秘书四级文书的拟写与处理

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第一章 公文概述 一、公文的概念

广义：凡是反映公务活动的文书，都称为公文。

狭义：国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（简称《办法》）第2条给行政公文下了一个定义：行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、公文的特点

1．公文由法定作者制发（法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织）

2．公文的制发具有程序性 3．公文具有法定效力

4．公文具有规范的体式（一是指撰写公文所采用的语体，即现代汉语语体；二是指文件的格式。）

三、公文的种类

从不同的角度来看，公文可以有多种分法。不同的分类，从不同的方面揭示了公文的特征或属性。

1．按适用范围来划分

《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行的公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

2．按行文方向来划分

可分为下行文、上行文和平行文。 3．按缓急程序来划分

可分为特急、急件、一般文件三类。这是从公文的办理时限来划分的。急件应当在接到文后3天之内办理完毕，特急件应在1天内办理完毕。

4．按保密级别来划分

可分为三个等级：绝密、机密和秘密。

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四、行政公文的行文规则（非重点，但主要在应用上）

为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，《办法》第13条、第14条指出：“行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系或职权范围确定。”具体的行文规则有：

1．下行文规则

（1）政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（2）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

（4）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 2．上行文规则

（1）请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（2）报告不得夹带着请示事项。 （3）一般不得越级请示和报告。

（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。

（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。 3．联合行文规则

（1）同级政府，同级政府各部门，上级政府部门与下一级政府可以联合行文。

（2）政府与同级党委和军队机关可以联合行文。

（3）政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。

（4）政府部门与同级人民团体和具体行政职能的事业单位也可以联合行文。（中国作家协会副部级）

4．其他行文规则

（1）属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行

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文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。

（2）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 五、公文的格式

公文的格式体现了国家机关行政公文的权威性，是公文的重要组成部分。 1．公文的书面格式

公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。

按国家质量技术监督局1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首；置于红色线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 （1）眉首部分

眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

①公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象，以便掌握其是否有遗漏或丢失。因此，发文机关在发文和收文机关在收文的时候都要登记份数序号。

②秘密等级和保密期限 涉及国家秘密的公文应当在首页右上角第1行标明密级和保密期限，其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用“★”号隔开。

③紧急程度 紧急程度表示对公文送达和办理的时间要求，分特急和急件。紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行。

④发文机关 发文机关指制发公文的机关。应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

⑤发文字号 发文字号由机关代字、年份、序号组成。机关代字。指用1到2个汉字表示发文的机关。例如：“国办发”表示国务院办公厅制发。年份表

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示制发文件的纪年，应标全称，用六角括号“〔〕”括入。例如：〔2007〕表示文件是2007年制发的。序号表示某年依次制发的文件的号码，不能编虚位，不能加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。

⑥签发人 上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。 （2）主体部分

公文主体部分包括文公标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。

①公文标题 一般由发文机关名称（作者）、文件的主题（事由）及文种（文件名称）三部分组成，位置在文件首页发文字号之下，可分一行或多行居中排列。

②主送机关 指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。位置在标题之下、正文之上，要求左顶格书写。

③公文正文 这是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文结构一般包括导语、正文主体和结尾三部分。导语部分用来表示制发公文的依据、目的或原因。主体是公文的核心部分，其结构安排要有逻辑性、条理性。因各文种的发文目的等方面不同，其写作要求也不同。结尾，各种公文一般有与文种相适应的习惯结束语。

④附件 指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等。如有附件，在正文下空1行空2格标识“附件”字样，说明所附材料名称及份数。

⑤成文时间 一般文件，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关（部门）的负责人签发日期为准；电报以发出的日期为准。行政公文的成文时间用汉字书写，要将年、月、日标全，“零”写为“○”。

⑥公文生效标识——印章 单一机关制发公文时，也可不签署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间距离右边沿空4个字，加盖印章；当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，2个印章均压成文时间；当联合发文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，

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最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。印章之间互不相交相切。署名。以国家领导人名义发布的公文还需有领导人署名。

⑦附注 指与文件有关的简要说明。如有附注，应当加括号标注，标识在成文时间下一行。 （3）版记部分

版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间等项。

①主题词 是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须从有关主题词表中选用，如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间各有1个字的间距。

②抄送单位（抄送机关） 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。

③印发机关和印发时间 印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关。印发时间是指把公文文稿送往印刷的日期。这两项位于抄送机关之下（无抄送机关位于文题词之下）占

1．行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印时间用阿拉伯数码标识。

2．公文的特定格式 （1）信函式格式

发文机关名称距离页的上边缘为30mm，字号由发文机关酌定。发文机关全称下为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗）。发文机关名称及双线均印红色。

（2）命令格式

命令标识由发文机关加“命令”或“令”组成，用红色标宋体字，字号由发文机关酌定。联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下1行右空2字标识成文时间。

