作业合同管理须知(HNHS╱MI24)

文件编号：HNHS/MI24版 本 号：A/0

受控 受控号： / 生效日期：2011.09.15

某某港航控股有限公司 质量环境和职业健康安全管理体系

作业合同管理须知

目 录 0修改批准页 1目的 2适用范围 3术语和缩写

4职责和权限 5工作程序 6相关/支持性文件 7附录 文件编号：HNHS/MI24 作业合同管理须知 版本号A/0

0.修改批准页

版本号 A/0 生效日期 2011.09.15 修改页次 -- 修 改 理 由 新编

A/0 版本号 编 写 审 核

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1. 目的

通过对公司的合同管理，明确内部管理权限，预防和降低经营风险，确保合同编制、评审的规范性。

2.适用范围

本管理须知适用于公司所签订的生产业务合同。其指：

1) 货物装卸合同（普通货物装卸合同、超长规货物装卸合同、及轮渡装卸合同）、

危险品货物装卸合同（一级危险货物装卸合同、其它危险货物装卸合同）； 2) 仓储租赁合同、堆场出租合同； 3) 劳务分包合同； 4) 水路旅客运输合同； 5) 水路货物运输合同；

6) 协议（包括船舶代理协议、货物代理协议、期货交割库协议等）； 7) 其它生产业务合同。

3.术语和缩写

3.1本文件采用ISO9001:2008、ISO14001:2004、GB/T28001:2001管理标准和《管理手册》的术语和缩写。

3.1合同评审：为了确认能够保质保量地完成订单，对生产能力和物料进行确认，扫除生产过程中的不确定因素，避免因生产过程中出现解决不了的问题而影响产品质量和交货时间的一项活动。

3.3合同审批：公司领导和相关部门按照职责和权限对草拟合同进行的审核和批准。

4.职责与权限

部门/岗位 生产业务部 企业管理部 安全质量部 法律事务室 生产单位 职责和权限 1. 负责对生产业务合同的归口管理； 涉及公司资产合作的生产业务合同的审核。 对涉及公司安全生产的生产业务合同的审核。 负责对公司生产业务合同的合法性、规范性、严密性审核。 负责对除生产业务部所属范围之外的生产业务合同的编制、签订和管理。 生效日期：2011.09.15 某某港航控股有限公司 第 3 页 共 14 页

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5．工作程序

生效日期：2011.09.15 作业合同管理业务流程图

业务洽谈拟定合同部门审核/确认NYN合同评审是否通过NY批 准签 订Y实 施更 改YN管理/归档某某港航控股有限公司 第 4 页 共 14 页

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5.1合同的洽谈

5.1.1由生产业务部负责洽谈的生产业务合同 生产业务合同的分类：

1）货物装卸合同（普通货物装卸合同、超常规货物装卸合同及轮渡装卸车合同）； 2）危险品货物装卸合同（一级危险货物合同；其它危险货物合同）； 3）理货合同（外贸货物理货合同；内贸货物理货合同；特殊要求理货合同）； 4）劳务外包合同； 5）水路旅客运输合同； 6）水路货物运输合同；

7）船舶代理协议、货物代理协议、期货交割库协议、白糖电子交割协议、集装箱运输协议等港口业务协议； 8）一级危险货物格式合同；

9）除上述列名合同以外的其他涉及主营业务的生产业务合同。 5.1.2由各生产单位负责洽谈的业务合同 生产业务合同的洽谈：

1）除一级危险货物以外的格式合同由生产单位负责洽谈并组织实施。

2）各生产单位在其经营范围内，负责上述条款规定之外的非格式合同的洽谈。 5.1.3对外生产业务合作合同。如果合同有涉及公司资产合作、环境因素和危险源及安全生产内容的，生产业务部应征求企业管理部和安全质量部/工程信息部意见后，再与合同对方洽谈。

