自考《会议运营管理》 总复习资料

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第一章 绪论

会议的定义： 会议是指三人以上的群体为了研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的中的一个或者数个而在特定的时间聚集在特定的地点、围绕一定的主题、按照一定的规则所进行的演讲、发言、讲解、讨论、商议、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。

会议的特征

一个可以称作为会议的活动必须具备下列特征： 1， 有明确的目的

2， 有明确的主题和各种议题 3， 有一定的结果 4， 人数不少于三人 5， 有主持人

6， 遵循一定的规则 7， 是一种短暂性的行为

会议的本质属性 1，会议的信息性

会议的最本质的属性就是信息传递、信息交流与信息创造功能。 2，会议的社会性

会议是一种社会活动

会议的社会性正是电视会议、电话会议、网络会议等无法取代一般会议的根本原因所在。 3，会议的积聚性

会议会带来人流、信息流、物流和资金流的积聚。

ICCA统计国际会议的标准 1， 固定性会议

2， 至少3个国家轮流举行 3， 与会人数至少50人

UIA统计国际会议的标准 1， 与会人数至少300人。

2， 国外人士占与会人数40%以上。 3， 与会者来自至少5个国家 4， 会期至少3天

中国国际会议推展社团组织为国际会议确定的标准： 1， 参加会议的国家（含主办国）至少在两国以上 2， 与会人数需达50人以上

3， 外国与会人数需占与会人数20%以上 4， 以年会、展览或奖励旅游形式均可。

我国的国际会议标准

按我国有关文件的规定，国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港澳台地区）的代表参加、以交流为主要目的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议，而对参加会议的国外代表人数和时间长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。

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凡参加国家或地区数或来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称国内会议。

按会议的主办者来划分会议可分为： 1， 社团会议 2， 企业会议 3， 政府会议 4， 教育会议

会议的作用

1， 会议可以传递、交流并创造信息

会议所带来和创造的信息（知识、观念、思想等）首先使会议目的地受益。 2， 会议经所在城市或国家的会议产业带来直接收益。

会议中心或会议宾馆和会议主办者及直接为会议服务的PCO首先获得直接收益。 3， 会议为所在城市或国家的旅游业、商业服务业带来间接收益。 4， 会议可能提升会议目的地的知名度。

5， 会议可以促进会议目的地的建设和经济发展。 6， 会议是社会民主的重要手段。

7， 会议可以帮助人们消除隔阂、促进和平。

8， 会议可以促进会议目的地社会文明程度的提高。

第二章 会议市场

会议市场： 所谓会议市场，是对会议服务企业而言的，指那些主办会议的机构和参加会议的人们所组成的消费群体。

按照会议的主办者可以对会议市场进行如下细分： 1， 社团会议市场 2， 企业会议市场 3， 政府会议市场 4， 工会会议市场 5， 教育会议市场 6， 宗教会议市场

社团会议市场

社团是指具有共同兴趣、爱好或目标的人群所组成、为实现成员的共同目标、按照其章程开展活动的非营利性社会团体组织。

世界上国际性的社团数不胜数，仅列入UIA出版物《国际组织年鉴》（yearbook of international organizations）的国际性的社团就达4.9万个。

据统计，中国科协系统所属的各个机构每年组织的国内会议就有上万个。 对于各种社团来说，会议极其重要，因为会议是其重要的收入来源。

社团会议的类型 1，年会

年会是几乎每个社团不可或缺的会议，它是社团存在的象征，它是会员聚集的方式。

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典型的年会包括全体会员都可以参加的大会和一些小型会议。 许多年会都会与相关的会议附设展览一起举行。 展位费是年会收入的重要组成部分。

2，地区年会

一个全国性的社团在各个地区的分会也会举行年会，只是规模较小，会期较短。

3，理事会和委员会会议

社团理事会和委员会成员往往定期召开会议，人数视社团大小从10人至200人不等。这种会议不一定在社团总部所在城市召开，常常在有吸引力的地方（如风景旅游城市、度假胜地、历史文化名城）举行，以鼓励理事会成员参加。

4，专业性会议和专题讨论会

这种会议往往需要一个大的会议室和若干个小会议室。

5，专题（学术）研讨会议，研修会

6，培训课程

7， 其他会议 社团会议的特点

1， 会议举办频率有规律 2， 大会筹备时间长 3， 会员自愿参加

4， 与会者常常带有陪同人员

5， 会议节目内容和社会活动很重要

6， 会议主办者事先并不很清楚与会者的具体情况 7， 会议地点经常变换 8， 会议人数确定得比较晚

9， 会议组织者通常不直接与会议供应商接触。

社团会议的平均会期

社团会议的平均会期最常见的是3天，其次是4天，再次是2天，第四是5天，平均会期1天和超过5天的就很少见了。

不管对何种会议，会议室的数量、大小、质量，食品服务质量，可协商的餐饮与房间价格都是社团会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素。

如何找到社团及其会议

1， 国际性的社团可以从UIA的出版物或网站中寻找，当然也可以借助Yahoo、Google和百度等搜索引擎寻找。 2， UIA出版物《国际组织年鉴》（YEAR OF INTERNATIONAL ORGANIZATIONS）是寻找国际性社团的理想去处。 3， 中国全国性的社团、跨省（自治区、直辖市）社团以及涉外（港澳台）社团可以从民政部的社团登记处查找。 4， 地区性的社团可以通过各地民政部门的社团登记处寻找。 5， 也可以通过各类搜索引擎搜寻。

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UIA的出版物《国际会议日历》（International Congress Calendar）是寻找国际会议尤其是社团国际会议的重要途径。

企业会议的类型 1， 新产品推介会

这是企业很重要的会议，它直接关系到企业生意的好坏。 2， 销售会议

企业召开销售会议的目的主要是总结销售工作的经验教训，鼓舞销售人员的士气，或者为即将举行的新产品发布会作准备。 3， 管理会议 4， 培训课程

培训会议的人数大多在35人左右，10-20人也较多，一般不超过50人，持续时间1-3天。 5， 专业/技术大会 6， 股东会议 7， 学术的研讨会 8， 奖励旅行