（3）会议纪要格式

会议纪要标识由“×××会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。

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第二章 文书拟写与处理 本章知识体系提要： 第一节：文书的拟写

第二节：收发文的处理

第三节：文档管理

掌握层次：

1、 了解相关的基础知识2、 分析案例3、 掌握拟写要点

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第一节 文书拟写

第一大块：公务文书的写作

批转转发性通知 报告、 请示 问答函 一、批转转发性通知 （一）基础知识的了解

1、概念 批转、转发、印发公文的通知，统称为批转转发性通知。

它是复合体公文，所谓复合，一是通知本身，另一指被批转、转发、引发的公文。 2、类型

批转通知——批转下级机关公文的通知。重点在于“批”

转发通知——转发上级机关和不相隶属机关公文的通知。重点在于“转” 印发通知——印发本机关或本机关与其他机关联合制定的公文的通知。重点在于“公布”

（二）示例分析 1、批转通知示例

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2、转发通知

国务院办公厅转发科技部等部门 关于推进县（市）科技进步意见的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

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科技部、中央编办、财政部、人事部《关于推进县（市）科技进步的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请结合本地区、本部门实际认真贯彻执行。

国务院办公厅 二○○六年四月二十七日

注意：不相隶属的机关转发，要说“??已经××同意”；如果是上级机关，就直接写“现将《》转发给你们，请??” 注意：

发文范围很小的事务性通知可以直接用文种《通知》

3、印发通知

通知练习题：

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一、判断下列事项是否可以用通知行文 1、×省人大常委会拟颁布一项地方法规。

2、×市水电局将召开水利建设工作会议，需告知各县、区水电部门事先做好准备

3、×县纪委拟批评×局×××干部玩忽职守、造成国家经济损失的错误。 4、×市政府拟批转市卫生局关于做好灾后防疫病工作的意见。

5、×县县委拟向所属各级党委组织布置学习江泽民同志“七一”讲话的有关事宜

二、请改正下列标题的毛病

1、 国务院转发国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知 2、 国务院办公厅批转关于国家旅游局进一步清理整顿旅行社意见的通知 3、 ××乡人民政府关于印发××县人民政府〔2000〕10号文件通知 4、 ××厂关于转发×分厂《关于建立安全岗位责任制经验总结》的通知 5、 国家旅游局关于批转国务院《旅游社管理暂行条例》的通知

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答案：一、1、公告 2、通知 3、通报 4、通知 5通报、 二、

1、国务院批转国家医药管理局进一步治理整顿医药市场意见的通知 2、国务院办公厅转发国家旅游局进一步清理整顿旅行社意见的通知 3、××乡人民政府关于转发××县人民政府〔2000〕10号文件通知 4、××厂关于印发×分厂《关于建立安全岗位责任制经验总结》的通知 5、国家旅游局关于转发国务院《旅游社管理暂行条例》的通知

通报与通知的区别

从通报与通知的特点和作用，可以看出它们的主要区别有： 1．内容范围不同。

通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，传达需办理和周知的事项等；

通报则是表扬先进，批评错误，传达、交流重要的情况、信息。 两者虽然都有告知的作用，

但通知告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项； 通报则是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。 2．目的要求不同。

通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，内容具体，要求受文机关了解要办什么事，该怎样办理，不能怎样办理，有严格的约束力，要求遵照执行；

通报的目的主要是或交流、了解情况，或通过正反面的典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。

3．表现方法不同。

通知的表现方法主要是叙述，

告知人们做什么，怎样做，叙述具体，语言平实；

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通报的表现方法则常兼用叙述、说明、分析和议论， 有较强的感情色彩。 4．其他

1）事实性方面：

通报以事实作前提；通知，其事实尚未发生。 2）公开性方面： 通报大于通知。 3）急迫度方面： 通知紧急程度大于通报。

二、报告

（一）基础知识

1、概念 是汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。 2、特点 汇报性 陈述性 3、类型

汇报工作报告（例行事务） 反映情况报告（重大、突发事件） 答复询问报告（被动行文） 答复报告的写作应注意：

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1）注意针对性，有问必答，不节外生枝。 2）认真负责、求真务实。 3）意见、措施具体、落实。

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4、结尾惯用语“特此报告”“专此报告”“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”“以上报告，如有不妥，请指正”。

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（二）案例分析

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市商务局关于百货公司重大火灾事故的报告 省商务厅：

6月4日凌晨2时40分，我市江南区百货公司发生重大火灾，经过两个多小时的扑救，于5时将明火扑灭。该公司二层楼经营的商品以及柜台、货架、门窗等全部烧毁，直接经济损失达50万元。造成此次重大火灾的直接原因，是二楼??

这次火灾的发生暴露了该公司领导对安全管理工作极不重视，内部管理混乱，安全制度不健全，违章??

火灾发生后，市政府、市商务局十分重视，三次派人员到事故现场调查，并对事故进行认真处理，??

