万户OA管理员使用手册

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万户ezOFFICE 专业版管理员使用手册

第 1 页共 185 页

万户ezOFFICE 协同管理平台专业版

管理员使用手册

版本：Ver2007（4.5.3）

万户网络技术有限公司

2009年4月

万户ezOFFICE 专业版管理员使用手册

第 2 页共 185 页目录

第1章系统管理 (6)

1.1 基础设置 (6)

1.1.1

系统设置 (6)

1.1.2 界面设置 (9)

1.1.3 组织管理 (9)

1.1.4 群组管理 (10)

1.1.5 角色管理 (11)

1.1.6 权限管理 (13)

1.1.7 用户管理 (14)

1.1.8 深入了解系统的权限模型 (19)

1.1.9 用户同步 (21)

1.2 自定义平台 (21)

1.2.1 自定义首页 (21)

1.2.2 自定义数据表 (28)

1.2.3 自定义表单 (36)

1.2.4 自定义模块 (38)

1.2.5 自定义频道 (44)

1.3 安全管理 (45)

1.3.1 日志 (45)

1.3.2 访问IP 设置 (46)

第2章信息管理 (48)

2.1

权限说明 ..................................................................................................................................................................... 48 2.2

栏目设置 ..................................................................................................................................................................... 49 2.3

模板设置 ..................................................................................................................................................................... 50 2.4

信息维护 ..................................................................................................................................................................... 51 2.5 办理查阅 ..................................................................................................................................................................... 52 第3章单位主页 (54)

3.1

3.2.1

栏目设置 ............................................................................................................................................................. 55 3.2.2

皮肤设置 ............................................................................................................................................................. 55 3.2.3

首页设置 ............................................................................................................................................................. 55 3.2.4 信息维护 . (56)

第4章工作流程 (57)

4.1

权限说明 ..................................................................................................................................................................... 57 4.2

流程分类 ..................................................................................................................................................................... 58 4.3 流程设置 (59)

4.3.1 新增流程 (59)

4.3.2 设置活动 (62)

4.3.3 活动关系设置 (68)

4.4 办理查阅 (70)

4.5 工作流程设置总结 (73)

4.6 效率分析 (74)

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第 3 页共 185 页 4.7 报表管理 (76)

4.7.1

使用说明 ............................................................................................................................................................. 76 4.7.2 应用举例 . (83)

第5章公文管理 (86)

5.1

5.2.1

参数设置 (89)

5.2.2 标签设置 (91)

5.2.3 主题词设置 (91)

5.2.4 签章设置 (92)

5.2.5 模板设置 (93)

5.2.6 表单设置 (97)

5.2.7 文号设置 (98)

5.2.8 流水号设置 (99)

5.2.9 机关代字设置 (100)

5.2.10 流程设置 (100)

5.2.11 办理查阅 (102)

5.3 收文管理 (103)

5.3.1 功能按钮 (103)

5.3.2 流水号设置 (103)

5.3.3 参数设置 (104)

5.3.4 表单设置 (104)

5.3.5 办理查阅 (104)

5.4 文件送审签 (105)

第6章论坛 (106)

6.1

权限说明 ................................................................................................................................................................... 106 6.2 论坛管理 ................................................................................................................................................................... 106 第7章人事管理 . (110)

7.1 人事管理 (110)

7.1.1 权限说明 (110)

7.1.2 组织结构 (113)

7.1.3 人事信息 (114)

7.1.4 培训记录 (119)

7.1.5 奖惩记录 (119)

7.1.6 考勤记录 (120)

7.1.7 绩效考核 (120)

7.1.8 工伤 (120)

7.1.9 居住证办理 (121)

7.1.10 社保及公积金缴纳 (121)

7.1.11 统计报表 (122)

7.1.12 设置 (122)

7.2 贺卡管理 (126)

7.2.1 权限说明 (126)

7.2.2 节日贺卡 (127)

7.2.3 生日贺卡 (127)

7.3 培训管理 (129)

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第 4 页共 185 页 7.3.1

权限说明 ........................................................................................................................................................... 129 7.3.2

试题库管理 ....................................................................................................................................................... 129 7.3.3 考卷管理 .. (130)

第8章综合办公 (133)

8.1 车辆管理 (133)

8.1.1 权限说明 (133)

8.1.2 设置 (133)

8.1.3 新增车辆信息 (134)

8.1.4 使用记录 (135)

