SAP156 总账-一般处理

SAP ECC 6.0 EhP3 2008 年 8 月 简体中文

SAP AG

Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Germany

总帐 (156)业务处理文档

SAP Best Practices

总帐 (156): BPD

Copyright

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总帐 (156): BPD

图标

图标

外部处理

可选业务处理或决定

注释 建议 语法 含义 警告 示例

排版惯例

字体风格 Example text

描述

出现在屏幕上的单字或字符。包括字段名、屏幕标题、按钮以及菜单名、路径和选项。 到其它文档的交叉引用。

Example text EXAMPLE TEXT Example text

EXAMPLE TEXT

正文文本中强调的字或词组，图形和表格的标题。

系统中元素的名称。包括报表名、程序名、事务代码、表名和正文文本中嵌入的编程语言关键字，如 SELECT 和 INCLUDE。

屏幕输出。包括文件和目录的名称及其路径、消息、源代码、变量和参数的名称以及安装工具、更新工具和数据库工具的名称。 键盘上的按键。例如:功能键（如 F2）或 ENTER 键。

用户输入原文。完全如文档所示输入这些单字或字符至系统中。 可变用户输入。尖括号表示应使用适当的输入替换括号中的单字和字符。

Example text

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总帐 (156): BPD

目录

1 2

用途 ..........................................................................................................................................5 前提 ..........................................................................................................................................5 2.1 2.2 2.3 3 4

主数据 ..............................................................................................................................5 预备步骤 ..........................................................................................................................6 角色 .................................................................................................................................6

流程概览表 ...............................................................................................................................6 处理步骤 ...................................................................................................................................7 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13

过帐总帐会计科目凭证 ....................................................................................................7 显示凭证 ..........................................................................................................................9 显示并更改行项目......................................................................................................... 10 显示余额 ....................................................................................................................... 12 显示简易凭证日记帐 ..................................................................................................... 13 显示凭证日记帐 ............................................................................................................ 14 显示总帐余额（清单） ................................................................................................. 15 冲销凭证 ....................................................................................................................... 17 周期性分录 ................................................................................................................... 20 周期性分录初始凭证的清单 .......................................................................................... 22 执行周期性分录 ............................................................................................................ 23 帐户维护：自动清算 ..................................................................................................... 25 帐户维护：手动清算 ..................................................................................................... 26

5 附录 ....................................................................................................................................... 28 5.1

处理步骤的冲销 ............................................................................................................ 28

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总帐 (156): BPD

总帐 1 用途

总帐会计主要用于提供外部会计核算和科目的综合情况。在与公司所有其他操作范围相集成的软件系统中，记录所有的业务交易（初始过帐和内部会计核算中的结算），从而确保会计核算数据的完整性和准确性。

SAP FI 总帐会计具有以下特点： ? ? ? ?

自由选择级别：集团公司或公司

自动并同步过帐相应的“总帐会计”科目（对帐科目）中所有的子分类帐项目 同步更新“总帐会计”和成本会计区域

实时评估和报告当前的会计数据、科目显示形式、财务报表（含不同的财务报表版本和附加分析）。

最重要的是“总帐会计”可以完整记录所有业务事务。为提交科目提供统一的、最新的参考。通过在不同级别显示原始凭证、行项目和交易指标，可以在实时处理的任意时间检查实际的单个交易，不同级别包括： ? ? ? ?