奖励会议对会议的地点有着特殊的要求。

企业会议的特点

1， 会议举行频率多无规律

除了年度股东大会、年度销售会议和奖励旅游会议的频率较有规律（一般是一年一次）外，其他类型的企业会议基本没有什么规律，主要根据企业需要而定。 2， 会议筹备时间较短 3， 有关员工心须参加会议 4， 会议人数确定早

5， 不需要通过促销吸引人们参加 6， 没有各种委员会

7， 会议组织者事先就了解与会者的具体情况 8， 会议资金由企业全额支付。

企业会议的会期

较多的企业会议（如管理会议、股东会议）1天就开好了。 少数企业会议（如奖励旅游会议）可能持续5天甚至更多，但多数企业会议的会期是3天。

企业会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素是： 食品服务质量

会议室的数量、大小、质量

可协商的餐饮与房间价格，与社团会议策划者基本相同，只是前两个因素调换了次序。

奖励旅游会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素是： 休闲娱乐设施 当地气候

观光景点和文化资源等吸引物，与社团会议策划者和企业其他会议策划者完全不同。

如何找到到企业会议

查黄页号薄，然后一家一家企业打电话或上门推销，这也许会找到一些企业会议，但效率太低。

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最好的办法是让开会的企业来找你。可以在大企业喜欢看的媒体或会展专业媒体上刊登广告或作宣传。

社团会议市场与企业会议市场的比较

社团会议和企业会议是会议市场中最重要的两市场。

从会议数量来说，企业会议所占的市场份额比社团会议大得多，从会议总人数比较，参加企业会议的总人数也比参加社团会议总人数要多得多。

从会议的总花费上来说，社团会议所占的市场份额要比企业会议大得多，前者是后者的一倍还要多，出现这种现象的原因通常是社团会议的举办时间比较长，会议期间安排的各种活动也比较多。

由此可见，对会展公司和会议宾馆来说，争取到一个社团会议比争取到好几个企业会议的收益都要大。

教育/研究机构会议市场

通常各个国家的教育机构和研究机构是紧密相关的，因此不管是二者中的哪一方举办会议，往往都会有另一方的人参加。

这个会议市场的消费能力虽然不是很强，但其举行会议的时间却很好，很多是在夏季，正是会议市场的淡季，正好可以补充会议客源。

政府会议市场 政府会议的类型： 1， 代表大会 2， 全体大会 3， 培训会议 4， 咨询会

政府会议的参加对象 1， 政府官员 2， 政治活动家

3， 官方和半官方组织成员

4， 超国家组织（如联合国、世界卫生组织等） 5， 政治党派党员 6， 工会组织 7， 专家、学者

政府会议的特点 1， 会议筹备时间短

2， 会议筹备过程政治色彩浓厚（如会议地点的选择、会议服务等） 3， 会议的目的往往是磋商问题、作决策或传达、贯彻上级指示 4， 一般不需要社交节目 5， 公款支付会议的费用 6， 会议特别讲究规格

宗教会议市场

宗教会议市场是一个很好的市场，因为它一般不与社团会议、企业会议或政府会议在时间上发生冲突，由于与会者大多是自费参加，宗教团体对价格很在意，会议策划者往往选择会议淡季或平季、每周中会议中心或宾馆接待会议

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⑧ ⑨ ⑩ ? ? 预订人数

主桌 音响设备 付款方式

签字负责人， 餐饮预订单要经过双方负责人的签字，并对双方都具有约束力。

社会活动

会议的社会活动包括： 1， 会议开幕式 2， 欢迎招待会

欢迎招待会的食品以凉菜为甜品为主，因此有时也称为冷餐招待会。 3， 茶歇/咖歇 4， 鸡尾酒会

5， 体育、休闲活动 6， 参观、游览活动 7， 欢送/闭幕宴会

会议附设展览

安排会议附设展览的作用 1， 对会议主办者的好处

① 增加会议收入 ② 可以增加预先筹款 ③ 增加会议产品的价值

④ 有助于会议产品的促销，增加参会人数 2， 对与会者的好处

① 市场导向，直接接触目标市场

② 可以在短时间内与潜在的顾客进行信息交流

③ 获得向潜在的顾客进行产品展示的机会，从而获得商机

④ 可以通过得到的会议论文了解本专业领域内世界上最新技术和未来发展动向

⑤ 参展商还可以了解到同领域竞争者的产品性能和销售方式，以便及时调整自己企业的生产和销售策略。

会展附设展览会与商业性展览会的不同 1， 观众面不同

2， 组织观众所花工夫不同 3， 展览主办者收入来源不同

商业性展览会主办者的展览收入有来自参展商的展位费和向参观者收取门票费。会议附设展览主办者的展览收入只有来自参展商的展位费，观众参观通常是免费的，主办者没有门票收入。

安排会议附设展览项目注意点

1， 会议附设展览主题要与会议主题保持一致，与会议的主题密切相关，并符合会议的总目标。 2， 最好交由PEO(PROFESSIONAL EXHIBITION ORGANIZATION,专业展览组织者)安排操作。

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第四章 会议供应机构

专业会议组织者定义: 专业会议组织者英文全称是Professional Conference Organization，缩写为PCO，是指通过客户组织、经办会议而攻取收入的专业的会议组织机构。

PCO的工作

PCO应能为会议提供全方位的服务。这样的好处是会议主办者可将会议只委托给PCO一家来完成，既可简化了机构之间的相互关系，也极大地方便了参加会议的代表。

概括起来，PCO在帮助社团组织、企业等机构安排、组织会议时，主要做以下工作： 1， 会议的促销宣传、新闻报道工作 2， 各种印刷品的制作安排 3， 会议地点和会议地所的选择 4， 会议住宿（宾馆）的安排 5， 会议餐饮的安排

