中外秘书工作比较研究

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中外秘书工作比较研究

21世纪以来，我国的企业纷纷进行了改革与重组，企业竞争力不断加强。随着改革的不断深化，我国拥有了巨大的国内和国际市场，各跨国公司竞相要在潜力无限的市场上占得一席之地。随之而来的是对我国秘书工作的一轮轮挑战和新要求。国外秘书体系比较成熟，通过国内外秘书工作的比较来找出两者之间存在的差距，找出对我国秘书工作的可借鉴之处。

秘书，是我国政府机关和企事业单位都会普遍设置的一种行政性质的职位；与此同时，在全世界范围内则是最广泛的社会职业之一，对全社会的发展起着十分重要的作用。不论是国内还是国外秘书工作的发展，都有较长的渊源，但是双方各自的发展道路和发展水平不同，这直接导致了如今中外秘书角色各具特点及存在差距的现状。国内的秘书工作的发展已有着几千年的历史，一直到中国共产党成立之前，中国历史上的秘书工作都是为历代统治阶级服务的，加上儒家思想观念深入人心，导致政府机关单位的“行政秘书”成为全国秘书的代名词，官场化的秘书工作使我国现存的秘书工作实现不了自身的突破。国外秘书的概念，形成于资产阶级革命时期，是工业社会的产物。如今，国外秘书已经发展成为一种社会职业。秘书的社会职业化，已经在发达的资本主义国家中完全实现。秘书不是官员，而是分类众多、服务领域广阔的社会职业。

一、 中外秘书工作比较 （一） 从工作特点看差异 1.国内秘书工作的特点 （1）政治性

国内的秘书工作带有较深的政治特色（一般是从事公务工作）。政治特色主要表现为，秘书主要以政策的需要，秘书经过清楚领导的意思，协助领导把事情处理好，秘书应该对党和国家的方针、政策非常清楚，并根据法律条款为领导提供建议和意见，并协助领导处理公务；公务秘书工作的开展，大多是运用政治的方法与行政的方法结合；公务秘书一般具自己的群体的特殊组织形成；秘书的选拔工作需要严格的规程，必须是是具备党员的资格，有很好的执行能力，选拔政府系统的秘书通常要求具备国家公务员的条件，而在部队的秘书人员要有军人的资格。大部分从事秘书工作的人员仅仅将秘书这一职业当作是一个过渡的平台，一个让自己获得提拔的基点，一个通往仕途的起点。

（2）从属性

从秘书的工作中可以看出，领导处于主导地位，而秘书的工作处于“从属”的地位，秘书机构主要为处于核心地位的领导服务，是管理机构的辅助组织。也就是说没有核心的领导决策机构，秘书机构也就不存在了。秘书这种从属性表现为，如果没有领导的工作，秘书的工作也就不存在了；秘书人员在工作中只能根

据领导的意思来处理事务，他们没有决策权；秘书在处理日常事务时，要根据领导的意图来做，他们决不能自己做主，这样就会超越了自己的权限。

秘书工作的特性要求他们必须与领导站在同一观点上，发挥自己的服务性，要根据领导的指示，来帮助领导处理日常工作没有时间亲自完成的内容，为领导的工作提供全面的帮助。

（3）被动性

秘书的工作还存在着“被动性”，他们要靠领导的指示来办事，其具体表现为：他们的工作要在领导的指示下来进行，有时候秘书可以主动安排一些工作，但是这些工作也需围绕领导的工作进行开展，达到领导的满意的程度。

秘书工作具有被动性，但不等于他们没有工作的主动性，他们在执行任务的时候仍然发挥自己的主动性，通过不断的努力出色完成任务。比如在领导做决策时，秘书可以适当的给出自己的意见给领导做参考，并积极提供有价值的观念给领导。