今后，我们要吸取教训，切实加强对安全工作的管理，及时消除各种不安全的因素和隐患，为企业创造来良好的经营环境。 市商务局

二○○八年一月五日

以下为答复报告正文格式

关于我校工会干部有关待遇的报告 市总工会：

×月×日函悉。现将我校工会干部有关待遇报告如下：

一、 我校基层工会主席由教师兼任，每年减免工作量40学时。

二、 部门工会主席任职期间享受本单位行政副职待遇，由教师担任的每年减免工作量30学时。

三、 校工会委员任职期间减免工作量30学时；部门工会委员每年减免工作

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量15学时。

专此报告。 ××大学工会

一九九九年六月十五日

病文分析

关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告 省行：

×月×日，××地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击，×江两岸乡、村同时发生洪水，灾情严重。经初步不完全统计，农田受灾总面积达38000多亩，各种农作物损失达100多万元，农民个人损失也很大。灾后，我们立即深入灾区了解灾情，并发动干部群众积极开展生产自救。同时，为了帮助受灾农民及时恢复生产，我们采取了下列措施：

一、对恢复生产所需的资金，以自筹为主。确有困难的，先从农贷指标中贷款支持。

二、对受灾严重的困难户，优先适当贷款，先帮助他们解决生活问题。到×月×日止，此项贷款已达××万元。

由于这次灾情过于严重，集体和个人的损失都很大，短期内恢复生产有一定的困难，仅靠正常农贷指标难以解决问题。为此，请省行下达专项救灾贷款指标××元，以便支持灾区迅速恢复生产。

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以上报告当否，请批示。

××银行××市支行 一九××年×月×日

存在的问题： 1、 文种选择有误 2、 内容偏离话题 3、 语言瑕疵较多

4、报告不得夹带请示事项，报告属于陈述性公文，不需回复。

请 示

（一）概念 1、概念

请示是下级机关向上级机关请求指示、答复、审核和批准有关事宜时使用的请求性文件。 2、类型

· 请求指示 ：使用情形

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a) 对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解；如××地区街道办事处

关于解决农转居群体就业与社会保障问题的请示

b) 对工作中发生的重大问题或一些新情况、新问题依据原先规定难以处

理；例如《关于确定××市高校行政级别的请示》

c) 平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一，需要向同一上级机关

请示作出裁决等等.这些都属于请求上级指示的政策性请示， · 请求审批

a) 对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或

解决的问题；关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示

b) 对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的事项，都属于

请求上级审批的工作性请示，例如《关于××建设项目需用资金的请示》。 3、特点 一文一事 请批对应 事前行文 4、请示与报告的比较 项目 请示 行文目的 向上级机关请求指示或批准 请示中可以写作结构 结束语 处理有报告的成分 请批示 请批准 上级必须表可以和可不表态 方式 态 内容只能一文一有专题报告，也有综合性的 谨此报告，请审阅 不能夹带请示事项 向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问 报告 宽窄 事 发文在工作进行事前、事中、事后 有“月报”、“季报”、“年报”等定期报告的规定 20

时机 前 报送

只有在必要

神，我部推荐黎栗同志担任某部门负责人工作。为查实黎栗同志的情况，烦贵部协助我公司调查以下问题：

一、 黎栗同志在贵公司工作的起止期。 二、 黎栗同志在贵公司两次受奖，是何奖项 三、 黎栗同志在贵公司表现的评价 特此函达，请予复函。

春风计算机科技有限公司人力资源部 二○○五年十一月三日

答复函

义达公司人事部关于黎栗同志情况的复函 春风计算机科技有限公司人力资源部

你部《关于人事调查的函》（春计人函〔2005〕69号）收悉。 关于黎栗同志情况，经我部与相关部门研究答复如下：

一、黎栗同志在我公司工作的起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。 黎栗同志在公司两次受奖，一次为公司2001年先进工作者；一次为销售部2002年业绩突出奖。

我公司认为，黎栗同志是个很好的管理人才，其业务熟练，能够独当一面；严以律己，能够以身作则，锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时缺乏合作精神。 特此复函。

义达公司人事部 二○○五年十一月三十日

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简 报

重点：特点、类型、别称 （一） 简报的基础知识 1、 概念

简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的简短灵活的一种期刊式文

字材料。

称很多，常见的有《××简报》、《××简讯》、《××信息》、《××动态》、《××通报》、《××通讯》及《内部参考》、《情况反映》等,《宣传动态》，《情况反映》、《内部参考》等,《城市经济改革情况》、《打击刑事犯罪通讯》等。这类简报是围绕一项中心工作发出的，也是为开展该项中心

工作服务的。《人大会议简报》、《城市经济体制改革会议简报》等。 不是任何一个会议都出简报，只有那些中、大型的重要会议才出简报。主要用于反映会议进程、动态、代表的建议发言摘要、大会的工作报告和会议总结