6， 会议预先注册和现场注册工作

7， 会议财务管理工作，包括会议预算、会议资金筹措、会议成本控制、会议现金管理等。 8， 会议临时员工的招聘和培训、管理工作 9， 会议翻译（口译和笔译）人员的安排 10，会议技术设备和人员的安排

11 会议社会活动、学术访问活动的安排 12，会议旅行、游览等活动的安排 13，会议附设展览活动的安排

14，帮助会议主办机构进行国际会议的审批和申办。

15，按我国外事规定协助参加国际会议的国外代表办理入境签证事宜。 16，协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系。

PCO的收费方式： 1， 包价式

2， 基本费+参会者人头费 3， 参会者人头费 4， 按小时收费

PCO除了按照上述四种方式中的某一种收取会议费用外，还可以从有关会议供应机构那里获取一定的佣金作为正常收入的补充。

会议中心

会议中心是一个专门为会议客户提供会议场地、会议设施、设备和会议服务而获取收入的企业。

基本会议地场地、设施和服务

一个会议中心必须具备下列基本的会议场地、设施和服务： 1， 具有固定座位和技术设备的剧场、礼堂式大会会议厅。 2， 有各种大小的隔音性强的中小型会议室

3， 会议厅、室具有照明、空调等基础设施、设备

4， 会议厅、主要会议室拥有话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备。如果是国际会议中心，还

须拥有同声翻译设备。

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5， 拥有大堂和其他公共区域。

6， 具有适当的餐饮场地、设施设备和服务能力。 7， 有可供会议组织者办公使用的办公室 8， 有可以提供水、电、互联网接口的展厅 9， 在存放展品的储藏室 10 有展品装卸场地和设备 11，有贵宾休息室 12，有充足的停车场

其他方面的要求

会议组织者对会议中心还有其他方面的要求： 1， 良好的可进出性 2， 有效的导向系统

3， 训练有素的专业会议服务与管理人员 4， 周围和附近有足够的住宿和餐饮场所 5， 配套服务设施齐全

6， 配有符合标准的安全、消防设施、设备，会议其间有充足的安全保卫人员。

会议管理结构

会议组织者最希望宾馆有一个人能帮他协调宾馆的各个部门，为会议提供及时的服务，这个人我们称之为会议经理。这需要会议宾馆在接待会议期间要临时改变管理结构，把平时垂直管理结构变为跨越部门界限、全力协作共同为会议提供高效服务的管理结构。

提供会议客户需要的信息

会议组织者在挑选会议宾馆时需要了解下列情况： 1， 每个会议室的面积 2， 每个展览场地的平面图

3， 会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数 4， 可以使用的技术设施、设备

5， 所有会议场所、设施、设备和服务的价目表 6， 专业会议服务员工数量及其服务经历

旅行社

会议组织者一般都要安排与会者到会议举办地或其附近参观、游览风景名胜，这个活动往往是寻找合适的旅行社来合作安排。

会议组织者和旅行社谈好会议旅游活动的内容以后，一定要签订合作协约，明确双方的责任、义务与权利，对双方也是一种约束，以免出现变故影响会议旅游活动的正常进行。

交通运输商

大型的会议，尤其是大型的国际会议，往往要挑选交通运输商作为会议的指定交通运输商。这种做法对会议组织者和指定交通运输商双方都是可以带来收益的，双方可以通过谈判、合作达到双赢的结果。

对指定交通运输商的好处

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1， 会议给其带来大量的客源，提高其交通工具的利率。

2， 其名字被放入会议的各种宣传促销资料中，会议组织者帮其作了免费广告，提高其知名度，树立其在社会公众

中的良好形象

3， 使用其交通工具的会议参加者都可以列入其客户档案，成为其未来促销对象。

对会议组织者的好处

1， 可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免费或折扣交通工具使用权。 2， 可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具作促销宣传。

翻译公司

国际会议所需要的翻译人员有两类四种：第一类是书面翻译人员。第二类是口头翻译人员。

口头翻译人员分三种，分别是段落性口头翻译人员，公共同声传译人员和一对一同声传译人员。一般来说书面翻译人员最容易找，一对一同声翻译人员和段落性口译人员也不难找，公共同声传译人员魏难找。

兼职翻译人员的来源主要有以下几个： 1， 高校中外语专业教师。 可以胜任主题比较大众化的国际会议翻译工作，会议主题比较专业时也会感到力不从心。 2， 高校其他专业中精通外语的教师。几个专业都有自己的专业词汇和术语，专业外的人很难翻译准确。

3， 科研机构中精通外语的科研人员和企事业单位中精通外语的专业人员。科研机构和企事业单位中不乏既精通专

业又精通外语的人才。

会议局

1895年成立的底特律会议局（CB, CONVENTION BUREAU）是美国第一个会议局，也是世界上第一个会议局。 目前我国还没有一个明确的会议开发管理机构。

会议局是一个非营利性的组织机构。

会议局可以是一个政府机构，也可以是一个非官方机构或半官方机构。

会议局的特点： 1， 非营利性 2， 中立性

3， 以会议客户为中心

会议局的工作

1， 对所在城市或国家的会议业进行行业管理

2， 代表所在城市或国家政府参加相关的国际会议组织，加强与各国会议组织机构如国际大会协会的联系。 3， 规划、投资和管理所在城市或国家的会议基础设施，塑造会议目的地良好的整体环境。

4， 制作所在城市或国家会议业的整体促销宣传资料，为所在城市或国家的会议业进行整体宣传促销，展示会议目

的地的美好形象。

5， 支持所在城市或国家的会议企业或会议主办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动。 6， 为所在城市或国家争取会议在那里举行。

7， 把争取到会议客户介绍给所在城市或国家的PCO、会议中心或其他会议供应商。

8， 为外地、国会议客户或PCO提供会议方面的音咨询，提供所在城市或国家政府有关规定和流程。 9， 帮助外地、国会议客户或PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供应商。

