2办公软件的基本操作方法

第2章 办公软件的基本操作方法

作为人们工作、学习中一项必备的基本技能，办公软件的使用技能越来越受到大家的重视，这些操作技能在现代远程学习中必不可少。掌握办公软件的基本操作有利于学生快速地进入学习状态，减少一些因操作和使用不当而引起的不必要干扰和麻烦。本章将着重从Microsoft Word、Excel的基本操作和输入法的角度介绍一些常用的技能。

通过本章的学习，拟达到的学习目标有： ? ? ? ?

掌握word的基本操作：新建、打开、保存、输入文本等 掌握Excel的基本操作：打开、录入数据、保存和格式设定等 掌握输入法的设置及添加、删除操作 认识并掌握几种常用的输入法

2.1文字处理工具----MS Word

Microsoft Word是微软公司的Office办公软件系列之一，是目前世界上最流行的文字处理工具。它可以编排出精美的文档，方便地实现文档发送、编辑和生成网页等等。 一、新建文档

方法一：使用右键菜单来建立。在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了,如图2.1所示。

图2.1 新建文档

(2)方法二：可以通过任务栏的“开始”菜单中的新建Word文档来建立，图2.2所示。

图2.2 从“开始”处新建文档

以上两种方法都可以新建Word文档，具体采用何种方法新建文档，会因个人使用习惯而异。

方法三：当我们打开Word应用程序后后，还可以通过菜单或“新建空白文档”图标新建文档，图2.3所示。

图2.3 在打开的Word中新建文档

二、打开文档

怎么在Word应用程序中打开以前保存的文档呢？有人是先退出Word，然后去双击要打开的文件，Word就会自动启动并打开那个文件。其实打开和新建文档一样，不用退出Word也可以实现。单击工具栏上的“打开”按钮要的文档，双击就可以打开该文档了。

或者在“文件”菜单中选择“打开”选

项（图2.4），就可以打开“打开文件”对话框（图2.5），然后在相应的文件夹中找到自己需

图2.4 在“文件”的下拉菜单中选择“打开”选项

图2.5 “打开”对话框

三、输入文本

新建一个空文档后，就可以输入文本了。当输入文本时，插入点自左向右移动。

特别提示

如果输入了一个错误的字符或汉字，那么可以按Backspace键删除该错字，然后再继续输入。

Word有自动换行的功能，当输入的文字到达每行末尾时不必按Enter键，Word会自动换行，只有要另起一个新段落时才按Enter键。按Enter键表示一个段落的结束，新段落的开始，如图2.6所示。

图2.6 在Word中输入文字

扩展阅读 Word操作小技巧

1、文章快速定位

编辑比较长的文档时，经常需要大段翻页，使用鼠标拖滚动条的速度太慢，键盘的光标键或翻页键又不能精确定位，效率也比较低。这里告诉大家一个简单的方法：按着SHIFT键，在滚动条到达的目标位置单击鼠标左键，滚动条就会立刻到达目标位置。这样的翻页方法又快又准确。

2、随时查看字数

写文章时需要在写作过程中查看文章的字数，如何最快速的知道整篇文章到底有多少字呢？方法是点“工具”菜单里的“字数统计”，文章包含多少字、字符数量即可显示出来，而且还分带空格和不带空格两种信息。

3、更新语法字库

Word有一项非常有用的功能，就是可以自动检查输入的内容是否含有语法错误，这是由默认安装的微软输入法词库支持的。在写作过程中经常会遇到Word自动检测出一些词库中没有的特殊语法，如何让这些特殊用法可永久性被微软输入法识别呢？方法就是把这个特殊语法加到输入法的词库中：在被识别的错误语法上点右键，选“语法”，然后选择“词典”，在出现的“更新微软拼音输入法”对话框的 “自造词”一栏里填上特殊用法的词，最后点“注册”即可。

4、快速选择文字

如何才能快速选择要编辑的文字呢？方法如下：①选择某行：把鼠标移动到要选择的行最前面的空白处（鼠标的形状会改变），单击鼠标左键即可选中整个行；如果要选择多行，则使用同样的方法先选择第一行，从第二行起按着Ctrl键在要编辑的每一行前单击鼠标左键；②选择某段：在要选择的段前面的空白处（鼠标的形状会改变）双击鼠标左键即可选择整段。③选择所有文字：直接按住Ctrl键，同时将鼠标移动到文章的左面空白处（鼠标的形状会改变），并按下左键；或者直接在鼠标形状改变后连击三次左键。

