会议及会议室管理办法 - 图文

指导性文件 文 件 编 号： 版本/版次：A0 页 次：第 1 页 共 5 页 公司 会议及会议室管理办法 文件制订/修订履历 制/修订内容 编号 制/修订日期 制/修订原因 文件会审 / 签 名 □总经办 □财务部 □市场营销部 □生产部 □开发部 □外贸部 □采购部 □人力资源部

指导性文件 文 件 编 号： 版本/版次：A0 页 次：第 2 页 共 5 页 公司 会议及会议室管理办法 1.0目的 规范会议制度，提高会议效率和效果。确保开会必有决议；决议必有执行；执行必有效果? 2.0范围 周会、月会、年会，生产、品质异常等临时会议及管理评审与内部审核的首末次会议? 3.0权责 3.1总经理/总经理助理或人力资源经理或管理者代表 3.1.1主持月会、年会，必要时列席临时会议，对会议中的提议形成决议； 3.1.2 指定会议通知、记录、与会议决议所采取的相关措施之跟进者。 3.2临时会议召集/主持者 3.2.1针对需讨论问题通知相关部门负责人/管理人员参加会议，视必要提请总经理/总经理助理或管理代表列席； 3.2.2确保形成会议记录，在总经理/副总经理或管理者代表未列席情况向其汇报会议决议，必要时提请承认或批准； 3.2.3跟踪会议决议事项的处理与效果。 3.3 参会人员 3.3.1准时参加会议，视要求准备会议所需资料，参与议题讨论； 3.3.2执行决议中涉及本部门问题的处理； 3.3.3视会议指定，履行记录、决议措施的跟进任务。 4.0会议管理办法 4.1会议区分 会议 主 席 频区分 主持人 参加人员 次 总助或 周 例 会 总经理各部门负或总助 责人 行政经理 PMC 产 销 会 生产副市场营总、生产销经理 主管、PMC、采购、销售 记录人 会议召开的相关内容 ○1上周工作计划执行情况； 每○2本周工作计划； 周 ○3部门间相关问题协调； 一次 ④资源需要等； ⑤工作分享。 ○1本周订单销售完成情况； ○2本周物料供应情况； 每○3本周生产订单情况； 周④下周销售计划； 一次 ⑤下周物料供应计划； ⑥下周生产与人员安排计划； ⑦其它事项。 半年 1年 记录保存

指导性文件 文 件 编 号： 版本/版次：A0 页 次：第 3 页 共 5 页 公司 会议及会议室管理办法 续上表 会议 主 席 频区分 主持人 参加人员 次 总经理 总经理助理 各部门负责人、内审组长 总秘 各部门负责人 每年一次 记录人 会议召开的相关内容 ○1评审内审结果及跟进状况； ○2评审顾客满意与供应商情况； ○3评审质量方针与目标实现情况与适宜性； ○1上年度工作总结； ○2本年度工作计划； ○3本年度重大项目、工作开展计划； ④本年度其它事项。 ○1生产、品质重大异常； 不○2顾客严重投诉、退货； 定3工厂重大事宜通报； 时 ○○4其它突发问题决议等。 1年 3年 3年 记录保存 管理 评审 管理者会议 代表 总经理或总助 年会 行政经理 每年一次 总助 总经理临时或总助各部门负责人 会议 或管理者代表 4.2会议通知与准备 4.2.1原则上除临时会议时间不确定外，周会于每周一16:00进行；产销会于每周六上午10：00时举行；管理评审会议于每年12月份下旬进行；年会于每年春节后上班第3周五晚上进行；年度会议的具体时间应提前1周通知。 4.2.2会议召集者应依据会议区分与性质，于会前以书面或口头方式通知需要参加会议与列席的人员。 4.2.3会议主持者与参会人员应根据相应的会议内容作会议内容资料准备，会议期间，参会者所涉及的职能或部门工作应提前作好安排。 4.3会议召开 4.3.1所有需参加会议的人员，除经过请假批准外均应准时到场，并在《会议记录》上作会议签到，缺席与迟到以《员工考勤管理办法》处理。 4.3.2 会议的内容由指定的会议记录人员作记录，并于会后整理交会议主持者审查，交主席或总经理核准，会议必须包括会议主题与会议决议（包括处理时限），并确定相关责任人。 4.3.3 经总经理/总助或管理者代表核准的会议记录，视必要分发至总经理/总助与相关部门备查。 4.3.4主持人应保持会议议程的有效性与时间性控制，应控制会议气氛和每位发言人受尊重的需要。 4.3.5参会人员发言讨论或争论问题或事项时应尊重主持人和对方，不得随意打断对方的讲话和观点，不得进行人身和语言攻击，要控制自己的情绪和言行；做到和谐会议、和谐决议。