等。

会议简报特点：(培训书250页“简、快、新、实”)

一方面供领导机关掌握了解会议情况；所谓“快”，即迅速及时,有时比报刊还快,事情发生之后马上予以反映。所谓“准”,即事实上要准确无误。人名、地名、时间、地点等，都要真实可靠。根据其它材料编写的简报，要说明“据ＸＸＸ材料反映”字样。所谓“精”，反映最近发生的新情况、新动向、新事物、

新问题、新经验，尤其是要抓住萌芽状态的事情加以反映

（二）简报的结构：报头+报核+报尾

铁道通信信息有限责任公司河南分公司 情况简报

第（12）期

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铁通河南分公司办公室

铁通河南分公司党群部 二○○一年六月十四日

编者按：6月13日铁通公司总结召开了贯彻信息产业精神文明建设及行风建设领导小组会议精神的电视电话会议?? 提高认识，统一思想，搞好精神文明建设

6月13日铁通公司总结召开了贯彻信息产业精神文明建设及行风建设领导小组会议精神的电视电话会议。

会上铁通公司副总经理××传达了会议精神及信息产业部精神文明创建领导小组和行风建设小组下发的关于规发×××市场秩序，深化创建活动的文件。 铁通公司党委副书记就如何贯彻会议精神做了重要讲话。提出4点意见： 一、提高认识，统一思想，把精神文明建设当作企业的一项重要工作来抓。 二、?? 三、??

最后再次强调，我们开展这项活动，一定要和建党八十周年活动，以及我们正在开展的主题活动结合起来，统一起来。再全路通信工作会议上已经形成了这样的共识，即铁通公司的思想政治工作要紧密的围绕企业效益最大化来展开，所以我们凡属于政治工作的内容，都要紧密的和企业经营、生产、管理结合起来，避免和克服“两张皮”，克服“假、大、空”。 送：××办公室、公司各部

××××××××××× （标题）

×××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××× ×××××××××× （正文） 报头：

简报首页上端1/3处由分割线将报头与文稿部分分开，报头由以下四个必备要素构成：

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① 简报名称，报头中的简报名称，是什么类型的简报就写什么名称。 如业务工作简报：《经济工作简报》； 又如会议简报：《计划会议简报》； 中心工作简报：《整党工作简报》。 一般套红、居中、字体稍大印刷； ② 期数，印于简报名称正下方；

③ 编印机关，一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处(组)，要求用全称或规范化简称，印于分割线左上方； ④ 编印日期，印于分割线右上方，要求年月日齐全。

除以上四个要素，视简报内容，保密要求，还可以增加简报编号、密级(或使用范围和要求)等要素，样式如上图。 报核：

①按语 按语的位置在报头下，标题前。它视需要而使用，并非每篇必有。它主要用来说明编发这份简报的目的，或对文中所列事项进行评价。 ②标题 简短、醒目。

③导语 扼要概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。

④正文 用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。 ⑤ 结尾 对主体部分进行归纳和概括，或提出希望及今后打算。 报尾

在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间内标本期简报的报、送、发单位名称，右侧注明本期印数。 注意事项：

1、 文字凝练，篇幅简短。一般限制在1000字以内，最长不超过2000字 2、 内容真实、准确、典型 3、 针对性、指导性强 4、 一事一报，切忌面面俱到。

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三、简报写作中常见的问题 写简报经常犯的毛病有三： 一是不简，二是不实，三是不新。

所谓不简，即篇幅太长，材料取舍不当，或者过多地叙述事情发生的过程，把一些不应写入简报的内容也写进了。有的还运用很多描写手法，失去了文体感。

所谓不实，即所写内容失实，有的望风捕影，有的胡编瞎造，有的无限拔高，有的移花接木，有的添枝加叶，有的以偏概全，有的“合理想象”，以至闹出了笑话。

所谓不新，即所反映的内容失去了时间性，把一些陈旧的、没有指导意义的，缺少典型性的材料堆积到简报中去。这些毛病都违背了简报的特点和写作要求，是简报写作不允许的。 另外，在简报的编者按写作中，也有一般化，空泛而谈，缺乏实际意义的毛病。编者按的写作，应该有的放矢，褒贬分明，言之有物。一般化的按语不如不写。

意向书

一、基本概念

（一） 含义 意向书是双方当事人通过初步洽商，就各自的意愿达成一致认识而签定的书面文件，是双方进行实质性谈判的依据，是签订协议（合同）的前奏。

（二）特点 协商性 灵活性 简略性 讲解意向书实务题：

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蓝书152页1、2题

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①意向书

②ＸＸ厂（甲方） ＸＸＸＸ公司（乙方）

双方于Ｘ年Ｘ月Ｘ日在Ｘ地，经过友好协商，本着平等互利的原则，对建立合资企业事宜进行了初步协商，达成意向如下：

一、甲、乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为ＸＸ有限公司。建设期为Ｘ年，即从Ｘ年－Ｘ年全部建成。双方意向书签订后，即向各方有关上级申请批准，批准的时限为Ｘ个月，即Ｘ年Ｘ月Ｘ日－Ｘ年Ｘ月Ｘ日完成。然后由ＸＸＸ厂办理合资企业开业申请。

