浅谈高校教学档案管理工作中存在的问题及解决对策

浅谈高校教学档案管理工作中存在的问题及解决对策李俊连摘要：高等院校教学档案是学校教学活动和教学管理工作的原始记录，它是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据。本文结合笔者工作实际，分析了 ' 5今高校教学档案管理中存在的问题，并对如何加强高校教学档案管理工作提出了几点对策。 -

关键词：高等院校；教学档案；管理；对策1、前言

高等院校教学档案是在学校管理活动中形成的一种专门档案，是教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的、具有保存价值的教学文件材料。这些档案材料是广大教师和教学管理工作者的劳动成果和智慧的结晶，是学校教育事业发展的原始记录，也是高校领导掌握学校过去历史，了解学校现状，决策学校未来的重要资源。高等院校教学档案的管理不仅是高校档案管理工作中的重要组成部分，同时，高校的教学档案也是对高校教学进行评估的重要内容之一。随着我国高等教育事业的不断发展深化，由于各种原因，当前一些高校的教学档案存在着一定问题，不能准确全面地反映学校教学管理和教学实践活动的真实情况。因此，如何有效地对高校教学档案进行管理，是值得我们探索研究的课题。

此外，努力提高广大师生员工的档案意识，使高校师生了解学校教学管理信息和各种要求，要求教师主动地将各自保管的教学资料定期交院系保管。 ( 2 )加快教学档案管理工作信息化建设的步伐随着互联网技术的迅速发展，计算机网络已经成为广大师生获得信息的重要途径。因此，高等院校必须将计算机网络等先进的技术引入到档案管理工作中，将过去以纸质档案记录为主的管理模式，逐步转向以电子文件为主的管理模式，即以计算机档案数据处理为中心，新建教学档案自动化管理系统。利用档案管理软件，建立档案信息，不仅避免以往工作环节、工作程序的重复雷同，便于开发利用，而且可以提供一个公开的档案环境，便于信息更快地流通，对工作效率的提高有极大的作用。

2、当今高等院校教学档案管理工作中存在的主要问题 ( 1 )忽视日常工作中档案的收集和积累 大多数高校没有树立正确的档案管理观念，不重视教学档案管理工作。

一些高校领导对院系教学档案意识比较淡薄，只注重抓教学工作而忽视了对院系教学档案工作的管理，而忽视日常工作中档案的收集和积 累，往往是到用的时候搞突击运动。其次，各部、处、学院兼职档案人员档案意识不强，认为做好做坏一个样，造成教学档案管理工作混乱， 档案信息开发不足，服务功能不强。 ( 2 )管理手段比较落后目前，一些高校在档案管理方面还采用手动操作完成工作任务，以纸张和案卷为工具进行档案的收集、归档与检索，在向相关部门上报档案材料的时候，需要准备电子档案和纸质档案两种材料，投入了大量的财力、人力、物力，增加了工作人员的负担，严重影响档案管理工作的效率，而没有实现档案资源和档案管理过程数字化。有的即使建立的计算机检索系统，也只是利用计算机代替手工抄写案卷目录和专题目录， 造成了档案管理软件功能利用单一，自动化水平较低。 ( 3 )教学档案管理人员专业知识较为缺乏随着近年来高等院校蓬勃发展，大量的新档案不断补充，给高校档案管理工作带来新的挑战和压力，靠传统的工作手段、管理方法，已不能适应信息时代的发展需要。而目前许多高校都没有配备专职的档案管理人员，大多不是档案专业科班出身，而是由各系 (部)的教学管理人员或教学秘书兼任。这些人员没有接受过专业知识的学习，缺乏系统的档案及档案管理知识，平时做的档案收集与整理等工作仅凭经验，并没有具体的理论指导，整个档案管理工作质量也可以想象出来。 ( 4 )教学档案管理制度不健全随着《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层院系教学档案管理缺少一套完整的规章制度来保证，只是大致规定了一些需要归档的材料和内容，缺少健全的档案组织机构来监督检查。例如，档号不规范、卷案标题不明确、移交对象不明确，每到年度归档立卷时就临时安排人员搞突击运动，导致部门之间相互推诿责任。 3、提高教学档案管理工作水平的对策 ( 1 )重视教学档案的日常收集和整理高等院校各教学管理部门领导首先应加强档案意识，确保档案管理方面必要的经费开支到位，

把教学档案管理工作纳入本部门的工作计划和议事 E l程，同时通过各种宣传渠道使教师及教学管理人员对教学档案的重要性有清楚地认识。其次，档案管理人员要充分认识自身工作的重要性，以积极主动的态度投入工作，注重教学档案的日常收集和整理。

( 3 )努力提高档案管理人员的综合素质教学档案管理工作是一项综合性要求很高的工作，不仅需要档案管理人员要有较高的政治素质，而且需要有较高的专业文化。因此，要推进教学档案工作的顺利开展，首先要做好档案人才引进、培养工作，要及时引进优秀的高校档案管理专业毕业生，给档案干部队伍补充新鲜血

液。其次，要注重对在岗档案工作人员进行专业知识教育和职业道德教育，如参加交流会议、教育培训、学历教育等。通过这些教育，增强档案工作人员的敬业爱岗精神，提高档案工作管理人员的业务素质和水平。此外，在学校编制体制上给予倾斜，在经费分配上舍得投入，并鼓励档案员积极申报档案专业技术职称，使他们工作有方向，有奔头，有动力和成就感。

( 4 )规范和完善教学档案管理制度

教学档案是教学管理的重要组成部分，要根据本校实际情况，制定、完善教学档案管理工作的各项规章制度，制定档案建设目标，并确定教学档案管理人员的职权范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心。具体应采取集中分级管理相结合的方法，在学校实行二级管理制度，并建立档案管理领导小组，确实提高档案的利用率及利用价值，把档案工作与学校管理工作结合起来。其次，要定期地抽查教学档案，发现问题及时解决，定期地对院系教学档案管理进行相互交流，促进教学 档案工作的快速发展。4、结束语

高校教学档案管理工作是档案工作的核心，是学校档案管理的一个有机组成部分。要做好高校教学档案工作，相关部门和领导必须引起高

度重视，从思想上提高认识，从物质基础、制度上加强建设，提高档案管理人员的专业技术水平和职业道德。只有统一认识，各司其职，才能实现档案利用的最大化，使它更好地为发展我国的高等教育事业服务。 (作者单位：西安欧亚学院 )

参考文献：

[ 1] 莫艳云。高校教学档案管理的问题与对策[ J]。湖南城建高等专科学校学报

,2 0 0 3,1 2。 [ 2] 葛桂珍。试论高校档案信息化管理[ J]。科技情报开发与经济，2 0 0 5( 5 )。

作者简介：李俊连，女，本科，现在任职于西安欧亚学院。

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