胜利行政审批管理系统培训教程

胜利行政审批管理系统培训教程

——窗口人员操作手册

安徽胜利科技发展有限公司 制作

本系统对业务流程的理解 ................................... 1 窗口工作人员操作说明 ..................................... 5 一、 主要功能阐述 ..................................... 5 二、 操作说明 ......................................... 5 1、 进入系统 ....................................... 5 2、主界面 .......................................... 6 （一）事务处理 ..................................... 9 （二）事务查询 .................................... 20 （三）事务统计 .................................... 23 （四）个性化设置 .................................. 26 （五）服务指南 .................................... 27 （六）退出管理 .................................... 27 （七）办公自动化 .................................. 28

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本系统对业务流程的理解

本系统侧重于办证过程中发生的审批信息和收费信息的管理以及为中心各窗口之间提供数据共享和联合办证提供统一友好的平台。

我们来看一下办证的具体情况，下面称来中心办证的人为“申报人”；办证的事儿称为“服务”，或者叫“申报事项”；政府的工作人员称为“办证人员”或者“用户”。

首先，申报人要出示一些申报资料，办证人员要核对申报资料，检查是否符合规定。然后根据不同的情况进行不同的处理：

1、如果不符合规定，例如申报资料不全，办证人员可以将申报资料退回，不予办理，称之为“退回件”或“答复件”。

2、如果欠缺的申报资料只有一两件，而且不是重要的申报资料时，也可以先把申报资料收下来，就是“收件”，把申报事项先办起来，让申报人下次来再把申报资料补齐，这是为了提高办事的效率，更好的服务于人民，这种称之为“补办件”。

3、如果符合规定，办证人员就“收件”，开始办这件事了。然后，办证人员要查看这项服务是否需要收费，政府是否承诺这项服务必须在一定期限内完成；如果这项服务应该马上办的，就当场办理，称之为“即办件”；反之，这项服务不能马上办完，而必须在一定期限内办完的，就称之为“承诺件”。

4、还有一种情况，就是这项服务一个政府部门办不了，得几个部门一起合作才行，这种称之为“联办件”。属于转报、上报审批的申请事项称为“上报件”。“上报件”与“承诺件”的主要区别是需要打印上报件通知书，其他处理办法同“承诺件”，以下就不再复述。

退回件、补办件、即办件、承诺件、联办件、上报件就是我们这儿涉及到的六大件。其中，申报事项属于即办件、承诺件、上报还是联办件是由申报事项本身、即服务本身所决定的，不管谁、何时来申请这项服务，都是一样的。而退回件和补办件则是根据申报人申报的具体情况确定的，是因为申报资料不足等原因引起的。办件和收件是贯穿于本系统始终的概念，

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本系统主要管理和记录的就是办证人员办理一项服务过程中的收件和办件两步。下面我们再来看看这六大件分别怎么处理。

1、退回件（答复件）

退回件显然就到此为止了，但在退回时办证人员需要给申报人开出一份退回件通知书，指出退件的原因。

2、即办件

即办件是办证人员当场办完的，办妥一个申报事项我们称之为“办件”。即办件不需要开任何通知书之类的东西，因为这就办好了，可以把办完的证件等直接给申报人了，无需另外开什么凭证。注意，办件是指办证人员办完这项服务了，并不是指申报人拿到办好的证件等。

3、承诺件

承诺件需要一定的时间办完，例如三天、七天等。办证人员先把申报人的申报资料收下来，就是“收件”；收件时，办证人员要给申报人开出一份承诺件通知书，写明几天后来取件。办证人员应该在承诺期限之内办完这项服务。办证人员办好这项服务，称之为“办件”。办件有可能提前完成，例如承诺了七天，结果四天就办完了。这时我们说第四天办证人员就完成办件了，而申报人可能第七天才来取办完的证件等，这就是上一小节最后所说的区别。办件也有可能过期，到了承诺期限还没有办好，因此办证人员需要留心手头那些服务项目快要到期了，得赶快办了。对于退回件和即办件，我们认为这两大件的收件和办件操作是同时完成的。