二、总投资Ｘ万（人民币），折Ｘ万（美元）。ＸＸ部分投资Ｘ万（折Ｘ万）；ＸＸ部分投资Ｘ万（折Ｘ万）。

甲方投资Ｘ万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）； 乙方投资Ｘ万（以折美元投入，购买设备）。

三、利润分配：各方按投资比例或协商比例分配。 ??

七、合资企业其他事宜按《中外合资法》有关规定执行。 八、双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。 本意向书一式两份。作为备忘录，各执一份备查。

ＸＸ厂（甲方）③ ＸＸＸＸ公司（乙方） 代表： 代表： Ｘ年Ｘ月Ｘ日 Ｘ年Ｘ月Ｘ日 分析：①表示 标题：

1、项目名称＋文种，如《兴建潮阳娱乐城意向书》 2、文种，如《意向书》

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②表示 正文结构： 导语＋主体＋结尾

导语：写明合作各方当事人单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向书。然后用“本着××原则，达成??”作为导语的结束语 主体：分条写明达成的意向书意见，可参照合同或协议的条款排列。

结尾：写明“未尽事宜，在正式签订合同或协议书时予以补充”，以便留有余地。 ③表示 尾部：意向书签订各方单位的名称、代表人姓名并加盖公章、私章及日期。

商品说明书

一、基础知识

（一）含义 也叫“产品说明书”或“使用说明书”。它是关于商品的构造、性能、规格、用途、使用方法、维修保养等的文字说明。可大体分内容简短的使用说明和内容较全面的商品说明书。

（二）特点 真实性· 科学性· 条理性· 通俗性 （三）分类

简单商品说明书： 要求项目简单、文字简洁、用简明扼要的文字介绍商品。 ×××系列速冻汤圆

复杂商品说明书 某款小灵通的使用说明书 注意事项：

1、如实介绍，真实可信

一个布丁面包的包装袋上写着：加热后会变烫； 一份冷冻食品的食用建议：请解冻后食用；

几种品牌的圣诞彩灯上都注明：只能在户内或户外使用。 \超人牌\服装厂在衣服标签上注明：穿上它不会使你变得会飞。 2、抓住特征，突出个性

3、语言简洁，通俗明了。以条文的方式出现较好。 4、设计新颖，美观大方

会议记录

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一、方式：笔录、磁带、录像等，均强调原始性。这里主要讲笔录。

有些是单位已印制好了专门的会议记录本。如未印制，则每次会议记录要写明以下内容：

1、会议名称（可作标题） 2、时间： 3、地点

4、主持人（含召集人） 5、出席人（参与人） 6、列席人： 7、记录人

8、主要内容（实录：重要事项、重要内容）

（概录：分单元记录）

9、另起一行写散会

10、主要会议由主要参加人、主持人、召集人审阅签名。 练习：选定一次班务会议，作一份会议记录。

会议纪要

教学目的要求：了解会议纪要的作用、特点，掌握会议纪要的写法 一、概念

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纪：《左传》“理之为纪” 要：重要、撮要

“适用于记载和传达会议情况和议定事项”。它是根据会议记录、会议文件等文字材料和会议有关活动，对会议的概况、讨论的重要问题和决定事项进行归纳整理而形成的一种文书。用于比较重要的会议。 二、作用

1、向与会单位传达议定事项

2、向下属单位传达会议精神、要求执行 3、便于上级检查工作 三、特点

1、纪实性：纪实是撰写会议纪要的基本原则，必须以特定的会议目的和指导思想为准绳。以实际情况、发言记录、结论性意见为依据，真实客观的起草、不允许虚构。为了达到会议的目的，事前要要搞好会场的调控工作。

2、述要性：会议纪要是会议内在精神的概要“反映”，不同于会议纪录。须以事实为依据，通过整理、提炼、概况等手段，求其本、撮其要，（重要材料、重点问题、重要决策、重要结论），现其神。

3、系统性：述要并不排斥系统性。要求对整个会议的全过程中所反映的重要问题均作必要的记录。

4、约束性：从作用而言，向下可以传达会议精神，向兄弟单位传递会议信息，有一定的约束性。 四、与会议记录的区别

1、目的效果不同：记录：资料、不对外公布

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纪要：传达作用 2、形成过程不同：当场/会后、原始/整理 3、写作方式不同：填写式、再加工 五、分类 118页 六、写法

