文件和资料控制程序

XXX项目 文件和资料控制程序

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目 录

1目的 ................................................................................................................................................................ 4 2 适用范围 ....................................................................................................................................................... 4 3 职责 ............................................................................................................................................................... 4

3.1 SQA ..................................................................................................................................................... 4 3.2 总经理办公室 .................................................................................................................................... 4 3.3 各部门 ................................................................................................................................................ 4 4 工作程序 ....................................................................................................................................................... 4

4.1 文件和资料的分类和编号 ................................................................................................................ 4 4.2 文件和资料的编写 ............................................................................................................................ 5 4.3 文件和资料的审核、批准和保管 .................................................................................................... 5 4.4 文件和资料的发放控制 .................................................................................................................... 5 4.5 文件的标识 ........................................................................................................................................ 5 4.6 文件和资料的更改 ............................................................................................................................ 6 4.7 文件和资料的换版与作废 ................................................................................................................ 6 4.8 文件和资料的管理 ............................................................................................................................ 6 4.9 电子文件的管理 ................................................................................................................................ 7 4.10 外来文件的管理 .............................................................................................................................. 7 5 质量记录 ....................................................................................................................................................... 7

1目的

通过对文件和资料进行控制，确保对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到并使用相应文件的有效版本，防止使用失效、作废或过期的文件，以使工作更快捷、更规范，并且使所有文件和资料处于受控状态。

2 适用范围

本程序适用于公司质量体系内的所有文件。包括：质量手册、程序文件、技术文件、管理文件、外来文件和参考资料。

3 职责

3.1 SQA

负责技术文件的管理。

负责技术文件的发放工作。

3.2 总经理办公室

负责与质量体系有关的文件和资料的总体控制。 负责除技术文件以外的所有文件的发放工作。

3.3 各部门

负责本部门与质量有关的文件和资料的控制。

4 工作程序

4.1 文件和资料的分类和编号

文件和资料分为以下几类：

? 质量体系文件及其它质量管理文件；

? 技术文件：包括开发过程中产生的文档及生成的相关组织文件；

? 外来文件：其中包括客户提供资料、引用的国家标准等相关外来文件； SQA负责制定《文件资料编号规则》，经管理者代表批准后执行。

4.2 文件和资料的编写

质量手册、程序文件、其它质量管理文件均由管理者代表组织相关部门编写。 技术文件由具体实施的项目组负责人组织编写。

4.3 文件和资料的审核、批准和保管

质量手册、程序文件、其它质量管理文件在发布前由管理者代表审核其适用性，总经理批准。由总经理办公室填写《文件和资料登记表》，并进行统一保管。 技术文件由该项目的评审小组进行评审。审核通过后，由项目所属部门经理批准，SQA部门进行登记。文件由开发小组自行保管，待项目结束或经过一个软件生命周期后，统一交由SQA部门保管。对于纳入配置管理的技术文档，依据项目的《配置管理计划》管理。 外来文件中由上级主管单位或国家行政单位下发的与公司管理相关的文件由管理者代表审核，总经理办公室登记、保管和发放。 外来文件中由客户提供的与开发有关的文件资料由项目负责人审核，开发组将其列入配置管理中进行保管。

4.4 文件和资料的发放控制

各类技术文档和资料的发放范围由各部门自行确定，部门经理批准，由SQA负责发放。 文件在发放时，总经理办公室或SQA负责根据文件或资料发放的《文件和资料登记表》中规定的文件适用人（部门）或提出发放的申请人进行发放。并填写《文件和资料发放表》，并确认文件领用人在《文件和资料发放表》上签名领取。 对于纸张形式的每份受控文件都有不同的分发号，以便于追溯。当文件破损严重，影响使用时，应到总经理办公室办理更换手续，收回破损文件，更换新文件。新文件的分发号仍应沿用原文件的分发号。 当文件使用者将文件丢失后，应按相应条例办理申请领用手续，但必须说明丢失原因。总经理办公室在补发文件时应给予新的分发号，并在《文件和资料发放表》上注明丢失文件的原有分发号作废。 从所有发放或使用场所及时撤出失效和/或作废文件，或以其它方式确保防止误用。 为法律和/或积累知识的目的有关部门或人员所保留的任何作废的文件，应经过总经理办公室或SQA同意。对于保留的作废文件都应加盖“作废文件”的标识（电子文件应当在《文件和资料登记表》中标明“作废”），该文件只可作为知识积累和法律用途，不可再用于质量体系运行。

4.5 文件的标识

凡需按第4.4条进行控制的文件均为受控文件，受控文件应在发放前由总经理办公室或SQA标明受控状态的标识字样。电子文件应当在《文件和资料登记表》中标明“受控”。文件的标识参见《文件和资料编号规则》。 文件应由领用人员在文件封面的持有人处签名。

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