8.1.5 取消用车 (137)

8.1.6 车辆费用 (137)

8.1.7 报表统计 (138)

8.1.8 反馈统计 (138)

8.2 资料管理 (138)

8.2.1 权限说明 (138)

8.2.2 设置 (139)

8.2.3 新增资料信息 (140)

8.2.4 借阅审核 (141)

8.2.5 超期资料管理 (142)

8.3 物品管理 (142)

8.3.1 权限说明 (142)

8.3.2 设置 (143)

8.3.3 采购进货 (145)

8.3.4 领用出库 (147)

8.4 网上调查 (147)

8.4.1 权限范围 (147)

8.4.2 新增网上调查 (148)

8.5 问卷调查 (149)

8.5.1 权限范围 (149)

8.5.2 问卷管理 (150)

8.5.3 答卷管理 (153)

8.6 会务管理 (154)

8.6.1 权限说明 (154)

8.6.2 会议室管理 (155)

8.6.3 使用记录 (156)

8.6.4 基础设置 (157)

8.7 设备管理 (158)

8.7.1 权限说明 (158)

8.7.2 新增设备信息 (158)

8.7.3 使用记录 (159)

8.7.4 基础设置 (160)

8.8 项目管理 (160)

8.8.1 权限说明 (160)

8.8.2 设置 (162)

第9章档案管理 (163)

9.1

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第 5 页共 185 页 9.3

类目管理 ................................................................................................................................................................... 164 9.4 档案设置 . (164)

9.4.1

参数设置 ........................................................................................................................................................... 164 9.4.2

一级类目设置 ................................................................................................................................................... 165 9.4.3

子类目设置 ....................................................................................................................................................... 165 9.4.4

借阅流程设置 ................................................................................................................................................... 166 第10章

文档管理 ............................................................................................................................................................... 168 10.1

权限说明 ................................................................................................................................................................... 168 10.2

目录管理 ................................................................................................................................................................... 168 10.3

所有文档 ................................................................................................................................................................... 170 10.4

新建文档 ................................................................................................................................................................... 172 10.5

过期文档 ................................................................................................................................................................... 173 10.6

作废文档 ................................................................................................................................................................... 173 10.7

历史文档 ................................................................................................................................................................... 173 10.8

我的接收文件 ........................................................................................................................................................... 174 10.9

发放单 ....................................................................................................................................................................... 174 10.10

借阅单 ................................................................................................................................................................... 175 10.11

统计报表 ............................................................................................................................................................... 176 10.12

办理查阅 ............................................................................................................................................................... 177 第11章

关系管理 ............................................................................................................................................................... 179 11.1

权限说明 ................................................................................................................................................................... 179 11.2

自定义数据表 ........................................................................................................................................................... 180 11.3 自定义关系 (182)

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第 6 页共 185 页

第1章系统管理

系统管理模块是具有系统管理员或者普通管理员权限的用户才可以看到的功能模块，用于对整个系统进行基础的管理操作。

系统刚安装好的时候，只有一个账号为admin 的用户（密码是111111），它只是用来做系统设置工作的；用户使用时在任何页面均不能看到和选择admin 用户；admin 用户也不能做具体功能的应用操作，如发邮件等。

1.1 基础设置

1.1.1 系统设置

在功能菜单栏点击“系统管理”，默认进入“基础设置”→“系统设置”页面：

● 附件上传：两个选项，FTP 和HTTP 。指的是系统中所有附件上传的方式。如果是FTP 方式，那么需要

建立FTP 服务。具体设置请参考《系统安装手册》。

● 附件大小：设置是否限制系统中上传的附件大小。

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第 7 页共 185 页 ● 手写意见：是否启用手写意见。如果启用了，则系统中所有审批意见的地方显示“手写签名”。点击后，

在意见输入框中可以手写，点击右上角的“签章”，可以调用在发文管理中设置的软件印章。

● 电子签章：是否启用电子签章。如果启用了，则系统中审批意见的地方显示“电子签章”。点击后，在

右上角显示“盖章”，可以调用USB 的硬件KEY 中的印章，点击右上角的“签字”，可以手写签字。

● 短信：是否启用手机短信提醒功能。手机短信需要系统已经集成了第三方电信提供商的短信功能之后，

才可以正常使用。如果启用短信，那么在所有审批流程的时候可以看到“短信提醒”选项；如果不启用，那么看不见这个选项：

● 在线感知：如果使用了腾讯RTX 即时沟通平台，那么系统中一些出现用户姓名的地方，如查看信息页

面的“已查看用户”中，都会被RTX 自动“感知”到，在姓名右侧出现头像，点击可显示一些RTX 的

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第 8 页共 185 页功能，如“发送即时消息”等。如果不启用在线感知，那么看不见头像。通过在线感知功能，可以很便捷的进行一些即时沟通操作。