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10，邀请、组织、帮助外地、国会议客户或PCO到所在城市或国家进行会议地点考察，使其了解当地举办会议的各种情况。

11，支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作。 政府

政府应当从财政、政策、规定、效率等多方面为会议业的发展提供有力的支持。

政府对会议企业进行财政支持的方法： 1， 在税收上给予会议企业以优惠

2， 给在本城市、国家召开的会议本身以补助。 3， 给带来会议的机构或个人表彰和奖励

第五章 会议的申办活动

申办国际社团会议的审批

在我国举办国际社团会议和在其他国家举办国际会议有很大的不同，其中最大的区别是对举办国际社团会议的审批。在我举办任何规模的国际社团会议都属于外事活动，必须经有关政府主管部门批准方可进行申办和筹备活动。

我国审批国际社团会议的基本要求与程序 1， 举办国际社团会议必须办理报批手续

2， 举办国际性社团组织会议的机构必须具备一定的资质。 3， 申请举办国际社团会议的程序。

举办国际社团会议的申请不得通过多重渠道上报。

国际社团会议审批的权限

中小型国际社团会议，可由各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委审批。省、部级以下部门无权批准举办国际会议。

国际社团会议审批的时限

由省、部级审批的国际会议，一般应提前8至12个月申请审批。需上报国务院批准的国际会议，应提前12个月提出申请报批。需国家财政经费支持，申请报告应在会议举办前一年的3月份以前提出，以便纳入年度计划和预算。

国际社团会议的报批程序 一，报批前的准备工作

向有关政府主管部门办理会议的报批手续前，要先明确下列准备工作是否完成或条件是否具备： 1， 会议的申办者与承办者

会议的申办者通常应是会议的主办单位，它应该具备前述举办国际社团会议的资质。会议可以同时由几个单位联合申办，但应由一个单位提交报告，明确其他各个单位所承担的义务和享受的权利，并应有书面的材料备案。 会议承办单位是指接受主办单位的委托，负责国际会议某方面具体工作的单位，承办单位可为一个或多个。国际上会议承办单位通常是PCO。 2， 我国的专业水平 3， 我国的综合国力 4， 会议经费平衡

国际社团要求会议的承办国能够做到收支平衡。通常国际社团不会为会议提供任何形式的经费，有些国际社团

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甚至还要求承办国在会议结束后上缴一部分会议的收入。 5， 举办城市

选择的城市要能满足会议的各种要求，特别是应有条件优良的会议场所和配套宾馆。 6， 举办时间和会期

国际社团系列性国际会议的时间一般都固定在每年的5-10月。我国举办国际会议要注意避开“五一”“十一”两个旅游高峰和党代表大会。

会议的会期视会议的规模大小而定，一般在4至6天，最好不要超过6天。

二，研究国际社团的有关文件

通常有两个文件是最主要的，一是该国际社团的章程，二是举办该社团会议时对东道国的要求。

三，办理报批手续

国际社团会议申办的准备 1， 建立申办机构

会议的申办机构应该挂靠主办单位。申办机构通常包括组织委员会、程序委员会和秘书处，还有PCO. 2, 制定申办计划 3，编制申办预算

以下是申办会议的主要支出部分：

① 申办文件制作费用 ② 出国费用 ③ 活动费用 ④ 接待费用

⑤ 其他费用，如人工费用，办公费用和其他一些材料的费用。 4， 筹措申办经费

① 申办资金属于风险投资。 通常认为会议产业是一个投资回报率很高的产业，但高利润总是伴随着高风险。

如果申办活动失败，前期的投资将可能 血本无归。因此申办国际社团会议的先期投资就完全属于风险投资，由于投资的高风险性，致使筹集申办会议的资金并不是很容易。另外由于大型国际社团会议的举办规律所致，申办的会议都要等到几年之后才能举办，也就是说几年之后才有可能收回投资。因此筹集申办资金远比会议申办成功后筹集会议的筹备资金要困难得多。 ② 申办活动要有足够的经费

③ 申办经费的主要渠道，主要有下面几种：

A,行政事业费。目前我国许多机构申办国际会议的费用主要来自事业费。随着我国改革的不断深化，事业单位的转轨改制，事业经费的减少，将会影响我国国际会议的申办活动。

B, PCO。会议组织者经常在申办阶段就寻求和PCO的合作，要求他们提供一部分申办资金，承诺会议申办成功，该PCO为唯一的会议承办单位。PCO会根据经验来判断会议申办成功的可能性，决定是否提供这笔风险投资。 C, 旅游机构

国际社团会议的申办报告 申办报告的主要内容： 1， 邀请信 2， 学术内容 3， 中国的介绍 4， 主办城市的介绍

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5， 大会会址的详细介绍 6， 宾馆的介绍

7， 旅游景点、参观、购物点的介绍 8， 交通和通讯 9， 初步预算

除国际社团有特殊的要求，会议预算中的货币一般都选择美元。 预算仍由三部分组成：

A,会议的收入。会议的收入还应包括会议附设展览会的收入、企业赞助和广告收入三部分。 B,会议支出 C,预算结果 10，组织机构

申办报告的制作和提交 申办报告的制作

参考国际社团组织的修改意见再定稿进行彩色印刷。 申办报告的提交

决定一个国际社团会议在哪个国家举办通常采用两种表决方式：第一种是仅由国际社团的理事会表决。另一种方式是先由理事会会初选，然后再由全体代表大会表决。

国际社团会议的现场申办

现场申办人员的组成

通常国际社团对现场申办人员的人数有一定的规定。申办人员应包括专业人员、会议管理机构的成员、会议中心和宾馆的销售人员以及航空公司的代表。

现场申办人员的条件

来自各个机构的申办人员都应该非常熟悉本行业的工作，特别是对于理事会关心的一些细节问题也都了如指掌。申办人员应该具有较高的英文水平，特别强调的是应有熟练的听说能力。申办人员最好参加过类似的申办活动或者在国内经经常有机会参加外事活动。