四、文字格式的设定

文字输入完成后，常常需要对其进行格式设置，比如改变文字的大小，或文字的形状 (字体)及颜色等。文字格式的修改主要有以下几个方面:

(1)改变文字的颜色:首先选中文字然后点击快捷工具栏中的快捷图标在弹出的色谱中选择需要的颜色，单击 \确认\按纽即可，如图 2.7所示。

图 2.7 文字颜色的改变

(2 )改变文字的大小：:选中要改变大小的文字，然后点击菜单栏中的 \格式\选择字体，在弹出的对话框中选择 \字号\栏中需要的字号即可，如图 2.8所示。

图 2.8改变文字的大小

另一种改变字体的大小的方法是:选择要改变的文字,然后直接点击快捷工具栏中的字号设定快捷工具

,在弹出的选项中进行选择即可。

(3)改变字体:与改变文字的大小及颜色方法相同。

(4)改变字体间距:首先选择要改变的文字内容然后单击菜单栏中的 \格式\单击 \字体\选项在打开的 \字体\窗口中选择 \字符间距\选项框根据其中的提示选择所需要的间距大小即可如图 2.9所示。

图2.9 改变字体间距

五、段落的排版

段落的设置主要有段落的对齐方式、缩进、行间距、段前距、段后距、特殊格式 (首行缩进、悬挂缩进)等,这些都是在 “格式”菜单下的“段落”选项中弹出的“段落”设定窗口中进行设定。下面以改变行间距为例来说明段落的排版。

改变行间距:首先选择要改变的段落，然后单击菜单栏中的“格式”， 再选择“段选项，在弹出的对话框中 (图2.10)选择“缩进和间距” 在其中，在其中根据自己

的要求进行设定即可。

图 2.10段落排版

(1)行间距,即行与行之间的距离。

(2)段间距,即段落与段落之间的距离。段间距的调整有段前与段后距离的调整，是指调整段前与段后的空白值。

(3)段前距离是指一段文字前面的空白距离；段后距离是指一段文字后面的距离。段前距离与段后距离可以同时改变。

六、表格的制作

在日常工作和学习中，经常需要制作表格。表格制作的基本操作有以下四个方面: 1.插入表格

在文本中单击鼠标，确定插入表格的位置，然后在“表格”菜单栏里“插入”选项中选择“表格”选项，在弹出的“插入表格”对话框中 (图 2.11)，根据需要在“表格尺寸”相应的“行数”和“列数”中填写数值，确定后即可生成表格。当然，在这里也可以设置列宽的值。

图2.11 插入表格

2.调整表格的大小

方法一：把光标放在表格右下角的一个小正方形上，此时光标就变成了一个拖动标记，按下左键，拖动鼠标，就可以改变整个表格的大小了，拖动的同时表格中单元格的大小也会自动地调整，如图 2.12所示。

图2.12 调整表格大小的方法 (一)

方法二：把光标放到表格的框线上，光标会变成一个两边有箭头的双线标记，这时按下左键拖动鼠标，就可以改变当前框线的位置，同时也就改变了单元格的大小；按住 Alt键，还可以平滑地拖动框线，如图 2.13 所示。

图 2.13 调整表格大小的方法 (二)

特别提示

选定要改变大小的单元格，用鼠标拖动它的框线，改变的只是被拖动的框线的位置。

3.表格格式的设直

表格的格式与段落的设置很相似，有对齐、底纹和边框修饰等。

（1）对齐操作：选中整个表格，单击“格式”工具栏上的“居中”、“左对齐”等按钮

，即可调整表格中文字的对齐方式。也可在菜单栏中选择 “表格”， 再选择 “表

格属性”对表格属性进行设置，如图 2.14所示。

图 2.14对齐操作

(2)表格添加底纹：选中要修改的表格单元格，单击鼠标右键，选中“边框和底纹”命令，在其后出现的“边框和底纹”窗口中单击“底纹”选项，选择颜色即可，如图 2.15所示。

