教务处研究生院归档范围-中国石油大学北京

为了保证我校教学、科研和党政管理等各项工作都能有完整、准确、系统的文件材料归档，根据我校修订后的《中国石油大学（北京）纸质党政档案立卷归档细则》和《中国石油大学（北京）纸质教学档案立卷归档细则》（中石大京办[2006]20号）的规定，现将贵单位的归档范围和保管期限列表如下，望遵照执行。

教务处和研究生院关于教学类档案归档范围和保管期限表

JX11 综合

教学类-综合： 一级类目：年份 二级类目： JX11 实体分类号：年份- JX11 序号 1 类目名称 上级机关有关本校教学工作的文件材料 本校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规2 定、办法 本校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、3 调研报告、简报、总结 4 5 6 7 本校教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 非学历教育的培训班、进修班 有关教学管理的统计报表 全校的学生运动会材料 长期 长期 永久 永久 永久 永久 保管期限 长期 JX12 教学与实验室建设

教学类-教学与实验室建设： 一级类目：年份 二级类目： JX12 实体分类号：年份- JX12 序号 1 类目名称 上级机关有关本校学科、专业设置及实验室建设的文件材料 本校关于学科、专业、实验室等的论证、评估、申报、审批材2 料 3 4 5 6 有关重点学科、专业、实验室建设材料 校学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 本校学科、专业、实验室建设统计报表 研究生指导教师名册 永久 长期 永久 长期 永久 保管期限 长期 JX13 招生

教学类-招生： 一级类目：年份 二级类目： JX13 实体分类号：年份- JX13 序号 1 类目名称 上级机关有关本校招生工作的文件材料 本校关于博士、硕士、本科、专科学生的招生计划、规定、生2 源计划 3 4 5 6 新生录取材料及新生名单、免试研究生推荐材料 委培、代培、自费生计划、合同及名单 招生工作宣传、招生简章、招生工作总结 研究生入学试题 长期 长期 短期 长期 永久 保管期限 长期 JX14 学籍管理

教学类-学籍管理： 一级类目：年份 二级类目： JX14 实体分类号：年份- JX14 序号 1 2 3 4 类目名称 本校学生学籍卡片 保管期限 永久 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学等） 永久 学生成绩总册 关于学生奖励材料（奖学金、贷学金、优秀学生、先进班级材长期 料）（学工处提供） 永久 5 关于学生违纪处分材料（学工处提供） 长期 JX15 课堂教学与教学实践

教学类-课堂教学与教学实践： 一级类目：年份 二级类目： JX15 实体分类号：年份- JX15 序号 1 2 3 4 5 类目名称 本校关于各专业教学计划、教学大纲 课程建设要求及安排，校历表 专业课程试题库 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 保管期限 永久 长期 长期 短期 短期 JX16 学位

教学类-学位管理： 一级类目：年份 二级类目： JX16 实体分类号：年份- JX16 序号 1 2 3 4 5 6 类目名称 上级机关有关本校学位工作的文件材料 本校学位评定条例、办法及计划、总结 校学位委员会会议记录、决定 校学位委员会授予各层次学位清册 博士、硕士研究生学位论文及评审材料 本科生优秀学士学位论文 保管期限 长期 长期 长期 永久 长期 长期 JX17 毕业生

教学类-毕业生信息管理： 一级类目：年份 二级类目： JX17 实体分类号：年份- JX17 序号 1 2 3 4 5 类目名称 上级机关有关本校毕业生就业的文件材料 毕业生工作计划、简报、总结 毕业生供需统计、计划、合同 毕业生验印名册 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 保管期限 长期 长期 长期 长期 长期 JX18 教材

教学类-教材类： 一级类目：年份 二级类目： JX18 实体分类号：年份- JX18 序号 1 类目名称 本校自编、主编教材 保管期限 长期 2 3 4

各院系各专业使用教材目录 本校自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 其它有保存价值的自编参考资料 长期 长期 永久 详见 综合档案室网页：法律法规——本校档案管理规章制度

积 累

组 卷

归 档 纸质教学档案的部门立卷与归档流程图

院（处、系、部）档案员按教学档案归档范围随时收集各类文件材料 从教务处、档案室下载各种表格，领取档案装具（盒、袋等） 文件材料形成后分类积累，定期整理 检查积累材料是否合格 否 是 按文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考等原则组卷 检查调整卷内文件并排序 按顺序编排页号，打印卷内文件目录，填写卷内备考表拆除文件内金属物，装订 综合档案室检查组卷是否合格 否 更正 是 填写归档说明书 填写移交目录清单（交接双方各执一份） 归 档

