本科生新生入学登记表归档
更新时间:2023-10-13 03:43:01 阅读量: 综合文库 文档下载
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本科生新生入学登记表归档指南
一、归档范围
全校各类培养方式的本科生新生入学登记表。 二、整理流程及要求 1.排序及组件
将新生入学登记表按“学院——班”分放,班号按升序排列,根据文件材料的数量,按不超过30mm厚度分为一本(件)或若干本(件),零散的文件用夹子临时固定。
2.加盖公章
新生入学登记表必须加盖“学工处招生办公室章”,要求印章边缘和字迹必须清晰,并将其盖在学生照片与登记表之间。 3.编写页码
①以本(件)为单位编制页码。每本(件)一个流水页号,即每本材料都是从1开始编制页码,若干本不可连续编号。
②页号编写:单面材料,页码书写在材料的右下角;双面材料,正面书写在的右下角,反面书写在左下角。页码统一从目录后第一页开始编写,无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。(注:有图有字的一面算一页,无图无字的无需编页码;页码必须使用打号机或黑色签字笔编写,不能用圆珠笔、铅笔、红笔等,不得随意涂黑画×,不得有破损。)
4.编写文件目录
目录内容包括学生名单、所在班级、学号及页号(格式见附件1)。 5.修整
归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的,应予以修复;字迹模糊或易退变的,应予以复制。调整放错班号及放反、放倒的登记表,将粘贴不牢固的学生照片粘贴牢固。
6.装订
以本(件)为单位装订成册,每本厚度不超过30mm。装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件
的保护和管理;并按要求统一封面格式(格式见附件2),封面用纸统一为厚牛皮纸。
7.著录
根据档案馆提供的《著录模板》进行文件录入(著录表格式见附件3)。 8.编写档号
在装订好的文件材料的封面右上角填写档号(格式如下):
档号 序号 9.检查验收档案
完成以上工作流程以后,部门档案员通知档案馆工作人员上门检查验收,验收不合格的档案,部门档案员需进行整改。
10.上传数据并提交归档申请
经档案馆工作人员检查验收合格后,部门档案员方可登录档案馆档案管理系统,上传数据并提交归档申请。
11.打印移交目录、卷内目录和备考表
归档申请经档案馆审批通过后,部门档案员可通过档案管理系统自动生成并打印《移交目录》,一式两份(格式见附件4)。同时打印卷内目录和备考表。
三、归档时间
本科生新生入学登记表于生成年度的次年6月30日前归档。 四、归档手续
档案移交时必须填写移交目录,一式两份,经档案馆验收核对,合格后双方签字,各持一份备查。
附件: 1.目录格式 2.封面格式 3.著录表格式 4.移交目录格式
附件1:目录格式
序号 1 2 ...... 学生姓名 班号 学号 页号 备注
附件2:封面格式
档 号 序 号 中国地质大学 (武汉) 年 学院新生入学登记表 立卷单位: 起止日期: 保管期限: 密 级:
档号尺寸:
35 15
单位:mm
10
10 档 号 序 号 附件3:著录表格式
实体分类号 2016- JX13 案卷号件号 责任者 学正题名 保管期限 永久 移归交页件文件文载档单数 数 时间 本 体 时位 间 学工处 1 XXXX XXXX 原件 纸张 密级 备注 中国地质大学(武汉)学工处2016年XX学院新生入学登记表 1 工处 公开 ......
附件4:移交目录格式
本科生新生入学登记表 移交目录
序号 1 2 ...... 档号 文件题名
件数 页数 载体 密级 备注 移交单位(盖章): 档案馆接收人(签字):
移交人(签字): 交接时间:
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