现场申办人员的出国经费

现场申办人员的出国经费通常由各个机构自己来承担。

现场申办活动 一，公关活动 1， 拜访 2， 宴请 3， 私下交谈

二，参加理事会

通常国际社团会议的主办权都是通过国际社团理事会的表决来确定的。理事会的日程比较简单，首先由几个申办国的代表向理事会成员作陈述报告。不同的国际社团采用不同的方式，有的采用的是所有申办国都在申办现场，大家面对面地作陈述报告。有的采用其他申办国都不在理事会现场，只有作陈述报告的那个申办国在场这种背靠背的方式，不管采用哪种方式，陈述报告作得是否成功都是非常关键的。

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陈述报告

大多数国际社团规定每个申办国只允许一位代表上台作陈述报告。 回答问题

在申办报告结束之后，通常要安排5-10分钟的时间，由申办国的代表回答理事会成员提出的各种问题。 表决

表决的方式或是无记名投票，或是举手表决。

企业会议的竞办

举办企业会议的程序

举办企业会议可以分为五个阶段：即立项、调研、策划、实施和评估阶段。

企业会议的竞办过程 1， 招标 2， 投标 3， 开标 4， 评标 5， 定标 6， 中标

第六章 会议筹备管理

会议初期筹备

会议组织机构的建立

在我国举办重大会议时，由于涉及面广，有时还需中央和地方各部门出面协调和调动各方面的人力、物力和财力，有必要由主办单位牵头协商有关单位和上级主管部门，成立会议的对内领导小组。 一般性的会议不用设立对内领导小组。

国际组织的国际会议通常按自己的惯例设置各种会议机构。常见的有国际指导委员会、国际咨询委员会、国际组织委员会等，通常这些组织都是荣誉性的，不负责具体的会议筹备工作。

组织委员会和程序委员会则是大多数会议都应设有的机构。而真正负责会议日常筹备工作的是会议秘书处。秘书处下可设立许多不同的工作小组。

制定会议工作计划

会议的阶段划分

不同的会议组织对各个阶段的叫法也不统一，习惯上把它分为初期筹备阶段、征集论文阶段、代表注册阶段、会议举行阶段和会议善后阶段等五个阶段。

论文征集阶段的主要工作 （案例题）

从市场推广的角度来看，征集论文的活动实质是会议的销售活动，它决定了未来会议的数量和质量。将来此次会议学术水平的高低和会议规模的大小，很大程度上取决于论文的征集工作是否成功。这个阶段经历的时间最长，大型会议一般需要1-2年，中小型会议一般需要半年左右，全部工作主要就是围绕征集会议论文展开的。

代表预先注册阶段的主要工作是围绕编辑和制作会议注册通知书进行的。

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会议举行期间的组织工作

会议举行期间的组织工作主要是组织实施会议的各项专业和社会活动。

会议结束后的后续工作

会议的后续工作可以从会议的闭幕式结束后开始，一直到会议的全部工作结束为止，这个阶段有时可延续到会议结束后的几个月的时间。

开始征集论文的时间

大型会议一般应在会议召开的前20个月左右开始启动，中小型会议一般应在会议召开前的1到半年左右开始启动。

论文投稿的截止时间

大型会议通常是将这个时间定在举办会议的前一年。如果是上半年举办的会议，投稿截止时间可定在前一年的10月份。若是在下半年举办的会议，可放到前一年的年底或当年的年初。

论文录取通知书发出的时间一般应在注册通知发放之前或同时发出。

注册通知的发放时间

寄出的时间最好是在会前6个月以上。

预先注册的截止时间

为了使会议组织者能够尽早掌握参加会议的代表人数，每个会议都会设立一个预先注册的截止时间，在这个时间前注册的会议代表的注册费要适当地低一些。预先注册截止日的时间设立应该按会议规模的大小而不同，大型会议的时间可以提前一些，可以订在会前3到4个月。

宾馆和旅游预订的截止时间

规模在上千人的会议要求截止时间在会前的3到4个月。几百人的会议在会前2个月左右就可以。

会议论文征集

大型会议一般是在举办前20个月、中小型会议一般应在会议召开前的一到半年左右开始进行论文征集工作。

会议论文征集阶段的主要工作包括： 一，确定会议的专业内容

1， 确定会议主题和相关的议题 2， 确定会议的初步日程

3， 确定征文的形式。 会议的征文有三种形式，第一种是向会议代表征集论文全文。第二种是先向会议代

表征集论文摘要，程序委员会根据摘要的内容和质量，决定是否通知论文作者提供论文全文。第三种是只向会议代表征集只有几百字的论文摘要。

二，编辑印刷征文通知书

封面内容至少要包括以下6项：即会名的全称、会名的缩写、会议举办时间（要有明确的日期范围）、会议地点、会徽和征文字样。

征文通知书主页应包含以下内容：大会主席的邀请信、组织机构、学术题目、征文要求、会议初步日程、初步旅游线路、联系方法、重要日期。 征文通知书的印刷

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目前绝大数会议还要将征文通知书制作成文字材料，向潜在的参会人员邮寄。 三，征文通知书的发放

征文通知书的发放方式包括：邮寄、在国内外同类会议上散发、将征文通知书的重要内容在国内外刊物上登广告、将会议的网页与国内外的相关的网页链接、通过电子邮件发放。 四，论文和表格的接收