帐户信息 日记帐 总/业务额

资产负债表/损益评估

2 前提

2.1 主数据

SAP Best Practices 标准值

您的 ERP 系统在执行阶段已创建了一系列不可或缺的主数据和组织数据，如反映公司组织结构的数据和满足公司营运焦点的数据（如物料、供应商和客户的主数据）。

此主数据通常包括标准化 SAP Best Practices 缺省值，使您可以运行此业务情景的各个处理步骤。

在文档描述的处理步骤中使用以下主数据：\\

全部

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总帐 (156): BPD

用法

使用该清单，可以通过总帐会计的所有关键要素（例如总分类帐科目）（如果安装了指定可选的 building block：利润中心和段）对总帐科目进行评估。它允许屏幕外观发生变化以及对相关附加要素进行细分。

该清单在所选要素的科目说明和代码下显示了从上一年度和以前期间结转的余额、报告期间的借方和贷方总计以及所选要素的最终余额。

与事务 FAGLB03（显示余额，请参见上文）中的外观不同，您可以通过此事务实现所选期间以及相关组织单位的单个或多个科目的可视化。

例如:如果安装了可选 building block，您能够为一个段或一个利润中心创建总帐科目余额的清单。

前提

所选期间的凭证已过帐。

步骤

1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：

选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI) SAP ECC 菜单 事务代码 会计核算 ? 财务会计 ? 总分类帐 ?信息系统 ? 总帐报表 (新) ? 科目余额 ? 一般的 ? 科目余额 ? 总帐科目余额 (新) S_PL0_86000030 选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 SAP_BPR_FINACC-S（总帐会计） SAP_BPR_FINACC-K（财务经理） 业务角色菜单 总分类帐 ? 信息系统 ? 总帐科目 - 余额 2. 在选择总帐科目 –余额 屏幕上，进行以下输入：

字段名称 一般选择 描述 用户操作和值 10 1000 0L 注释 公司代码货币 如果需要，则选择已过帐的利润中心。 如果需要，则选择已过帐的段。 选择主分类帐 (0L) 或您自己定义的其他分类帐。通过输入帮助 (F4) 进行选择。 货币类型 公司代码 利润中心 段 报告选择 分类帐 ? SAP AG 第 16 页（共 29 页）

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总帐 (156): BPD

会计年度 起始期间 <会计年度> <起始期间> 例如本年度 例如:01 必要时，可为“选择开始”选取其他期间。 终止期 <截止期间> 例如:12 必要时，可为“选择结束”选取其他期间。 输出类型 X 标记此选项。 标准细分报表 3. 选择执行 (F8)。

结果

选择的结果以典型追溯报表的形式显示，其外观可以有所不同。

在显示屏幕上，选择 设置 ? 特性显示? 名称和码，以便在科目说明旁边显示科目编号。

4.8 冲销凭证

用法

本业务情景描述了冲销 FI 凭证的步骤。在这个过程中，系统将生成会计凭证、向现有凭证添加信息，并更新受影响的分类帐中的业务额。 系统支持下列类型的冲销：

单独冲销 批量冲销

前提

FI 凭证已过帐，且必须进行冲销。

4.8.1 用法

冲消凭证 – 单个冲消

您可以冲销在财务会计中所创建的凭证。

前提

凭证已过帐。

步骤

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1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：

选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI) SAPECC 菜单 事务代码 总帐 (156): BPD

会计核算 ? 财务会计 ? 总分类帐 ? 凭证 ? 冲销 ? 单一冲销 FB08 选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 SAP_BPR_FINACC-S（总帐会计） SAP_BPR_FINACC-K（财务经理） 业务角色菜单 总分类帐 ? 凭证处理 ? 大量冲销凭证 2. 在 冲销凭证：抬头数据 屏幕上，进行以下输入：

字段名称 描述 用户操作和值 xxxxxxxxxx 1000 <本年度> 01 注释 输入凭证编号。 例如 在当前期间冲销。 凭证编号 公司代码 会计年度 冲销原因 3. 过帐 (Ctrl+S) 冲销凭证。