4、补办件

补办件是指因为申报人的申报资料没带全或者申报的资料不是完全符合要求，需要修正，如果带全了，那就应该是即办件或者承诺件。补办件是这样办的：

（1）申报人带着申报资料来，由于资料不全，无法正常办，但可以先收下来，列入补办件。这时办证人员应当开出一份补办件通知书，告知申报人为何不能正常办件，缺什么资料。

（2）申报人带着上次缺的申报资料又过来办证，办证人员核对资料无误后，就可以处理补办件了。先把将该件由补办状态改为待办状态，然后如果该补办件本来是即办件的，就可以当场办件了；如果该补办件本来是承诺件的，办证人员再开出一份承诺件通知书，通知申报人几天后过来拿

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办好的证件。承诺期限从这时算起，而不是从列入补办件的时候算起。例如申报人1号来办证，本来应当10天即11号办完，但资料不全，列入补办件；然后申报人3号来补齐了申报资料，办证人员开出一份承诺件通知书，上面的日期是3号到13号，而非1号到11号。

5、联办件

联办件是指一个政府部门无法单独办完，需要几个部门合作的服务事项。申报人来办理这项服务时，是找一个主要的办证部门的，称为主办部门。为了更好的为老百姓服务，做到一个窗口对外，这个部门不能让申报人自己去找其它的政府部门，而是应该由主办部门组织联系其他的相关部门（称为协办部门）一起来办这项服务。联办件是这样办的：

（1）申报人来向主办部门递交申报资料时，主办部门核对申报资料无误后，先收下来，完成“收件”。

（2）告诉申报人，由于这项服务和其他部门相关，无法当场告诉申报人这件事可以多长时间办完，要收多少钱，等联系好其他相关部门后，再通知申报人。

（3）确定其他的相关政府部门，开出给相关部门的联系单，递交给相关部门，通知他们这件服务事项。并协调决定这件事可以多长时间办完，收费多少。在商量好的期限内所有部门都可以做完这件事。

（4）“启动联办件”，就是正式启动办理这个事项了。启动前一定要知道承诺时限和收费。这时要通知申报人过来，给申报人开出一份联办件通知书，告诉他多长时间可以办完，就是承诺时限，要收多少费用，让申报人交纳费用。

（5）“办件”，就是办好这项服务了。联办件的办件是所有相关政府部门都完成了相关的服务事项，应当在承诺期限内完成。

上面可以看到，联办件要有一个主办部门和几个协办部门。申报人只和主办部门打交道，由主办部门去组织联系协办部门。上面已经说到，启动联办件时必须知道期限和收费，因此主办部门启动前要协办部门协商好这两项。

6、上报件

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上报件是指属于转报、上报审批的申请事项。所以在处理时有其特殊的地方。窗口受理收件后，向申报人出具受理通知书后，在一定的期限内向上级部门上报批复，上级批复之后需要在进行办结处理。

本系统中的缴款收费操作是由设在中心的银行窗口统一来完成。

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窗口工作人员操作说明

窗口管理系统主要提供给各单位办事窗口工作人员使用，可办理日常审批业务。

一、 主要功能阐述

结合窗口工作人员的工作，我们软件在窗口管理系统中设有：

1. 事务处理：指从收件到办件整个流程中有可能参与的操作，主要分为收件、办件、取件、打印通知书几个部分。

2. 事务查询：主要是查询该部门收件、办件、取件的情况，目前提供三种查询方式：精确查询、组合查询、过期查询。

3. 事务统计：用于反映该部门各种日常工作数据统计分析，又细分为五种功能：办件统计报表，办件统计明细报表，办件收费报表，自定义报表，统计分析图。

4. 个性化设置：当前系统提供给用户可以自定义自己的用户密码。

5. 服务指南：主要是方便窗口工作人员了解中心现有办事部门和办事项目，以提供办件咨询和帮助，方便了解办事程序、承诺期限、申报材料、办事依据以及收费情况。

二、 操作说明

1、 进入系统

首先我们打开桌面上的系统快捷方式图标，然后进入登陆界面，如图：

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我们前期给每个用户都分配了一个唯一的登录名，初始密码均设置为1。 如果不清楚自己的登录名，可以与管理员取得联系。

2、主界面

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如图，共分为三个部分：上面是页头，左边是日常工作的功能模块:事务处理、事务查询、事务统计、个性化设置、服务指南、退出管理。右边页面中包括办公自动化、中心办件信息及中心公告信息。主要显示了待办件，警告件和超时件的数量,公告，综合信息，邮件系统等。

3、总台发号

总台人员单击“事务处理”下面的“总台发号”菜单

在弹出的窗口中单击“新增”按钮，在“发号登记”窗口中，选择好相关的部门及窗口，并输入申报人或单位的名称、联系电话后,单击“保存”按钮即可.系统会生成总台发号通知单。如图所示.

