档案编码规则

附件3

档案编码规则

投资发展01 规划设计 02 市场营销 03 人力资源 04 行政管理05 财务管理 06 法律事务 07 战略运营 08 计划管理09 成本管理10 投资发展01 规划设计 02 市场营销 03 人力资源 04 行政管理 05 财务管理 06 法律事务 07 战略运营 08 计划管理09 成本管理10 项目公司 XM 各部门 各部门 各部门 各部门 集团各部门 JT 东方城置地 ZD 田园农业 NY 集团总部 JT 物业管理 WY 文旅资产 WL 田园投资 TZ 项目公司 XM 项目公司 XM 项目公司 XM 项目公司 XM

附件3

一、档号结构

全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号

（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。（详见附件4-1《全宗代码一览表》）

（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如： 09、11等。分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如： 行政文档类(WD) 01 公文 的分类代码表示为：WD〃01

（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。 （四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。

附件3

通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。 范例1：集团总部各部门

JT03 — 12WD〃01 — 01 - 001

件号（第1件）

案卷号（第1卷外部收文）

类别号（2012年行政文档类〃01公文）

全宗号（集团总部行政部） 范例2：集团下属各公司

WY01 — 12SW — 02 - 001

件号（第1件）

案卷号（第2卷捐赠纪念品）

类别号（2012年实物档案）

附件3

全宗号（北京东方城物业管理有限公司行政部） 范例3：公司各项目

ZDXM01 — WD〃02 — 02 - 001

件号（第1件）

案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公

设备的驱动程序等））

类别号（分类代码（行政文档库 资产管理类文件））

全宗号（东方城置地股份有限公司加项目代码）

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/rk5p.html