Office办公软件常见故障

Office办公软件常见故障（上）

升级安装Office xp后系统不正常

直接从Office97升级安装Office xp之后，发现程序界面变化非常大，系统也变得不大稳定，经常报错，怎么才能正常的使用Office xp？ 问题解答：

Office xp理论上可以在旧版Office上级安装。但从Office2000开始，Office程序就和系统结合更紧密，所以安装时会更改一系列的系统设置，升级一些系统文件。升级安装或者在一台计算机上同时安装新旧两个不同版本的Office，就有可能造成系统不稳定，甚至程序运行不正常。建议删除旧版本Office后再安装Office xp。 具体方法是：

①打开控制面板，双其中的“添加删除程序”图标，（如图2---1---1）所示。

②在弹出的“添加或删除程序”窗口中选择“Microsoft Office，”单击“删除”按钮（如图2---1---2）。

③按照弹出的提示程序一步步删除就可以了。

新安装的Office没有frontpage等组件

朋友给我安装的Office，在开始安装Office的时候他说由于硬盘比较小，有些东西我可以不需要安装。但现在想学习作网页，却发现当时他为了省空间，连Frontpage都没朋安装。请问怎样添加Forntpage? 问题解答：

Office xp的各种组件程序，包括Frontpage、Access和其它各种能程序都可以在安装之后随时用安装光盘补充或删除，具体操作步骤如下：

①将Office的安装光盘放入光驱中，在弹出的窗口中点击“添加或删除功能”按钮，（如图2---1---3）所示。 ②单击“下一步”按钮，弹出“Microsoft Office2000更新功能”窗口，单击“Microsoft

Frontpage for windows”选项，在弹出的菜单中选择“从本机运行”然后单击“开始更新”按钮（如图2----1---4），Office就会开始自动更新，稍后Frontpage就安装好了。

Office XP安装后不久就无法编辑文档了

这说明你使用的Office可能是试用版，或者没有激活。Office xp试用版只允许用户在30天的期限内运行该软件。到期后，程序就会进入功能降低模式。在此模式下，Office的各种程序都只能打开、查看和打印文件。不能对文档进行编辑，不能保存文件。此时可以打开任何一个Office程序，选择菜单 上的[帮助]---[激活产品]，然后按照程序提示，用自己购买Office xp得到的激活号码激活Office xp即可。

用Office XP编辑的Access文档无法用Office2000

编辑

用Office xp创建的word文档、Excel表格都可在低版本的Office中打开编辑。但对于Access则稍有不同。用Access 2002编辑的数据，在默认情况下

会使用Access2000文件格式保存，这种Access2000文件仍然可以用Access2000编辑。但保存时如果选择使用更新的Access2002文件格式，则保存得到的Access文件就无法用Access2000打开并编辑了。

安装Word2003后，Word2000被删除了

直接按照默认设置安装最新版本的Word 2002是地，先前版本的Word就会自动被删除。这样就使得Word 2000、Word 2002无法共存了。其实，我们完全可以让Word2000和Word2002共存。只需按以下步骤安装Office xp：

①运行Office xp的安装程序，出现（2---1---5）所示的画面。这时不要选择“开始升级”，选择“或选择安装类型”下的“完全”项 ②点击“浏览”按钮，选择Office xp的安装文件夹。注意绝对不能与原先安装Office 2000的文件夹相同。（如图2---1---6）所示。

③接下来会出现一个窗口询问是否“删除旧版本的Office应用程序”。此时不要选择“删除所有的早期版本产品”，只要在“只删除下列应用程序”下的选项中选择不想保留的程序即可。如果想全部保留，则将前面方框中的对勾全去掉就可以了（如图2---1---7）所示。单击“下一步”按钮，选择要安装的组件，单击“安装”按钮继续安装(如图2---1--8）。

④为Word 2000和Word2002各建立一个快捷方式，在使用时只要分别双击各自的快捷方式

即可打开指定版本的Word。不过刚装完Word 2002，再打开Word 2000可能会出现一个正在安装Office的窗口，这是因为office 2000检测到一些公用的系统文件被新安装的office 2002替换了，所以提示用户插入安装光盘，要恢复这些文件。其实这对Word2000正常运行并没有影响。所以不必太在意，可以选择取消，也可以插入office 2000的安装光盘，单击“安装”，等 office自动恢复完文件即可正常使用。

添加页眉时无法去掉自动添加的下划线

使用Word给文档添加上页眉和页脚时，总是多了一条长长的下划线，不知

如何能够将页眉部分的下划线去掉？

在添加完页眉后，按照下面的步骤操作：

①选择Word主菜单[格式]---[样式]，弹出“样式”窗口，在“样式”中选

择“页眉”，单击“更改”按钮，如图2---1---10所示。

②在弹出的如图2---1---11所示“更改样式”窗口单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“边框”，弹出“边框和底纹”窗口。在“边框”选项卡中用

鼠标分别单击“无”和“确定”按钮即可。

注意：

首先要选中页眉，而且不要直接在“格式”菜单中选择“边框和底纹”选项

来进行上述设置。 简体中文版的Word无法输入繁体字

浏览繁体字网页的时候，在浏览器的[查看]---[编码]菜单下选择“繁体中文”就可以正常查看。但在简体中文版的Word中怎么输入繁体呢？使用什么输入法

比较快？

其实在Word中输入繁体字与使用哪种输入法并没有关系。有一种更简便易

行的方法：

①选中需要变成繁体字的文字。

②单击“工具”菜单下的[语言]---[中文简繁转换]选项。

③在弹出的窗口选择“将简体中文换为繁体中文”选项，转换结果。

在Word中无法输入平方之类的数学符号

用Word编辑文档时，偶尔要输入平方米、立方米等单位。最初曾尝试把数字变小，可是始终无法实现令人满意的指数效果。怎样才能快速输入这些数字符号？

该问题有两种方法可以解决，第一种方法为： ①选择菜单[插入]---[符号]。

②在如图2---1---17所示的“符号”窗口中选择“符号”选项卡，将“字体”选用“标准字体”，“子集”选用“拉丁语—1”。这样就可以在下面的符号列表中找到指数符号“2”或“3”。然后选中“插入”按钮就行了。 第二种方法：

①例如要插入5的2次方，只要分别输入数字5和2，然后用鼠标选中2。 ②选择菜单中的[格式]---[字体]选项，如图2---1---18，在弹出的窗口（如图2---1---19）中，选择“上标”，单击“确定”按钮即可。 注意：

设置完成之后，要把光标移到“52”后面，再次依照上述步聚打开设置窗口，将“上标”之前的对勾去掉之后，才能继续正常输入其它文字。否则后面输入的文字都会变成指数一样的小字。

Word工具栏全乱套了

一次不小心在Word工具栏上乱点了一通鼠标，结果很多按钮都消失不见了，留下一些空白和陌生的按钮。关闭后重新打开Word，也没有办法恢复。请问如

何恢复Word工具栏的默认设置？

Word的工具按钮都归类到几个工具条中。而这几个工具条是否显示，在Word中也是可以设置的，不常用的按钮还会自动隐藏。所以，胡乱拖动、点击工具条，就很容易将其搞乱。不过恢复默认设置并不困难，你可以仔细地按照下面的步骤

进行操作：

①先将Word 关闭。

②选择[开始]---[运行]，在弹出的“运行”窗口中输入“Regedit”（如图

2---1---23所示），单击“确定”按钮打开注册表编辑器。

③在注册表编辑器中按

HKEY_CURRENT_USER\\sORTWARE\\Microsoft\\Office\\9.0\\Word\\Data的顺序一层

一层地展开，如图2---1---24所示。

④在“Data”选项上单击右键，在弹出的菜单中选择“重命名”，将

“Data”改名为“Datal”。

⑤关闭注册表编辑器后运行Word，Word工具栏就恢复原样了。

Word文档的插图原文件丢失了

Word文档中基本完整地保存了插图的数据，所以，如果对图片没有非常高的质量要求，只要拥有Word文档，就可以恢复其中插图的数据。方法有两种：

1、将Word文档“另存为WEB页”，就会得到一个htm文件和一系列的图片文件。这些图片文件就是Word 文档中的插图。

如果文档中的图片很多，而我们只是丢失了一两幅图片，这种方法就不合适了。建议大家选用 第二种方法。

2、这种方法需要使用Office软件中的一个工具——Microsoft Photo Editor（以下简称MP Editor)。在默认的安装方式下，MP Editor并不会自动安装，所以我们需要用Office安装盘添加此程序，操作步骤如下：