目前常用的论文接受的方式有三种：网上接收、电子信息、邮寄。 五，论文的评审和录取

1， 论文评审的标准。 包括：内容要切题、篇幅按规定，格式符合标准，语言。 2， 论文评审的方式

3， 确定各类论文的接收比例

国际会议还要考虑国外代表与国内代表演讲数量比例和国别之间的比例。 4， 发放论文录取通知书

论文录通知书通常应包括下列主要内容：被录取文章的题目，所录取的论文在会上是大会演讲还是分组演讲、是口头演讲还是张贴论文，论文演讲或张贴的日期和具体时间。

六，编辑出版论文集

论文集的形式

三种不同的征文形式决定了会议论文文集的三种不同的形式。第一种形式是出版论文全集。第二种形式是会前先出版论文摘要集。第三种形式是只出版论文摘要集。

会议预先注册

专业内容要求基本落实

在所有准备工作中最重要的是会议专业内容的落实。

注册通知书的制作

为节省邮寄费用，会议注册通知书一般采用32开本。

注册通知书的发放

如果时间安排得当，注册通知书最好和论文录取通知书一起发出，既可以降低邮费，也可以减少秘书处的工作。

预先注册 预先注册接收

会议代表收到注册通知书后，按会议的要求办理有关的会议注册手续和交纳相关的费用。

接收注册的方法： 1， 网上注册

2， 邮寄或传真注册表进行注册 3， 收取会议代表的费用

收取会议代表的费用

会议采用四种方法收取会议代表的费用： 1， 信用卡方式 2， 银行汇款方式 3， 汇票托收方式 4， 邮局汇款方式

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现场注册准备的内容包括： 1， 制定注册程序

2， 现场注册材料的准备。 会前5-10天，开始为代表准备现场注册材料。

第七章 会议现场管理

会议现场管理的主要内容有：会议现场注册、会议专业活动安排、会议社会活动安排、会议餐饮活动安排。

注册台的要求

注册台应选择在举办会议的会议中心或宾馆的大堂，因为这个地点对会议代表最方便。同时注册台的周围要有足够的空间。

注册台的搭建

在有条件的会议中心，注册台最好采取用标准展板搭建的方式。

注册分工：

通常注册分为六个部分的工作： 1， 预先注册 2， 现场注册

现场注册经常出现的问题是会议代表在会前寄过注册表并付过注册费，但会议组织者并没收到所付费用。 3， 旅游和票证服务 4， 领取会议文件 5， 会议专业服务 6， 会议管理组

注册时间

1， 会前从哪天开始注册 2， 每天从什么时间开始注册 3， 注册是否也有“午休” 4， 注册结束时间

根据注册数据会会议活动的调整

以下是几个经常出现并要及时调整的活动内容： 1， 会议程序 2， 会议会务 3， 旅游

会议现场注册是整个会议活动中最重要的一环，业内人士经常说现场注册结束了，会务工作就完成一半了，由此可见现场注册工作举足轻重的地位。

会议社会活动安排 开幕式地点

开幕式地点取决于会议代表的人数。

会议代表席的布置

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会议代表席的布置采用如下两种方式：工作会议通常选用课堂式。而一般的大型会议选用剧院式。代表席又可以分成三个部分：贵宾席、代表席和记者席。

会议专业活动安排

会议报告安排的内容包括： 1， 会议最终日程

2， 会议演讲人索引提供 3， 会议室索引提供

4， 日程的变动和演讲的调整

会议室和设备安排 会议室安排

1， 特邀大会演讲 2， 专题演讲会安排 3， 张贴论文的场地安排

会议餐饮活动安排

欢迎招待会（宴会）的安排的内容： 1， 时间的选择 2， 地点的选择 3， 形式 4， 餐单

5， 现场人数的修正 6， 欢迎招待会的入场 7， 欢迎招待会的过程控制 8， 结算

欢送（闭幕）宴会的安排 内容： 1， 时间的选择 2， 地点的选择 3， 闭幕宴会的形式 4， 闭幕宴会的菜单 5， 人数的预定 6， 闭幕宴会的程序

茶歇的安排

茶歇每天可以安排两次，上，下各一次。会议举行到一个半小时或两个小时开始进行。会间休息的持续时间限制在15至30分钟。

第八章 会议财务管理

会议财务管理概述

会议财务管理的本质就是对会议资金的管理，其主要内容是研究会议动作时资金活动的过程及其规律。

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会议的财务目标

会议财务管理的首要任务也是制定财务目标，会议财务目标分为营利性和非营利性两种。目前我国举办的大多数会议都不是纯粹的商业活动，财务目标都是非营利性的。

会议财务活动的特点

会议财务活动的实质就是会议资金的活动。

会议举办过程中的财务活动大致可以分为五个阶段：

第一阶段发生在会议筹备初期，资金活动的主要表现形式就是筹措资金。

第二阶段的资金活动主要表现为会议启动资金的消耗，筹备期间要购置少量的固定资产、支付会议各种活动的费用以及其他必要的支出，形成了会议的筹备成本。

第三阶段的资金活动是会议的收入，会议举行前的几个月是会议收入的高峰期，通过注册费和企业赞助费的收入，形成会议的主要资金收入。

第四阶段的资金活动是会议举行期间的资金支出，短短的几天将会议的全部收入支出了70%-80%，从而保证了会议能够顺利进行。

第五阶段也是最后一个阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的分配，即会议结束后如果有少量的剩余资金，如何分配这些资金。

会议财务管理的内容

会议财务管理的内容包括会议财务计划管理、会议日常财务管理和会议财务分析三部分主要内容。

会议的经费管理

会议经费通常贯彻以下几条原则：

1， 首先要确定一位会议领导人负责会议全部支出，实行“一支笔”签字的原则。

2， 二是不能轻易改变财务管理的授权人和其权限范围，也不能轻易改变授权人的财务决定，以免引起混乱。

会议财务预测

会议财务预测工作按下列工作程序进行： 1， 确定预测目标和制订工作方案。 2， 搜集和整理资料 3， 选择预测的方法 4， 进行预测

5， 分析预测的结果，提出预测报告。

会议财务预测的主要内容

最重要最基本的会议财务预测内容如下： 1， 会议规模的预测

2， 2会议固定支出的预测 3， 会议保本人数的预测

举办会议最基本的财务目标是保证会议不能出现亏损。会议收入主要取决于注册费的高低和参加会议的人数。 保本人数=会议固定支出/（注册费-每位代表的可变支出） 4， 会议收入的预测 5， 经济环境的预测

