类有哪两种？P143

答：双边会议和多边会议 18. 什么叫秘书？P16

答：秘书是为政府机关，企事业单位，团体或个人提供辅助管理，综合服务的人员。 19. 什么叫做能力？P23

答：能力是指能胜任某项任务的主观条件，它直接影响到工作的质量和效率。

20. 什么叫做秘书机构？P51

答：秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。 21. 什么叫会务工作？P145

答：会务工作，是指从会议筹备到善后的一系列工作。 22. 什么叫典型调查？P176

答：是从调查对象中选择具有代表性的部分或单位，通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质及其发展规律的方法。 23. 什么叫信息？P182

答：信息就是对客观事物的特征和变化的直接或间接的表述。 24. 什么叫立卷？P257

答：立卷就是将办理完毕的零散文件，根据它们之间的联系，分门别类地组成一个或数个案卷的过程。

25. 什么叫国家行政机关公文？P289

答：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 26. 什么叫道德？P21

答：道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为的准则。 27. 什么叫人际关系？P26

答：指人与人之间相互交往与联系的关系。 28. 什么叫做电子会议？P144

答：是指采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行的本地或异地的会议。 29. 什么叫调查研究？P163

答：是人们有目的有意识地通过对社会现象的考察，分析和研究，以认识社会生活的

本质及其发展规律的一种自觉活动。

30. 什么叫抽样调查？P177

答：是从调查对象的总体中，按照随机原则抽取一部分单位作为样本，并以对样本进行调查和统计的结果来推断总体的方法。 31. 什么叫可操作性原则？P226

答：就是要把握领导的意图，把比较抽象的任务，变为具体明确的指标，使督查项目看得见，抓得牢。

32. 什么叫优化群体？P49

答：是指按照异质结合的原则，由不同专长，学历，年龄，性格，性别的人科学组合

起来的集体。

33. 什么叫做全面调查？P175

答：也就是普通调查，是对调查对象的全部单位统一无一例外地逐个进行的调查。 34. 什么叫做合理分流？P197

答：是指各方汇集的信息，经综合和科学分类后合理投送，以便更适合接受者利用。 35. 秘书学的研究方法可归纳为哪几点？P9

答：（1）理论联系实际（2）运用比较的方法 （3）注重对其他学科尤其是相关学科的

研究（4）高校教师与秘书工作者合作

36. 秘书工作的起源有哪两种说法？各自怎么认为的？P61 答：（1）一种认为起源于远古的黄帝时代。认为黄帝有史官仓颉，沮诵，孔甲等多人，

这类人员的出现，标志着秘书人员的诞生。

（2）一种认为起源于夏代的奴隶社会。认为秘书工作的产生有两个先决条件：一

是文字的出现，二是阶级与国家的出现。

37. 会议评估可采用的公式是什么？解释字母的意义？P158 答：C+T+A+P/D=CD

C指每一个会者为会议所作贡献的费用 T是指车旅费用 A是指食宿费用 P是指筹办费用，包括地点，设备的租赁费，幻灯片和录影带等辅助资料的制作

费用 D是指会者人数 CD是指每位与会者身上所花的费用

38． 削减文山会海有什么经验可供借鉴？P160

答(1)建立并会套开，会议审批等制度，严格控制各类会议 (2)强化文件把关，分流机制，大力精简各类文件简报 (3)推行领导活动呈报披制，尽量减少领导同志事务性活动

（4强化督促检查和领导带动机制，确保减少文山会海工作取得明显成效 39． 调查研究子在秘书工作中有哪些作用？P164 答：（1）调查研究是秘书人员的重要职责

（2）调查研究员是秘书人员做好各项秘书工作的基础 （3）调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节

（4）调查研究是秘书人员坚持群众路线，切实改进作风的有效方式 （5）调查研究是指提高秘书人员工作能力的必要途径。 40． 秘书调查遵循什么研究的内容有哪几个方面？P170 答：（1）围绕领导机构各个时期的中心工作开展调查研究 （2）为贯彻执行各项方针政策而进行调查研究

（3）为起草政策性文件，重要报告以及其他文稿而进行调查研究 (4)为解决突发性事件和倾向性，苗头性问题进行调查研究 （5）对一些容易被遗漏的问题进行调查研究 41．什么叫办公室美化？这是怎样的概念？P133