①插入Office安装光盘，安装程序自动运行后进入“Office维护模式”。 ②选择“添加或删除功能”，并在“更新功能”向导中展开“Office工具”列表，将“MP Editor ”设置成“从本机运行”，如图2---1---25所示。 ③安装完成后，重新打开Word，依次单击[工具]---[选项]---[编辑]，在“图片编辑工具”下拉列表中选择“MP Editor3.0照片”，如图2---1---26所示，将其作为Word默认的图片编辑工具。 接下来，用该工具提取图片。

①用鼠标右键点击Word文档中需要保存或转换的图片。

②在弹出的菜单中选“编辑图片”。这时Word会自动启动MP Editor，并将图片打开，如图2---1---27所示。

③选择[文件]---[另存为]选项，如科2---1---28所示，在弹出的对话框中选择好保存图片的类型和位置，最后点击“确定”按钮即可。 注意：

第二种方法只能在Word2000中应用。

Word文件加密后还是可以打开查看

办公室的计算机是公用的，于是给自己的Word文档加密，以防止被他人浏览，修改。但加密后的文档虽然无法修改，但还是可以打开，为什么？

给Word文档加密有两种方式：如果只允许自己浏览文件，可以设置“打开权限密码”，这样不知道密码的人就根本无法打开文件；而如果设置“修改权限密码”，则不需要输入密码，也可以以只读方式打开文件，但无法对文档进行修改。设置“打开权限密码”的方法很简单： ①打开该文件，然后单击[工具]---[选项]---[保存]。

②在“打开权限密码”框中键入密码，单击“确定”按钮，如图2---1---29所示。 ③为防止意外，Word会要求“再键入一遍打开权限密码”，以确认上次输入的密码准确无误。这时再次键入刚才输入的密码，单击“确定”按钮，保存该文件即可。 注意：

在Word2002中密码的设置稍有不同，可以在[工具]---[选项]下的“安全性”选项中，如图2---1---30所示。

这样下一次打开该文件时，系统会要求输入打开文件密码，若密码不正确，则无法打开。如果你的Word文档允许他人查看但是不许修改，只要给文件设置“修改权限密码”就可以了，具体操作步骤类似，只不过密码要在“修改权限密码”框输入。 注意：

在设置了密码后，最好将密码记录在安全的地方，以免忘记。

忘记了Word文档的密码

这种情况下，可以使用一下名为“Advanced OfficeXP PassWord Recovery”的软件来尝试找回你的密码。该软件可以到www.newhua.com等大型软件下载站上下载得到。安装之后的使用

方法为：

①打开后其界面如图2---1---31所示，在“文件”菜单中打开已经设置了密码的文档，然后单击开始按钮，软件就开始破解密码了。

②如果对密码还有点模糊的记忆的话，可以在“Brute-Force Range Options”选项下选择密码的类型，例如密码是纯字母组合、纯数字组合或字母、数字的组合等。这样就可以缩小范转，节约破解密码所需要的时间。 注意：

该软件不能保证每一个Word文档的密码都能顺利破解。有的密码过于复杂（譬如密码中有数字、特殊符号或者字母的大小写），破解时间需要数十年，这种情况下，仍然固执地要破解密码，只会浪费很多时间和精力。

怎样将在Excel中做好的表格导入Word

在Excel中做好的表格想插入Word中，能不能实现？

非常简单，只要用将Execl中制作好的表格复制到Word中就可以了。具体操作步骤如下。 ①在Execl中拖动鼠标，选中要复制的表格，然后同时按下CTRL+C键。

②切换回Word，点击鼠标左键确定要放置表格的地方，然后按下CTRL+V键即可。

“格式刷”正确的使用方法

我经常使用Word编辑文档，可是每次使用“格式刷”工具总是得不到其要领。“刷”出来的效果总是和我所想像的相反，怎样才能正确的使用“格式刷”工具？

在Word中，熟练的使用格式刷能够省去大量的工作。假设这样一种情况：有一篇长幅的文章如图2---1---32，需 要将所有正文的字体和大小都改成指定的格式，如果选中全文，在工具栏中修改，正文虽改好，但标题也会跟着改变，这时候就可以用格式刷。操作步骤如下： ①选中已经设置好的字体、字大小的一个段落，如图2---1---33所示。 ②用鼠标左键点击格式刷图标，这时你会发现鼠标就成了一把刷子的形状。

③这时移动鼠标，按住左键拖动，选择要更改格式的文段。如图2---1---34所示，所有被选中的文档都自动转换字体、调整字体大小了。最后的效果如图2---1---35。

关闭Word非常缓慢

最近发现启动Excel、Word和打开文件时一切正常，但在关闭文件或退出却非常慢，有时甚至需要十几秒钟，不知是什么原因？

关闭Word时需要等待几秒是正常的。因为Word这类软件在退出时要删除一些临时文件，并将内存中的数据写入磁盘。但时间过长的话，可能就是你的系统太乱了，该清理了。具体就是删除一些不必要的软件、程序，整理磁盘碎片等。

Word文档在段落的开始和结尾出现乱码

用Word写作时发现：总是在段落开始或末尾出现一些莫名其妙的符号，看起来很不舒服，但它并不影响打印效果。这是什么符号？能否去掉？ 这些符号叫“格式标记”，去掉的方法如下： ①在菜单上选择[工具]---[选项]。

②在弹出的“选项”窗口内，选择“视图”选项卡。可以看见这个其中列出了许多格式标记的复选框，如图2---1---36所示。

③把“全部”一项前的对勾去掉，单击“确定”按钮后返回Word，这时你就会发现，讨厌的符号不见了。

Word已经安装却提示要重新安装Word

我在D盘安装了Office中的Word、Excel和Frontpage。原来一直用得好好的，可最近双击桌面上的Word的快捷方式，刚打开Word的界面后，就出现对话框说：“该程序必须安装后才能运行，请从原始安装位置运行安装程序”。查看D盘的文件夹，其它的文件都没有问题，而且没有误删过什么文件。请问如何解决？

出现这种情况，可能是因为某种原因导致注册表信息被破坏，可以用Office 2000的自动修复功能试试。具体操作步骤如下。

①打开Word 2000，选择[帮助]---[检测与修复]，如图2---1---37。 ②在“检测与修复”窗口中点击“开始”按钮开始修复，如图2---1---38。

系统老是提示Word文档为只读文件

用Word打开一个文档进行编辑，在窗口标题栏里显示着“文件只读”，存盘时也只能选择“另存为”，而直接在Windows中查看文件属性，显示该文件并非只读文件。这是怎么回事？ ①选择菜单[工具]---[选项]，然后在弹出的窗口中选择“保存”选项卡，如图2---1---39。 ②在窗口的左上面有一个“建议以只读方式打开文档”选项，如果选择了它再保存文件，则文档在下一次被打开的时候就会在Word中具备只读的属性。

这种文档虽然可以编辑，但是不能以原来的文件名保存修改后的文档，只能用“另存为”换名存盘。也就是文档本身不能被修改。这对于一些特殊情况特别适用。例如公司的各种合同、协议范本，每次使用时，员工都可以打开，根据当前的具体情况修改，但是他们只能换名存盘，这就保证了范本不会被有意或无意地篡改。

打开Word文档时总是提示为“只读”

有一个Word文档，打开时总是提示：“文件是只读，建议打开副本”，而且编辑后还不能用原名存盘。请问这是何故？

使用五笔输入法经常磁到这样的问题，五笔输入法中的王码五笔型码4.0会出现无法正常关闭所使用的文档，比较好的方法是按CTRL+ALT+DEL组合键，关闭五笔输入法的程序“WBXIME”即可正常保存，若还不行，只能使用“另存为”了，如果打开Word文档时出现题目中的问题，解决的方法为：

①按CTRL+ALT+DEL组合键，关闭五笔输入法的程序“WBXIME”，有几个关几个。

②在该文档的目录下面寻找文件名像“~$XXX.doc”的以“~$”开头的文件，全部删除即可。

Office办公软件常见故障（中）

无法使用“即点即输”

以前用Word时，在文本末端后面的空白处双击，即可直接输入文档。Word会自动添加空格，使后面输入的文字与前文连接起来。非常方便。但是最近发现这个功能不能用了？ 上述的功能叫做“即点即输”功能。有两种原因可能造成该功能无法使用： 1.没有打开“即点即输”功能。 ①选择菜单中的[工具]---[选项]。