会议预算编制

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编制会议预算的上目的

在会议财务预测的基础上，编制会议预算能够提供一个定量的会议财务计划，既反映出会议固定支出和可变可能是多少，也估算了会议收入是多少，预算总结反映了最终会议的盈亏。预算的结果收入应该大于支出，否则就要努力寻找其他会议经费，以保证会议最终不出现财务亏损。

预算对于会议财务管理至关重要的另一个原因是会议许多支出都发生在会议获得收入前，通过预算可以清楚地了解会议启动资金需要的金额，避免出现由于启动资金不足而影响了会议的正常筹备。

会议预算的组成

会议预算主要由会议收入和支出两部分组成，支出部分分为固定支出和可变支出两大部分。

编制会议预算的程序

编制预算的先后顺序依次为编制会议的固定支出、可变支出、会议的收入和预算总结。

会议固定支出 包括： 1， 申办费用 2， 公关宣传费用 3， 办公费用 4， 人工费用

5， 付给PCO的服务费 6， 会议机构的会务费用 7， 考察活动费用

8， 特邀演讲人的参会费用 9， 会议领导的参会费用 1 0，场和设备租金

会议可变支出

会议的可变支出是指随着会议代表的数量变化而改变的支出项目。包括： 一，餐饮费

餐饮费是会议可变支出中比例最大的一笔费用，一般能占到注册费收入的65%左右。 1， 宴会。宴会是会议全部单项支出中最多的，支出价格的范围也是最大的。 2， 招待会 3， 茶/咖歇 4， 会议午餐 二，会议资料印刷费 三，邮寄费

四，代表用品费用

五，同声传译接收器。 同声传译设备的租金相当昂贵。

六，付给PCO的服务费。 如果是按注册的人数来支付PCO的服务费，这笔费用可计算在可变支出中。

会议收入

会议要自筹会议经费，其中经费的主要来源是会议代表交纳的注册费。会议的次要来源包括赞助、指定宾馆住房佣金、旅游、展览和其他诸如广告、出版物、纪念品、光盘的零星收入。

注册费的计算公式： R=Fc+Vc+C/D

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D为参加会议的代表人数， C为不可预见费。 不可预见费也用下列公式计算： C=Vc/(Fc+Vc)*Vc

固定支出： 会议申办费用

会议地点选择考察费用 会议室及会议设施费用 视听设备费用

特邀演讲人的参会费用 办公设备费用 公关宣传费用 临时翻译

工作人员人工费用

付给PCO的服务费（一次性支付的条件下属Fc）

可变支出：

同声传译接收器租金 餐饮费用 印刷费用 邮寄费用 代表用品费用

最后确定注册费的标准时还要考虑下列各个因素： 1， 若是系列会议，要参考前几届的标准

2， 参照国际、国内同类专业、同类型会议的收费标准。

3， 如果计算出来的注册费比较高，就要将一些在支出中比重比较大的项目如宴会、会议旅游等不包含在注册费里。 4， 会议的诸项收入中只有注册费是会议实实在在能够收到的费用，而其他几项，由于各种原因，会议可能得不到

这些收入，因此作预算时可以只用注册费一项的收入，用以会议的全部支出。

预算调整

预算调整的原因

由于预算中的金额是根据预测和估算的数据编制的，与实际发生的金额总会有一些差距，需要不断地调整。 由于预算主要是以预测的人数为基础进行编制，当人数发生变化时，也要调整预算。 当然会议举办地的一些价格发生重大变化并对预算产生影响时，也要对预算进行调整。

预算调整的时机

在整个会议筹备期间，对预测的会议人数是否准确有两次检验的时机，第一次是论文征集结束后的时机。第二次是代表预先注册基本结束后的时机。第二次的检验更为重要。

会议成本费用控制

会议成本

会议是由许多活动组成的，例如筹备期间主要是围绕征集论文和代表注册两项活动进行，而会议举行期间更各种不

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同活动的组合，包括开幕式、招待会和宴会等会务活动以及邀请演讲会和分组讨论会等学术活动。为这些活动所支付的费用就是会议成本。在整个会议成本中，餐饮活动的支出是最主要的费用，通常占到全部会议成本的50%甚至更多。

会议成本费用的控制方法

成本费用控制是会议实现成本管理的重要步骤之一。内容包括： 一，制定会议成本费用标准

为了做好会议成本费用的控制工作，首先要制定会议成本费用标准。制定成本费用标准的方法主要有分解法、定额法和预算法。通常使用定额法。

成本费用控制的方法：

1， 建立成本费用控制信息系统 2， 实行责任成本费用制

3， 成本费用控制的监督和检查

会议成本费用控制的实际应用

举办一个会议可以简单地分为两大阶段，前半段是会议的筹备阶段，后半段是会议的举行阶段，在这两个阶段中对成本控制的内容也不完全相同。 一，会议筹备期间的成本控制

筹备期间发生的成本主要就是会议的固定支出，因而这一期间的成本控制也主要表现在对固定支出的控制。 二，会议举行期间的成本控制

会议举行期间的资金支出比重最大，占到会议总资金支出的70%左右，

由于各种原因，在会议期间举办各种活动，人数变化大多数的规律是实际参加活动的人数总是会比预订的人数减少一些，会议财务管理人员要有强烈的责任心和预见性，根据以往的会议运作的实际经验，对参加活动的人数变化及时作出反应，这是实行成本 控制的最好的途径。以下是最有可能调整的几个项目：

1， 餐饮费 2， 会场和设备

会议赞助与广告收入

会议的主收入来自会议代表所缴纳的注册费，当注册费不能全部承担会议的支出时，会议组织者只能采取两个措施：其一是降低会议一些活动的档次。如果不降低会议活动档次，另一个有效的办法是寻求赞助来保证会议财务的收支平衡。会议各种赞助中，企业赞助是最主要的。会议也是一个能吸引一定“高质量”眼球的媒介，因此，会议可以吸引企业在会议上作广告以获得收入。