答：最现代化的办公室布置被叫作“办公室美化的”。按照这种美化布置，办公室是个

大的敞开空间。它没有墙，只用各种不同的高度的隔板，把空间按需要分成若干小空间，使职员的工作不受干扰。

42. 秘书协调工作应遵循什么原则？P212 答：（1）从属原则（2）分层负责原则（3）政策原则（4）及时原则（5）调查研究原则 43. 搞好督查工作有何重大意义？P220 答：（1）督查工作是贯彻落实领导决策的一个后续步骤和保证手段 （2）督查工作是促进领导决策科学化，民主化的重要环节 （3）督查工作是改变领导作风，克服官僚主义的有效办法。 44. 分别解释调查和研究的概念并简述两者之间的关系？P163

答：调查是指通过对客观事物的考察、查核和计算、算度来了解客观事物真相的一种感性认识活动；研究是指通过对调查材料进行审查和思维加工，以求得认识社会现象的本质以及其发展规律的一种理性认识活动。

关系：调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者虽有先后之分，但又是互相贯通，彼此参透，不可分割的。 45. 试述处理好人际关系的秘诀？P27 答：（1）真诚、慷慨地关心、赞扬他人（2）牢记别人的姓名（3）做一个忠实的听众 （4）注意礼仪，发挥微笑的魅力

46. 信息和消息，情报，知识，资料等区别？试举例说明。P182 答：信息就是对客观事物的特征和变化的直接或间接的表述。

（1）消息是指包含某种内容和意义的音信时，它与信息相近，但人们通常把它看成是新闻学上的一种体裁。信息是内核，消息是外壳。例如：一则消息：“中国女排战胜了对手。”这则消息所包含的信息，与“对手”的具体情况有关，若对手为弱队则信息量少，若对手与中国女排势均力敌则信息量多。可见信息与消息不同。

（2）情报是通过某种秘密手段获取的信息。信息的范围比情报广，情报与信息是局部与全局、部分与整体的关系。情报是信息，信息却不一定是情报。例如“某某正在酝酿一场政变”，是情报；“他最近提升为高级工程师“是信息

（3）知识是人类社会实践经验的总结。知识是信息的一部分。知识是信息，但信息不一定是知识。如“水的分子式H2O，这是知识，也是信息”，但是“书放在桌子上”，这是信息，不叫知识。

（4）资料是为工作、生产、学习和科学研究等参考需要而收集或编写的一切公开或内部的材料。资料是信息物化后的一种存在形式。譬如，不懂英文的人，即便某一英文刊物中确有他所需要的信息，由于不能为他所认识，故不能从中获取信息。 47. 为什么秘书学能够在20世纪80年代的中国内地兴起？P4 （1）当代管理科学的发展，促进了秘书学的产生

（2）要改变秘书工作的落后现状必须把秘书学的研究提上日程 （3）新技术革命浪潮的冲击，向秘书学研究提出更高的要求

48. 秘书作为领导的近身工作人员，面对不恰当的指令应如何应对？P33

（1）暗示法。暗示法 接到不恰当的指令时，你觉得不能执行或无法执行，可先给上司以某种暗示，让其悟到自己的指令不甚恰当。有些指令不恰当，不是因为上司素质差、水平低，而是没考虑周全，或是只看到了事物的表象，没看到事物的本质。你稍加暗示，他可能就会马上意识到。

（2）提醒法。提醒法是明的。有些不恰当的指令，可能是上司不熟悉、不了解某一方面的情况，有的可能是上司一时遗忘了。你明白地提醒他，上司认识到了，一般都会收回或修正指令。当然，提醒不是埋怨，也不是直通通、硬梆梆的批评。提醒要讲究策略，语气上尽可能委婉些。

（3）推辞法。对上司不恰当的指令，有的可以考虑推辞。推辞要有理由，有的可从职责范围提出，有的可从个人的特殊情况提出。但不管从哪一方面，理由一定要真实和充分。你推辞了，推辞不是耍滑头，而是委婉的拒绝

（4）拖延法。对这种上司心血来潮而向你发出的指令，如果你在暗示或提醒都不能，推辞也没多少理由时，那么，最好的对策就是拖延。虽然默认或口头上答应，实际上迟迟不动。倘闲着不动，上司会产生疑心的，因此，你必须忙别的事，作为拖延的理由，应付上司的追问。拖延法是消极的，但对有些非原则性问题的不恰当指令，只能如此。你拖延了一段时间后，上司的头脑冷静了，或许有了新的认识，就可能收回指令，或让其不了了之。 49. 试述作为秘书平日与同事相处应注意的地方?P35

（1）了解同事，我们应通过人事资料或日常交谈，了解他们的家庭背景、人生态度、专长、能力个性等。了解越清楚，越能应付自如

（2）与同事打成一片。A与同事合作B对同事一视同仁C发现并欣赏同事的优点。D关心同事E以正确的态度对待同事的赞赏、批评与嫉妒

（3）做好领导与同事之间的意见沟通工

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