● WORD 编辑：控制信息管理→发布信息时，是否显示“WORD 编辑”和“EXCEL 编辑”。

● 工作日志删除：“不允许”，即工作日志增加后就不能删除。

数内可以删除，在这个时间以外的日志不能删除。这个设计的管理意义在于保证日志的客观性，是客观记录，不能随意修改。

● 同一用户同时登录：指是否允许同一个用户在不同的客户端同时登录。

● 邮件群发：如果控制，则用户在发邮件选择收件人时，不可以选择组织和群组，只能选择用户。

● 内部联系人查看：系统中对内部联系人查看的限制有两处，除了此处，在权限管理中有内部联系人的查

看和维护权限。如果此处不控制，则所有用户都能查看全部的内部联系人的联系方式，无论在是否赋予某个用户内部联系人的查看权限。如果此处设为控制，则以赋予某个用户内部联系人的查看权限（含权限范围）为准，而没有被赋予权限的用户则不能查看内部联系人。

● 历史邮件：如果内部邮件数据量非常大，则可以启用历史邮件，并设置保存最近几天的邮件。这样，会

减轻系统压力。启用历史邮件后，收件箱和发件箱中设置天数之前的邮件会转到历史邮件中。历史邮件只能查看，不能进行回复、转发等操作。

● Html 编辑器默认字体：设置了默认字体之后，在系统中任何页面的Html 编辑器中录入文字的时候，都

默认这个字体。用户也可以再次修改字体。

● 与ezSITE 结合：和万户ezSITE 网站管理系统相结合，可以将ezOFFICE 系统中的相关信息同步到网站

上，避免重复管理。

● 容量设置：“内部邮件容量”和“网络硬盘容量”设置的是所有用户内部邮件和网络硬盘容量的默认大

小，管理员在“用户管理”中，可以对具体用户进行容量的再次设置，最终以在“用户管理”中设置的容量大小为准。如果设置某个用户的网络硬盘容量为0，则此用户在“个人办公”下不能看到“网络硬

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第 9 页共 185 页盘”。

1.1.2 界面设置

窗口标题：在这里可以设置IE 窗口左上角显示的标题，比如可以设置为“华星电子协同办公系统”。

产品LOGO ：在这里设置的LOGO ，可以在首页左上角显示。

1.1.3 组织管理

在左侧点击“组织管理”，在右侧显示所有组织以及“新增一级组织”的页面。点击某个组织，显示一个页签，可以“编辑组织”、“删除组织”、“添加子部门”。

组织简称：用于发邮件时输入用户简码回车后找到符合条件的用户的组织识别。如下图SC 为市场部的

组织简称。

可增加多级组织

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● 组织编码：用于“ezOFFICE 导入工具”导入组织和用户的时候的组织识别。

● 组织领导：在这里设置的组织领导，在工作流程活动设置中的“参与者”→“组织领导”可以调用。在

系统其他地方也可以调用，如“个人办公”→“工作日志”→“下属日志”中，组织领导可以查看下属的工作日志。

● 组织主页：如果有单位主页，“系统自带”，则在单位主页模块中可以点击此组织并打开该组织的单位主

页；如果选择“外部主页”，可输入地址，则在单位主页模块中可以点击此组织并打开该地址链接到的网页。如果设置为“无”，则点击此组织没有反应。

1.1.4 群组管理

应用举例：我们成立了一个项目小组，项目小组的成员由各个部门抽调组成，项目结束后项目小组自动解散。这种项目小组与传统的部门岗位等形成了一种网状交叉，通常称之为矩阵式组织结构。ezOFFICE 系统为用户提供了矩阵式组织结构的解决方案，群组设置是针对矩阵式组织结构设计的。

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第 11 页共 185 页

1.1.5 角色管理

管理员可以根据实际业务需要，建立各种角色。在“角色管理”中，有三个默认角色，不可删除。

1、三个默认角色

我们先介绍一下三个默认角色。

角色是对组织内某一类工作内容、性质相同或相似的人的组合，比如部门经理角色、仓库管理员角色等。角色有什么用？在下文“用户管理”中将贯穿介绍角色管理、用户管理、权限管理、数据范围以及他们之间的关系，即ezOFFICE 系统的权限模型。

