维生药业PWMIS需求分析

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采购及仓库管理信息系统PWMIS

E-HEIGHTIDE怡海天地科贸有限公司

石药集团维生药业（石家庄）采购部

采购及仓库管理信息系统

Procurement and warehouse management information systems

采购及仓库管理信息系统PWMIS

修订历史记录

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版本说明作者采购及仓库管理信息系统PWMIS

1 简介 ............................................................................................................................................... 4 1.1 1.2

目的 .................................................................................................................................. 4 概述 .................................................................................................................................. 4

2 供应商管理 ................................................................................................................................... 5 2.1

供应商维护 ...................................................................................................................... 5 2.1.1 2.1.2 2.2

基本操作 ............................................................................................................... 5 约束规则 ............................................................................................................... 5

货品维护 .......................................................................................................................... 5 2.2.1 2.2.2

2.3 3

供应商往来账................................................................................................................... 6

采购管理 ....................................................................................................................................... 7 3.1 3.2

概述 .................................................................................................................................. 7 采购计划 .......................................................................................................................... 7 3.2.1 3.2.2 3.3 3.4 3.5

采购计划维护 ....................................................................................................... 8 约束说明 ............................................................................................................... 9

查看到货情况................................................................................................................... 9 补充发票信息核对入账 ................................................................................................. 10 供应商往来账................................................................................................................. 11 3.5.1 3.5.2 3.5.3

基本说明 ............................................................................................................. 11 往来账查询 ......................................................................................................... 12 往来账打印 ......................................................................................................... 12

4 库存管理 ..................................................................................................................................... 13 4.1

入库管理 ........................................................................................................................ 13 4.1.1 4.1.2 4.2

原材料入库 ......................................................................................................... 13 非原材料入库 ..................................................................................................... 14

出库管理 ........................................................................................................................ 15

5 常用报表打印 ............................................................................................................................. 16 5.1 5.2

供应商往来账 [采购员－原材料 / 非原材料] ......................................................... 16 实物账 [仓库－原材料 / 非原材料] ......................................................................... 16

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采购及仓库管理信息系统PWMIS

5.2.1 5.3

补充说明 ............................................................................................................. 16

物料验收记录 [仓库－原材料] .................................................................................. 16 5.3.1

补充说明 ............................................................................................................. 16

5.4 原辅料明细表 [仓库－原材料] .................................................................................. 17 5.4.1

补充说明 ............................................................................................................. 17

5.5 日库存清点报表(固体原材料) [仓库－原材料]........................................................ 17 5.5.1

补充说明 ............................................................................................................. 17

5.6 暂估材料一览表............................................................................................................. 18 5.6.1

补充说明 ............................................................................................................. 18

5.7 月库存清点报表(维生) [仓库－原材料] ................................................................... 18 5.7.1

补充说明 ............................................................................................................. 18

5.8 石药集团维生药业物资采购周报表 [办公室] .......................................................... 19 5.8.1

补充说明 ............................................................................................................. 19

5.9 石药集团维生药业物资采购月报表 [办公室] .......................................................... 19 5.9.1

补充说明 ............................................................................................................. 19

6 组织管理 ..................................................................................................................................... 20 6.1 6.2

部门管理 ........................................................................................................................ 20 员工管理 ........................................................................................................................ 20

7 安全和权限管理 ......................................................................................................................... 21 7.1 7.2 7.3 7.4

概述 ................................................................................................................................ 21 角色列表 ........................................................................................................................ 22 权限列表 ........................................................................................................................ 22 资源列表 ........................................................................................................................ 23

8 运行环境 ..................................................................................................................................... 24 8.1 8.2

软件环境 ........................................................................................................................ 24 硬件环境 ........................................................................................................................ 24

9 10

性能 ............................................................................................................................................. 25 附件 ........................................................................................................................................ 26

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采购及仓库管理信息系统PWMIS

1 简介

1.1 目的

本需求规格说明书是为了开发采购及仓库管理信息系统(PWMIS)而编写，本文的预期读者是：软件工程过程组(SEPG)成员，项目经理，架构设计师，系统分析员，软件工程师/设计员。和最终用户。

本说明书是整个软件开发的依据，它对以后阶段的工作起指导作用。是其他分析和设计工作的参考资料，为《详细设计》和《测试计划》的编写提供依据。同时本还是项目完成后系统验收的依据。

1.2 概述

根据采购部的实际业务规则和工作流程，大致分为供应商管理，常用物品管理，采购计划管理，库存管理，常用报表打印，员工管理和权限管理。接下来我们将详细说明各模块的详细内容和它们之间的关系。

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2 供应商管理

在整系统操作流程中供应商supplier算是第一个环节。因为采购员Buyer首先面对的是供应商，在后续的模块中有很多设计供应商的部分，比如供应商往来账supplierBill等。

一般供应商会供应多种货品Goods，同理同一种货品也可能有多家供应商同时供应，而且同一种货品又可分为不同的规格型号TypeId。

2.1 供应商维护 2.1.1

基本操作

供应商维护包括对供应商信息的增加、删除、修改、查询。供应商信息基本包括：

? ?