②然后选择“编辑”标签，选中启用“即点即输”选项，如图2---1---41所示，最后选择“确定”保存退出，并将编辑界面切换到页面视图或Web版式视图。这时，就可以继续使用“即点即输”了。

2.如果文章采用的是竖排格式，“即点即输”功能将无法使用。

浏览Word文档翻页不正常

有时需要浏览很长的Word文档，但是用鼠标拖动滑块来翻页，要么就是翻得太多，要么就是翻得太少，操作起来总是很费力。有没有什么方法让Word文档像PowerPoint幻灯片那样自动翻页，或者像电视字幕那样自动滚动，且随时都可以停下来？

如果Word文档太长，稍稍移动一点右侧的滚动条都可能翻好几页。这是客观原因造成的操作控制不便，并非Word本身的故障。Word为了弥补这方面的不足，提供了自动滚屏的翻页功能，其使用方法如下：

①选择菜单[工具]---[自定义]选项，选择“命令”标签，然后在其“类别”中选择“工具”。在右边的“命令”窗口中找到“自动滚动”。按住鼠标左键将“自动滚动”拖到工具栏中，如图2---1---42。

②在需要开始自动滚屏以便浏览的时候，单击工具栏上的“自动滚动”按钮即可。想要终止时单击鼠标左键就可以了。

另一个方法就是换一个带滚轮的鼠标，拔动滚轮也可以很方便地控制窗口的滚动。 怎样自定义设置页眉页脚

看过别人做的一篇Word 文档，当中各篇章节的页眉、页脚都不一样。而无论我怎么设置，添加的页眉、页脚都是针对整个文档的每一页，无法为部分页面单独设置特别的页眉、页脚。请问这是不是我的Word有问题？

创建页眉或页脚时，Word会自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。想为部分文档创建不同于其它部分的页眉或页脚，就要先对文档进行分节。也就是保留一个Word文件本身完整的同时，将其中的内容划分为若干部分。然后断开各节的页眉、页脚连接，最后为各节分别设置页眉页脚，具体的方法为：

①将光标定位在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处。选择菜单[插入]---[分隔符]，在弹出的菜单中根据需要选定分节符的类型（各种类型分节符的效果，可以按F1键，打开Word的帮助程序查看了解）。

②按“确定”按钮插入分节符。

③将光标移动到要创建不同页眉、页脚的节，选择[视图]---[页眉和页脚]。

④这时可以看见“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮是凹陷状态。单击鼠标左键，即可使其恢复到普通按钮状态。这时我们就可以发现当前节的页眉、页脚与前面一节不同了。 ⑤此时即可修改或创建本节独特的页眉或页脚。

⑥要为后面的部分内容创建不同的页眉或页脚，请重复第1到5步。

Word文档中正文的行与行之间的距离太大了

从网上拷了一篇文章，粘贴到Word中去，结果发现行与行之间的距离很大。怎样将其转变成正规的格式？

这种故障是由于网页的文本编码和Word文本编码不同，复制粘贴的过程中转换编码造成了格式变化。解决这种问题的办法是在粘贴之后再调整这些文本的格式。具体的操作方法如下。 ①选择菜单上的[格式]---[段落]。

②在“缩进和间距”选项下的“行距”框中选择“单倍行距”，如图2---1---43所示。 ③点击“确定”按钮即可。

Word总是把文档保存在“我的文档”中

每次用Word写了文件，保存的时候，打开的保存位置都是“我的文档”文件夹。但大家知道，这个文件夹一般在C盘上，重装系统的话，文件就会被删除，非常不安全。所以我每次都要选择一遍保存文件的位置，非常麻烦。能否修改这个默认设置，让Word保存文件时自动打开我预先的文件夹？

若想对这个默认的文件保存位置进行调整，可以按以下步骤操作： ①在Word中单击菜单上的[工具]---[选项]，如图2---1---45。

②在弹出的“选项”窗口中，选择“文件位置”选项卡，在“文件类型”下选择“文档”，点“更改”按钮，打开专门用于存放Word文档文件夹即可，如图2---1---46。

键入的英文全是大写字母

单位有一台电脑，以前使用Word编辑文档时一切正常，可最近发现编辑文档时键入的英文全是大写字母，用Caps Lock键也切换不回去，请问这个故障怎么解决？

这种故障的原因可能是有人对Word进行了错误设置，可采用下面的方法修复： ①启动Word后单击菜单中的[格式]---[字体]。

②在弹出的“字体”对话框中将“全部大写字母”选项前的对勾去掉即可，如图2---1---47所示。

无法自动创建文档的目录

用Word写完一份很长的书稿，最后需要总结该书的目录。此时如果从Word中逐个提取大大小小的标题，工作量就会非常大。我曾尝试用Word自动创建文档目录，但始终没有成功。创建出来的只是一行字：“错误！未找到索引项。”请问这个故障如何解决？

使用自动创建文档目录的功能是有前提条件的，你必须将各大小标题都设定为相应的样式（即文档中对各种标题、正文预设的格式）。这样，Word才能根据不同的样式，将各级标题提取出来，排列成目录。正确的操作方法如下：

①在[格式]---[样式]中设置自己喜欢的“标题1”、“标题2”等样式的字体、字号和缩进量等。

②在撰稿过程中设定好各种标题、正文的样式。拖动鼠标选中标题文字，然后把“格式”工具栏最左边的样式下拉框拉出，选取希望设置的标题等级即可。如果找不到这个工具栏，可以用鼠标点击[视图]---[工具栏]---[格式]，使“格式”前出现一个小对号，这时就可以看到“格式”工具栏了。

③写完全文之后，将光标移到希望插入目录的地方，点击菜单[插入]---[索引和目录]，如图2---1---48所示，在弹出的“索引和目录”窗口（如图2---1---49）中选择“目录”选项卡，然后选择、设置自己喜欢的目录风格，最后点击“确定”就可以生成整齐美观的目录了。

工具栏按钮不显示说明功能的文字

以前使用Word时，发现将鼠标指针移动到工具栏按钮上后一两秒钟不移动，Word就会自动显示出说明该工具按钮的功能的一段文字。但现在使用Word却不弹出这段文字了，请问如何解决？

这可能是有人误操作，修改了相关的设置造成的故障，可以按以下步骤操作解决。 ①启动Word，单击菜单中的[工具]---[自定义]选项，如图2---1---50。

②选择“选项”标签，在“其他”选项上选中“显示关于工具栏的屏幕提示”，如图2---1---51所示，然后单击“关闭”按钮退出即可。

在Word中快速插图

有时候我们用Word编辑的文档需要插入很多图片，通过菜单或工具栏按钮插图虽然并不复杂，但仍然不够快捷。有没有一种更快捷的方式呢？

其实在Word中有一项功能就是专门为各种操作、命令设置快捷键，让大家可以按一个或者两个按钮就完成一个或一系列常用的操作。例如上面的插图问题就可以按照以下步骤设置快捷键：

①选择菜单中的[工具]---[自定义]，打开“自定义”窗口。单击“键盘”按钮，如图2---1---52。

②在弹出的“自定义键盘”窗口选择“类别”下的“插入”，然后在“命令”中选择插入图片这个操作的英文名：“Insert Picture”，最后单击“指定”按钮即可，如图2---1---53所示。

用Word2000无法打开WPS文件

以前看见别人用Word2000打开过WPS文件，而自己操作的时候却无法正常打开。请问这是什么问题？

Office 2000本身不提供对WPS文档的全面兼容，但它的安装程序中附带了WPS 97/WPS2000转换器，可以帮助我们将WPS 97或WPS 2000文件导入到Word2000中进行编辑。安装Office 2000时不会自动安装这个转换器。所以我们需要自己动手补充安装。 ①在Office 2000的每一张安装盘上逐一打开

[Pfiles]---[Common]---[Msshared]---[Textconv]文件夹，双击其中的“WPS2Word.exe”，即可自动为Word 2000安装WPS 97/WPS2000转换器。

②安装完之后，重新启动Word，选择菜单上的[文件]---[打开]，就可以在“打开”窗口的“文件类型”下拉菜单中找到“WPS DOS File导入”和“WPS FILE *.WPS”等选项。 ③选择这些文件类型，即可在“打开”窗口中看到，并正常打开WPS文件。