5.2合同的草拟

5.2.1格式合同的草拟由生产业务部负责。 5.2.2非格式合同的草拟由合同洽谈单位负责。

5.3.3合同的条款应得到本部门/单位的确认后方能按《合同管理办法》的相关规定递交相关部门进行评审。

5.3合同评审 5.3.1顾客要求的识别

1）对服务要求（包括明示的和隐含的要求）识别要完整；

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2）识别顾客的特殊要求。

5.3.2公司各部门/单位还应明确以下要求：

1）与服务有关的义务，包括法律、法规和行政规章要求。 2）在服务、交付、维修和维护保障方面的要求。

3）本公司确定的其它附加要求（如本公司的规程、规章、标准等）。 4）在环境因素和危险源控制和防护方面的要求。 5）因货物性质造成环境危害责任认定和处理要求。 5.3.3合同评审

5.3.3.1合同在签订之前，公司必须对合同进行评审： 1）顾客对服务的要求已得到明确规定的。

2）在顾客未提供书面文件时，接受顾客要求前，须以适当的方式得到有效确认。 3）与以前表述不一致的合同或订单的要求已妥善解决。 4）公司有能力满足已明确规定的顾客的要求。 5）明确规定顾客需承担责任。

5.3.3.2格式合同在签订之前，生产单位商务室应对上述5.3.3.1条款进行合同评审并签署意见或加盖评审章。

5.3.3.3非格式合同在送审之前，合同草拟单位需对上述5.3.3.1条款要求进行评审，在送审稿上签署意见。

5.3.4如合同评审未能通过则按5.2项要求处理。

5.4 合同审批

5.4.1合同审批按以下的方式进行：

5.4.1.1格式合同样表及背书的草拟和审批按以下流程进行:

公司生产业务部按交通部及《合同法》的有关规定草拟格式合同样表及背书，并填制《某某港航控股有限公司格式合同（样表）审批表》（RHNHS/MI24-02），按公司《合同管理规定》要求递交法律室对合同格式及背书条款进行法律审核后报分管副总裁审批；如是交通部等政府推荐或强制执行的格式合同样表，则根据相关的法律规定草拟相关的背书并递交法律事务室审核后报分管副总裁审批。 5.4.1.2非格式合同的审批程序如下：

责任单位草拟并填写《某某港航控股有限公司合同(协议)审批表》（RHNHS/MI24-01），

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并按公司《合同管理规定》递交法律室出具法律意见书，企业管理部对涉及资产部分内容进行审核，安全质量部和工程信息部对涉及安全生产、环境因素和危险源控制部分内容进行审核。

5.4.1.3生产业务合同审批权限如下：

1) 负责对公司除仓储租赁、堆场出租、劳务外包等码头生产作业方面的对外合作项目合同以外的期限为一年以上（含一年）或一次性、单航次或租赁期1个月以下，资产原值500万元以下生产业务合同的递审及签订； 2) 合同期限1-3年； 3) 合同期限3年以上；

5.4.2对于生产业务部负责草拟的生产业务合同的印章使用则按《关于加强合同签订和印章使用管理有关规定事项的通知》（海南港航字[2006]127号）及《某某港航控股有限公司印章管理规定》（海南港秀字[2006]134号）的有关规定处理。

5.5合同的签订

5.5.1生产单位商务室主任与作业委托人签订《港口货物作业合同》（RHNHS/MI24-03）。 5.5.2由生产业务部负责洽谈的非格式合同由分管副总裁或总裁/总裁办公会指定责任单位负责与合同责任方签订。

5.5.3由生产单位负责洽谈的非格式合同由生产单位法人或法人授权人与合同责任方签订，并报生产业务部备案。

5.5.4当合同对方发生变化时则按5.1项要求处理。

5.6合同的实施

5.6.1格式合同的实施由生产单位组织实施。 5.6.2非格式合同的实施：

5.6.2.1由生产业务部负责签订的，生产业务部负责组织，并指定相关单位实施。同时应将合同的副本抄送实施单位作为执行的依据。

5.6.2.2由生产单位负责签订的，生产单位负责组织实施，生产业务部负责合同执行过程的监督。

5.6.3合同在实施过程中，由于环境或合同双方发生变化等原因导致合同执行条件改变时，按5.1项要求处理。

生效日期：2011.09.15 某某港航控股有限公司 第 7 页 共 14 页

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5.7合同的管理/归档 5.7.1纠纷处理

在合同执行过程中，生产业务部及各生产单位应对合同执行的监控，对发生合同纠纷事件要及时处理，各责任单位应积极与合作方沟通协商解决；同时上报公司生产业务部及法律事务部，协商解决的按5.1项要求处理。发生重大事件时生产业务部应及时向分管副总裁汇报，无法协商的应按《民法通则》及《合同法》等法律法规的规定处理。 5.7.2合同的日常管理