供应商名称 (必选)

厂家编号

? ? ? ? ? 厂家地址 (必选) 联系人 (必选) 联系方式 (必选) 法人代表 (必选) 备注

2.1.2 约束规则

? 供应商有对应货品时禁止删除 ? 供应商有对应往来账时禁止删除

2.2 货品维护 2.2.1

基本操作

货品维护包括对货品信息的增加、删除、修改、查询。货品信息基本包括：

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? 货品名称 (必选)

? 货品编号 (物料验收记录使用) ? ? ? ?

规格型号 (必选) 单价 (必选) 计量单位 (必选) 备注

2.2.2 约束规则

? 当某货品有一个以上供应单位时，在做删除操作前解除与供应商间的数据关系 ? 当采购员在采购计划中重新修改货品价格后自动保存。

2.3 供应商往来账

可在选定供应商后查看该供应商的往来账目情况，包括账面余额Belance，发票信息等。此模块的详细情况将在采购管理模块中详细阐述。

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采购及仓库管理信息系统PWMIS

3 采购管理

3.1 概述

此处的操作主要由采购员完成。而采购员又分为两类，分别为“生产用原料采购员”和“生产用杂品采购员”。这两类采购员的操作流程有很多详细之处，基本情况可用下图描述：

接下来我们将详细的说明采购管理过程中的每个细节。

3.2 采购计划

采购计划是在整个流程中的起点，只有采购员制定了采购计划，后续库管员才能进行一系列的入库出库操作。采购物品的市场价格变化较快，所以允许采购员在计划单货品入库后根据实际发票金额对计划单货品单价进行修改。

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3.2.1 采购计划维护

采购计划维护可包含增加，修改，删除，查询等操作。为了操作流程上的简便，也考虑此系统为部门内部使用。所以将采购计划的审核功能去除。允许采购员在特殊情况下修改已执行的采购计划。

计划单详细信息包括： ? 制单日期

? 物料名称 (必选) ? 规格型号 (必选) ? 单位 (必选) ? 数量 (必选) ? 单价 (必选)

? 使用部门 (杂品采购需要此内容) ? 到货时间 (由库管员完成) ? 合同编号 (可选) ? 供应商 (必选)

? 当前状态 (由系统判断供货完成 / 供货未完成) ? 备注

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3.2.2 约束说明

? 计划单状态：由系统判断，采购计划单为完成采购额之前状态为“进行中”，当计划

单中的所有货品都按时按量的到货后系统将计划单的状态修改为“完成”。如果此单中存在退货显现，将增加退货标识。

? 计划单中的每一种货品都可用分多批到达，且允许实际到货数量多于计划采购数量。

3.3 查看到货情况

可用查看某采购计划单的实际到货情况，有的时候一个采购计划并不能在同一天全部到货，允许分批次到货。为了便于采购员及时了解计划单的执行情况和执行进度允许采购员分种类查看计划采购数量，和实际到货数量。除此之外还包括的信息有：

? ? ? ? ? ? ?

到货时间到货数量供应商供货车牌号

车辆检查 (正常 / 异常）是否合格供方 (合格 / 试用) 物料检查 (正常 / 异常)

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? ? ? ? ? ? 外包装清洁方式取样日期检查报告日期

化验结果 (优等品 / 一等品 / 二等品 / 合格 / 不合格) 验收人备注

上述信息参照《物料验收记录》。在物料验收记录中还应考虑物料编号，物料验收记录中单位默认为KG(千克)

例如：甲醇――CH01101

说明：当化验结果为不合格时将进行退货操作。退货操作将不在仓库的原有数量上添加，也不删除。仓库某种货品的剩余量应依据实际到货量累计计算。

3.4 补充发票信息核对入账

当货物完成验收入库后会向财务入账，库管员将依据采购员的入账来完成暂估操作。同时也是供应商往来账的数据来源。所以采购员的入账操作很重要。

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在实际情况中经常会遇到发票金额和实际采购额不相符的情况发生，所以允许采购员在采购计划任何状态下及时修改采购货品的实际单价，来确保系统数据的正确性和完整性。

货品大多数情况下是分批、分车到厂的，而供应商却并不是按批次来出具发票的。一般情况下供应商会分阶段开具金额较大的发票，所以要允许采购员将多批采购货品对应一张发票入账。当入账完成后将在“供应商往来账”上增加对应的欠款记录。

3.5 供应商往来账 3.5.1

基本说明

供应商往来账是本单位和供应商之间的货款往来明细。记录着每笔货款的详细支付情况。和当前的欠款情况。

供应商往来账主要信息有： ? ? ? ?