（4）综合性

秘书工作具有很强的综合性，他们做事情要考虑到多方面的因素，从全局的观点上来考虑问题，避免出现片面性；秘书工作中还有一项就是上传下达，是上司与员工的沟通的桥梁，与此同时，秘书工作还包括处理信件、撰写公文、布置会议等。

2.国外秘书工作的特点 （1）社会化和终身化

国外同样存在着秘书这一行业，他们不仅在各企事业单位，而且存在于社会当中各个领域，以美国为例，目前美国共有秘书性质的工作人员300余万人，在美国各个领域中发挥着重要的作用。由于队伍的壮大，秘书工作已不仅是一种职业，而且已发展成为一种新兴的行业。

随着秘书地位和作用日益显著，很多人把秘书这一职业当成是自己一生的追求，终身秘书也越来越多。

（2）私人化

在美国，私人秘书是一个非常常见的工作，从明星到政府官员，从老板到运动员，从律师到医生，几乎都有私人秘书，各行各业，甚至是家庭主妇。私人秘书的存在成为国外秘书工作的一大特色。

（3）主动性

由于管理人员在事业竞争中的重要性，秘书人员有了更多的参与决策过程的机会，他们的职能已经较之先前明显扩展。随着秘书私人化的普及，很多人都会直接下放一些决策的权利给秘书，使他们的主动性得以发挥，有些雇用私人秘书的人，直接将一些工作全权授予私人秘书打理。

（4）专门性

随着社会结构越来越复杂，秘书工作也越来普遍，专业化程度也越来越高，是社会各个行业的重要一个组成部分。严格来讲，每个行业都有秘书性质的工作人员，当前，许多行业秘书开始涌现出来，医疗秘书、教育秘书等已经很常见，充分地反映了秘书的专门性。

（二）从工作内容找差别 1.国内秘书工作内容

国内秘书工作内容大同小异，结合我国的实际情况，我国各个领域的秘书分为15类，他们分别负责以下工作：文书撰写、文字处理、文本制作、档案管理、

会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。其中“办文、办会、办事”是秘书最主要的工作。在国内，对秘书人员的文字功底的要求是非常高的，需要秘书能够快速、高效并准确地完成公文的撰写。

虽然秘书工作内容中有档案管理这一项，但在实际工作中，很多机关事业单位中，秘书一般都缺乏专业的素质，进而导致档案不能进行合理的分类、有效的保存和管理。

2.国外秘书工作内容

国外秘书工作（这里以香港为例）根据秘书分类的不同，则秘书的工作内容也不同。

（1）公司秘书

公司秘书可管理公司的相关文件，在老板的不在的时候代替老板处理公司事务；他们可以代表领导签字、有一定的发言权，在领导授权的范围内对事情进行决策，但他们并不能直接参与公司事务决策。这类秘书的工作内容可分为监督管理、参与决策、信息披露等。

监督管理。公司秘书要清楚公司章程对自己的约束力，对公司的日常事物要有明确地掌握，保证处理事务流程的合法性，在按着公司制度与章程的前提下，做好自己的工作，在股东大会、公司会议的时候做好记录，监督公司人员工作情况，并负责与其它部门相沟通、资产评估机构、律师事务所、证券商以及投资者、股东之间的关系，从各方面确保公司按章程合法经营。

参与决策。公司秘书有时候也参与决策工作。在国外股票市场中，秘书要及时了解股票情况，认真听取董事会和决策者对业务的办理意见，并提醒管理者、决策者需要注意的一些问题，和公司需要承担一些义务等，遵守公司的相关规定，科学、合理、及时地决策，确保上述决策信息在第一时间发布，避免公司利益受损。

信息披露。公司的管理制度在不断完善的过程中，公司的信息透明度也在不断地提高，为了提高公众投资的信心，秘书负责把公司的上市信息按着公司的规定进行及时地披露，还要对中介机构进行监督，保证他们披露信息的真实性，还要防止公司的一些保密信息不要外露，做好信息安全工作等。

