海外出差管理制度
更新时间:2023-09-14 03:50:01 阅读量: 初中教育 文档下载
海外出差管理制度
一、
适用范围
本制度适用于公司的中国区员工因业务工作、视察、技术交流、其他事务等,被派往中国以外的国家或地区的出差行程。 二、
基本规范要求
1. 员工出差须根据本制度第三部分要求提出出差申请,批准后方可执行出
差任务。
2. 员工出差前须参加培训或自行学习目标国家/地区的相关法律、政策、宗
教、礼仪、风土人情、行为习惯、着装规范等,做好周密的出差计划和行程安排,避免不必要的误会和差错。若出差人属于明知故犯或经提醒劝阻后仍违反的,则产生的相关法律责任及严重后果,均由出差人自行承担。
3. 出差人在国外出差时,应首先考虑人身安全,并有效保护财产安全。员
工在国外出差期间,如遇意外状况,应及时和公司、中国驻当地使馆取得联系。
4. 出差员工须制定出详细差工作计划,出差抵达目标地后按照计划有序开
展工作,并按照本制度第四部分进行定期工作汇报和述职。
5. 如公司在目标地点设有分公司,则出差员工应遵守当地分公司的规章制
度开展工作,如果没有分公司,则应按照本制度第七条进行作息和请休假。
6. 本着为公司节省成本因公出差费用开支应,员工海外出差所涉及费用支
出应综合考虑各种因素按照相对较低支出的方式进行。因公差旅费用及招待费用标准按照本制度第五部分执行,如有超出须员工自行承担。 7. 员工在出差过程中如遇到本规定中未提及事项或突发情况,须本着为公
司利益着想的角度来处理,如果遇到超出本人职权范围的事项,应及时和公司取得联系,获得批准后方可执行。
三、
出差审批流程
1. 员工海外出差应填写:
《出差申请单》(附表一)
《差旅工作计划及行程安排》(附表二) 《借款申请单》(附表三)
《目的地文化培训总结表》(附表四)
并按顺序提交审批,批准后方可进行借款及出差。如情形特殊事前无法及时办理,亦应尽快补办手续后方可支给出差旅费。
2. 普通员工海外出差须由部门负责人进行审批后提交总经理审批,总监及
以上级别需提交总经理审批。
3. 出差人凭核准的《借款申请单》,可向财务部暂支相当数额的差旅费。其
预借款额,须经由主管初审,呈请总经理核准后方可借支。
4. 《差旅工作计划及行程安排》需要填写出差期间的行程计划和安排,尽
可能详细的将出差计划列出,以便可以根据计划执行工作任务。 5. 借款如果为外币则需要提前向财务部门打招呼,以便在领款时有充足的
外币。
6. 员工须自行保管好相关单据,便于回司后进行报销、清账、以及述职。 7. 出差完毕,销差后应于三日内填具《差旅费报销单》(附表四),结清暂
支款项。
四、
工作汇报及述职
1. 员工海外出差期间需要根据实际工作内容提交工作周报,周报格式如附
表五。
2. 周报将作为员工过程考核的依据之一,如有特殊情况不能提交,须在每
周截止日期前通知上级领导。如在未通知情况下没有按时提交,要在团队内部通报批评;如每年超过三次没有按时提交,需要在公司层面提出批评,并在过程绩效中记录。
3. 团队内部应根据业务需要,最少每周一次组织工作例会,汇总本周工作
情况及市场信息,提出相关问题和解决方案。
4. 员工出差回国后应在三日内提交出差工作报告,并向上级进行述职,相
关文件材料需要提前进行准备。
五、
差旅费标准
差旅费用按照实报实销形式进行,此标准为各项支出上限,未达标准部分不予退还。如遇特殊情况导致消费超出标准,须报上级审批批准后方可执行,否则自行承担超出部分。 员工出差费用标准如下: 1. 住宿标准
无办事处地区,员工海外住宿原则上为三星及以下级别酒店/旅馆,发达国家如北美、欧洲、澳洲、日韩区域,标准为120美金/天,其他欠发达地区为100美金/天,如有特殊情况,如战乱地区、高消费地区,须得到上级批准后方可入住。
设立办事处地区,按照当地租房标准进行房屋租赁,原则上房屋租赁费用均摊后不应超过酒店住宿标准,如果超过,须得到上级批准后方可租赁。
2. 长途交通/签证标准