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如果需要打印该通知单，可以单击窗口中最左上方的“打印”按钮。 保存后，会在登记列表中显示出来该记录，如果需要重复查看、打印通知书。单击该条记录中的“打印发号”列中的链接；如果需要删除该记录，则可通过单击该条记录中的“删除”列中的链接来实现。

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根据总台发出的唯一的编号，即受理编号，窗口人员可以进行收件、办件、查询统计等相关操作。

（一）事务处理

指从收件到办件整个流程中有可能参与的操作，主要分为收件、办件、纯收费项目、取件、打印通知书几个部分。

（1）收件

收件指窗口工作人员接收、填写申办人信息的第一个受理环节。 首先提到的是如果服务事项涉及到收费时，在收件时需要单击收费标准中的“确认收费”，系统会弹出确认收费窗口，如图所示：

项目单价是用上下限区间来表示，该数值是根据实际各单位提供的资料事先录入系统的，在这里是不需要输入的。

? 如果上下限的数值是不同的值，那表示该收费项目只能取上下限之间的某个值；例如：100-500，表示下限为100，上限为500，说明该项“工本费”的单价只能在100至500之间取值。

? 如果上下限的数值是相同的值，且都是大于0的值，则表示该项收

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费只能取其固定的单价。例如：300-300，表示该项收费的单价固定为300。

? 如果上下限的数值都是0，则表示该项收费的单价可以是任意的一个大于0的数值。

这里的数量默认值为1，可以根据实际收件的情况输入大于0的数值。

在确认输入数量后，如果单价是一个固定的值，单击“总金额”一列时，系统会自动计算出数值。如果单价是属于上下限之间的某个值，则需要手工输入总金额，如果输入的总金额不在上下限范围之内，系统会自动判断，并弹出提示窗口，如下图所示。

在这里，只需要根据实际情况，选择某条或某几项收费项目，然后在该条收费项目中确认输入“数量”，再确认输入“总金额”，单击“确定”按钮，系统会自动计保存该事项的收费总金额。这样在“收件”时，可以通过选择“打印收费凭证”复选框，来打印收费凭条。如图所示：

收费凭条一式三联。申报人用凭证去银行缴费，银行收费后需要盖章确认。第一联由窗口单位留存，第二联由银行留存，第三联由财政留存。

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收件中根据具体审批项目情况又分为6种收件类型：即办件、承诺件、联办件、上报件、补办件、退回件

a、即办件

即办件指的是窗口工作人员对申报材料进行查验，在材料填写规范、正确，不缺少材料的情况下，可当场予以办理的。如图：

操作说明：

1、点击“收件”，进入收件界面。

2、在界面右边即服务项目列表，根据申报项目在服务列表中选择服务项目，系统就会将该收件的相关基本信息自动填在相应的对话框中。 3、然后我们在界面左边，根据申报对象选择办件对象，个人还是单位,选择后，系统会自动选择相应代码填写需求，然后进行相关申报人信息的填写（如前期管理员已将其作为“重要客户”，可点选“重要客户”进行相应选择）

4、选择是否需要短信通知，如需要还需要填入手机号码或小灵通号码。

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5、同样选择是否打印通知单和收费凭条。

6、最后根据对材料的审核及相关查验后，可以受理的。我们点击已经高亮度显示的“即办件”按钮就完成了受理。 因其是“即办件”，所以如果该件不需要收费，那么收件后系统自动将该件办理，否则，如果需要收费，就必须先缴费后，再进行办理。

