高校档案管理中存在的问题和对策初探

中图分类号：G473.3摘

要

文献标识码：A

文章编号：1672-7894（2012）21-0176-02

所以它的形成时间较长，形成很分散。系统性是指学校档案

中包括了学校整体运转情况以及学生在校期间的立体记录，是对学生、学校的系统记载，因此某种程度上来讲，学生档案的分散性和系统性是分不开的。1.2学校档案建设取得的成效

近年来，学校档案建设取得了很大成效，无论政教、教研还是党委档案都成效显著。例如，学校对学生的考察、培

教学等各方面的第一手材料,是学生在校期间的真实记养、

录。它为高校对人才的选拔起到促进作用，同时也是对学生综合能力发展的一个内在促动。

教学工作是学校的中心工作，教研档案是学校档案的重要组成部分，它与其他所有档案一样，是真实地记载和反

建立一套完整的教研档映学校教学水平的客观依据。因此，

案管理制度和岗位责任制，已经是学校档案管理的当务之急。实践证明，搞好档案管理，一靠人，二靠制度。没有规章制度的约束，档案制度就没有保证。为了加强档案管理的制度化，必须做到定点、定人、定期检查，及时移交，一切有章可循。

高校档案管理在近几年得到了飞速发展，这一方

面是教育改革发展的必然，另一方面也是素质教育在学校管理方面的体现。但是，高校档案管理尚存在很多问题，有很多不成熟的地方，需要在今后的发展中不断克服，本文拟就这类问题进行探讨，提出相应的对策，希望能对高校档案管理工作起到促进作用。

关键词档案管理对策研究服务性

AnApproachtoProblemsinCollegeArchiveManagementandtheCountermeasure//XuJie

AbstractSchoolrecordsmanagementinrecentyearshasbeenrapiddevelopmentinthisregardistheinevitabledevelopmentoftheeducationreform,ontheotherhand,theembodimentofqualityeducationinschoolmanagement.Collegesanduniversities,however,filemanagement,therearestillmanyproblems,alotofimmature,inthefuturedevelopmentcontinuetoovercome,thispaperwillexploresuchissuesandproposeappropriatecountermeasures,canhelppromotetheroleofcollegearchivesmanagement.

Keywordsarchivemanagement;countermeasureresearch;serviceAuthor’saddressNorthwestUniversityforNationalities,730030,Lanzhou,Gansu,China

当前，学校档案的重要性得到了众多高校的认可，随着国家人事档案管理的日渐完善，高校档案已经成为国家整个档案体系的必不可少的一个组成部分。高校档案系统包括教研档案、校长办公室档案、政教档案、党委档案等等，这一系统对学校的长远发展意义深远。档案部门应建立并逐步完善档案制度，确保档案安全和方便使用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

2实事求是，正视不足

高校档案管理取得了一定成绩，很多学校的档案管理

客观来看，都达到了省一级水平，这是让我们欣喜的。但是，

这其中还存在很多不足。对此，我们应该实事求是，努力改进。

2.1领导认识程度不够

对于绝大多数学校来讲，还没有着手真正建立学校档案体系，对学校领导和广大教职员工都要强化档案意识,让他们自觉支持、做好学校档案工作。像学校政教档案，记录

卫生、安全等），是学校日常管了学生在校情况（包括纪律、

理的经验积累，学校领导要对政教档案长抓不懈，紧抓不放。

同时,领导干部自己也得纠正认识，整合观念，理解档案工作的重要意义。同时，加强管理,将档案管理工作纳入有关

检查和总结管理工作的同时,职能部门的目标管理,在布置、

认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题,做到人员到位、经费到位、设备到位。2.2各种材料收集不够

档案的收集是非常繁琐的一件事，细枝末节的东西很多，管理人员应指定专人负责,实行统一填写到档案袋封面目录一栏内,材料名称要求填写完整、规范,并且保持内外名称一致、顺序一致,具体材料以时间先后为序。这样做不光保证了材料的全面性，还使整个材料存放有条不紊。像校长办公室档案，因为校长办公室工作涉及学校工作的方方面面，档案内容林林总总，资料的收集难度较大。这样就需要专门的人员做好档案材料的归类整理，防止资料的流失。

（下转第178页）

1后发先至，成效显著

从事档案工作的同志都有这么一个共识：与学校发展

高校同步，与时代发展同步，是档案目标管理的目标。虽然，

档案发展起步较晚，但是在近几年却获得了快速发展，对学校工作产生了重要影响。1.1学校档案的特点

与其他人事档案相比较，学校档案政治色彩要淡得多。比如说，学生档案主要记载学生在校学习期间的学习、思想、生活情况,与社会接触面较窄,涉及社会的事情较少，学校其他档案也具有同样的特点，所以单纯性应该是学校档案的第一特征；另外，学校档案反映的是学生在校学习的过程、学校的建设以及教学情况等，它是学生、学校发展的翔实记录，所以介质性是其第二大特征；第三，系统性与分散性相结合，学校档案是在不同时间段由不同部门记录而成，１７６