图2.15 为表格添加底纹

(1) Word提供了表格自动套用格式的功能。单击“表格”菜单栏里“自动套用格式”选项，打开“自动套用格式”对话框，选择格式，单击“确定”按钮，表格的格式就自动设直好了。常用的格式从这里都可找到。

(2) 如果要在单元格之间加一些间隙，只需要在表格中单击右键，选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框，单击“选项”按钮，选中“允许调整羊元格间距”复选框，在后面的数字框中输入“0.1”，单击“确定”按钮，回到表格属性对话框，单击“确定”即可。

七、文档的保存 1.保存新建文档

当文档输入完毕后，输入的内容是驻留在计算机内存中的。为了永久保存所建立的文档，在退出Word前应将输入的内容保存起来。保存文档的方法有如下几种： （1）单击“常用”工具栏中的“保存”按钮。

（2）单击“文件”下拉菜单中的“保存”命令，如图2.16所示。

图 2.16“文件”下拉菜单中的 “保存”命令

当对新建的文档第—次进行“保存”时，此时的“保存”命令相当于“另存为”命令，会出现如图2.17所示的“另存为”对话框。用户应在对话框的“保存位置”列表框中选定所要保存文档的各文件夹，在“文件名”列表框中键入具体的文件名，然后单击“保存”按钮，执行保存操作。文档保存后，该文档窗口并没有关闭，用户可以继续输入或编辑该文档。

图2.17 “另存为”对话框

(3 )直接按快捷键 “Ctrl+S”。 2.保存已有的文档

对已有的文件打开和修改后，同样可用上述方法将修改后的文档以原来的文件名保存在原来的文件夹中。此时不再出现“另存为”对话框。

特别提示

要养成随时保存文档的习惯，尤其是在输入或编辑一个大文档时，最好能随时保存文档，以免计算机的意外故障引起文档内容的丢失。

3.用另一文档名保存文档

单击“文件”菜单中的“另存为?”命令可将文件以另一个不同的名字保存起来。例如：当前正在编辑的文档名为1.doc，如果既想保存原来的文档1.doc，又想把编辑修改后的文档另存为一个名为2.doc的文档，那么就可以使用“另存为?”的命令。执行“另存为?”命令后，打开如图2.17所示的“另存为?”对话框，后面的操作相同。

4. 保存多个文档

如果想要一次操作保存多个已编辑修改了的文档，最简便的方法是：按住Shift键的同时单击“文件”菜单项，打开“文件”下拉菜单，这时菜单中的“保存”命令已改变为“全部保存”命令；单击“全部保存”命令可以实现一次操作保存多个文档,如图2.18所示。

图2.18 单击“全部保存”命令实现一次操作保存多个文档 八、关闭和退出文档

或者单击标题栏右端的“关闭按钮”。

关闭文档可以选择 “文件”下拉菜单中的“关闭” (图2.19)，或“退出” (图2.20)，

图2.19 “关闭”文档

图2.20 “退出”文档

本节小结

本节分别从文件的新建、打开、保存等角度介绍了Word的基本操作，当然，这只是Word应用中的冰山一角，Word的功能还非常强大，因此，在学好这些基本功能后，不妨再学习一下Word的其他功能。

* 学习心得 *

2.2 电子表格的制作与管理软件-----MS Excel

Excel是Microsoft Office的另一个组件，是功能强大的电子表格处理软件，它与文本处理软件的差别在于它能够运算复杂的公式，并且有条理地显示结果。本节简单介绍一些有关Excel的基本操作。 一、打开Excel表格

如果要打开Excel的表格，可以在开始菜单中选择“程序”----Office2003----Excel2003即可，如图2.21所示。

图 2.21 Excel的表格的打开

二、输入数据

在 Excel的中,数据类型可以是文本、数字、日期、时间和公式等。而且数据一旦被输入到 Excel的中，Excel的就会按照默认的情况来区分输入的是数字还是文本,这给使用者带来极大的方便。在图2.22中，选定要输入数据的单元格，双击该单元格即可进行数据的输入。

在Excel中，数据表行的序号用数字来表示：如1、12和23等。数据表列的序号用大写的英文字母表示，如A、B、C等。因此，每个单元格都可以有一个序号，如图2.22所选中的单元格A1，即表示第一列第一行的单元。