如果未输入过帐日期，则在当前日期过帐该凭证。

4. 如果您忘记了要冲销凭证的编号，则可以用搜索帮助功能进行查找。

5. 在冲销凭证之前，可再次显示该凭证并进行检查。为此，请选择 在冲销前查看(F5)。 6. 选择 过账 (Ctrl+S) 来冲销凭证。

系统会显示消息：凭证已冲销。 7. 记下凭证编号。

请注意，已冲销的凭证不能再次冲销。

结果

当您过帐冲销时，系统会冲销源凭证。通过选择冲销原因，您可以为业务额（冲销之后）指定其应有的状态，而无需过帐已冲销的凭证及其冲销凭证。此类冲销称为“负过帐”。

4.8.2 用法

冲消凭证 – 批量冲消

您可以冲消已在财务会计核算中创建的多个凭证。

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总帐 (156): BPD

前提

凭证已过帐。

步骤

1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：

选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI) SAP ECC 菜单 事务代码 业务角色 业务角色菜单 会计核算 ? 财务会计 ? 总分类帐 ? 凭证 ? 冲销 ? 批量冲销 F.80 SAP_BPR_FINACC-K（财务经理） 选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC) 总分类帐 ? 凭证处理 ? 大量冲销凭证 2. 在 大量冲销凭证：初始屏幕上，输入下列数据，例如:为了选择要冲消的凭证。

字段名称 描述 用户操作和值 1000 <凭证编号> <凭证编号> 注释 输入凭证起始编号 输入凭证结束编号（仅当必须冲销凭证的整个范围 公司代码 凭证编号 到 会计年度 冲回原因 <凭证的会计年度> 01 例如:本年度 例如 通常使用冲销原因 01 冲销相同时期的凭证 测试运行 <选择> 如果要进行检查，应首先选择，然后取消选择，以冲销凭证 3. 选择执行(F8)。如果选中测试运行复选框，则系统在实际执行冲销过程之前首先会检查该凭证

是否可以冲销。 4. 选择冲销凭证以触发系统中的冲消过程。

如果要冲销范围之外的几个凭证，那么仅在凭证编号行中进行多个选择，并且输入要冲销凭证编号的单一数值。

结果

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总帐 (156): BPD

如果未选择 测试运行选项，则系统将冲销源凭证。通过选择冲销原因，您可以为业务额（冲销之后）指定其应有的状态，而无需过帐已冲销的凭证及其冲销凭证。此类冲销称为“负过帐”。

4.9 周期性分录

用法

本功能支持可以定期创建的过帐。周期性分录类似于银行长期订单，用于扣除租金、缴纳付款、或直接的贷款偿还。周期性分录程序将基于周期性分录凭证进行这些过帐。

在总帐会计领域中，周期性分录可以用于递延和应计的过帐等（如果存在要过帐的固定金额）。 周期性分录凭证的下列数据将保持不变：

? ? ?

过帐代码 科目 金额

您在周期性分录凭证中输入这些数据，它们仅偶尔发生变化。该凭证不会导致事务数字的更新。周期性分录程序使用该凭证以创建会计凭证。

前提

如果您要使用该方法，您必须输入周期性分录凭证，系统将使用该凭证作为参考。周期性分录凭证不是会计凭证，因此它不会影响帐户指数。

处理流程

? ? ? ?

输入周期性分录凭证。

SAPF120 系统使用周期性分录凭证创建会计凭证。您必须定期启动该程序。它将检查每个周期性分录，以确定是否必须创建凭证。 运行批输入会话。

在年末清算时必须重新检查周期性分录。

结果

如果该过程下一次执行的日期（存储在周期性分录中）匹配计算期间的日期，或在指定范围内，则该程序将传输过帐数据到指定输入会话中。在每次运行程序的过程中，每个周期性分录凭证只创建一个会计凭证，因此冗长的计算期间不会产生一个以上的会计凭证。

处理周期性分录 步骤

1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：

选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI)

? SAP AG 第 20 页（共 29 页）

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X 总帐 (156): BPD

选择总帐业务 3. 选择执行(F8)。

4. 首先执行测试运行时，标识将会自动激活。 5. 选择执行(F8)。

中间结果

提供了测试运行的日志。所有未清项目组都根据总帐科目进行了排列，其中在借贷方显示了相同的清算金额。如果标准的清算标准（公司代码、科目编号和货币代码）与更多的分组特征/用户标准（此处为分配和贸易伙伴编号）一致，则在 clearing 列中将标明清算日期。 1. 选择返回 (F3)。