（2）公司商务助理

公司商务助理一般就是秘书的职能，负责帮助经理处理日常经营中的一些事务，但他没有决策权利。他的工作主要分为两类，掌握上市公司的发展动向，比如文书的撰写、转接电话、接待来宾等一些工作；还要根据公司的安排外出办事，接送与收发各类文件，还要为领导办一些私事等，比如为公司的领导接送家人，为上司的太太送鲜花等。

（3）办公室文员

办公室文员包括销售文员、行政文员、企划文员等。在这些公司中，秘书处于最为底层的位置，主要负责根据部门经理的意思起草各类文件、修改文稿、打字、复印、收发传真等；把材料及时交给领导并传达给客户，负责员工的考勤工作；公司的档案管理、信息的收集、处理、分析等一系列的工作。

（三）从工作方式看差别 1.记录方式

国内秘书做记录时一般用笔记本，但笔记本一但记上内容之后，就很难增加和减少内容，有时候只能在旁边进行添加，看起来非常不方便。当笔记本用完后就会

丢进抽屉当中，如果再想找到一些有用信息非常困难，找起来也非常旨时间，不利工作效率的提高。

国外的秘书一般采用活页备忘录来记载信息，一旦需要增加内容时，就当是轻松地把信息写到另一页上，并按着顺序重新排列起来，当需要某些信息的时候就可以根据时间进行查找，非常方便。活页备忘录的质量很好，象卡片一样，写起东西来非常容易，并且能够随身携带。

从国内外秘书的工作习惯来看，国外秘书的工作效率更高一些。 2.出差与应酬方式

在国内，一些公司在招聘秘书的时候必须要满足“长期出差”这一条件，而出差、应酬等都是秘书一些不得以的工作，特别是“女秘书”更容易引起人们的关注。因此，秘书面临着自己爱人和上司爱人两个难题，而女秘书面临的类似问题更为突出，这也给国内秘书行业人员带来了很大的压力。所以在国内，男性秘书的受欢迎程度远远超过女性秘书，除了世俗的眼光认为女秘书肯定不光彩之外，还有许多人认为男性秘书做事更加可靠，办事更加方便，身体素质更强。另一方面，随同上司出差或应酬又在一定程度上拓展了秘书的人脉，这是一笔无形的财富。

在国外，一些女秘书在签订合同的时候就注明不与上司出差，女秘书不负责一些工作以外的事情，比如应酬、出差等，这样就不会引起双方家人的误会，也避免了公司其它人员对她们的轻视。因此，在国外女秘书一样可以得到上司太太的信任，即使有的时候不得以，必须要和异性老板一起出差，他们也会让上司带上他的爱人一同前往，这样不避免了一些问题的出现。

3.时间观念与工作效率

国内秘书的工作时间一般是八小时。有时候没有什么重要的工作，打扫卫生、为领导沏茶、整理一些文件成为上班工作的主要内容。但也有的时候很忙，甚至在晚上还是加班赶材料，因此工作缺乏稳定性。

国外秘书的工作时间大部分是七小时，实际上接近八小时，秘书一定要提前上班，为领导做好工作的准备，并对当日的工作进行安排。下班的时候他们也要晚一些，这些在公司的制度上都不能得到体现。在上班后的第一件事就是把上司当天的工作记录在备忘录上，然后根据领导的工作安排时行准备，他们讲究当日的工作当日完成，每一件事件都不能拖拉，否则就会影响以后的工作。国内的秘书注重工作效率，工作期间的事情一般不会带回来，私人时间非常宝贵，不能被公事所占用。

（四）从工作能力找差距 1.国内秘书专业素质

国内秘书的专业差，他们的工作不够明确，非常复杂，而国内秘书的素质更是高低不齐。有调查显示，国内秘书真正接受过正规培训的不到三分之一，他们一般都是文科毕业，以中文、经济管理、法律专业的居多，当然也包括一些理工科毕业生。近些年我国也实行了“秘书资格考试制度”，并在实际的工作中，秘书并不一定非要资格证，只要单位聘用就可以，多数单位对秘书都没有明确的要求。国内对秘书职业还存在着一定的偏见，律师、会计师等专业人才都不愿意从事秘书这一职业，这些都因素都影响了我国秘书行业的整体素质。 2.国内秘书工作能力