图2.22 在Excel表格中输入数据

Excel的录入技巧

1.单元格区域内换行

将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如 A10内容很长，欲将其显示在 A至 C列之内，步骤为：选定区域 A10: C12 (先选 A10)选择 “编辑”菜单之 “填充”的 “内容重排”， A10内容就会分布在 A10: C12 区域中。此法特别适合用于表格内的注释。 2.多次输入的特殊符号

有时在一张工作表中要多次输入一些特殊符号 (如◆)，非常麻烦，可以采用一次性替换的方法来解决：首先，在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替 (如﹡)，请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开 “编辑”菜单中的 “替换” ，在 “替换”对话框中的 “查找内容”框中输入代替的字符“﹡”，在“替换值”框中输入 “◆”， 取消 “羊元格匹配”的选择，然后按 “全部替换”按钮，可一次性全部替换完毕。 三.表格填充

Excel中录入数据时，经常会遇到一些有规律的数据，我们可以使用自动填充功能来完成。先选中数据，鼠标移动到数据单元右下角，变成十字图标，点击左键同时下拉，放开鼠标左键后，显示自动填充框。点击右侧向下箭头，可以选择填充方式。包括复制单元格，以序列方式填充，仅填充格式，不带格式填充。

图 2.23 表格的填充

四、表格格式设定

Excel的提供了许多预定义的表样式 (或快速样式), 使用这些样式可快速套用表格格式。如果预定义的表样式不能满足需要,还可以创建并应用自定义的表样式。虽然学习者只能删除自定义的表样式,但是可以去除任何表样式,以便数据不再应用它。

下面介绍一下自动套用格式的使用。首先在工作表上选择要快速设置为表格格式的一系列单元格然后在菜单栏中选择 “格式” 单击 “自动套用格式”, 选中自己需要的格式即可,如图 2.24所示。

图 2.24自动套用格式

五、Excel的表格的保存

选择菜单栏 “文件”下的 “保存”即可如图 2.25所示。

图 2.25 保存文件

在一张工作表中,往往是既有英文又有汉字,这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法非常麻烦。如果要输入的资料很有规律性，比如这一列全是单词，那一列全是汉语解释，不妨用以下方法实现输入法之间的自动切换：

选中要输入汉字的列，单击 “数据”菜羊单，选择 “有效性… ”命令，在弹出的 “数据有效性”对话框中选中，选中“输入法模式”选项卡，在 “模式”框中选择 “关闭 (英文模式)”命令，单击 “确定”按钮。

选中要输入英文的列，在 “数据有效性”对话框中，单击 “输入法模式”选项卡，在 “模式”框中选择 “打开”命令，单击 “确定”按钮。

这样，当光标在前一列时，可以输入汉字，在下一列时，直接可以输入英文，从而实现了中英文输入方式之问的自动切换。

本节小结

本节简要介绍了 Excel的的基本操作，分别从 Excel的的开启和输入数据等角度进行说明。Excel的的功能很强大,还需要学生在应用中不断地去学习和实践。

* 学习心得 *

2.3文字的输入----常用的输入方法

“输入”是学生进行写作必经的环节，因此设置好输入法显得尤为重要。本节就输入法的打开、切换、设置、添加和删除对其进行简要介绍，以期解决如何才能更快更准确地输入文字的问题。

一、输入法的切换

输入法的切换和功能转换都可以使用快捷键。 中/英文输入法的切换方法有：

方法一：单击“任务栏”右端的“语言指示器”需的输入法。

按钮，在“输入法”列表中单击所

方法二：按组合键Ctrl+ 空格键可以在多种中/英文输入法之间切换；按组合键Ctrl + Shift可以在各种输入法之间循环切换。

在中文输入状态下，按组合键Shift + 空格键可在全角和半角之间切换。 二、输入法的设置

方法一：找到Windows操作系统桌面右下方任务栏中的语言栏，单击右键，在右键菜单中点击“设置”，在随后弹出的选项卡中就可以进行输入法及其属性的设置了（图6.12、图6.13）。

图6.26 输入法的设置

图6.27 对输入法进行属性设置

图6.28 在控制面板中对输入法进行设置

三、添加和删除输入法

为了使用更加得心应手的输入法，可以增加一些常用的输入法，在“设置”对话框中选择“添加”，会弹出图6.28所示的对话框，然后就可以增加输入法了，而输入法的删除也与上面操作大致相同。注意，如果要添加的输入法不是windows操作系统自带的，那么就需要先将新的输入法安装到电脑中。