当然，转换器毕竟只是转换器而已，它可以打开“WPS for DOS ”， WPS 97和WPS2000的所有文档，并且会保留原文件的大部分格式和插入的对象，但它并不能转换后来的WPS2002以及更新版本的WPS Office等软件生成的WPS文件。

菜单中的“打印”无法点击了

Word 2000中“文件”菜单下的“打印”菜单项变成灰色，无法点选了，这种故障是如何产生的？怎么排除？

造成这种故障的原因可能是没有正常安装打印机。可以按照以下步骤检查，排除故障： ①确认打印机已打开，并已将其正确接到计算机上。

②确认已经正确安装了打印驱动程序。打开“控制面板”，查看其中关于打印机的项目，查看是否装了打印机。如果发现其中没有打印机，请按照“Microsoft Word帮助”的指导重新安装打印机程序，步骤如图2---1---54所示。

无法打印出边框

在Word文档中编辑文档，做了一些图形和表格，用打印预览功能查看打印效果，显示正常，但真正用打印机打印后，图形和表格的边框都消失了。请问这个故障怎么解决？

在Word中出现这种情况，可能有以下几种原因。

1。在打印时选择了“草稿输出”选项，选用这种打印方式之后，打印得到的文档就没有图形和格式。我们可以点[工具]---[选项]，在“选项”窗口中切换到“打印”选项卡，去掉“草搞输入”前面的对勾，如图2---1---57，最后点“确定”按钮保存设置。设置完成之后再打印，就正常了。

2、由于误设置取消了打印图形的选项。选择[工具]---[选项]，然后在“选项”窗口中切换到“打印”选项卡，如图2---1---57，在这里的“打印文档的附加消息”下有“图形对象”这么一个选项。必须选中这一项才能打印图形。

文档内容超出页面边界，无法打印

在Word中预览，一切正常，但打印的时候总是报错说文档内容超出了页面边界，要求换纸，无法正常打印。请问这种故障如何解决？

对于这种故障，首先要确保系统中的所选打印机是正在使用的打印机，具体的检查方法是： ①单击[文件]---[打印]命令，在“名称”后面的下拉菜单中单击选择要使用的打印机。如果要使用新的打印机，请确保已正确连接并安装了该打印机的驱动程序。如果连接并安装了多台打印机，请确保选择的打印机正确无误码。

②确保已选择正确的纸型。选择纸型的方法是：单击[文件]---[页面设置]，如图2---1---58所示。

Word中粘贴的网页文字打印出故障

摘抄了网上的一些资料，粘贴到Word中，调整格式后一切看起来正常，但是打印后却发现每行后面出现了段落标记、两段文本之间有空行，而且无法删除，这是什么原因？

出现这种故障，可能是由于粘贴到Word中的文本包含一些特殊控制符，可试试下面的方法。 1、将网页上拷贝下来的文字先粘贴到一个单独的Word文件中，选择[文件]---[另存为]，在弹出的“另存为”窗口中，将“保存类型”选为“纯文本”（*.txt），这样网页上带来的所有特殊控制符都被删除了。

2、双击打开刚才保存的文本文件，再将其中的文本拷贝、粘贴到Word文档中，就不会再出现段落符或空白行了。

无法进行双面打印

双面打印功能并不需要打印机支持，Word中也没有专门的双面打印功能，而是通过打印“奇数页”和“偶数页”这两个功能实现的。假如我们现在有几十页文档，先打印奇数页（1、3、5、7、9等页），然后把所有打好的文档翻面，再放进打印机，再打印偶数页（2、4、6、8、10等页），最后得到的就是按照页码顺序的双面打印稿了。具体的操作方法如下： ①打开要打印的Word文档，选择[文件]---[打印]，弹出“打印”窗口。

②在这里选择“打印”下拉菜单中的“奇数页”，然后单击“确定”按钮即可开始打印，如

图2---1---59所示。

③打印完奇数页后，把所有的奇数页搞件翻面放入打印机（注意稿子的顺序千万不能乱），再选择打印“偶数页”即可在这些稿件的背面都打上偶数页。很轻松地就实现了双面打印。

Word 打印文档时总是多打印出一张白纸

用Word打印完文档后，又跟着打出来一张白纸。可文档最后并没有空白页？

这可能是文档的最后空白段落，用下面的方法解决：

①鼠标单击工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮，如图2---1---60，让段落标记在Word中显示出来。如果文档最后一页中包含段落标记，就将其删除。

②选择[文件]---[打印预览]，预览文档的打印效果，确认文档结尾没有空白页之后再打印。 ③如果是通过网络使用连接在其它电脑上的打印机打印，则应查看打印机是否有“添加送纸”功能，如果已启用该功能，请关闭。具体操作方法因打印机型号不同而异。请参看打印机的说明书。

从网页上拷贝到Word中的文本包含很多“硬回车”

从网页上复制了一些文字到Word文档中后，发现这些文字几乎每行末尾都有“硬回车”（按住Shift后铵Enetr键输入的回车符，在Word中一般显示为向下的灰色小箭头），一个一个删太麻烦了，有没有比较简便的方法？

这个问题是由于在编写时输入了过多的“硬回车”，拷贝文字时也就跟着被复制到Word中了，可用下面的方法快速删除：

①打开Word，先选定你从网页上拷贝、粘贴进去的文本。

②同时按下CTRL+H键，打开“查打和替换”窗口，如图2---1---61所示。

③将光标定位于“查找内容”后，点“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“人工换行符”，如图2---1----62所示。

④这时“查找内容”中出现“1”字样，如图2---1---63。最后，点击“全部替换”即可将文档中所有的硬回车删除。

公式显示为大红叉

使用Word的“公式编辑器”插入了一些公式，但后来打开Word文档，却发现公式都显示为红色的叉号，打印也显示不出来，请问是什么原因？

1。使用Office中的“公式编辑器”功能需要很大的内存容量，计算机至少应该配置64MB以上的内存，并且在使用时应尽量将其它消耗内存量大比较大的程序（如Photoshop）关闭。 2。如果已经达到上面的要求，仍然出现“红叉”现象，则可能是公式编辑器程序本身被损坏了。可以将Office安装光盘放入光驱，启动安装程序。在随后显示的界面中点击“添加/删除功能”按钮，在窗口中选择“Office工具”，将其下的“公式编辑器”设置为“不安装”。点击“开始更新”即可删除公式编辑器。完成之后再次运行安装程序，重复前面几个操作步骤，将公式编辑器设置为“从本机运行”，点击“开始更新”，待程序显示“更新成功”之后，再打开Word使用公式编辑器，一般就不会再出现“红叉”的故障了。

用Word 97 插入的部分图片变成了大红叉

打开一个不久前刚刚用Word 97 编辑过的文档，发现其中插入的图片都变成了大红叉，请

问这个故障是怎么造成的？如何解决？

在Word 97中，当遇到图片的位置恰好跨越两页时，图片就会丢失，故而不能正确显示，出现大红叉。修复的方法只能是重新插入图片、并注意避开跨页位置。这种现象可以算是Word 97的一个重大BUG，建议使用Word 2000及更新的版本。

输入的文字总是显示在页面中间

在用Word编辑文件时，发现光标无法定位到页面顶端，输入的文字也显示在页面中间，不能移动，无法像以前一样从页面顶部开始逐行输入文字。请问如何解决？

这种故障可能是无意中对Word进行了错误设置造成的，可用下面的方法解决： ①用鼠标单击“菜单中的[文件]---[页面设置]。

②在打开的“页面设置”窗口中切换到“版式”选项卡，将“垂直对齐方式”选项设置为“顶端”即可，如图2---1---64所示。

打开Word文档后翻页就死机

打开一个Word文档后，只要一翻页就死机，拷贝到别的电脑上打开，也出现这种故障。请问如何解决？

造成种故障的原因，一般是文件中包含系统不能识别的乱码。系统无法正确处理，因而导致死机。解决方法如下：

1、重新打开这个文件，暂不进行任何编辑操作。单击菜单中的[文件]---[另存为]，在弹出的对话框中的“保存类型”下拉菜单中选“纯文本”，如图2---1---65，单击“保存”按钮。 2、用Word打开刚保存的纯文本文件，逐页检查，删除所有无法正常识别的乱码，并将其删除，然后检查并补足因乱码而损失的文字，最后重新设置文档中的各种格式即可。输入的网址总是被自动加上下划线