会议纪要可以以标准的公文形式行文，有些较大，较有常设性质的单位的会议纪要可使用下面的形式制作版头。

会 议 名 称 顺序号

发文机关名称 会议召开日期

湖北省人民政府省长办公会会议纪要

第五期

湖北省人民政府办公厅 一九××年×月×日

黄冈市人民政府 市长办公会议纪要 [2001] ×号 （一）标题：如无专门文头，则用规范式

黄冈职业技术学院财务工作会议纪要

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如果已有标准文头，标题只写事由，即概述纪要的主要内容即可

如研究××××工作（问题） 布署××××工作（问题）

（二）正文：（写法灵活）办公会议（见教材） 专题会议

1、会议概况：写清会议举办单位、时间、地点、参加人、主持人、会议有哪些议程、主要活动，主要成绩，会议评价等。有地位较高的领导人，参加的应注明，以增加权威性、视情况而定。接着使用承启语：“现纪要如下：”“现将××纪要如下”

2、主体部分：主体部分有三种写法： A发言记录式 B分类式 C综合式

1、处理好材料，即材料的分类、筛选、压缩和综合 2、安排好层次

使用最多的是B类写法，使用条款式、条理清楚地反映出会议的主要精神，讨论意见和议定事项等。此部分除举出报告人、重要发言人的姓名之外，一般综合意见，不提名道姓，需表明观点时，“会议认为”“与会者认为”“会议提出”“会议强调”“会议指出”“会议决定”以引出会议的主要精神。要注意前述人1、2两点一个事项，一个段落，先概括后分述。

3、结语：写出贯彻会议精神的要求、希望、号召等，会议尚遗留待解决的问题，或对召开会议作出贡献的单位个人表示感谢等。有时视具体情况可省略。

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4、落款：发文单位或成文时间。可写在标题之下正中位置，用小括号括上。若标题中已有发文单位，即省略。也可以用公文落款的方式，写在文尾 。可以不用印。 格式一：

法人授权委托书 （受理单位名称）：

兹有我司需办理（办理的事项）等事务，现授权委托我司员工：XXX性别：XX身份证号码：XXXXXXXXXXXXXXXXX 前往贵处（司）办理，望贵处（司）给予接洽受理为盼！

法人代表（签字）：

（单位名称）（盖章） 年 月 日 格式二：

法人授权委托书 （受理单位名称）：

现授权我司员工XXX性别：XX 身份证号码：XXXXXXXXXXXXXXXXX 授权其办理以下权限： 授权日期： 年 月 日 授权有效期至： 年 月 日。请贵处（司）接洽！

法人代表（签字）：

（单位名称）（盖章）

年 月 日

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签发授权委托书应注意的事项

当一个法人或一个自然人参与仲裁而法人的法定代表人或自然人本人不能亲自处理仲裁程序中的一些事务时，就需要委托他人代理自己来处理这些事务。被委托的人可能是本公司的了解情况的业务人员，也可能是律师。无论委托人与被委托人是否签订委托合同，都必须向仲裁机构提交一份授权委托书，仲裁机构才会允许代理人代表当事人来处理仲裁程序中的事务。

签发授权委托书之后，代理人在授权范围内所做的一切事情，都由被代理人来承担责任，因此授权委托书是一份很重要的法律文件，签发时需要非常慎重。下面从格式和授权范围两方面提供一些建议，以供参考。

格式方面，没有固定的要求，但起码应具备下述内容：（1）委托人的名称或姓名，法定代表人的姓名；（2）被委托人的姓名，职位，工作单位；（3）授权的范围；（4）授权的时间；（5）签发授权委托书的时间。

授权时间可以是明确的时点，如从某年某月某日至某年某月某日，也可以是不具体的时间，如本案件仲裁过程中或从某年某月某日至本案件终结之日。如果约定了明确的时点，在该时点届至而仲裁程序尚未结束时，则需向仲裁机构另行出具授权委托书或以书面形式通知仲裁机构延长授权的时间。

授权范围可以说是授权委托书中最重要的部分。一般来说，授权范围分为两种，一般授权和特别授权。一般授权指的是代理人仅有代本人处理一般性事务的权力，在仲裁中即指提交、接收仲裁文书，进行调查，出庭辩论等，但不得代当事人行使重要的程序性权利和进行实体处分，比如选择仲裁员、选择适用的程序、承认、放弃、变更仲裁请求等。 特别授权即指是否授予以及授予何种重要的程序性权利和实体处分权利。当事人可以综合考虑各种情况，决定向代理人进行何种授权。代理人如果有当事人的全部授权，即我们通常所说的“全权代理”，就可以在仲裁程序中便宜行事，尤其是在调解的时候，不必时时请示法定代表人，各个文件上都要盖公司的公章等，能够比较快速地推进仲裁。但如果事关重大，不希望代理人有很大的处分权的话，当事人就可以只授予一般的代理权。 无论在诉讼中还是在仲裁中，当事人在进行特别授权时，都需要将特别授权的事项一一列出，而不能笼统地写上“全权代理”。具体到仲裁中，当事人需要明确列出的特别授权事项，对申请人来说有下列几项：（1）提出仲裁请求；（2）选择案件适用的程序及选定仲裁员；（3）承认（在有反请求的情况下）、放弃、变更仲裁请求；对被申请人来说有下列几项：（1）提出反请求；（2）选择案件适用的程序及选定仲裁员；（3）承认、放弃、变更仲裁请求（在有反请求的情况下）。