图6.28 输入法的添加

四、为输入法定义快捷键

可以定义自己常用的输入法启动热键。在任务栏的“设置”中单击“设置”，在弹出的对话框中选择“键设置”按钮就可以进行设定了，图6.29所示。

图6.29 为输入法自定义快捷键

五、常用的中文输入法

1.智能ABC输入法（又称标准输入法）

这种输入法简单易学、快速灵活，受到用户的青睐。智能ABC是国家信息标准化委员会推荐的汉字输入方法，该输入法遵循国家语言文字的规范，按标准的汉语拼音、汉字笔画书写顺序并充分利用计算机的功能来处理汉字，该输入法默认使用“-”和“+”翻页选字。智能ABC最新版支持国标大字符集,新增大量词汇输入速度更快，图6.30是该输入法的界面。

图 6.30智能 ABC输入法操作页面

2.微软拼音输入法

微软拼音输入法采用拼音作为汉字的录入方式，即使没有经过专门的学习和培训，只要知道汉字的读音，就可以使用这一工具。

微软拼音输入法采用基于语句的连续转换方式，使用者可以不间断地键入整句话的拼音，不必关心分词和候选，既保证使用者的思维流畅，又提高了输入效率。

微软拼音输入法还提供了其他许多功能，比如自学习和自造词。通过使用这两种功能，该输入法可以在与使用者交流过程中不断学习使用者的专业术语和用词习惯，从而成为使用者得心应手的工具，图6.31是该输入法的界面。

图6.31 微软拼音输入法操作界面

3.智能陈桥五笔输入法

智能陈桥是一套功能强大的汉字输入软件，它直接支持国家GB18030标准，可输出“祎”、“堃”等不常用的汉字，是能输出汉字最多的五笔输入法。更具实用的陈桥拼音(增加了笔画输入)，具有智能提示、语句输入、语句提示及简化输入、智能选词等多项非常实用的独特技术，支持繁体汉字输出、各种符号输出、大五码汉字输出，内含丰富的词库和强大的词库管理功能。使用界面如图6.32所示。

图6.32智能陈桥五笔输入法

4.紫光拼音输入法

紫光拼音输入法是一个完全面向用户的，基于汉语拼音的中文字、词及短语输入法。提供全拼和双拼功能，并可以使用拼音的不完整输入（简拼）。双拼输入时可以实时提示双拼编码信息，无需记忆。它有大容量精选词库，收录了常用词、短语，优先显示常用字词。它还支持GBK大字符集，具有智能组词能力，对于词库中没有的词或短语，紫光拼音输入法可以搜寻相关的字和词，帮用户组成所需的词或短语，图6.33所示。该输入法默认使用“，”和“。”翻页选字。

图6.33 紫光拼音输入法操作界面

典型案例

智能ABC输入法中多字词的输入

在智能ABC输入法中，允许输入的最长词组长度为九个字。对于长度超过四个字的多字词，只需键入前五个字的拼音即可。

下面以输入“链形菜单管理”这个词为例说明多字词的输入方法：

先键入每个字的全拼音，然后翻页找到第一个字，键入该字的号码，该字显示在输入区，翻页找到下一字，键入相应的号码……，依此类推，这个多字词就显示在当前光标处，同时这个多字词亦输入到词库中。下一次再要输入这个词时，只要入“lxcdg”五个声母，提示行就显示出“链形菜单管理”。这就大大减少了输入拼音字母的个数，加快了汉字的输入速度，如图6.34所示。

图6.34 输入“链形菜单管理”的过程

信息岛

分界符的使用

有时会遇到某一个词组的声母组合正好是某一个字的全拼音，或者某一个词组的声线组合正好是另外一个声母。如xian，是“先”的全拼，也是“西安”这个词组的全拼。新拼

音输入法定义了一个分界符--单引号“’”，用它将输入的字母分开。如“西安”词组的输入可以用“xi’an”。

本节小结

本节简要介绍了输入法的相关功能，分别从输入法的开启和设置等角度进行说明，相信学生都对其有了大致了解。那么不妨现在就亲自动手设置一下自己的输入法吧！

* 学习心得 *

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/rul.html