物流贸易公司管理规范之公文管理办法(2年新增)

第一章总则

作者天空之影

第一条为进一步做好贸易公司各部门的公文处理工作，使之规范化、制度化和科学化，实现与工厂公文管理全面接轨，结合公司实际情况，特制定此制度。

第二条本制度适用于贸易公司各部门的公文管理工作。

第三条本制度中的公文，包括各种外来文和发出文，是公司接受各种指令和信息，传达贯彻上级指示精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条贸易公司综合管理部是公文处理的管理机构，主管公司的公文管理工作并指导各部门的公文处理工作。

第二章公文种类

第六条公文主要种类有：

（一）命令

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议精神和议定事项。

第三章公文格式

第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期

等部分组成。

（一）保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要通过专门渠道。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档；秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。格式为“机密★一年”、“绝密★三个月”不等。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。转发性公文不应将被转发部分按附件处理。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发

机关负责人的签发日期为准，会议纪要使用会议结束的日期，加圆括弧置于标题之下。

（十一）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词的标引，其顺序是先标类别词，再标类属词，最后标反映文件形式的词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关较多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的按党、政、工、团顺序排列。

第八条公司及各经营单位的红头文件等正式公文格式规范如下：

（一）公文使用纸张：A4型，幅面尺寸为：210mm×297mm。

（二）页边距设置：左右边距：25.5mm，上下边距26mm

（三）印制装订要求：双面印刷，页码居中，左侧装订，两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。

（四）公文中的各要素标识规则：

1、发文机关标识：分两种情况：

（1）以工厂名义发文，格式为：机关简称+公文种类简称+字+〔年号〕+文号构成，字体为仿宋体小3号字，居中排列。如通字〔2010〕20号；报字〔2010〕1号；请字〔2010〕3号。决定格式为：机关简称+字+〔年号〕+文号构成，居中排列。如字〔2010〕5号。党政工团联合行文格式同决定格式。

（2）以各部室名义发文，格式为：机关简称+部室简称+字+〔年号〕+文号构成，居中排列。如以办公室名义发文，则为办字〔2010〕

16号；以科技部名义发文，则为科字〔2010〕12号。（附各部室简称表）

注：如有签发人标识，则发文标识靠左空一字摆放，签发人标识靠右空一字摆放，两边对称。

2、签发人标识：用小三仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用小三楷体字标识签发人的姓名；如：签发人：杨再超。

3、公文标题：发文标识下空两行，小二宋体字加黑，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

4、主送机关：标题下空1行，左侧顶格用小三仿宋体字标识，后标全角冒号。

5、公文正文：主送机关名称下一行，小三仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。行间距为25磅。

6、附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用小三仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.XXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。

7、成文日期：用汉字将年、月、日标全；零写为“O”；正文偏左下方、右空4字排列。

8、发文印章：单一机关制发的公文在落款时不署发文机关名称，只标识成文日期；加盖印章时应上距正文2-4cm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。如果印章下弧有文字时，将印章中心线压在成文时间上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，主办机关印章在前，印章均压成文日期；当联合行文需加盖三个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，印章用红色。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

9、附注：公文如有附注，用小三仿宋体字，居左空2字加园括号在成文时间下一行标注。

10、主题词：用小三黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用四号宋体；词目之间空1字。

11、抄送：公文如有抄送，在主题词下1行，左空1 字，用小三仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

12、印发机关和印发时间：位于抄送机关之下占1行位置；用小三仿宋体字，印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数字标识。（格式附后）

第九条信函、通知、会议纪要等非正式公文格式参照正式公文格式，但会议纪要不加盖印章。

第四章行文规则

第十条行文应当确有必要，注重实效。凡能面对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告的事项，应当不行文。

第十一条用公司名义行文的公文有：

（一）向国家行政单位联系重要事务。

（二）转发国家行政单位重要文件。

（三）向各部门、各分（公司）下达重要指示、决定、批复、工作指导等。

（四）公司对其他企业进行业务联系等事务。

第十二条用各部门、各子公司名义行文的公文有：

（一）在职权范围以内，下达计划、规章，指导业务，了解情况。

（二）向公司领导报告、请示工作。

（三）凡可以用各部门、各分厂（公司）名义行文的，一律不用公司名义行文。各部门、各子公司职权范围内能够处理的问题，一般不要向公司行文。

第十三条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。除领导直接交办的事情外，请示不要直接送领导者个人。