往返乘坐火车、轮船、飞机、以及签证费用,按照实际消费报销。行程在8小时以内须乘火车硬座/二等座,超出8小时可以选择搭乘飞机经济舱/卧铺。出差计划外的行程,如需搭乘飞机,需要报上级领导审批后方可购票。
购买机票须提前7天进行。选择航班,在时间合理、保障安全的情况下应选择较为便宜的航班。如要选择更贵航班,须报上级审批,表明理由并获得批准后方可购票。 3. 市内交通标准
采取实报实销制度。 4. 用餐标准
有办事处的情况下,15美金/人天,无办事处情况下,餐饮标准为50美金/天。 5. 通信标准
通信标准为10美金/天。 6. 客户招待标准
原则上客户招待须提前报上级领导批准。
宴请标准:一般客户为50美金/人,客户高层人员为100美金/人,我方人员按照50美金/人计算。 7. 礼品赠送标准
客户人员赠送一般小礼品需要进行记录,价值超出500元人民币礼品需要上级领导审批后方可赠送。
六、
出差补贴标准
出差补贴发放按照出差行程时间自出发日起至回公司之日止计算,首尾行程时间满半天不足一天的,按一天发放;不足半天按半天发放。 1. 员工出差基础补助为50美金/天,总监及以上级别60美金/天
2. 艰苦地区(如战乱、危险、荒凉、贫困等)补助翻倍,危险地区如伊拉
克、叙利亚、利比亚、巴基斯坦、也门等
3. 发达国家(北美、西欧、澳洲地区)补助额减少20美金/天,为80美金
/天
七、
出差作息及请休假标准
1. 员工出差期间法定节假日按照所在地法规执行,不再休中国法定节假日。国外假期期间,要兼顾国内工作配合。
2. 员工出差途中需要请假的,需要报上级领导审批,批准后方可请假,请假时间内不计发工资及补助。特殊情况如生病、受伤等客观不可抗拒原因无法进行工作,可计发补贴部分,工资部分按照劳动合同执行。 3. 原则上员工在海外出差应按计划结束行程,中途不得回国,或延长出差滞留时间。如遇特殊情况,需要临时回国或延长出差时间的,须报上级领导审批,视具体情况决定公司或个人承担费用。
4. 员工海外出差时间每满三个月,计得一个月假期,未满一个月按照海外经历周末或节假日折算工作日休假。即每经历一个周末或当地节日,记得2天或相应节日休息天数的工作日休假。每年假期原则上不进行累计,当年度未休完的假期按照实际日工资2倍进行补偿。 八、
其他
1. 本标准为市场部起草,经总经理核定、批准后发布施行,市场部对该条
款负有解释权,修改时亦同。
2. 本标准如有未尽事宜得随时修改之。
附表一:《出差申请单》
员工出差申请单
申 请 人 所 在 部 门 出 差 地 点 同 行 人 是否已完成当地文化习俗培训 是否已购买保险 计划出差时间 出 差 事 由 拟借出差费用 交 通 工 具 部 门 意 见 领 导 批 示
附表二:《差旅工作计划及行程安排》
差旅工作计划及行程安排
申请人 出 差 日 期 部门 申请日期 自年月日至年月日 共天 主要目的 出差预算主要支出项目 出差预算总金额 日 期 出差行程 申请人签字 地 点 事 项 部门意见 结 果
附表三:《借款申请单》
借款申请单
日期:
借款人 部门 借款事由: 还款日期 支付方式 □现金□转账□支票 借款金额 借款金额大写 经办人:部门:副总:总经理:
借款币种
附表四:《海外出差文化培训总结表》
海外出差文化培训总结表
时间:
出差人 目的地 签证办理情况: 出差时间 宗教类型 安全形势: 需要留意的宗教规定、法律法规、特殊政策: 需要留意的风土人情、行为习惯、着装、礼仪等: 其他注意事项: 培训总结: 附表五:《差旅费报销单》
差旅费报销单报销人 . 部门: .年月日 出发地 目的地事 项日期: 年 月 日备注车船交通住宿伙食通讯招待礼品小计小 计总 计¥ -大写金额整 总额小写 部门审核:财务审核:总经理:注: 1.请按时间顺序填写表格,字迹需清晰。2.报销单据需按顺序粘贴好,便于审阅。 附件:
差旅费报销单.xls
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