在用Word编辑文档时，输入的网址或电子邮件地址，总是要被自动加上一条下划线，而且有时字体的颜色也都变了，请问怎么解决？ 问题解答：

①启动Word，鼠标单击菜单上的[工具]---[自动更正]，打开“自动更正”窗口。 ②切换到“键入时自动套用格式”选项卡，去掉“Internet及网络路径替换为超级链接“前的对勾，如图2---1---66，单击“确定”按钮即可。

怎样用Word替换字体

有时在别人的电脑上将精彩无比的Word文档拷贝到我们自己的机器上打开的时候却平淡无奇。丰富的字体效果全消失了，怎样解决这个故障呢？

Word专门提供了一项非常实用的“替换字体”功能，它允许将无效字体（即已经应用在文档中，但当前计算机内却又没有安装的字体）转换成当前计算机内已安装的类似字体。这样就解决了各计算机上安装不同字体引发的Word文档兼容性问题。具体使用方法如下： ①打开包含无效字体的文档。此时文档中应用了无效字体的文字将自动转换为宋体 ②单击[开具]---[选项]命令，打开“选项”对话框，在“选项”对话框中切换到“兼容性”选项卡，如图2---1---67，单击“字体替换”按钮弹出“字体替换”对话框，如图2---1---67，单击“字体替换”按钮弹出“字体替换”对话框，如图2---1---68，要求用户进行字体替换工

作。

“字体替换”对话框中的“文档所缺字体”下将显示所有无效字体，“字体替换”下显示着Word默认的用来顶替无效字体的字体。我们只需先定“文档所缺字体”下的一种无效字体（如“长城楷体”）。然后单击“替换字体”下拉列表，从本计算机上所有已安装的字体中选择一种用来替换它的字体，如“楷体”。这样，用“长城楷体”的字将全部用“楷体”来代替显示。打印输出的也是楷体字效果。如法炮制，将其它无效字体一一替换。最后，虽然不能得到与原文一模一样的效果，但至少不是满篇宋体字了。

Office办公软件常见故障（下）

输入的网址总是被自动加上下划线

在用Word编辑文档时，输入的网址或电子邮件地址，总是要被自动加上一条下划线，而且有时字体的颜色也都变了，请问怎么解决？

①启动Word，鼠标单击菜单上的[工具]---[自动更正]，打开“自动更正”窗口。 ②切换到“键入时自动套用格式”选项卡，去掉“Internet及网络路径替换为超级链接“前的对勾，如图2---1---66，单击“确定”按钮即可。

Word中插入的所有图片都变成了大红叉

用Word编辑文档时，插入了大量图片，不料后来打开这个文档，发现所有这些插图都变成了大红叉。请问怎么解决？

类似问题经常发生在插入，粘贴图片，插入的批注上。Word会用红叉或圆、方块、三角形等图形来显示它无法显示的对象。

1、如果图片是通过链接方式插入的，请确认被链接的文件的名字，路径没有改变。 2、如果不是链接的图形文件，请验证硬盘上是否有足够的磁盘窨（至少20MB），因为在内、硬盘空间或其它系统资源不足的情况下，Word可能无法正常显示插图，甚至可能丢失插图数据。确认各种资源充足后，将图片重新插入一次。或者双击图片打开图片编辑器，然后复制图片，将其重新粘贴进Word文档。

3、值得一提的是，Word的“快速保存”功能是一个消耗资源的大户。启用这个功能之后，每次保存Word文档，都只是在原有数据的基础上添加最近修改的记录。结果就是Word文档的体积随着保存的次数而越变越大。打开一个巨型文档，系统资源当然就所剩无几了。各种错误，故障接踵而至??关闭这个功能的方法是：

①点击[工具]---[选项]，然后选择“保存”选项卡。

②将其中的“允许快速保存”前的对勾取消，如图2---1--69，最后单击“确定”按钮。 如果Word文档已经因为长期使用“快速保存”功能变成了一个巨型文档，可以将其打开，然后“另存为”一个新文件。新文件的体积会缩小到正常值。

复制文本的时候Word中出现了整个Word窗口的截图

用Word编辑文档时，本来是在复制，粘贴文字，但忽然文档中间出现了一幅当前的整个Word程序界面图，如图2---1---70所示。当时根本没有按[PrinsScreen]键，更没有启动什么抓图软件。请问这是怎么回事？

在Word中，在没有选中任何对象的情况下，按下CTRL+C组合键，就会拷贝Word整个程序界面到Windows 剪贴板。再按下[CTRL]+[V]组合键，就将这幅图片粘贴到Word文档中了。所以，

这可能是复制文本时的误操作造成的错误，不过粘贴过来的也只是一个普通图片，直接删除它就可以了。

Office运行速度有时会非常慢

为什么Office有时会出现运行速度明显慢？

Office程序运行速度变慢往往有多方面的原因：系统配置没能完全达到Office的某些基本的要求，CPU速度较慢，内存不够，硬盘剩余空间不足都有可能导致系统运行速度变慢。

无法给文档定制页码

Word给文档加页码时，总是从第一页开始加，用什么办法能让它从指定的页开始加页码？

在Word中无法直接实现此功能，但并不是说我们无法解决这个问题。我们可以将不加页码的部分先选 中，剪切并粘贴到一个新文档中。然后再给剩余的内容加页码。也就是把一个Word文档分成两个处理。

如果需要将文档打印出来，可以先取消文档中的页码，将不需要加页码的部分打印完。然后把这些页面删除，留下需要页码的页面，添加页码，继续打印就可以了。

输入的英文首字母都自动变成子大写字母

在用Word输入英文时发现一个问题：输入完英文后输入空格或者按[ENTER]换行，这段英文的第一个字母都会自动变成大写，请问如何解决这个问题？

其实这是Word默认启用的自动化功能，并不是什么故障。因为通常英文写作要求将第一个字母大写。如果不想使用该功能，可以选择[工具]---[自动更正]，然后在打开的对话框中将“句首字母大写”前面的勾去掉，如图2---1---71。

如何在Word中精确地移动图形对象

在Word中用键盘的方向键移动图形对象，每次移动的距离非常大，有什么更好的方法可以精确地移动？

有两种方法可以精确移动Word中的图形对象。

①选中要精确移动的图片，点击“绘图”工具栏上的[绘图]---[微移]，选择要欲微移对象的方向，如图2---1---73所示。

②按住CTRL键的同时按键盘上的方向键也可微移Word中的图形对象。 文本框在修改文档后分开了

在改变页 面设置或对文档进行修改后，原来的一组图形和文本框变得四分五裂，请问应该怎样解决这个问题？

1、创建图形对象组可以将图形对象和文本框组合在一起，换句话说，就是可以将组中的所有对象作为一个整体进行移动、翻转、旋转、调整大小及缩放等操作，也可同时改变组中所有对象的属性。

创建图形对象组的方法是：按下[Shift]键，用鼠标选中想组合的所有图形和文本框，单击“绘图”按钮并选[组合]命令，即可将选中的对象组合起来，如图2---1---74。

2、组合的图形无法单独修改。若想对其中的某个图形再进行修改，需取消该组合。操作如

下，用鼠标右键点击该组，然后在弹出的快捷菜单中选[取消组合]命令，如图2---1---75所示。修改完毕后，再重新组合。不过，文本框的内容可以直接修改，无需取消组合。

快速为图片编号

有时在编辑Word文档时需要插入大量的图片，只要稍一疏忽图片的顺序就会颠倒，怎样才能快速的为图片编号呢？

Word的“题注”功能可以为文档中插入的图片和表格自动编号，而且如果删除其中一个编号，程序还会自动调整所有编号的颠序。使用方法如下： 1、插入题注

①以插图表为例，当你插入第一张图表后，选择[插入]---[题注]命令（如图2---1---76）就会出现“题注”对话框，在“题注”栏中显示着题注格式如“图表1”。

②按“确定”后，“图表1”就会插入到刚才插入的图表下面，如图2---1---77。当你插入第二张图表后，再插入题注时，出现的“题注”对话框中，“题注”中的内容就自动变成了“图表2”，只需按“确定”按钮即可。以后插入的其它图表如法炮制即可。 2、自定义题注

如果想让程序自动添加“图1、图2”这样的图号，需要按以下步骤操作： ①点击“题注”对话框（如图2---1---77）中的“新建标签”按钮。

②在出现的对话框中输入“图”。以后再插入题注时，就可以在下拉菜单中选择并插入“图1、图2”这样的题注了。 3、自动插入题注

①以插入Word表格为例，在“题注”对话框（如图2---1---77）中单击“自动插入题注”。 ②在出现的“插入时添加题注”下拉菜单中选择“Microsoft Word表格”。这样一来，以后每当在文档中插入Word表格时，系统就会自动在该表格下依次填上题注。这样即提高了输入速度，又保证题注的准确性。 4、修改题注