5.7.2.1生产业务部作为公司的生产业务合同的管理部门，应设专门的合同管理岗位，将与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）应当附在《客户档案》（RHNHS/MI24-04）卷内存档，合同履行终止后，统一存档保管，按《档案管理规定》（HNHS/MI04）办理。

5.7.2.2非格式合同在实施后的10天内，各生产单位应将合同文本报送生产业务部归档备案。

5.7.2.3生产业务部每半年将对各生产单位的合同管理情况进行一次抽检；各生产单位应设专人负责合同的管理工作。具体抽检内容及奖罚按公司制度汇编《某某港航控股有限公司生产业务合同管理办法》（海南港航字[2006]175号）及《某某港航控股有限公司合同管理规定》执行。

5.7.2.4为保持顾客信息的有效，各单位每半年至少一次对顾客档案进行更新，并将更新的顾客档案报生产业务部备案。

6．相关/支持性文件

6.1《港口货物作业规则》（中华人民共和国交通部2001年1月1日） 6.2《国内水路货物运输规则》（中华人民共和国交通部2001年1月1日） 6.3《水路包装危险货物运输规则》(交通部1996年第10号令)

6.4《港口费收规则》（内贸部分）（交通部2005年8月1日交通部令2005年第8号） 6.5《港口费收规则》（外贸部分）（交通部2002年1月1日交通部令2001年第11号） 6.6《中华人民共和国水路运输服务业管理规定》（交通部2009年4月20日）（更改） 6.7《全国主要外贸港口引航距离、拖轮辅助作业时间手册》（交通部1997年第3号令） 6.8《上海期货交易所章程、交易规则及实施细则》

生效日期：2011.09.15 某某港航控股有限公司 第 8 页 共 14 页

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6.9《档案管理规定》（HNHS/MI04）

6.10《关于成套设备及重大件货物统一对外报价的通知》（海南港航字[2005]21号） 6.11《关于调整我司内贸货物港口作业收费标准的通知》（2011年3月15日执行，生产业务部）

6.12《关于加强合同签订和印章使用管理有关规定事项的通知》（海南港航字[2006]127号）

6.13《某某港航控股有限公司印章管理规定》（海南港秀字[2006]134号） 6.14《某某港航控股有限公司合同管理规定》 7.附录

7.1《某某港航控股有限公司合同(协议)审批表》（RHNHS/MI24-01） 7.2《某某港航控股有限公司格式合同（样表）审批表》（RHNHS/MI24-02） 7.3《港口货物作业合同》（RHNHS/MI24-03）

7.4《某某港航控股有限公司客户档案》（RHNHS/MI24-04）

生效日期：2011.09.15 某某港航控股有限公司 第 9 页 共 14 页

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格式号RHNHS/MI24-01

某某港航控股有限公司合同（协议）审批表

送审 内容 送审 单位 联系人 负责人（签名） 联系电话 送审单位填写栏送审 日期 在下列选项中，适用选项在“□”打“╳”，不适用选项在“□”打“—”；复印件应同须加盖公章。 时提□1.营业执照、资质证书复印件；□2.法人代表证明书； □3.税务登记证复印件； 供的□4.组织机构代码证复印件； □5.法人身份证复印件；□6.法人授权委托书； 材料 □7.招标项目须附对方中标通知书、开评标会议记录及开评标报告。 合同 范本 拟办意见 合同初审 合同复审 领导批示 收文意见

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格式号RHNHS/MI24-02

某某港航控股有限公司格式合同（样表）审批表

送审内容 送审日期 联系人 联系电话 送审单位 盖章： 年 月 日 办公室意见 盖章： 年 月 日 法律室意见 盖章： 年 月 日 分管副总裁审批 备注 生效日期：2011.09.15 某某港航控股有限公司 第 11 页 共 14 页