到货日期实收货物采购数量采购单价

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? ? ? ? ? ? 采购金额支付金额原始凭证号码财务签收余额经办人

一本供应商往来账对应一个供应商。金额的单位为“元”。

3.5.2 往来账查询

供应商往来账应提供查询功能，可根据单位名称或单位编号进行模糊查询。得到具体供应商信息后可以查看对应供应商的详细项目。

3.5.3 往来账打印

往来账需要打印功能，其中的财务签收，经办人两项需要具体人员手工签名，所以在打印的时候置空。

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4 库存管理

库存管理根据工作内容和管理的货品不同可以分为两部分。分别是“生产用原材料管理”和“非原材料管理”（杂品）。原材料管理和非原材料管理在在出库操作的时候类似，但是在入库操作的时候有很多不相同之处，具体可参照下面的流程图。

4.1 入库管理 4.1.1

原材料入库

原材料的入库流程相对复杂一些，因为直接关系到生产安全和产品质量，所以需要取样化验。而只有在化验结果为合格以上才可用完成入库待用。同时在整个入库流程中库管员还要详细的记录到货时间，登记车牌，车辆检查，外包装检查等。

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上图中最后一项为“增加实物账”，实物账其实就是仓库物资的进出记录，记录入库时每批物资何时由那个供应商供货以及物资的数量。同时也记录着出库时每批物资的使用部门(领用部门)，何时领用，领用数量等。

4.1.2 非原材料入库

非原材料入库的流程相对简单一些。做完基本的检查清点后即可入库，等待使用。非原材料的入库管理同样需要对实物账进行维护。实物帐分两类，一类是原材料类实物帐，另一类为非原材料实物帐。这两部分物资是分仓库管理的。

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4.2 出库管理

在出库操作中两种物料的管理都是类似的，基本流程如下：

无论哪种物料的出库管理都需要登记领用部门(使用部门)。因为此项是后期很多报表统计的依据，所以在此处操作的时候应清晰明了。在核对部门和数量后可执行出库操作，同时维护实物帐。实物账就是仓库管理中的出入库的详细记录。

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5 常用报表打印

在整个系统中报表占据了很大一部分，尤其在仓库管理和材料明细账。具体的报表有一下几个部分。

同时大部分报表都是依据制定的标准文件制定的，各自都有编号。且当前执行的标准为“QB.WS.SOP070012”

5.1 供应商往来账 [采购员－原材料 / 非原材料]

参照附件：“供应商往来账”。

5.2 实物账 [仓库－原材料 / 非原材料]

参照附件：“实物账”。

5.2.1 补充说明

? 实物账 (原材料)：R07003-00 ? 实物账(非原材料)：X-007-07-1

5.3 物料验收记录 [仓库－原材料]

参照附件：物料验收记录。

5.3.1

补充说明

本报表执行的编号为：“R071002-00”

物料验收记录的原则是同一种物料在同一报表

每一种物料对应一个物料编码。此处需要一个物料编码维护验收记录中的默认单位为 KG(千克)

物料验收记录中有一项进厂编号，此编号的编排规则是 [当前日期+进货顺序号码]。比如：[ 20090207001 ]

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物料验收记录适用于固体原料和液体原料两种

在化验结果一项的选择有：[ 优等品、一等品、二等品、合格、不合格 ]

5.4 原辅料明细表 [仓库－原材料]

参照附件：“原辅料明细表”

5.4.1 补充说明

? 执行的文件编号：“R07011-00”。 ? 默认单位为KG（千克）。

? 其中有一项为凭号，凭号具体可以分为 [字]、[号]。“字”的主要内容项为：[收、限

额、暂估]。“号”内容则安实际的编码规则填写。 ? “摘要”一项主要供应商或者使用部门。 ? 此报表也是同一种物料对应一份报表。

? 此报表应是连续的，即从系统开始使用日期起开始同时。收入和付出两项要做月度

小节，每月结束还要有截至当月累计。

5.5 日库存清点报表(固体原材料) [仓库－原材料]

参照附件：“日库存清点报表（固体原材料）”

