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浅谈公路工程内业资料的标准化

内业资料作为一种信息资源，它包括了生产活动中形成的文件资料、电子文档、照片、录像、科技教育电影、生产活动成果、科技图书、财务档案、文书笔记等全部内容，是保证整个工程发展不可缺少的重要资源，与企业的生存和发展更加息息相关、密不可分。作为基础资料，它是在形成工程实体的施工过程中逐渐形成的，是分辨施工责任的重要证据，需要耐心、细致、及时收集、整理与保管，要做到“如实记录、及时整理、真实完整、分类有序”。

内业资料管理是公路工程项目管理工作的重要组成部分，加强内业资料管理是提高公路施工企业管理水平，强化项目管理不可缺少的内容。尽管近些年来公路工程内业管理水平有了较大的提高，但在长期以来形成的“重外轻内”的思想影响下，我们对内业资料的管理仍然重视不足，加上内业资料又缺乏统一的标准，这不仅增加了内业管理工作的难度，而且还造成了人力、物力和时间上的浪费，阻碍了公路工程项目管理水平的进一步提高，本文针对目前公路工程内业资料管理中存在的问题提出了实行内业资料标准化的相关措施。

一、内业资料管理工作存在的问题

通过笔者经历过的几个高速公路项目的实践发现，尽管项目业主、总监办、监理组和相关文件对内业资料的管理工作做出了一些具体的规定．但仍然存在以下几方面的问题：

1、内业资料管理要求的不统一

内业资料管理要求的不统一主要体现在以下两个方面： 1.1 内业表格的形式不统一

在不同的公路工程项目中，内业表格形式不完全相同。甚至同一个工程项目中，内业表格在不同的合同段中也有所差异，这使得对不同的公路工程项目或各合同段的内业管理水平的评价失去统一的基准，不利于公路工程内业管理理工作的完善和提高。

1.2 内业表格的填写方法不统一

即使是在同一个公路工程项目的不同合同段中，内业表格的填写方法也不尽相同。而且无论是施工单位、监理单位、还是上级主管部门对内业表格的填写方法的认识均不够清晰，没有一个完善的统一标准，而且有些内业表格本身也存在着一些缺陷。

2、内业管理人员缺乏应有的统一的培训

长期以来，在公路施工单位一直都存在着“重外轻内”的思想，内业人员一直未得到应有的培训。对于大多数的施工单位来说，可能会组织施工管理培训、经营培训、财务培训以及各种技能培训，很少有施工企业进行专门的内业管理培训，使得内业管理人员的水平停滞

不前。同时大部分施工单位的内、外业工作是分开的，内、外业人员缺乏必要的沟通，从而出现内业人员在办公室内编内业的现象，使内业资料的准确性和可靠性得不到保证。另一方面，内业表格形式和填写方法又缺乏统一的标准，增加了内业人员的工作难度，因为内业资料不合格而返工的现象比比皆是，甚至有的分项工程的资料出现反复返工的现象，造成了人力、物力和时间上的浪费。

3、内业资料管理的自动化和程序化程度不高

尽管我们的社会已经进了信息化的时代，计算机在公路工程中的应用已较为广泛，但公路工程内业资料的管理仍停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工装订归档的水平。由于人工填写错误而废弃或统计不当导致的工程结束后剩余的表格都造成了大量纸张的浪费。而且，以纸张做的内业资料无论在生成和运输上，还是在保存和查阅上都有着诸多的不便。因此，如何尽快实现内业资料管理的微机化和信息化是当前公路工程项目管理的一个重要课题。而实现内业资料管理的微机化和信息化的基础则依赖于内业资料表格形式和填写方法的统一，即内业资料的标准化。

二、内业资料标准化的实现

实现内业资料的标准化，应重点做好以下几方面的工作： 1、制订一套内业资料的范本

虽然《公路工程质量检验与评定标准》和《公路工程施工监理规范》中给出了内业表格的形式，但对表格的填写方法、签认用语、装订顺序和归挡的方法缺少详细的说明和示例，使用起来很不方便。因此，制订一套内业资料的范本是十分必要的，而这套范本应满足以下要求：

1.1 该范本应满足《公路工程质量检验与评定标准》和《公路工程施工监理规范》的有关要求，并在两本规范提供的表格的基础上，将表格按公路工程项目进一步细化和完善，使其更便于使用。

1.2 该范本应适用于高等级公路的建设项目，任何公路工程项目均可根据实际情况取用该范本的全部或部分。而对于特殊工程，则应在工前制订出了相应的内业表格，并提供其填写方法和示例，形成内业资料的补充范本．与范本一起下发到有关的施工单位。

1.3 该范本除对各公路工程分项的内业表格的形式、填写方法、装订和归档方法进行详细规定并给出示例外，还应对监理的签认用语和签认程序加以规范和统一，使之成为内业资料管理规范的教材，从实现内业资料管理上的统一。

2、内业人员应进行必要的统一和培训

目前项目业主、总监办和监理组对内业工作都十分重视，也下发了相关的文件对内业资料进行规范，但往往落实不到位。因为没有范本，施工单位的内业人员往往不清楚内业表格填写方法，甚至监理人员及上级主管部门的有关人员对内业表格的填写方法的认识也较为模糊。因此，在开工前，对相关人员进行一次培训，对实现内业资料的标准化有十分重要的作用。经过培训．使所有内业人员明确表格的填写方法，从而有效地避免内业工作的盲目性，减少失误和不必要的损失．提高工作效率。 3、必须实行内业资料的信息化管理 内业资料的标准化是实行内业资料信息化管理的基础，而实行内业资料信息化管理又是实现内业资料标准化的有力手段，两者相辅相成。实行内业资料的信息化管理，不仅保证了内业资料的规范化，而且快速、经济，减少了人力和物力的浪费．减轻了内业人员的工作强度。

目前，公路工程试验数据处理系统在公路工程建设中得到了较为广泛的应用，实现了试验检测报告的标准化，使公路工程内业工作向信息化管理方面迈进了一步。应该指出，公路工程内业资料管理的信息化不仅仅是内业表格的信息管理，更重要的是实现内业数据的自动采集、内业资料的网上传输签认、归挡和查询，其发展前景十分广阔。

三、 结束语

随着高等级公路建设管理工作的不断深化，对工程内业资料的管理也提出了更高的要求。实行内业资料的标准化，对加强公路工程项目管理，提高公路企业的管理水平有着十分重要的意义，同时也为实现公路工程内业资料的信息化管理奠定了坚实的基础。

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