①若要修改某一个题注，应先选定它，按Delete键将它删除。

②打开题注对话框，选定其它标签或者建立新的标签，然后按“确定”即可。

若要修改同一类型的所有题注，如将文中的“图一、图二??”全部改成“图1、图2??”则要先选定文档中要修改的题注，然后打开题注对话框，重新选择标签或者根据需要新建标签，按“确定”后，全文中的同类题注就全部变成新的题注风格了。

Word 97中的“并列文字”没了

以前在Word 97的“格式”菜单下有“并列文字”、“组排文字”等功能。在Word 2000/2002里怎么找不到这两个功能了？

这两个功能的菜单已被移到“格式”----“中文版式”下，并且新版的Word中提供了更多方便的功能如拼音指南、带圈字符、纵横混排、合并字符和双行合一等，如图2---1---78。 Word无法用Outlook发送邮件

用Word编写好了邮件，然后选择[文件]---[发送]，只能启动Outlook Express而无法启动Outlook发送邮件？

Word的邮件发送功能只会调用系统默认电子邮件程序来发邮件，我们可以打开I nternte

Explorer，将Outlook设为系统默认电子邮件程序。方法如下：

①打开Internte Explorer，选择[工具]---[Internet选项]---[程序]。 ②在“电子邮件”下拉菜单中选择Microsoft Outlook，如图2---1---79。

汉字与英文的间距无法调整

在Word中输入的汉字与英文字母、数字之间，一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，无法删除或者调整大小，请问这个故障如何解决？

这是Word默认启用的一个功能，可以将其关闭。具体的操作方法如下。 ①按[CTRL]+[A]组合键选定全部文档，选择菜单中的[格式]---[段落]；

②在弹出的“段落”窗口中，选择“中文版式”选项卡，去掉其中“自动调整中文与数字间距”和“自动调整中文与西文的间距”两个选项前面的对勾，如图2---1---80所示。

无法修改字间距

在Word中，有时候输入的字间距会非常大，或者非常小，无法调整，怎么办？

Word中有“标准”、“加宽”和“紧缩”等三种字间距，调整字间距的操作步骤如下。 ①拖动鼠标，选定要调整的文字，选择[格式]---[字体]，在弹出的窗口中选择“字符间距”选项卡。

②在“间距”下拉列表窗口中选择适当的类型，或者在后面的“磅值”中直接输入间距数值。最后单击“确定”即可，如图2---1---81所示。

快速输入通信地址

我们经常会输入一些几乎每次都要输入的东西。例如投稿的末尾要输入自己的姓名、地址。如果每次都手工输入会非常麻烦。怎样实现快速输入通信地址呢？

其实用Word的“域”功能就可以让你一劳永逸。下面就用上述的例子讲解一下具体操作方法。

1、输入用户信息

①单击菜单中的[工具]---[选项]。

②在“选项”窗口中切换到“用户信息”选项卡，输入你的资料信息，如图2---1---82，点击“确定”保存。 2、插入用户信息

①写完一篇文章后，点击菜单中的[插入]---[域]。

②在“域”的窗口中选用“用户信息/User Address”，单击“确定”按钮，如图2---1---83。这时即可看到你先前输入的用户信息已经自动输入了。

怎样将文档设成双栏并让标题居中

我在排版时，想将Word文档排成双栏，但不知怎样将标题居中，请问如何解决？

1、将文档分成双栏的具体操作方法如下：

①选择菜单上的[文件]---[页面设置]（如图2---1---84所示），在弹出的“页面设置”窗口中选择“文档网格”，如图2---1---85。

②在“栏数”中输入“2”，单击“确定”按钮即可将整个Word文档的主体版式设置为双

栏。

2、文档变成双栏后，想把某一个标题放在整个页面正中的方法为： ①首先要选中这个标题。

②选择菜单[格式]---[分栏]（如图2---1---86），在弹出的“分栏”窗口中，选择“预设”下面的“一栏”，如图2---1---87，最后单击“确定”按钮即可。

Word文档损坏或丢失的补救方法

Word文档被病毒破坏

系统感染了病毒，杀毒后，发现很多Word文件被破坏了，有什么方法可以修复？

确保已经用杀毒软件完全清除病毒，然后可以利用专门用于修复Word文档的工具软件“Word Recovery”（下载地址：http://www.officerecovery.com/download/wrdemo.exe）将受损文件修复。这个软件安装后在Word的[文件]菜单里加入[Recover ]命令，执行这个命令即可修被Word文档，非常方便。你也可以直接启动该软件，选择Word文档进行修复，如 图2---1---88。

意外关闭Word之后，未存盘的内容丢失

在使用Word编辑文档时，如果突然停电、死机，可能还没有来得及保存对Word文档的修改，就重新启动电脑和Word。这种情况发生后，怎样尽可能地找回未保存的修改呢？

1、启用“自动恢复”功能

要在发生故障后能恢复文档，一定要在发生故障前打开Word 的自动恢复功能。

①单击菜单上的[工具]---[选项]，在弹出的“选项”对话框中，切换到“保存”选项卡。 ②选中“自动保存时间间隔”，然后在其后的“分钟”框中设置自动保存的时间间隔，如图2---1---89所示。

一般情况下，Word已自动启用了自动恢复功能，但如果你编辑的文稿很长，速度又很快，则最后将10分钟调到5分钟左右，因为保存的时间间隔越短，出现故障后能恢复的内容就越多。 ③最后建议选中“允许后台保存”，这样，Word在自动保存文档的同时，你能够继续进行编辑工作。

2、自动恢复“自动保存”文档

在断电或类似事故发生之后，可以自动恢复“自动保存”的文档，步骤如下： ①重新启动Word，所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。 ②选择菜单中的[文件]---[另存为]选项，弹出“另存为”对话框，如图2---1---90。 ③在“文件名”中键入原文档的文件名，点击“保存”按钮，如图2---1---91。 ④如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档，则单击“是”按钮，否则就单击“否”按钮，重新为文档重命名。 注意：

在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将被自动删除。 3、手动恢复文件

如果在重新启动Word后，未能显示出自动恢复的文件，则可尝试手动将其打开，步骤如下： ①单击菜单上的[文件]---[打开]选项。

②找到包含自动恢复的文件夹。默认情况下Word把自动恢复文件保存在

“C:\\Windows/Application Data/Microsoft/Word”文件夹中。如果你使用的是Windows 2000/2002，自动恢复文件将保存在“C:\\Windows/Profiles/用户名/Application

Data/Microsoft/Word”文件夹中。在“文件类型”下拉菜单中，选择“所有文件”，就可以看见一些命名为“自动恢复，保存〈原文件名〉”，并以“.wbk”作为扩展名的文件。选定需要的自动恢复文件，单击“打开”按钮。

③确认这个文档是你需要的自动恢复文档之后，单击“保存”按钮，系统会弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中键入或选中已经存在的文件名，单击“保存”按钮。 ④当有提示信息询问“是否覆盖原有文档”时，请单击“是”按钮。

最后强调一点：“自动保存”并不等同于正常的文档保存，在使用编辑完成文档后，千万不要忘记使用“保存”命令，真正对文档进行保存。

一旦打开某个Word文档就死机

有一个Word文档，每次打开它的时候系统就死机。而直接运行Word或打开其它文档则没有问题。请问这种问题怎么解决？

有可能该Word文档已经损坏。一般来说，下次启动Word时，Word会自动使用文件恢复转换器来恢复该文档中的文本。具体操作方法如下：

①单击Word菜单下的[工具]---[选项]选项，在弹出的窗口中选择“常规”选项卡； ②选中“打开时确认转换”复选框（如图2---1---92），然后单击“确定”按钮； ③单击工具栏上的“打开”按钮，弹出“打开”窗口；

④在“文件类型”下拉菜单中选择“从任意文件中恢复文件”，如图2---1---93； ⑤打开已损坏的文档即可。

意外事故之后Word文档结构被损坏

停电、死机等意外事故造成未存盘即关闭Word之后，找到了自动恢复文件。但是用Word打开后，发现文档内容是空的，这是为什么？

具体的恢复操作步骤如下：

①在Word中单击菜单中的[工具]---[选项]，然后切换到“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”。