b、承诺件

承诺件指的是指对无法当场办理的审批事项，窗口工作人员向客户出据“承诺件通知书”，在承诺期内办完审批事项。

操作说明：

其基本操作类似与即办件的操作。只是根据办件类型的不同，决定该项目是承诺件，申报人来递交申报资料时做收件操作，打印出承诺件通知书，通知书上会注明承诺时限。

c、上报件

上报件指窗口受理审核后，转上报上级主管部门，同时打印“上报件通

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知书”告知申报人。 操作说明：

和以上办件操作方式一样，只是因该项目需上报上级主管部门审批,所以点选“上报件”。

d、联办件

联办件是指对需要多个部门审批的事项，由主办窗口受理，然后由主办窗口联络协调各个辅办窗口作出是否具备条件，决定是否办理。如果不能办理的直接转退回件，打印“退回件通知书”。如果各辅办窗口都同意之后，并确认办理时限、收费标准之后，由主办窗口启动联办件程序，系统并自动转告相关窗口，各个辅办窗口同步审批办理之后，主办窗口再进行办理。如下图所示：

操作说明：

当选择的项目为联办项目，点击“联办件”后，会弹出以下窗口：

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1、如果该联办件的辅办窗口确认只有前期管理员预设的某一个或几个部门的事项时，我们点击“确定”。此时系统会弹出受理通知书。如图

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此时作为主办窗口已经受理了，在“受理通知书”单击不同的控件可以依次实现打印、翻页预览、导出不同格式输出等功能。操作中会有会有文字提示功能。

2、如果该联办件的辅办窗口项目没有确定，那么就需要添加，点选“相关办件设置”窗口中的相关部门，找到右边窗口的相关联办项目然后点击“增加服务项目”，在“辅办单位及其服务项目”就会被增加,如果要因操作失误，多选或错选某项目，则在下面“辅办单位及其服务项目”栏的“选择”复选框中将剔勾掉。增加后，我们点击“确定”。系统会弹出“受理通知书”。

e、补办件

补办件指由于申报材料不完整时，向申报人出具“补办件通知单”。待申报人提交的申报材料齐全时，进行补办件受理。

由于材料不全，我们点击“补办件”，会弹出“补办原因”窗口，用鼠标在“所需材料”中选择受理中缺少的材料，然后将其拖入“补办材料”中。如图：

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然后点击“提交”。系统会弹出“一次性告知通知书”，告知申报人现需补充材料。如下图：

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f、退回件

退回件的办理就是指当时因材料不符或不能办理的办件。此时窗口人员在点击“退回件”后系统会弹出“退回原因”窗口。填入退回原因，再点击“提交”，系统就会弹出“不予受理通知书”以供打印。

（2）办件

办件就是指对已受理服务事项的处理过程。

在办件中为方便办件操作，系统将办件分为全部时宜、待办时宜、需补办时宜、待启动联办时宜四类。同时在列表中详细列出了办件的受理编号、申报人／单位、服务内容、办理件数、分类、服务分类、受理日期、警告日期、承诺日期、收件员、收件方式等办件信息。同时系统用颜色来提醒承诺件的警告和超时。如下图所示：

操作说明：

1、 单击“办件”进入办件窗口，可以通过点击具体办件打开需办理的办件，也可以通过“办件”界面上方的“查询和过滤”功能迅速找到

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要办理的办件。在“查询和过滤”系统提供了受理编号、申报人/单位、受理时间、以及升降序等查找方式。

2、 当找到并点击需办理的办件后，会弹出办件的“办件详情”的窗口，在该窗口中，可以进行如下操作：

① 涉及到前期受理中没有填写到的信息，现需补充填写。

② 需要收费的办件，那么必须先让申报人到收费窗口缴费后才能办理办件。

③ 如果材料不全则“转补办”

④ 不符合办理条件的转“退件”或因故无效的办件作“作废”处理。 ⑤ 在以上情况排除后，可以进得办理的，点击“办理”。

⑥ 办理后系统会自动弹出办结通知书以供打印，同时该件进入“取件”中的“待取件”状态。

联办件的办理：

因联办件的特殊性，在这特别提出对联办件的操作。

当主办窗口受理联办件后，在其它辅助窗口都同意进行办理时，作为主办窗口进行以下操作。

点击“办件”进入办件窗口，在待启动联办事宜里找到所要启动的联办件，然后点击打开后，点击“启动联办件”。如图：

操作之后会弹出“操作成功”的提示。那么主办窗口启动后，辅办窗口人员进入“办件”窗口后，点击“待办事宜”，点选要办理的待办件，会弹出“办件详情”，需要缴费的先通知申报人缴费，然后办理操作和其他办件办理相同。