众所周知，国内秘书的工作综合能力不强，掌握的工作技能比较单一，且选拔进入岗位的时候大多并没有掌握作为秘书的基本工作能力，最多只掌握了比较

扎实的文字功底。而经过本科四年培养的大学生们，也仅仅只是记住了书本上的理论知识，并没有很好的将书本知识运用于实践的能力，所以大部分秘书从业人员都是在进入岗位之后，通过在工作中学习、请教前辈等方式来提升自己的工作能力。我国的秘书政策不够健全，在人事制度的调整与改革中还没有涉及到秘书工作的相关内容，所以我国秘书工作能力还不能得到有效提高。

3.国外秘书专业素质

在国外，秘书的专业素质比较高，特定的秘书工作都由特定的高专业素质的人员担当，比较高等级的秘书工作都要由高水平、高素质、综合能力强的秘书人员来担任。随着社会政治、经济发展的不断变化，对秘书工作提出了技能专业化的更高要求，使专业分工呈上升之势。高级秘书通常要具有人事管理、财务管理、行政管理、经济调节、系统与信息管理和特殊疑难问题的处理能力。此外还要求有多年行政管理工作经验与良好的职业道德和作风修养。在国外，要做一个称职的秘书，必须具备较高的专业知识技能。

4.国外秘书工作能力

国外的秘书工作能力远远超过国内的秘书，这主要得益于国外秘书职业教育。在培养目标上，国外突出秘书教育“职业性”。国外培养的是受过专门训练和严格技能考核的人员，是经过规范化培训和考试的具有职业技能的人才。与此同时，国外特别重视学生能力的培养，特别是有关职业技能操作能力的培养。以香港地区为例，香港地区的秘书要一定的职业操守，对公司的信息安全负责，决不能把一些重要的商业秘密透露出去。他们的专业能力、工作经济和个人品质都非常重要。在香港的一些高校已经开放专门的秘书专业，香港城市理工学院与得法理工学具有一定的代表性。目前香港还组织秘书资格考试，对一些已经入职的秘书人员要进行严格的考核，比如能够讲流利的英语、会熟练使用各种办公软件等都是他们必备的素质。对于一些与内地有来往的公司，还要有较强的汉语能力，能够进行汉字输入，讲流利的普通话等。

正是因为国外秘书职业对秘书从业人员的要求相对来说比较高，所以在某一程度上决定了国外秘书工作能力水平。

二、 比较下的不足 （一） 工作能力上的不足

国外秘书人员的工作能力比我国秘书人员的强，综合能力也很高。在综合素 质比较高的前提下，国外秘书可能也是某一专业领域的专家。这与国外秘书教育、培养和秘书职业化息息相关。通过对比我国秘书工作能力与国外秘书工作能力，找出我国秘书工作存在有以下不足。

1.文书管理

整理、包管好文件、资料，熟练地进行文件整理、汇集、归档，当领导需要时，立即就能提供，是干秘书工作不可缺少的一种能力。同时还要掌握按英文字母顺序检索的规则等等。

现阶段，我国各个政府和单位的档案管理现状令人堪忧，档案堆积、随意存放、归档错误等屡见不鲜，这不仅与有关单位不重视档案管理有关，也与秘书人员缺少专业的档案管理能力有关，部分秘书觉得只要把所有的文书全部存放起来，不随意丢弃，当有需要时再去查找即可，但是这往往会造成查找文档工作效率低下。如今，随着办公自动化的不断深入与发展，许许多多的文档都以电子档的形式储存下来，这要求秘书不仅要熟练地掌握办公软件，还要掌握电子文档的管理方法。

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