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当事人的授权当然可以更详细，如在多少元以下代理人可以和对方和解。但实际上这并没有太大的意义，因为一般情况下，即便是全权的代理人，也会根据事先商定的方案谨慎从事，而不会贸然地行使处分权。

无论怎样，授权委托书是一份重要的法律文件，签发时一定要考虑各种可能的情形。

第二节 收发文处理 从前面的学习，我们知道通用文书的处理过程是：

草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发 一、 缮印

（一） 含义 是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。

（二） 要求 文字准确，字迹工整清晰;符合规定体式，页面美观大方;不随意改动原稿;注意保密

（三） 工作程序 确定印制的文书——确定印制的格式——完成印制——交付印制的文字

注意事项:应建立登记制度 二、 校对文书

（一） 含义：根据定稿对文件校样进行核对校正 （二） 校对内容

· 是否有错字、漏字、多字 · 规范字体、字号

· 检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观

（三） 校对要求 · 把握原则，仔细校对

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· 认真、一丝不苟。对易于忽略或易于忽略或易于出现错误的地方，如数据、计量单位、专业术语等，注意反复仔细校对。 · 校对文稿时正确使用校对符号

· 校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。 （四） 工作程序

1、 准备好原稿和校样 2、 选定校对方法 3、 核对校正 注意事项：

注意对同音异体、字形相近的字的核查; 注意对数字、人名、地名的核查;校出的错漏，要以规定的符号标明。 三、 用印（记录！） （一） 含义

在印制出的文件上加盖机关印章或领导人签名章。印章是机关职权的重要象征，由专人负责保管并建立规范的用印制度，重要公文要填写用印登记簿。 用印登记簿

时间 用印单位 文件标题 件数 批准人 用印人 经手人 注意事项：

用印前检查签发人与使用的印章权限是否相符 发文机关标识与印章名称是否一致

印制大量文件需套印公章，应有专人取送、保管，不得在印制单位留存。 四、 传阅文书

（一） 含义 在工作职责范围内传递阅读文件。

要求：迅速、准确地将文书送达阅读人;内容的轻重缓急和职责分工;传阅的顺序是由管理层到一般人员 （二） 工作程序

1、 确定传阅对象 2、 选择传阅方式 3、 传递文书 4、 履行传阅手续 5、 检查清理文件

（三） 注意事项 严格传阅范围;严禁文件横传;调控文件运行 第三节 文档管理

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一、 档案的分类

（一） 含义 按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体系的工作。 （二） 分类方法 1、· 年度分类法

以形成和处理文件的年度为标准分类

优点：分类标志客观、明确，操作性强 ;符合立档单位按年度归档的制度，文件归类时界限清楚 ;可以较好的体现立档单位工作活动的历史发展进程 重点：年度判定的方法：

（1）标有不同年度文件的归类

1) 收文的制发日期与收到日期属于不同年度时，一般归入收到日期所在年度。 2) 文件本身存在几个日期，如制发日期、批准日期、生效日期等，属于不同年度时，应根据文件的性质准确归类：一般的文件以制发日期（落款）为准。 3) 计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，其内容所针对的时间与制发时间属于不同年度时，应归入内容所针对的年度中。

4) 如：2003年的工作计划，制发于2002年12月，则这份文件应该归入内容所针对的2003年度

5) 如果计划、总结、预算、决算、统计报表类文件的内容涉及若干年度时，那么，计划、预算应归入其内容所针对的开始年度，总结、决算、统计报表应归入其内容所针对的结束年度。例如：×××广告公司2001年——2005年发展规划，应该归入2001年度；××建筑公司2001年——2003年项目总结，应该归入2003年度。

关系密切、不可分散的一组文件的形成日期属于不同年度时，如一个案件所形成的一组文件、请示和批复等，一般将其归入关系最为密切的年度或结案年度。 （2）按专业年度形成的文件的归类。

如学校的教学年度——学年，是从每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年度。

（3）无具体时间的文件的归类。

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1、《格力集团大事记》

2001年1月1日，格力空调产量、销量、出口量连续四年居全国同行业第一。 2000年2月16日，格力小家电有限公司注册成立。

2000年4月28日，格力 电器股份有限公司总经理×××被评为“全国劳模”。 2000年5月26日，珠海格力电器股份有限公司巴西工厂开工剪彩仪式在巴西玛瑙斯市举行。