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最终辅办窗口办件完后。此时在主办窗口的人员就可以办理了。 主办窗口人员点击“办件”，再进入“待办事宜”，此时我们的联办件已在该件的相关辅办窗口办理完毕，所以我们点击该件后，点击“办理”就完成了该办件的办理过程，同时系统弹出“办结通知书”。

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（3）取件

取件是指将已办理的办件交于申报人记录操作，在办件窗口“未取件”选项中选择对应的办件。点击“取件”就可以完成取件操作。

（4）打印通知书

当申报人因情况需要向中心提出再次打印通知书时，窗口工作人员在“事务处理”下即可看到“打印通知书”，点击后进入打印通知书界面，然后找到相应的办件，找到打印按钮，进行通知书的打印。

（二）事务查询

主要是用于查询办件，分为三种方式：精确查询、组合查询、过期查询。

在查询结果中的目录列表中，系统将自动以颜色区分的方式来直观的表示出警告件和超时件，其中警告件是黄色，超时件是显示红色。

（1） 精确查询是指按唯一的办件受理编号来快速准确的查询某个办件。查询结果目录中所显示的信息有：受理编号、申报人/单位、联系电话、服务内容、办理件数、分类、服务分类、受理日期、承诺期限、办结日期、收费、收件员。

操作方法：只需将所要查询办件的编号输入或复制到编号框中，然后点击查询即可。

（2） 组合查询是相对于精确查询应用范围更广泛的一种模糊查询方法，可以根据收件人，收件单位，收件时间，办件时间，办件时间，办件状态，收费状态，收件类型，办件人，收件人中的任意一至多个来组合查询要查的办件，当然所选择的信息越多，查找的结果就越准确。查询结果目录中所显示的信息有：受理编号、申报人/单位、联系电话、服务内容、办理件数、分类、服务分类、受理日期、承诺期限、办结日期、收费、收件员。如图：

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操作方法：

单位/申报人 选择单位下拉按钮即可选择，在后面对话框中输入名称。 服务内容 打开服务内容的下拉框选择不同的服务内容。

时间的选择 即对收件、办件、办件的时间的选择，可直接输入或选择。 收件类型 打开收件类型下拉框选择所要查询的不同类型的收件。 收费状态 打开收费状态下拉按钮选择办件的不同收费状态。 办件状态 打开办件状态下拉按钮选择办件的不同办件状态。 收件人 打开收件人下拉按钮选择收件人。 办件人 打开办件人下拉按钮选择办件人。 查询 选择好以上一或多个条件后就可以查询了。

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（3） 过期查询

是指通过对时间的选择来查询此时或未来某个日期的过期件、到期件和警告件的详细记录，为管理员及时了解和督促整个中心的办件提供帮助。详细资料是为更好的分析几种办件提供更详细的数据而设置的，另外为了我们还可以通过输出功能将查询出来的目录直接输出到OFFICE中的Excel或Word中做报表备份。查询结果目录中所显示的信息有：受理编号、申报人、服务名称、分类、状态、受理日期、警告日期、承诺期限、承诺日期、办结日期、成批、收费标志、收费、收件员。如图：

操作方法：

查询 在查询条件中输入日期，输入“0”即查询当时的过期、到期和警告件的情况。输入其它整数n即表示查询n天后的三种办件的情况。

在主窗口中，单击选择某条记录后会自动显示出该件的详细信息。

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（三）事务统计

事务统计是指中心各种日常工作的数据统计分析，为中心领导和管理员管理、分析中心各种事务提供图表数据，以图表的形式更直观的放映出对各种事务的分析。可以根据多种条件精确或组合查询和分析中心的所有业务，形成所需的报表。

在窗口系统模块中分为五种报表类型：办件统计报表，办件统计明细报表，办件收费报表，统计分析图。

（1） 办件统计报表

统计并输出该部门在任意时间段内的各种办件记录。如图：

操作方法: 点击“办件统计”，然后在开始和结束时间段内选择时间段，点击“确定”后弹出统计报表信息。

（2） 办件统计明细报表

统计并输出该部门在某个时间内的办件明细记录。操作方法与上面相同。只是弹出的报表信息会更全更详细，如图：

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