5.5.1 补充说明

? 日耗量：前一天物资使用量。 ? 日到货量：前一天物资到货量、

? “累计到货数量”、“库存限量” 这两项去除。

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5.6 暂估材料一览表

参照附件：暂估材料一览表

5.6.1 补充说明

? 此报表的统计频率一般为每月一次。

? 报表中的计量默认计量单位，重量为 “KG（千克）”，金额为“元”

? 某批物料采购员未入账即为暂估。暂估材料一览表就是为了记录这类物料的数量和

涉及的金额。

? 当月暂估表要将上一个月的暂估物料数量不变，但要置负，然后计算出负数金额。

如果上个月每月暂估物料在不用考虑此规则。

5.7 月库存清点报表(维生) [仓库－原材料]

参照附件：月库存清点报表(维生)

5.7.1 补充说明

? 顾名思义，此报表的统计频率也是每月一次。 ? 按照物品编号顺次排列物品名称。 ? 此报表默认重量单位为KG（千克）；

? 如果某物品没有相关的出入库操作可置空，不必关心。但是如果有相关出入库操作，

应当重点记录上月结存（上月剩余数量）、月入库数、月消耗数、账面数(理论值)、实点数(实际清点数量)。

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5.8 石药集团维生药业物资采购周报表 [办公室]

参照附件：“石药集团维生药业物资采购周报表”

和采购月报表一样，并不是所有的物资都进行统计，而是对使用量比较大的几类统计生产报表。

5.8.1 补充说明

? 按照物料分组，然后按照供应商分类。 ? 重量单位为吨，金额单位为元。

? 重点分析 “去年同期价格”，“上月采购价格”，“上周采购价格”。上述三项在有依

赖数据的前提下应分析得出正确结果。

? “本周市场价格”此项预留，由工作人员填写。 ? 可用库存：当前库存量。

5.9 石药集团维生药业物资采购月报表 [办公室]

参照附件：石药集团维生药业物资采购月报表。

此报表更多的是和以前价的比较，从而计算出比年的节降额。

5.9.1 补充说明

? 此报表不需要物品编号。

? 默认重量单位：吨，金额单位：元。

? 重点分析：“本月平均价格”、“去年平均价格”。

? 采购额(万元) ＝采购量(吨) × 本月平均价格（吨/元）。此公式也可推理为：

本月平均价格（吨/元）＝采购额(万元) ×10000 / 采购量(吨)。用于计算本月平均价格。

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6 组织管理

6.1 部门管理

部门管理采用树型列表的方式，操作直观便捷，如图：

6.2 员工管理

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7 安全和权限管理

7.1 概述

我们采用资源、权限、角色、用户4级授权机制对系统权限进行细粒度规划。 ? ? ? ?

资源：指的是系统中的各种信息、数据、文件、网络地址（URL）等。权限：一个权限包含多个资源。角色：一个角色包含多个权限。

用户：可以将一个或几个“权限”分配给用户，这样用户就拥有了访问该权限被许可的资源的能力。

下图展示了4级授权机制：

权限分配截图：

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7.2 角色列表

7.3 权限列表

第22页

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7.4 资源列表

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8 运行环境

8.1 软件环境

? 操作系统：Lunix / Windows2003 ? JDK：Java SE Development Kit (JDK) 6 ? 应用服务器：Apache Tomcat 6 ? HTTP服务器：Apache 2.2 ? 数据库：MySQL5.1 / MSSQL2005

8.2 硬件环境

? 服务器：普通PC或者提供的服务器。 ? 网络环境：局域网内部使用。

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采购及仓库管理信息系统PWMIS

9 性能

为了在有限的硬件条件下确保性能我们采用如下措施：

? JRE优化，调整到最佳性能的参数。

? J2EE服务器调优，调整为合适的线程数和缓存大小。 ? Apache HTTP Server调优。

? 广泛使用缓存技术：缓存是提高性能的最有效的办法之一，我们在数据访问层、安

全层、数据库等都使用缓存技术以提升性能。

? 数据压缩：主要是各种静态数据的压缩，例如Js文件、图片、文档等，我们采用Apache

的GIZP模块进行压缩，相比Tomcat的GIZP，这个的性能要好很多。 ? SQL优化。

? 数据库优化：调整合适的数据库参数，必要的话，采用memcached作为缓存服务器。

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10 附件

1．供应商往来账 2．实物账 3．物料验收记录 4．原辅料明细表

5．日库存清点报表(固体原材料) 6．暂估材料一览表 7．月库存清点报表(维生)\\

8．石药集团维生药业物资采购周报表 9．石药集团维生药业物资采购月报表

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/r15g.html

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