医疗档案管理制度
更新时间:2023-06-07 06:17:01 阅读量: 实用文档 文档下载
医疗档案保管制度档案借阅制度档案室安全保密制度档案的鉴定与销毁制度档案立卷归档制度声像档案管理规定
一、档案保管制度
1、综合档案室负责全院档案(不含人事档案)的管理工作,有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
2、实行科学管理,档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统,编号科学规范、查找方便。
3、定期对档案进行检查、修复、整理,保持整洁完好。
4、档案的接收和移出都必须手续完备,室藏档案必须账物相符。
二、档案借阅制度
1、凡因机关工作需要,均可查阅与本部门工作有关的档案。
2、为了保证档案的完整与安全,利用者一般应在档案室阅览,少数特殊需要者,经批准可暂时借出使用。
3、借党委会议记录、院长办公会等会议记录、绝密档案材料,有秘密级的上级文
件以及超越原文件规定的阅读范围的档案,应由分管领导审批,必要时报请党委书记或院长审批后,方可借阅,不得摘抄。
4、凡借阅有关人员的处分、处理材料,属于一般干部、职工的,须经院办主任或档案形成部门负责人批准,属科级干部的要经党委书记批准。
5、借阅非公开的科研课题档案,本研究课题人员可直接借阅。本院其他人员和外单位查阅,须经课题组负责人签署意
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见,科研处负责人或档案室负责人同意,必要时报请分管院长审批。
6、查阅和归还档案时,应严格履行签字、登记、注销等手续,档案人员对查阅归还的档案,应仔细清点,核查无误后方可签字注销,如发现有损坏、丢失情况,应立即追究责任。
7、利用者在同一时间内,借出的案卷不宜过多,借出时间一般为一周,如要延长使用时间,需办理续借手续。
8、对档案进行摘录、翻拍和复制,要经过批准,摘录的材料仔细校对,审查后方能带去。复制品如系秘密材料,应加盖档号章,注明此材料的出处和根据。
9、上级机关和院外有关单位需要借阅档案,须持该单位介绍信,经审批同意方可查阅。如有特殊原因需要借出者,须经院办公室负责人或院领导批准。
10、档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内文件情况仔细进行清点,检查无误后方予注销
11、借阅者应承担所借阅档案材料的安全,保密责任;不得撕卷或撕去其中文件;不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批;不得随意摘抄无关的档案资料;未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者则根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。
三、档案室安全保密制度
1、档案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。
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2、未经批准,不得将档案带出档案室,档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。
3、经常检查库房和档案的安全,发现问题及时向领导报告,认真处理。
4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定,严守机密。在调换工作时,对所管的档案要办理交接手续,离职后对所了解的机密情况,不得泄露。
四、档案的鉴定与销毁制度
1、根据《中华人民共和国档案法》,编制本院各类档案的保管期限表,认真贯彻执行。
2、档案的鉴定工作,由分管院长、办公室主任、档案员和有关人员组成鉴定小组,对保管期限届满的档案,逐卷进行鉴定,对仍有继续保存价值的档案,适当提高档次,继续保存。确无保存价值或保管期满的档案,可确定销毁。
3、经过鉴定,需要销毁的档案,必须编造销毁清册,经分管领导批准后,方可销毁。
4、销毁档案时,必须由二人以上在指定地点监销,监销人员必须在销毁清册上签名盖章,并注明销毁方式和日期。
5、销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在目录中注销。
五、档案立卷归档制度
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1、凡记录反映本院职能活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料,均列为归档范围。
2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全,按立卷要求整理组卷。交档案室检查后,再编排页号,填写卷内目录,拟出案卷标题,装订。
3、编号抄目要严肃认真,案卷标题要简明扼要,正确反映卷内内容,由档案室统一书写。
4、凡立卷材料必须纸质优良,规格统一,书写规范,字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写,也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
5、每年六月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
六、文书立卷归档暂行规定
1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度,这是提高案卷质量的一个重要措施,文书立卷归档工作,是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏,直接影响到案卷的质量,文书人员必须认真做好。
2、本院党、政、工团各职能科室均为立卷单位。
3、各立卷单位必须指定专人(兼职)负责本科室的立卷工作,各科室领导要加强对立卷工作的领导,将其纳入本部门工作范围。
4、凡本院在工作活动中形成的,具有保存价值的文件材料,均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理
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完毕的文件材料,均应及时交有关部门整理立卷,不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况,应补办齐全,以保证文件材料准确、完整。
5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主,与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷,以保证归档材料的齐全、完整。本院党委和行政形成的文件及上级来文由综合档案室立卷。
6、文书立卷归档的具体要求:
①立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理,核对清楚,以保证归档的文件材料齐全、完整。
②立卷归档的文件材料,应保持它们之间的内在联系,区分保存价值,分类整理立卷。
③把文件按年度分开,不同年度的文件,不能混在一起立卷,但一些特殊性文件,分年度时可采取以下做法:前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结,放在本年度文件内,长远规划放在所针对的开头一年;连续几年的工作总结放在所针对的最后一年;跨年度的文件归于结束之年代。
④把文件按级别分开立卷,但上级对本院的批复、批转和本院对下级的批复、批转文件应在本院卷内,本院的文件材料
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在前,上、下级的文件材料在后;其余按上、下级文件分开立卷。
⑤按内容分开立卷,把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。 ⑥把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。 ⑦卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系,使卷内文件系统化的反映问题。单一问题的文件按时间顺序排列。几个问题的文件按问题结合的时间顺序排列。一份文件正本在前,定稿在后;转发文件在前,来文在后;批复在前,请示在后;有请示虽无正式批复件,但用其他形式答复或有处理结果的,要承办人员或有关人员在请示件上加以注明。排列完毕的文件材料要拆去金属订物,在右上角用铅笔编写页号,如正反两面都有文字或图表的文件材料,两面都编页号,反面编在左上角。并填写好卷内目录。 ⑧案卷标题要简明确切,正确地反映卷内文件主要内容,各立卷单位负责草拟所立案卷的标题,划定保管期限,由综合档案室统一填写。
⑨各立卷单位应按各类档案的具体要求定期向综合档案室移交。文书档案在下一年的六月底以前移交完毕,并履行移交手续。
7、为了保证案卷质量,综合档案室负责督促、检查和业务指导,协助各部门做好文书立卷工作。
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七、声像档案管理规定
1、凡是反映本院召开重要会议的照片、外事活动的照片、科研成果及开展的新技术新项目照片及DV带,在本事项结束半月内连同底片送交综合档案室统一管理
2、认真进行声像归档交接手续,照片形成单位应对照片附以简要文字说明,包括照片题目及人员排列顺序、时间、地点等。
3、宣传处送交的声像档案由综合档案室进行分类、编号,填写目录,按照片规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”相结合,辅以文字说明放置防磁柜进行保存。
4、借阅声像档案应履行借阅手续,声像档案不经允许不得翻拍,更不准涂抹损坏。档案归还时,档案管理人员要认真检查,发现以上问题,视情节轻重给予经济处罚。
5、声像档案要分级进行管理,对珍贵的历史照片列为重要保护范围,原则上不外借,工作特别需要,需经院办公室主任批准。
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