2. 取消选择 测试运行 字段，其他所有输入保持不变。 3. 选择 执行(F8)。这个程序运行的是正式运行

结果

提供了程序运行的日志。所有未清项目组都根据总帐科目进行了排列，其中在借贷方显示了相同的清算金额。如果清算标准一致，则在进行清算时将标明清算日期和清算凭证编号。

如果在输入控制中选择了要输出可清算的凭证或无法清算的凭证，您会收到一份详细清单。如果未设置上述其中一个标识，您会看到一份简短清单。

详细清单是一份行项目清单，它提供了有关所选未清行项目或已清算（或可清算）行项目的信息。可以看到对符合系统标准和用户标准的项目组进行了汇总。如果已满足清算条件，则在成功完成清算事务后将显示清算日期以及清算凭证编号（在更新运行中）。如果在清算过程中出现了错误，则会显示消息 没有清帐。

未清和已清项目的简短清单提供了程序运行结果的概览。其中显示了每个科目的所选未清项目数、可清算的项目数以及实际清算的项目。

从错误日志中可以看到（根据系统标准和用户标准）组清算过程中所出现的错误。

通过定制可以为未清项目的分组添加五个附加标准。

4.13 帐户维护：手动清算

用法

该事务用于手动清算未清项目。如果要清算的项目余额不为零，则可以创建多付/付款不足的剩余项目。

前提

? SAP AG 第 26 页（共 29 页）

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系统包含可清算的未清项目。

总帐 (156): BPD

步骤

1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：

选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI) SAP ECC 菜单 事务代码 会计核算 ? 财务会计 ? 总分类帐 ?帐户? 清帐 F-03 2. 在结算总分类帐科目:抬头数据:屏幕上，进行以下输入：

字段名称 描述 用户操作和值 *（带有未清项目管理的科目） 1000 注释 0010020109 科目 公司代码 3. 选择处理未清项。

4. 在清算总帐科目 屏幕上进行输入后，缺省情况下将激活所有项目。要取消激活所有项目，请

先选择 选择所有，然后选择 取消激活项目。

然后，您可以依次选择选择、激活项目，以便选择要清算的相应项目。 已激活的项目（以蓝色字体显示）随后可以进行清算。 5. 您需要指定要完全结清的未清项目以及要为其创建剩余项目的未清项目：

选择未分配的并输入所需数据。

字段名称 描述 用户操作和值 差额 注释 至少为一个未清项目输入所有选定的未清项目的差额。 薄记差别 6. 保存您的输入。

7. 在结算总帐科目显示总览屏幕上，将显示消息 更正标示行项目，通过双击选择所标记的项目，

然后在起息日字段中输入当前日期。 8. 在所有的原因代码字段输入999（如果借贷方都是银行的话），否则选择相应的原因代码。 9. 保存您的输入。

您可以使用此事务输入屏幕上的复选框来添加 附加选择。在随后显示的屏幕中可以输入要选择的值，并处理其他选择标准。

选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 业务角色菜单 SAP_BPR_FINACC-K（财务经理） 总分类帐 ? 总帐科目处理 1. 选择查询条件，输入科目和公司代码，然后选择应用。 2. 选择该科目的行项目，点击显示未清项目。

? SAP AG 第 27 页（共 29 页）

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3. 选择一行，然后选择清帐未清项目 4. 参考选项1中的4到9步