②单击工具栏上的“打开”按钮，在“打开”窗口的“文件类型”下拉菜单中选择“从任意文件中恢复文件”。

③打开要恢复的文件，这时可以看见屏幕上多了一个“转换文件”对话框。“文件类型”列表中是Word文档转换器支持的若干种文件类型。在这里选择“从任意文件中恢复文本”。单击“打开”按钮之后，在Word左下角的状态栏会出现“Word正在转换X”的信息，后面是一个进度条，再后面是“按ESC键可取消”的提示。等进度条满 时，文件中的文字就恢复了。不过由于是按照文本格式转换的，文档中的表格无法恢复。最后保存文件即可。 使用Word2002的用户可以尝试修复文件。使用方法如下。 ①在Word中点击工具栏上的“打开”按钮。

②选择要修复的文件，然后点击“打开”按钮上最右边的箭头，然后在弹出的菜单中选择“打开并修复”，如图2---1---94所示。

如何对Word 2000生成的Web页“减肥”

在字数相同的情况下，对Word 2000文档的版面修饰越多，生成的HTML文件长度也越大。

那么怎样减少HTML文件的容量呢？

对已生成HTML文件，我们可以用其它HTML文件编辑工具对不必要的信息进行删减。下面是在FronPage中对HTML文件进行精简的方法：

①单击要编辑的HTML文件，按下[SHIFT]键，点击鼠标右键，在“打开方式”中选择用FronPage打开文件。

②使用FrontPage工具栏中的“HTML”来看源代码，会发现有一部分内容为“灰色”，这些“灰色”的内容原则上讲都可去掉，选中其中的一部分进行“剪切”。“剪切”后进行预览，看是否与原来版面相一致，如不一致则恢复“剪切”，如果“剪切”前后显示的版面一致，则继续进行其他内容的“剪切”，这样反复多次可以在当前环境下对HTML文档进行精简，并使显示时与原文档的版面保持一致。

Excel常见问题解决

安装Office后无法打开扩展名为.xls的文件

后缀为.xls的文件是用Excel制作的表格文件。安装Office后仍然无法打开，可能是因为没有完整安装Office中Excel程序，重新运行Office安装程序：

①点击“添加或删除功能”按钮，然后在弹出的窗口中点击组件列表中的“Microsoft Excel for windows”，选择“从本机运行”

②点击“开始更新”按钮，完成后就可以打开.xls文件了。 无法在Excel中自动输入货币符号，用Excel制作表格，经常会涉及金额运算，需要在数字后面添加货币单位如RMB、$等。一 一输入非常麻烦，但Excel中似乎没有自动输入的功能。请问如何解决？

Excel中可以通过设置单元格的格式，实现自动输入货币单位的功能。操作步骤如下： ①选定所有要自动设置单元格的格式，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择[设置单元格格式]，如图2---1---100所示。

②在弹出的“单元格格式”窗口中，选择“分类”中的“货币”，然后在右边的“货币符号”中选择需要货币单位符号，如图2---1---101所示。选择好之后，按“确定”铵钮。这样，以后在这个单元格中输入数字时，就会自动添加我们选定的货币单位符号了。

忘记了密码，无法修改Excel文件

先前在Excel 97设置了表格密码保护，现在要修改表格，却忘记了密码。请问有什么方法可清除或找回密码？

可以使用专门清除Excel密码的软件Advanced Excel 97 PassWord Recovery(下载地址：http://www.onlinedown.net/AEPR.HTM）。具体操作可以参考前文介绍的破解Word密码的方法，在此就不赘述了。

快速输入大写中文金额文字

用Excel制作财务表格，免不了要将很多金额数字以中文大写的形式输入。除了手工输入和复制粘贴之外，在Excel中还有更好、更方便快捷的输入方法吗？

通过设置单元格格式，可以让输入的数字自动转换为中文大字数字的形式。具体操作步骤如

下：

①先不管格式问题，直接按需要输入准确的阿拉伯数字，如 123.45。

②右击需要用中文大写输入数字的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”。 ③在弹出的“单元格格式”对话框中切换到“数字”选项卡。在“分类”中选择“特殊”，在“类别”中选择“中文大写数字”选项，如图2---1---102所示。

④单击“确定”按钮，先前输入的阿拉伯数字就自动变成“壹佰贰拾参点肆伍”这样的大写中文数字了。 无法“翻转表格”

有时使用Excel编辑一张表格，做到一半才发现情况和预想的不同，表格行数太多而列数太少，总之想将该表格“翻转”——行变成列，列变成行。但是Excel中好像没有这样的功能？ 下面就是在Excel中实现表格行列转置的具体操作过程：

①打开Excel文件，选中需要进行行列转换的单元格区域，如图2---1---103，单击菜单[编辑]---[复制]。

②选定要粘贴“翻转”后的表格的位置，单击鼠标右键，选择[选择性粘贴]，如图2---1---104，在弹出的“选择性粘贴”对话框选中“转置”复选框，如图2---1---105。 ③单击“确定”铵钮，即看见“翻转”后的表格，前后对比如图2---1---106。如果想删除前面的表格，只要选中后，单击右键，选择“整行删除”即可。

数据长度超过单元格宽度

在Excel中输入数据时，数据长度经常超过单元格宽度。调整起来非常麻烦？

Excel有一个“缩小字体填充”功能，可自动调整单元格内数据的长充，使之与单元格的宽度相匹配，十分方便。具体使用方法的操作步骤如下：

①选择Excel菜单下的[格式]---[单元格]选项，如图2---1---107，系统弹出“单元格格式”对话框。

②切换到“对齐”选项卡，选择“文本控制”框中的“缩字体填充”选项，如图2---1---108。

③单击“确定”按钮。这样，被选定单元格就具备了自动调节的能力。

这样设置后，当这些单元格内的数据较多，采用原有字号元法完整显示时，Excel就会自动缩小它们的字号 ，使他们能在单元格内完整显示。这样就实现了既显示所有数据，又充分利用单元格已有宽度的目标。两全其美，效果非常好。

Excel里无法输入15位以上的数字

当输入的数字超过15位时，Excel会自动将其转换成科学计数法显示。要恢复至普通显示方式：

①鼠标右键单击单元格，选择弹出菜单中的“设置单元格格式”。

②在弹出的窗口中切换到“数字”标签页，选择“分类”中的“自定义”，然后选择右边“类型”下的“0.00”即可，如图2---1---109所示。

怎么避免带“/”的数据自动变成日期

在使用Excel时，每次在单元格中输入带有“/”和“—”的数据时，都会被自动转换成日期的形式。例如我输入“8/12”或是“8—12”，回车后都会被格式化成“8月12日”，有办法避免这种情况吗？

只需要更改单元格的数据格式即可。具体操作方法如下： ①选择想输入数据的一个或多个单元格。

②选择菜单上的[格式]---[单元格]，在出现的对话框中切换到“数字”标签，选定“分类”中的“文本”，如图2--1---110，最后再点击“确定”按钮退出。

这样设置后，所有选定的单元格中输入的内容会被作为文本处理，不会再自动转换日期。

在Excel单元格中输入的字符不会自动换行

使用Excel在一个单元格中输入较长的文字段时，超出单元格的宽度时，文字不会自动换行，很难处理，怎么解决？

其实Excel提供了自动换行的功能。启用这个功能的方法如下： ①选定要自动换行的单元格，选择菜单中的[格式]---[单元格]。

②在“单元格格式”窗口中，切换到“对齐”选项卡，选定其中的“自动换行”，如图2---1---111所示，单击“确定”按钮退出。现在输入的数据就可以自动换行了。

输入公式的单元格显示错误信息

用Excel时，有时包含公式的单元格没有正确显示计算结果，而是显示了一个错误信息：“#、#、#”。

这可能是因为单元格输入的数据太长，或者单元格中公式运算得到的结果太长，超过了单元格的最大显示范围，可以通过调整列宽度来解决。

还有可能就是单元格格式不正确 。Excel中，日期和时间必须为正值，如果在单元格格式在日期或时间的单元格内输入了负数，就会显示为“#、#、#”；这种情况下应该将单元格格式设置为不是日期或时间的格式。具体设置方法可参看上一个问题的解决方法。 快速输入具备共同特征的数据

