企业电子邮件沟通规范及技巧

企业电子邮件沟通规范及及技巧

一、推荐使用电子邮件的情况

1. 2. 3. 4. 5.

正式的工作汇报，对内/对外 信息的传递和工作安排

难以简单使用口头表达说明清楚的事项 需要获得部门之间配合的事项 没有见面交流条件的其他交流内容

二、邮件发送的对象

收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。 秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。 各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。

※ 只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以

免造成不必要的困扰和垃圾邮件

项目关键时间节点汇报文件、图纸

一般由主案亲自发送，主送给甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由设计师直接发送，需同时抄送主案 项目关键会议后的纪要

由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员 项目阶段成果确认函

按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描 寻求内部跨部门支持

主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级

其他情况待补充

三、邮件内容规范

标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括 收件人：参照上面说明 抄送：参照上面说明

正文：

1. 如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式

如果是新发送的邮件，简要说明信件是对甲方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出

2. 我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述

3. 如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送

4. 说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点

注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认 重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员

1.

能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事，实而不是感受，或其他个性和

3§正式工作报告、通知

§部门之间事务往来，需要留下书面资料的 §知识推荐和信息传递

§没有见面交流条件的其他交流内容 §难以简单用口头表达说明清楚的事项

的信息提供给需要的人。在商务交

往中要尊重一个人首先就要懂得替他节省时间。

3§恰当地称呼收件者

ALL。但有中

高层领导时要注意, –

–

不宜称呼姓名。§邮件开头结尾最好要有问候语

x

x先生”、“x女士”称

–最简单的开头写一个“HI

尾常见的写个Thanks and Best Regards.

–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 – –

段的重点。

–

3月7

8

不同而产生误会。§Email正文多用1234 –

大论。

–

Email

4§邮件

1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

把拼写检查功能打开; 如果是中文Email

弱智同音别字。

–

写是否有错误。§选择便于阅度的字号和字体 –

§合理提示重要信息

–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些

–

§不要随意使用:-) 重。

5

–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同 –

否充足–立场是否一致5§Dear all:大家下午好!

3月18日-4月4

期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事

10号字即可。不要用稀奇古怪

–资源是

何宝庆员处理。 §PS

§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。

然后继续休假。

§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。 §总结

5§Dear all:大家下午好!

3月18日-4月4

期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事

何宝庆员处理。 §PS

§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。

然后继续休假。

§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。

§总结

的主要目的

§邮件内容里不可缺少的三个部分–

供哪些信息

–我希望对方采取哪些行动措施

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