总帐 (156): BPD

您可以使用此事务输入屏幕上的复选框来添加 附加选择。在随后显示的屏幕中可以输入要选择的值，并处理其他选择标准。

结果

帐户中的所选未清项目已结清。如果确定存在差异，则会创建剩余项目或新的未清项目。

5 附录

5.1 处理步骤的冲销

在如下章节中，您可以找到最常见的冲销步骤，您可以用来冲销本文档中描述的一些活动。

过帐总帐会计科目凭证 事务代码 (SAP GUI) 冲销： 事务代码 (SAP GUI) 业务角色 业务角色菜单 注释

FB50 冲销凭证（手动） FB08 冲销前显示凭证（F5 键） 过帐总帐会计科目凭证 事务代码 (SAP GUI) 冲销： 事务代码 (SAP GUI) 业务角色 业务角色菜单 注释

FB50 冲销凭证（批量冲销） F.80 应慎重使用批量冲销；尤其当凭证编号超出范围时 ? SAP AG 第 28 页（共 29 页）

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总帐 (156): BPD

手动清算 事务代码 (SAP GUI) 冲销： 事务代码 (SAP GUI) 业务角色 业务角色菜单 注释

F-03 重置清算项目 FBRA ? SAP AG 第 29 页（共 29 页）

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SAP ECC 菜单 事务代码 总帐 (156): BPD

会计核算 ? 财务会计 ? 总分类帐 ? 过帐 ? 参考凭证 ?周期性凭证 FBD1 选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 SAP_BPR_FINACC-K (财务经理) SAP_BPR_FINACC-S (总帐会计) 业务角色菜单 总分类帐 ?周期性凭证? 输入周期性分类 2. 在 输入周期性输入：抬头数据 屏幕中，输入以下数据：

字段名称 描述 用户操作和值 1000 <首次运行日期> <最后运行日期> <选择间隔> <每月中运行的日期> 注释 公司代码 1000 指定周期性分录凭证首次过帐的时间。 指定周期性分录凭证最后过帐的时间。 例如:<1> 表示每月 例如:01（指定凭证过帐的那天为过帐日期。） 在这些字段中，输入要过帐的凭证的各个数据。分期付款租赁的数据已定义为示例。 例如:应计 例如:57010741审计 公司代码 周期性分录运行 首次运行日期 最后运行于 运行间隔月数 运行日期 凭证抬头信息 凭证类型 货币/汇率 参照 凭证首项 记帐码 科目 SA CNY <参考文本> 40 <总帐科目编号> 3. 选择回车。确认与首次运行日期有关的所有警告消息（黄色）。

字段名称 描述 用户操作和值 <金额> <选择> 注释 例如:500 如果科目与税码有金额 计算税额 ? SAP AG 第 21 页（共 29 页）

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总帐 (156): BPD

关，则选择 成本中心 文本 下一个行项目 记帐码 科目 *（如果科目为成本中心） <文本> 50 <总帐科目> 例如:1101 例如<每月应计> 例如22410101其他应付款 4. 选择回车。确认与税收有关的所有警告消息（黄色）。

字段名称 描述 用户操作和值 * 注释 选择 <*> 或输入上面的金额（例如 500） 金额 5. 选择保存(Ctrl +S) 并记下以下交易的凭证编号。

该凭证现已作为周期性分录凭证输入，但尚未过帐到科目。该凭证分配了单独的凭证编号范围。

执行周期性分录 一章中将介绍了此周期性分录凭证的过帐。

结果

已处理周期性凭证。

示例

总帐科目 57010741

总帐科目 22410101

金额 500 成本中心 1101 金额 500 日期 <当前数据> 4.10 周期性分录初始凭证的清单

用法

该清单显示了所有的周期性分录凭证。

前提

已过帐周期性分录凭证。

步骤

? SAP AG

第 22 页（共 29 页）

SAP Best Practices

1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：

选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI) SAP ECC 菜单 事务代码 总帐 (156): BPD

会计核算 ?财务会计 ? 总分类帐 ? 期间处理 ?周期性分录 ? 清单 F.15 2. 在周期性分录凭证屏幕上，进行以下输入：

字段名称 描述 用户操作和值 1000 <会计年度> 注释 例如本年度 公司代码 会计年度 3. 选择执行(F8)。

4. 系统将显示现有周期性分录原始凭证的清单。您可以选择仍要执行的凭证和（或）直到下次运

行周期性分录程序时才执行的凭证。 5. 该清单将显示下次过帐运行的日期。

选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 业务角色菜单 SAP_BP_FINACC-K（财务经理） 总分类帐 ? 周期性凭证 ? 显示周期性分类 1. 该屏幕显示所有的周期性分录凭证。

