采购部管理制度1126522965

采购部管理制度

为了完善采购部门管理工作特制定部门工作管理制度,望各位同事认真执行。

1、 采购部门在正常运作和资料齐全的情况下，所有采购订单必须在2

个工作日内配件订料完毕。

2、 采购员所订配件必须做到接到订货通知后，在一个工作日内选择供应

商、制单、审核，供应商确认完成。在下单之前电话与供应商沟通确定配件的交货时间，上报部门主管。主管对各配件交期综合分析后，统一配件订单交货期。配件交货日期基本以其中配件最长交期为基础，其他配件提前3天或同日到货。

3、 采购配件必须要3个以上供应商报价，综合分析其生产能力、品质控

制情况、货期等因素而决定供应商生产。

4、 配件订单均按固定格式填写，内容必须正确、详细清楚。任何订单如

因采购员个人疏忽大意而产生订单错误，所造成的损失均由他本人负责。

5、 配件订单一式五份，采购员自留一份。其余四份经主管整理后交仓库

一份、总经办一份、采购部门留底一份、交财务一份。（注：交财务订货单在做好月结单时一同交）。

6、 配件订单日常跟进工作：采购员要做到先期对供应商配件订料了解，

中期对供应商配件回料了解，后期对供应商交货日期了解。并对所订货物品质了解、检查。部分配件如有必要采购人员和质检人员在交货的前3天到供应商处作产品质量前期检查，争对所出现问题督促供应

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商按时解决并对出现问题上报部门主管。

7、 供应商在交货后，采购人员要督促仓库人员按时对数量确认，质检人

员对品质检查，争对问题即时与供应商联系沟通协商解决方案，督促翻修时间。

8、 采购员必须对当天配件入库数量和退货数量填入【订单配件交货数据

库】内。（注：【订单配件交货数据库】在主管电脑工作平台内） 9、 供应商配件月结单制作必须具备：①配件订单②供应商送货单③入库

单。供应商月结单在数量方面与入库单核实，单价方面与订单核实，金额正确。月结单交财务时间为每月6号，采购员上交主管时间每月4号。

10、 部门主管对各项工作时间安排，部门职员无条件服从。对在合理时间

内工作不能按时完成的可自行加班，但不补给加班费用（部门工作特别多的情况下另外）。部门职员要以公司利益第一、虚心、耐心、敬业、采购单价和供应商资料保密原则，主管可根据职员日常工作完成情况综合分析后，结合公司的奖惩制度进行奖励和惩罚或辞退。 11、 采购部所有职员，不能接受供应商回扣、红包和高消费宴请，如发现

当即辞退，情况严重触犯刑律的送交执法机关处理。

12、 订单电脑化管理：各职员都要有一个电脑工作平台，菜单目录清晰简

洁。1) 采购人员工作平台基本格式如下：

① 建立各种配件工作簿（目录包括：壳、面、带、针、的、机芯、电池、包装、吊牌，纸箱、成品钟表、杂件、对外传真、资料图片库、邮件、配件月结表）。

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② 以每种配件的生产厂家分类建立工作簿（子目录）

③ 以生产厂家生产每款建立工作表（每个工作表只能是同类配件同款号

的所有采购单）

如图： 表壳 表面 …… （目录）

丰泰 世兴隆 恒丰 …… ( 子目录)

A-0003 A-0005 A-0043 …… （ 工作表） 2)采购主管工作平台内容:

采购部门文件：采购部门订单表格、订单配件交货数据库、配件品质要求、各类供应商资料、各款配件采购成本资料表、配件月结汇总、对外传真、内部工作涵、邮件。

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