本单位具有相关的人物和声像资料亦可存档：

人物档案

（保管期限参见各单位相应类目的保管期限）

序号 1 2 3 4 5 6 7 生平、自传 专业技术职务申报及审批材料、专利和各种奖励的申报及评审结论材料 工作计划、总结及优秀事迹材料 专著、论文、译著、译文及手稿、科研成果、出版教材、参考书及讲义 国内外专家学者对有关该人物的评价及报刊对该人物事迹和成果报导 学生时代的典型笔记、作业、试卷、读书札记、学习心得、经验总结 典型工作日记、记事本及会议记录手稿、工作来往书信、电报、书法手迹、艺术作品 8 奖状、奖品、证书、证章、任命书及聘书 类 目 名 称 9 10 11

反映不同时期形象的照片、底片及录音带、录像带 已故人物讣告、唁函、唁电、悼词 其他有保存价值的材料

声像档案

（包括照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等，保管期限参见各单位相应类目的保管期限） 类 序号 1 重体和先进个人表彰大会及有关党政方面的其它重大会议，包括开幕、大闭幕场面，会议代表发言、会议情况等 活2 动 重大展览会等 参观视察 2 3 1 2 3 教4 学 课、师生共同探讨教与学改革、硕士生、博士生论文答辩会等场面 5 6 学生在实习、实验操作、师生野外考察、社会实践等 学生参加的各种教学竞赛活动的场面 教授、专家或在学术上造诣较深的教师授课（包括备课）、学生听1 本校党政领导出访考察和中央、市级党政领导同志来学校活动场面（包括视察、座谈等） 国内有影响的教授、博士、科学家、专家来校访问的活动场面 市级以上代表团、兄弟院校代表团、慰问团来校活动场面 学生开学典礼、毕业典礼和领导来宾讲话 学代会、三好学生、优秀学员、先进班级表彰会场面 历届学生毕业合影 重大活动：校庆、历年教师节、重大纪念日、庆祝日、英模报告会、类 目 名 称 重要会议：指本校历届党代会、职代会、工代会、团代会、先进集

7 1 有代表性的实验室、电化教学、教室等场景 学术活动：指本校主持召开的全国性、省级学术会议、本校重要科研工作会议（包括大会开幕、闭幕、大会发言、著名学者的报告等） 科研 2 著名学者的著作、论文、样书照片，在研究过程中形成的、能反映该项目特征或实验情况、鉴定会场面的声像 3 本校与地方、厂矿单位联合办学、开展科研和技术协作活动中产生的声像 1 产2 品 将要投入生产的样机或样品、照片 产品投入生产后所产生的社会经济效益、社会的反映、成果应用情况等声像 1 外籍教师、专家在校教学、访问等活动，在我校召开的国际性学术会议场面等 外2 事 3 4 1 基建 2 文体1 授予国外专家、学者为名誉教授、名誉顾问称号的场面 本校师生出国学习、考察等活动的场面 反映学校不同历史时期变化发展的校景和建筑物材料（包括校门、教学楼、实验室、生活用房、行政办公楼、图书馆、校办工厂、校园风光、瞰图等） 重大项目的开工典礼、重要隐蔽工程和重要建筑物的竣工等声像 教职工、学生文艺汇演、日常活动片断、艺术周、校庆文艺汇演的演出剧照、演员合影 国外各种代表团访问学校的活动场面（包括座谈、联欢等） 卫生 2 历届教职工、学生运动会盛况（包括开幕、闭幕、领导讲话、运动员比赛场面） 3 4 5 6 统战校友 1 人物 2 3 1 2 3 校运动队参加国内外运动会合影、破纪录运动员照片及获奖情况等 运动队训练、誓师会、学生课余体育活动、军训等场面 兄弟单位的来访、表演、比赛等 各级优秀体育运动员、体育（文艺）代表队队员合影等 民主党派组织的重大活动场面 校友会活动场面 校内少数民族、台胞归侨活动场面 本校历届领导人的声像（包括正、副校长和正、副书记） 院士、博士生导师、教授等名人的声像 全国党代会代表、全国人大代表、全国、市政协委员、全国劳动模范、部、市劳动模范的声像

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