指导性文件 文 件 编 号： 版本/版次：A0 页 次：第 4 页 共 5 页 公司 会议及会议室管理办法 4.4 会议决议的处理与跟进 4.4.1 会议决议事项，责任部门负责人应在确定的时限内完成，必要时由会议主持者填写《纠正及预防措施要求表》，分发至责任者（部门）。责任者应于将执行的情况记录于该表，并反馈至措施要求发出者验证措施效果。 4.4.2 会议决议的处理效果应向总经理/总助或管理代表反馈，如未达成预期措施要求结果，责任部门应再次采取有效措施。 4.4.3会议决议处理结果主持人应在时限到期之周会给予跟进执行效果，对于未执行或执行不到位的责任人给予处理；并重新责令处理时限。 4.5 会议相关记录的保管存查与利用 4.5.1 本制度4.1所示的相关会议记录原件交由于文控中心处理归档备查，文控中心应依据4.1的期限要求保存。 4.5.2 需要时，公司或工厂做相关部门、管理者绩效时，各相关会议决议的处置情况可作为绩效可作为绩效分析的相关依据。 4.6 各部门内部召开的会议，部门负责者可依据类似的办法实施，记录保存6个月。 4.7 管理评审与内部审核的首末次会议依据对应的程序要求实施。 5.0会议室管理办法 5.1会议室的使用由人力资源部统一安排调配，各部门使用会议室必须向人力资源部报备。 5.2会议室用途有：召开会议、研讨工作、组织培训、集体学习教育、考核面试等；未经允许，不得挪作他用。 5.3参加人员应爱护培训、会议室内一切公物。未经许可不准在会议室悬挂或张贴任何物品，不得破坏、弄脏原有装修与宣传画，不准在桌椅上任意写画、敲击和刻画，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得损坏会场设施（包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等）。如有损坏，按公司有关规定处理。 5.4使用部门或个人，要维持室内清洁卫生。不准在场内随地吐痰、乱扔纸屑、杂物，不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水随地倾洒，如出现上述情况，使用部门有责任劝止. 5.5使用部门或个人，要保持室内用品的原状。桌椅有移动的应及时放回原位，白板有使用的应及时擦洗干净，烟灰缸有烟头或杂物的应及时清理；以方便其他部门或个人使用。 5.6使用部门与个人，若使用会议室的仪器设备的，使用前认真检查仪器设备的完好程度；使用时，严格按照仪器设备的操作规范操作；使用结束，应按操作程序关闭电源，整理好仪器设备。发现问题，及时通知人力资源部。不准擅自移动或拆卸任何仪器设备，不准擅自把仪器设备拿出室外使用。 5.7凡公司安排的会议，其出勤率必须100%，参加人员必须按时参加、并签到。确有特殊情况不能参加培训或会议者，必须在会议召开之前1小时写好《请（休）假申请表》经会议主持人批准，否则按《员工考勤管理规定》处理。 5.8会议室内严禁大声喧哗，应保持安静，不准打瞌睡，不准在会议室随意走动，有手机者应自觉调到振动状态；特殊情况，须中途离开会场和听电话，须向主持人说明。 5.9 参加会议人员，应带好笔与本子，做好有关笔记；如有意见或问题，可举手发言或提出；不得发生争吵、起哄等现象，扰乱会议秩序。 5.10希望全体同事遵守最基本的会议制度，创造一个良好会议组织纪律，让会议决议和精神

指导性文件 文 件 编 号： 版本/版次：A0 页 次：第 5 页 共 5 页 公司 会议及会议室管理办法 能够落到实处，提高全员素质。 6.0相关/支持性文件（无） 7.0相关记录 7.1 《会议记录》 7.2 《纠正及预防措施改善表》 8.0附件（无） 制定 审查 核准

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