我们用Excel记录大量发票号码的时候会发现这些发票号码就有一个共性：它们总是以“NO.”开头，后面单元格则不同。这种情况下，我们怎么做才能不重复这些劳动而提高工作效率呢？

①用鼠标右键单击需要输入发票号码的单元格。

②选择弹出菜单中的“设置单元格格式”，然后在弹出的“单元格格式”窗口中切换到“数字”选项卡，然后选择“分类”下的“自定义”，如图2---1---112。在“类型”下面的选项框内点选“G/通用格式”，此时上面的文本框也会出现同样的文字：“G/通用格式”，在前面加上“NO.”使之变成“NO. G/通用格式”，最后点击“确定”，下面的选项框内就会多出一项“NO.G/通过用格式“。用这个新格式定义的单元格在输入发票号码时就不必再输入前面的文本字符串了。例如：发票号码为“NO.100020001”，你只需要输入后面的数字“100020001”，就行了，Excel会自动为你加上前面的“NO”。

怎样快速计算几个单元格数据的和

经常需要将Excel中的一些数据做一些临时求和的运算（而且有些要求和的数据不是连续放置的），并不需要得出永久性的计算结果。这种情况下用“SUM”函数求和实在太麻烦，因为每次计算出结果之后，还要将其删除，这样很容易误删除数据。请问怎么才能解决这个问题？

对于在表格中连续填定的数据，可以拖动鼠标选定这些单元格。选定后查看窗口底部的状态

栏，会看到“求和=XXXX”的字样，等号后面的数值就是选定的单元格中数据的和。对于没有在表格中连续填定的数据，可以按住CTRL键，然后用鼠标左键依次选择，选完之后，同样可以看到求和的结果。非常方便！

让Excel自动选择输入法

在Excel中输入大量中、英文混杂的数据时，切换输入法会大大影响速度。怎样让Excel自动选择输入法呢？

其实Excel可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是： ①选中使用某种输入法的一个或多个单元格，然后启动需要的输入法。

②单击菜单上的[数据]---[有效性]，如图2---1---113，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选 项卡。

③在“输入法模式”选项卡的“模式”下拉列表中选择“打开”。最后单击“确定”按钮保存设置，如图2---1---114所示。

此后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用的是哪种输入法，你需要的输入法都自动激法，用起来非常方便。

Excel中文字无法倾斜

在使用Excel的时候，有时候需要将文字调整得倾斜一点。请问如何操作？

实现这样的操作并不难。具体步骤如下： ①有鼠标右键单击要让其中文字倾斜的单元格。

②在弹出的菜单中选择“单元格格式”，在弹出的“单元格格式”对话框中切换到“对齐”选项卡，在“方向”栏中即可调整文字旋转度数，如图2---1---115所示，最后单击“确定”按钮后退出即可。

怎样保护某个单元格不被随意篡改

怎样才能单独保护某个单元格，使其无法被他人随意修改？

对于单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入的信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。 对单元格进行写保护有两种方法： 1、对单元格的输入信息进行有效性检测。 ①选定要限制输入内容的单元格。

②选择菜单上的[数据]---[有效数据]，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，使输入单元格的信息必须符合给定的条件。 2、锁定单元格，使其内容不能被改写。 ①选定需要禁止他人修改的单元格。

②选择菜单中的[格式]---[单元格]，在弹出的窗口中切换到“保护”选项卡，选中“锁定”。因为只有保护工作簿之后，隐藏、锁定单元格的功能才能生效。所以，最后在菜单中选择[工具]---[保护]，设置密码后，即锁定了单元格。 对单元格进行读保护有三种方法：

1、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格的背景颜色与字体颜色同时设为白色。这样，看起来单元格中好像是没有输入任何内容。

2、插入一幅图片，覆盖在需要保护的单元格之上。然后按照前面讲的方法锁定单元格，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中输入的数据。 3、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。

Excel中有很多空行

经常会发现要处理的Excel表格里面包含有很多空行。在进行数据整理和统计的时候特别不方便，有没有比较简便的方法能够把所有的空行一次性删除掉？

可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。具体的操作方法如下： ①在Excel表格中插入一个新的空行。

②按下CTRL+A键，选择整个工作表，用鼠标单击[数据]---[筛选]---[自动筛选]，如图2---1---116。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉菜单。在这些菜单中选择“空白，”如图2---1---117所示，一直筛选到页面内已看不到数据为止。

③确保所有数据都被选中后，单击[编辑]---[删除行]，如图2---1---118，然后按“确定”按钮，这时所有的空行都会被删除。

④单击[数据]---[筛选]---[自动筛选]，工作表中的数据就全恢复了。

插入一个空行是为了避免删除第一行数据。如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制、粘贴到原工作表的相应位置上。

PowerPoint中无法插入Flash动画和MP3音乐

①首先应该确保已经安装了Flash和Flash Player。然后启动PowerPoint，在幻灯片视图中打开要插Flash的动画。单击菜单[插入]---[对象]，如图2---1---119，打开“插入对象”对话框。

②在“插入对象”对话框中，选择“由文件创建”。单击“浏览”按钮找到并打开要插入的Flash文件，如图2---1---120。最后的返回“插入对象”窗口，单击“确定”按钮。 ③在幻灯片视图上，右击Flash文件图标。在弹出的快捷菜单上，选择[动作设置]，如图2---1---121。弹出的“动作设置”窗口中，在“单击鼠标”选项中的“对象动作”选框中选“激活内容”，如图2---1---122。

这样设置后，在放映幻灯片时单击Flash文件图标，然后点击“确定”按钮即可播放Flash动画。

项目符号图样太呆板

在用PowerPoint制作幻灯片的过程中，呆板的项目符号不会引起观众的兴趣，如何改变默认的项目符号的图样？

PowerPoint提供了在量的项目符号图样。要给某一行或几行添加项目符号，首先要选中它们。如果添加对象是一行，只要将光标定位在这一行中即可。单击菜单[格式]---[项目符号和编号]项，将出现“项目符号和编号”对话框，如图2---1---123。

如果对目前的图样仍然感到不满意，觉得图样太少的话，可以单击“图片”按钮，选择不同的图样来源，如图2---1---124，最后按“确定”按钮退出。

无法用PowerPoint演示PowerPoint文档

在Word中将文件“另存为”Web格式，然后用鼠标选择该Web文件，单击右键，在弹出的菜单中选择“打开方式”为PowerPoint即可，如图2---1---125所示。

多幅图片无法同时动作

常规的PowerPoint制作动画效果均受到顺序的限制，如果在同一张幻灯片中插入多幅图片，只能是一幅一幅地展示，当需要多幅图片动作时怎么办？

可按以下步骤操作解决此问题。

①把插入的多幅图片合理布局，在菜单栏中选择[编辑]---[全选]。

②点击绘图工具栏中的“绘图”按钮，选中[组合]，这样就将多幅图片组合成了一个对象。 ③用鼠标右键单击任意一幅图，选[自定义动画]，在弹出的对话框中设置你感兴趣的动画效果即可。

无法创建多个幻灯片模板

PowerPoint在每个演示文稿中只提供一个幻灯片模板，如果一个演示文稿中有很多幻灯片，想让它们有不同的风格，就需要分别对每个幻灯片做一；些美化工作。这就包含大量重复的枯燥工作。有没有办法在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板？

具体操作步骤如下。

①以一种你想重复的样式创建一张单独的幻灯片。

②切换到“幻灯片浏览”视图，选择想用的幻灯片模板，复制这张幻灯片，然后编辑附件中的文字和图表。

③如果你想把这些“模板”用到另一个演示文稿中，把两个文件都切换到“幻灯片浏览”视图，并排放置，然后把某“模板”幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口就可以了。

文字无法连续闪烁

在PowerPoint中利用“自定义动画”来制作闪烁字，但无论选择“中速”、“快速”还是“慢速”，文字都是一闪而逝，如做一个连续闪烁的文字？

请按以下步骤操作：

①创建文本框，设置好其中文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果。

②复制这个文本框，粘贴多个（根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数），再将这些框的位置设为一致。

③把这些文本框都设置为在前一事件1秒后播放，在动画播放后隐藏。

PowerPoint文件无法转换成Word文件

想把PowerPoint文件转换Word文件，作为资料进行进一步编辑。结果发现PowerPoint无法将PowerPoint文件另存为Word文档。

PowerPoint确实不能直接将PPT文件保存为Word文档，但可以将PPT文件另存为“RTF”或“WEB”文件，如图2---1---126，然后在Word中打开。

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