● 系统管理员：在ezOFFICE 系统拥有最大权限。拥有这个权限的用户可以在功能菜单栏看见“系统管理”，

点击进入，在左侧可以看见所有系统基础管理功能。

● 普通管理员-自定义平台：指的是拥有自定义平台部分的管理权限。拥有这个权限的用户可以在功能菜

单栏看见“系统管理”，点击进入，在左侧只有“自定义平台”。

三个默认角色,

不可删除

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第 12 页共 185 页

普通管理员-用户管理：指的是拥有基础设置部分的管理权限。拥有这个权限的用户可以在功能菜单栏

看见“系统管理”，点击进入，在左侧只有“基础设置”中的部分功能。

2、如何新增角色

点击右侧的“新增”按钮，可以新增一个角色。

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第 13 页共 185 页

1.1.6 权限管理

在权限管理中，列出了系统各个模块中的所有权限，共64个。这些权限是根据每个模块的具体情况、根据实际业务管理需要而开发设计的，用户不可新增、删除。每个权限的具体含义将在每个模块说明中详细说明。

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第 14 页共 185 页

点击每个权限操作栏的修改按钮，显示了权限和角色的对应关系。当在角色管理中设置了某个角色对应某些权限之后，同时在这里也从某个权限的角度看出和所属角色之间的对应关系。相反，在这里修改某个权限和角色之间的对应关系之后，同时在角色管理中也可以从某个角色的角度看出和相关权限之间的对应关系。

1.1.7 用户管理

1、当前用户

在当前用户中，可以看到当前所有在用用户。删除用户：如果某个用户离职了，可以将这个账号删除。删除后的用户在“综合办公”→“人事信息”→“历史员工”显示。在“历史员工”中的用户账号，可以恢复。禁用用户：如果暂时禁止某个用户登录系统，可使用禁用功能。

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在右侧点击“新增”按钮，可以新增用户账号。在这里可以清楚的看到ezOFFICE 系统的权限模型：

删除用户

禁用用户

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第 16 页共 185 页

其中：

● 账号：用户登录系统的身份识别方式，不能重复。

● 用户简码：用于发邮件时快速查找用户。 ● 令牌认证：插入ezOFFICE 系统指定的身份令牌（一种USB 身份认证设备），同时输入用户名和密码才

可以登录系统。

● 特权：特权用户不受访问IP 范围的限制。详见本文档“访问IP 设置”。

● 排序：同一部门下的用户可以从1开始编码排序，排序后的用户在“选择对象”页面会按顺序显示。 ● 职务：下拉框中的选项是在“综合办公”→“人事信息”→“职务设置”中设置的。角色

用户

权限

数据范围

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第 17 页共 185 页 ● 兼职组织：可以设置用户在其他组织中兼职。

● 签名图片：可以设置签名图片，在审批流程的时候，在批示意见字段中自动显示。

● 浏览范围：当前用户在系统中打开“选择对象”页面时，显示哪些组织。一般用于限制当前用户在系

统中选择用户的范围。

● 上级领导：在流程的活动设置中，“上级领导”均从这里的设置调用。另外，上级领导可以查看下属工

作日志。

● 权限：在右侧选择角色之后，在权限下方会列出这些角色对应的所有权限。“权限”后面的下拉框选项：

本人、本组织、本组织及下属组织、全部、自定义，指的是对所有选择权限的数据范围进行批量设置。 ● 数据范围：本人、本组织、本组织及下属组织、全部、自定义，指的是这个权限所生效的数据范围。

比如管理员给行政人事部的张思思设置了工作流程的办理查阅权限，数据范围为“本组织及下属组织”，那么张思思就可以查阅行政人事部下所有用户提交的工作流程文件。

关于密码规则的说明：

密码必须为数字+字母+字符（大于等于7位），要求每三个月至少更新一次，且两年内不能和以前的密码重复。系统提前两周提醒。如果没有修改，则每次登录时都会提示剩余天数。如果到期仍不修改，则系统自动禁用此用户。

如果用户密码输错六次，则系统自动禁用此用户。

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密码修改提醒：登录后判断是否初始密码，如果是沿用目前的提醒；如果不是则判断是否启用了密码规则，如果是则判断当前密码是否近3个月未修改，如果未修改则提前2周进行提醒。