2. 选择查询条件，输入合适的条件，然后选择应用。

结果

系统将显示现有周期性分录原始凭证的清单。您可以选择仍要执行的凭证和（或）直到下次运行周期性分录程序时才执行的凭证。 该清单将显示下次过帐运行的日期。

4.11 执行周期性分录

用法

在该步骤中，创建自周期性凭证的过帐凭证。

前提

必须过帐周期性凭证。

步骤

1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：

选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI)

? SAP AG 第 23 页（共 29 页）

SAP Best Practices

SAPECC 菜单 事务代码 业务角色 业务角色菜单 总帐 (156): BPD

会计核算 ? 财务会计 ? 总分类帐 ? 期间处理 ? 周期性分录 ? 执行 F.14 SAP_BPR_FINACC-K（财务经理） 选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC) 总分类帐 ? 定期和结算活动 ? - ABAP/4程序：周期性表目 2. 在从周期性凭证中创建记帐凭证屏幕上，进行以下输入：

字段名称 描述 用户操作和值 1000 <会计年度> 今年当月 01 日 -今年当月31 日 注释 例如 下一次运行的日期可能需要调整（例如 07 年 10 月 1日 — 07 年 10 月 31 日） 例如:持续期 使用该参数，您可以自由选择要创建的批次输入会话的名称。如果您未分配单独的名称，那么程序将设置批次输入会话名称 SAPF120。 公司代码 会计年度 进一步选择 结算期间 批输入进程名称 * 用户名 * 使用该参数，您可以自由选择用户。如果您未指定单独的用户 ID，那么用户程序将设置 SAPF120。 3. 选择执行(F8)。

4. 选择系统 ? 服务 ? 批输入 ? 会话。

5. 选择 Session name SAPF120（或您输入的参数） 6. 选择Process session (F8)。

7. 在 Process Session SAPF120（或 parameter name）屏幕上，进行以下输入：

字段名称 描述 用户操作和值 x x 注释 仅显示错误 Process ? SAP AG 第 24 页（共 29 页）

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总帐 (156): BPD

结果

系统在后台创建周期性凭证。

4.12 帐户维护：自动清算

用法

您可以在该步骤中定期清算未清的总帐科目项目。

前提

系统包含可清算的未清项目。这说明未清项目必须匹配事务 F.13 文档中描述的标准：

根据标准公司代码、科目编号和货币代码，执行所选行项目组清算时，更新货币中的余额为零。

建议：使用该事务测试特定凭证编号范围（或特殊凭证编号，您可以使用下一步骤：手动清算）。如果在无任何说明情况下运行该事务，那么不存在需要手动清算的凭证。

步骤

1. 请选择以下其中一个导航选项访问该事务：

选项一：SAP 图形用户界面 (SAP GUI) SAPECC 菜单 事务代码 会计核算 ? 财务会计 ? 总分类帐 ? 期间处理 ? 自动清帐 ?无清算货币说明 F.13 选项二：通过业务角色的 SAP NetWeaver 业务客户端 (SAP NWBC) 业务角色 业务角色菜单 SAP_BPR_FINACC-K（财务经理） 总分类帐 ? 定期和结算活动 ? 自动清帐 2. 在 自动清帐(SAPF124):屏幕上，进行以下输入：

字段名称 描述 用户操作和值 1000 <会计年度> <凭证编号> 注释 例如 如果您要清算某个凭证，那么选择凭证编号 如果您要清算某个凭证，那么选择凭证编号 公司代码 会计年度 凭证编号 到 <凭证编号> ? SAP AG 第 25 页（共 29 页）

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