企业赞助

在所有会议中，科技类会议是最容易得到企业赞助的。

寻找赞助企业

具体可以采用下述方法进行运作： 1， 会议主要领导出面联系。

2， 会议机构中的工作人员出面联系。 3， 国际组织出面联系 4， 其他渠道。

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编制赞助说明书

赞助说明书是会议提供给企业的主要赞助文件。赞助说明书内容主要包括对会议基本情况的介绍、赞助项目、金额以及付款方式等基本内容，以便企业对会议有初步了解。

征集赞助的发布会

若会议主席亲自出马，获得赞助的可能性就更大。 赞助的落实

在会议召开前8至10个月左右的时间，会议组织者开始着手与已表示对会议提供赞助的企业签订“赞助会议的合同书”。

广告费的多少取决于以下几个条件：

1， 是刊登的时间，2是刊登的位置，3是广告的篇幅和颜色。 第九章 会议附设展览的运作

会议附设展览前期准备工作： 一，会议附设展览早期通知

会议组织者可将举办会议附设展览的有关内容刊登在各轮通知上，尽早将会议举办展览的信息公布出去，并通过这个学科领域里的专家和学者这些渠道尽量将展览信息扩散，争取更多的企业获得展览信息， 二，会议附设展览组织机构的建立

会议组织者通常是将会议附设展览委托承包给某个专业展览管理机构举办，当然也可以自己举办。 三，会议附设展览的财务预算

会议附设展览的支出 1， 展场租金 2， 展台搭建费用 3， 消防和安保费用 4， 清洁费

5， 展区整体布置的费用 6， 编辑和印刷费 7， 办公费用 8， 人工费用 四，展场的预订

附设展览最理想的场地应该是和所举办的会议在同一个建筑里，一般的会议中心都能满足这个要求。 附设展览时间

预订展览场地时要预留充分的时间。通常在正式展期前至少要预留1天的时间，大一点的附设展览最好要有2天的时间，展览结束后也要预留适当的时间安排撤展工作。

不管是国际会议中心还是宾馆，一般都不需要为预订的附设展览场地提前支付订金，而是随同会议统一付预订金。会议和附设展览结束后，再付全部费用。 五，指定代理公司

1， 指定会议附设展览运输代理公司 2， 指定会议附设展览装修公司

会议附设展览的招展

招展通知的正文部分的主要信息包括： 1， 会议附设展览介绍

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2， 展览的时间和地点

3， 会议的主题和展览的范围 4， 展台费

5， 申请参展程序 6， 代理公司 7， 广告费 8， 联系方法

9， 会议附设展览平面图

搜集名单和征集参展商

附设展览的参展名单可以通过以下几种途径获得：

1 会议赞助企

2 会议机构人员的提供 3 上届的参展商 4 参加同类展览会 5 会议代表提供

会议附设展览的会前运作

附设展览组织者要做的会前运作工作包括：

1， 参展商注册。 参展商的注册是会前所有工作中最重要的工作。

通常的分配原则是首先照顾给会议提供综合赞助的赞助商。其次的分配原则完全是依据参展商递交申请的日期来决定。

2， 编制会议的附设展览会刊

3， 向当地公安和消防部门办理批准手续。 4， 展品的运输和报送

5， 与会议附设展览场地项目经理的交接。

会议附设展览的现场管理 一，展台搭建

1， 普通标准展台 2， 特殊装修的展台 三，布展的日期和时间

会议组织者应给所有的参展商一个明确的日期和时间，使他们知道何时可以开始布置自己的展台。通常布展的

日期确定在会议附设展览开幕式的前一天。如果参展商需要更长时间布展，就只能利用晚上的时间，当需要向展览场地支付加时费用时，这笔费用应当由参展商自己支付。

具有一定规模的会议附设展览最好安排一个开幕式，时间选择在会议开幕式之后，这样安排的好处是邀请出席会议

开幕式的贵宾也有机会参加会议附设展览的开幕式。 撤展

撤展的时间

会议附设展览的结束应该比会议的结束提前一段时间。通常结束时间确定在会议结束当天中午12点，之后参展商

就可以安排撤展工作。一般留给参展商的撤展时间为半天，若参展商不能按期撤离，耽误了下一个展览的进场，出现的经济损失将由参展商承担。

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会议附设展览的后续工作 一，完成承诺工作

二，总结会议附设展览工作 三，会议附设展览文件存档。

第十章 会议评估与会后工作

会议评估的意义

一，检查会议目标是否实现 二，看看与会者是否满意

三，明确会议的成功与不足之处 四，为写会议的总结报告准备材料。

会议评估的参与者

一，与会者。包括会议代表和陪同人员 二，参展商

会议评估的内容 一，会议议程及内容 二，会议各项活动 三，会议附设展览活动

四，会议场所设施、服务与环境 五，会议住宿、餐饮 六，会议目的地的质量

七，会议宣传促销与接待工作 八，总体

会议评估的时机

对一个事件评估的最佳时机应该是在该事件刚刚结束的时候。对于小型的会议，这比较好办，会议工作全部结束时进行会议评估就是了。但对于大型的会议来说，一次会议不仅有大会，还有多个分组会议，有会议附设展览和各种参观、访问、游览等活动，可能有些与会者参加完大会和某个分会或活动就走了，所以大型会议的评估可以分阶段、分活动进行，在会议进行到一定阶段，大会结束或某个分会、活动结束后立即对刚刚过去的事件进行评估。这样，大型会议的评估结果就比较全面了。

会议评估的方法 一，调查问卷

调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。每个问题后面给出几个评价性的术语，评估者只要从中选择一个或几个打勾，最后再写几句意见或评论就可以了。 调查问卷可以通过以下几种方式进行： 1， 现场手工填写 2， 现场电脑填写 3， 会后电脑填写

若时间允许，调查要尽量放在会议现场进行。

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