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格式号：RHNHS/MI24-03

作业委托人、港口经营人、货物接收人的有 关权利、义务，适用《港口货物作业规则 》

港 口 作 业 合 同

□普通货物 □危险货物

体 积 （长×宽×高m） 作业方式 作业费用及结算方式 编号：

港 口 经 营 人 作 业 项 目 货物交接 地点和时间 到 达 港 名 称 地址、电话 作 业 名 称 委托人 地址、电话 货 物 名 称 接收人 地址、电话 船 名 航 次 起运港 提/运单 号 发货符号 货 名 件 数 包 装 重 量 （ 吨 ） 其 他 约 定 说明：1.本合同格式适用于单次港口作业合同； 作业委托人（签章） 港口经营人（签章） 2.本合同为格式合同，作业委托人在签 经办人： 约时应详细了解本合同背书条款。 年 月 日 年 月 日

生效日期：2011.09.15 某某港航控股有限公司 第 12页 共14页

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作业委托人须知

本合同根据《中华人民共和国合同法》和交通部《港口货物作业规则》的有关规定订立，以下条款经当事人双方约定，供双方当事人共同遵守： 1、 本合同各方当事人的权利和义务符合《合同法》及《港口货物作业规则》的有关规定。

2、 本合同背书经当事人双方约定，港口经营人对以下原因造成的货物损坏、灭失或迟延交付不承担赔偿责任。 （1）不可抗力；

（2）货物的自然属性和潜在缺陷； （3）货物的自然减量和合理损耗； （4）包装不符合要求；

（5）包装完好但货物与港口经营人签发的收据记载内容不符； （6）作业委托人申报的货物重量不准确； （7）普通货物中夹带危险、流质、易腐货物； （8）作业委托人、货物接收人的其他过错。

3、作业委托人应当在货物的外包装或者表面清楚、牢固、正确地制作识别标志和储运指示标志，否则由此导致货物的损坏、灭失、迟延交付或错运、错交，港口经营人不承担赔偿责任；对因此造成港口经营人的损失，作业委托人负责赔偿。

4、作业委托人应预付港口作业费用，多退少补；作业委托人因拒付或少付港口作业费用，或港口经营人在作业过程中对货物垫付必要的费用，作业委托人又没有提供适当的担保的，港口经营人有权对该作业委托人项下的货物行使留置权，由此产生的后果由作业委托人负责。

5、危险货物的作业，作业委托人应当按照有关危险货物运输的规定，妥善包装，制作危险货物标志和标签，并将其正式名称和危害性质以及必要时应当采取的预防措施书面通知港口经营人。

6、港口经营人知道危险货物的性质并已同意作业的，仍然可以在该项货物对港口措施、人员或者其他货物构成实际危险时，停止作业，销毁货物或使之不能为害，而不承担赔偿责任。

7、散装货物以重量交接，其他货物按件交接。

8、在散装货物装卸作业时，未经船舶水尺计量或港口经技术监督部门检验合格的计量器具，港口经营人按外贸进货物口舱单或货物交接清单等有关单证中载明的货物重量与船舶交接，港口经营人负责原来、原转、原交，有关单证中载明的货物重量和作业委托人所有其他申请使用港口计量器具的数据对港口经营人不构成其交接货物重量的证据。

9、作业委托人应保证第三方按合同的约定交付或接收货物。

10、货物接收人没有在约定或者规定的时间内接收货物，港口经营人可以依照有关规定将货物转栈储存，有关费用、风险由作业委托人承担。 11、本合同在执行过程中出现争议的，由双方当事人协商解决，或依法向港口经营人所在地海事法院提起诉讼。

生效日期：2011.09.15 某某港航控股有限公司 第 13 页 共 14 页

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格式号：RHNHS/MI24-04

某某港航控股有限公司客户档案表

编号： 企业名称 企业类型 企业负责人 手 机 业务联系人 及职务 手 机 公司地址 是否为长期客户 客户级别 办公电话 E-mail 办公电话 E-mail □普通 □VIP 近两年在港的业务量情况：（主要货种及数量） 缴付港口费用情况及信用评价： 备 注 填制单位：

填报时间：

生效日期：2011.09.15 某某港航控股有限公司 第 14页 共14页

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