提示：您的密码90的帐号，请联系系统管理员开通提示：

2、禁用用户

在“当前用户”中我们讲到了如何禁用用户。

在“禁用用户”中显示了所有被禁用的用户。系统管理员可以看到列表中所有被禁用的用户，普通管理员只

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第 19 页共 185 页能看到授权范围内的禁用用户。恢复：可以对多个用户进行恢复操作，恢复后的用户转移到“当前用户”。

3、申请用户

在“申请用户”中显示了所有申请用户账号、正在等待审批的用户信息。系统管理员可以看到所有申请用户列表，普通管理员只能看到授权范围内的申请用户列表。

在哪里申请用户账号呢？在“综合办公”→“人事信息”→“在职员工”中，人事专员在新增员工的时候，可以选择是否“申请系统账号”。如果选择“申请”，那么在“申请用户”列表中就列出了等待审批的用户信息。即，人事部门先增加员工，然后向ezOFFICE 系统的管理员申请用户账号。

“申请用户”列表如下。点击操作栏修改按钮，即可打开新增用户的页面。

1.1.8 深入了解系统的权限模型

ezOFFICE 系统采用了基于角色的权限模型，权限模型图如下所示：

恢复用户

设置用户账号

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第 20 页共 185 页

图中显示了用户、角色及权限之间的关系。在ezOFFICE 系统中权限的内容和数量是固定的，角色由管理员创建，用户的所属角色由管理员分配。用户与角色、角色与权限之间都是多对多的关系。一个角色拥有多个权限，一个用户又拥有多个角色，这个用户同时也拥有了多种权限（这里的权限指每个角色拥有权限的总和）。一个角色可以被不同的用户同时拥有，一个权限也可以被不同用户同时拥有。

在ezOFFICE 系统中的权限模型中，还有第四维“数据范围”。在新增用户账号页面，我们看到了这思维权限模型各要素之间的关系。通过四维权限模型，我们可以很精准的为系统中的每个账号、实际业务中的各种角色进行功能权限的定位。

基于角色的权限模型的设计有什么好处呢？我们举一个例子来说明。所有的部门经理在实际工作中的权限大致相同，那么在ezOFFICE 系统中的权限也大致相同，那么我们可以建立一个部门经理角色，将这些部门经理都纳入到这个角色中。这样，我们可以将部门经理需要的功能权限直接赋予这个角色，而不用一个一个地赋予每个部门经理个人。另外，当部门经理发生部门调整，或者离职等情况，我们只需要将他的账号从角色中去掉即可。

拥有“系统管理员”权限的用户，并不等于拥有了系统中的所有权限，不过，系统管理员可以在系统管理模块中设置权限（包括所有权限）。所以，可以这样理解，有系统管理员权限的用户还需要通过赋予自己很多具体权限，才拥有具体功能的权限。

拥有“普通管理员-用户管理”权限的用户，可以新增角色、给角色赋予所有权限、将所有建立的角色分配给用户，这样是不是和系统管理员权限一样了？答案是否定的。拥有“普通管理员-用户管理”权限的用户所做的关于角色、权限、用户的分配管理工作，其默认数据范围都是此普通管理员所管理范围内的组织及其下属组织。比如，某用户是惠州电子厂的普通管理员，那么他给惠州电子厂的某个用户赋予了工作流程的办理查阅权限，那么默认权限范围是：查阅惠州电子厂及其下属组织的用户发起的工作流程文件，而不能查阅其他组织的用户发起的工作流程文件。

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第 21 页共 185 页 1.1.9 用户同步

只有admin 用户才可以看到“用户同步”。

如果同时使用了第三方即时沟通软件，那么通过“用户同步”可以将ezOFFICE 系统的组织和用户同步到即时沟通软件中，这样就避免了重复初始化和日常管理。

其中，全部同步是指全部同步组织和用户数据，增量同步是指在上次同步的基础上对新近变化的组织和用户进行同步。

1.2 自定义平台

1.2.1 自定义首页

在右侧点击“新增”按钮，可针对不同用户群增加不同的首页布局，比如可以给公司领导、公司本部、分支机构设置不同的首页。当要新建的首页很多，而且很相似，那么可以“复制首页”，再进行细节修改。

新增一个首页布局名称之后，点击操作栏编辑按钮，进入首页布局的编辑设计页面：

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