伍建设，就需要努力提高工作人员学术研究水平和工作能力，采取多种方法完善整个队伍的知识结构。每一位工作人员都应做到广学博览，不仅要掌握图书馆学、目录学、文献

情报学等基础知识，还要掌握本职工作需要的计算机管学、

外语翻译能力等，多阅览理知识，并要提高外语阅读能力、

如：《情报学》、《图书馆学》等图书资料管理方面相关的期刊

补充自己、完善自己，帮助自身知和书籍，以不断更新自己、

识的深化及更新，提高服务能力。2.3掌握信息技术，创新服务方式

网络和计算机技术的引入，为图书资料管理带来了新的工作方式，也对工作人员提出了更高的要求。信息时代的图书管理工作，不能仅拘泥于传统的借阅管理观念，还应具备与网络时代相适应的创新意识。工作人员应该勤于思考，

新知识、新技能，不勇于创新，努力掌握信息服务的新方式、

断适应信息资源管理方式，成为信息化时代的创新型图书资料管理人才。2.4采取多种方式，做好读者宣传（上接第176页）

务读者，工作人员就要更新管理理念，增强服务意识，坚持以读者为中心开展各项工作，进而提供令读者满意的图书资料管理服务。并且要坚持以科学发展观为指导，解放思

“以读者为想，与时俱进，更新图书管理理念，始终牢固竖立

的服务思想，进一步促进图书馆事业的健康发展，开创本”

图书资料管理新局面。

★基金项目：本文由河南省教育科学规划课题资助，项2009JKGHAZ0012目编号：参考文献

[1]秦剑.图书馆人性化服务的理念和实践[J].图书馆学刊,2004(5).

[2]毛为忠.论知识经济时代公共图书馆员的素质教育[J].科技情报

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[3]吴志玮.关于高效图书馆馆员的管理与发展研究综述[J].科教文

汇,2011(4).

[4]王宏波.图书馆自动化、信息化与资源共享[J].科教文汇,2012(2).

编辑杨呈祥

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各级干部进行有关档案工作的宣传教育，统对全体教职工、一认识，提高部门领导和全体教职工对档案工作的重视。同时要采取必要的行政措施，促进各部门把应归档的材料收

编目。其次，为提高学校集齐全，及时移交，以便按时组卷、

档案人员业务素质和管理水平，要有计划有步骤地选派档案人员参加培训进修。加快档案人才的培养，建立一支适应

开发需要的队伍也是十分必要的。档案开放、

3.4坚持以人为本，提高管理水平

要实现学校档案建设的长远发展，我们应真正树立“以人为本”的理念,力求学校教育的可持续发展。做档案工作应注重细节，档案内容要体现客观性，响应国家号召，做到以人为本。同时，要加快档案管理信息化建设步伐，增加必要的软硬件设施投入，努力实现档案管理设备和手段的标准化、科学化和信息化。

总之，学校档案管理工作不可不重视，要形成全员共识，提高学校档案管理工作水平，发挥其应有功能，就必须合理利用其现有资源，不断革新观念，追求创新，树立以人为本的观念，探求未知，丰富自己，以此提升其文化素质和水平，以便更好地为学校的规范管理和不断发展提供良好的服务和必要的保障，进而实现学校档案工作的可持续发展。参考文献

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3积极应对，措施到位

3.1利用资源优势，做好档案文章

与其他社会机构教育形式相比较，高校教育形式有其自身很大的优势，它集教育性、文化性于一身，特别有内涵，教育资源特别丰富。高校应该利用这些条件，做好档案工作。历史告诉我们，抱残守缺只能被动挨打，最终只能被社

推陈出新，才能找到发展的路会淘汰。只有不断革新观念，

子。档案的发展亦不例外。高校应该以本校历史和相关教育成果为基础，革新档案理念，推出丰富多彩的相关活动，以便为学生提供最优质的档案服务。3.2师法国外，追求创新

如果我们把目光放到全世界的层面上，我们不得不承认，美国在档案管理上的做法对我们很有借鉴意义。

美国的学校档案建设很完备，它首先建立一个总档案，除学校常规档案外，其中还包括每年老师的评语，学生在校表现及学业成绩。其次，会有一个健康咨询档案，它是由校医和学校领导共同监督完成的。最后是专家报告，这也是最严肃的，其中对孩子的评价最客观。另外，学生的档案几乎一直放在校长室，家长要看的话，可以先预约，然后家长就能看到孩子的在校表现。

不得不讲，美国的学校档案管理还是给了我们很大启发，师法国外，对我们的档案建设不无裨益。

3.3加强对档案工作的领导和档案人员的业务培训

档案工作牵涉面广，头绪复杂，为了保持其完整性和真实性，首先，必须加强对档案工作的领导，要成立与学校体制相适应的领导机构，组建一支由校领导牵头，办公室主任主抓，各处室领导和兼职档案员参加的档案队伍。加大力度１７８

编辑杨呈祥

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