“报告”不得夹带请示事项，公文不得用“请示报告”一类不规范文种。除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。

第十四条为减少重复性行文，凡上级机关的公文已有明确规定，本级无需再作具体要求的，可以不另行文，而将原文翻印下发。

第五章发文办理

第十五条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十六条草拟公文要使用公司规定的发文格式，应注意以下事项：

（一）符合国家的法律、法规及其它有关规定。

（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度，不得滥用和虚标。

（五）人名、地名、数字、引文要准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年月日。

（六）在同一公文中，数字的使用应前后一致。

（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（八）应当使用国家法定计量单位。

（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十七条公文应标明拟稿单位或拟稿人姓名。公文稿拟出后，首先经部门负责人审核，审核通过转主管领导审批。如需以公司名义下发的公文，则需公司副总经理审批，总经理核阅、签署，转综合管理部编号、发文。未经总经理签署的公文，可不予受理。

第十八条凡涉及其他部门及属于其他部门管理权限的问题，主

办部门应主动与其他部门协商会签；不能取得一致意见时，上报的公文，要如实反映。

第十九条凡以公司名义对外联系重要事务的行文，必须经公司综合管理部核稿。以公司名义对外联系重要事务的行文，必须经过其办公室核稿。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合要求、审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。核稿时，可对文字进行技术性润色和处理；对文件内容的重要改动，应与主办单位协商，或退拟稿人自行修改。

第二十条以公司名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第六章收文办理

第二十一条收文办理指对公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。各部门、各分公司都要建立收发文登记制度，所有文件收发，要有登记、签收手续。

第二十二条对公司外部收文，如无明确目标单位，则统一由办公室负责处理。公司各部室接到的外部来文，均要先交到综合管理部，由办公室进行编号、归类、登记等工作，然后根据文件的内容，及时提出拟办意见分送有关领导阅示。阅示完毕后，根据文件性质由总经办收回归档。有明确单位的可由收发室直接送达目标部门，由目标部门进行编号、登记。紧急公文，应当明确办理时限。

第二十三条对公司内部公文，原则上对口受理。

第二十四条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延

误、推诿。办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。处理公文前必须由综合管理部附加《贸易公司公文处理单》，此单应当订于文档之上，作为文档的一部分，长久保留。

第二十五条公文处理单的填写应注意以下几个方面：

1、所有提交文件部分必须填写全来文款项，填写字迹要工整，使用钢笔、碳素笔等进行填写，不得使用圆珠笔、铅笔进行填写。

2、所有公文分转前都须进行电子文档登录。

3、公文分转时，经办人要对分转的过程进行跟踪，需要多个受文人进行反馈的，根据领导批示，每个受文人签字意见后，由经办人负责收回并呈领导，进行最终意见的签署。

4、公文最终的处理，是由综合管理部负责人对于最终的处理情况（一般归档）进行最终的批注，完成公文处理的闭环。

第二十六条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。各部门、各子公司收到承办公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围，又不适宜由本单位主办的，应迅速退回办公室并申明理由。

第二十七条各级领导阅完公文后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

第二十八条贸易公司所有发文印鉴统一由综合管理部审核、盖章。公司所有发文，各发文单位应有存档，并在发文后将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。

第二十九条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及报告、请示等，统一由公司总经办负责印，

发其他文件一般用公司信笺印发。

第三十条文件的保管和归档依照《国际贸易有限公司档案管理手册》执行。

第七章附则

第三十一条本管理办法制定于年5月，年7月正式下发，自下发之日起实施，以前下发的类似规定即日起自动废止，由综合管理部负责解释。

第八章附件

附件一《国际贸易有限公司转送公文登记簿》

附件二《国际贸易有限公司发文签批单》

附件三《国际贸易有限公司外来收文处理单》

附件四《国际贸易有限公司公文传阅单》

附1：国际贸易有限公司转送公文登记簿格式

附2：国际贸易有限公司发文专用纸密级：

字〔〕号签发人：

签发：主管领导审核：

部室负责人核稿：拟稿单位：会稿：

拟稿人：存档份共印份

装

订标题：

线

主送：

抄送：

附件：

主题词：

复核：备注：

附3：国际贸易有限公司文件处理专用纸

承办部室：时间：主管领导意见：部门意见：

装

订厂长意见：线

处理方式：

文号：联系电话：承办人：部门负责人：

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