2001年8月31日，重庆高新区管委会为格力电器（重庆）有限公司一期厂房举行了隆重的奠基典礼。

2001年9月1日，经中国名牌战略推进委员会有关专家严格评审，格力空调被授予2001年中国名牌产品。 2· 组织机构分类法

概念——是以立档单位内设组织机构为分类标志，将档案分成各个类别 优点—— 符合立档单位按内部机构分工开展工作的规律，能较好地保持档案在来源上的联系 ;类名概念明确、客观，便于识别，有助于文件的准确归类 适用范围——①立档单位内部要设立一定数量的内部机构， 且内部机构要比较稳定

②单位内部机构间的档案界限清楚，便于识别和区分

3· 问题分类法

问题分类法——就是以文件内容所涉及的主题为标准，将档案分成各个类别。又称“事由分类法”

优点——能够集中立档单位具有共同内容的档案，较好地保持文件在内容上的联系，便于反映单位的各项工作的情况

适用范围——立档单位内部机构变动频繁，职能分工界限不清，或内部机构数量

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很少。

立档单位内部机构的档案混淆，难以区分，或档案数量少。 · 年度——组织机构分类法

先按年度分类，再在年度类下按照内部机构分类

· 年度——问题分类法

先按年度分类，然后在每个年度类下再按照问题分类。

适用于内部机构很少，或内部机构变动频繁，内部机构之间的档案混淆，无法按组织机构区分现行机关档案的分类

4 问题——年度分类法

先按问题分类，然后在每个问题类下再按年度分类。

适用于内部机构变动频繁且档案混淆而难以区分的撤销机关档案或历史档案的分类

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（三） 要求 正确判定档案文件所属年度 ,正确判断档案文件所属机构 （四） 工作程序 :了解文件形成情况——分析档案形成单位情况——选择档案分类方法——文件归类 二、 档案检索工具的编制 (一) 档案检索工作的内容

是对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作，包括档案信息存储和信息查检两方面的工作。

(二) 档案检索工具 是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。 (三) 档案检索的工具（1） 归档文件目录（2） 分类目录（3） 主题目录（4） 人名索引（5） 全宗指南

(四) 工作程序 （6） 选择检索工具（7） 分析档案的内容（8） 形成档案条目 （9） 形成检索工具 三、 档案的鉴定

（一）含义 按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作

意义: 1、是解决庞杂与精炼间矛盾的只要途径 2、能够节省档案保管成本，减轻库房、设备的负担

（二） 原则 ☆ 全面的观点 ☆ 历史的观点 ☆ 发展的观点

（三）要求 逐件、逐页阅读档案内容 ;综合分析文件的各方面特征 ;结合档案的需求判定档案价值 （四）工作程序

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1、判断文件是否需要保存 2、分析档案价值

· 分析档案的来源；一般来说，

☆ 重要单位、著名人物形成的档案的价值相对较大 ☆ 本单位形成的档案比外单位形成的档案价值大

☆ 以单位的名义形成的文件的保存价值大于单位内部组织机构形成的文件 · 分析档案的内容, 三个角度来鉴别 ☆ 重要性 ☆ 独特性 ☆ 实效性

· 分析档案的形式特征:☆ 形成时间与价值 ☆ 文种与价值 ☆ 稿本与价值 ☆ 外观类型与价值

· 分析档案的技术因素 · 分析档案的功能因素 3、确定保管期限 保管类型 永久保管 长期保管 短期保管 15年（含15年）下 在较短的时间内对本单位工作具有参考价值 贯彻执行的文件材料 16年永久 职能活动和基本料；重要的请示、报告、总结；面貌 机构演变、领导人任免的文件材料 反映本单位一般工作活动，在较本单位的一般工作所形成的文件材料；人事管理工作中形——50年 长时期内对本单位有参考价值 本单位的一般事务性文件材料；上级机关和统计机关颁布的非本单位主管业务但要求成的一般文件材料 包括制定的法规、政策性文反映本单位主要件；重要会议的主要文件材时限 原则 内容 46

4、对保管的档案进行复审 （）原则与意义

原则——从整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。 意义——节省保管成本，减轻库房设备的负担； 四、 档案库房及存储档案的管理

1、 含义 根据档案的成分和状况所进行的存放管理和维护完整与安全的活动。包括：

档案的库房管理、档案流动中的保护以及为延长档案寿命而采取的技术处理。 2、 要求： 防火、防水、防潮、防虫、防光、防尘 ;保持库房的清洁卫生 3、 工作程序

1) 了解档案库房的编号 2) 熟悉档案框架的摆放与编号 3) 调节保管场所的温湿度4) 进行卫生、安全检查 5) 进行档案流动中的保护 4、 注意事项 :库房布局的安排 ;建立档案保管制度 历年考题：

第48页2006年实务题：1、立卷归档的意义15分 2、如何正确判断档案文件所属年度的文字材料15分

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