金算盘软件操作手册 第三章应收管理

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第三章 应收管理

应收管理模块主要是对企业除销售物品或提供劳务之外的原因而产生的应收款项。应收管理主要由：编码设置、日常业务、期末业务、以及账册报表等组成。

第一节 业务流程

在“应收管理”中，填制应收单据（应收借项、应收贷项）。其中，“应收借项”单据处理应收性质科目借方增加（应收增加）的经济业务（销售业务除外）；“应收贷项”单据处理应收性质科目减少（应收减少）的经济业务（收款业务除外）。

对于应收款项收到的金额包括货款，都需要填制应收回款单据，从而对应收款项或相应的销售业务单据进行核销。

需计算应收账款利息时，请启用“应收计息”程序项，系统将列示每一笔超期应收账款，待用户设置利率后，系统将根据该利率自动计算出本次应计利息并生成相应的应收计息单据。

一旦输入了单据，用户就可以通过“账表”查询到相关的账表数据。

本系统允许用户通过编码栏上的命令按钮对系统进行基础设置，也可在系统运行过程中动态设置。

第二节 应收款项

非销售业务引起的应收性质科目的增减变化，一般通过填制应收单据处理。本系统的应收单据分为“应收借项”、“应收贷项”和“应收计息”三种。

一、增加应收单

在日常业务中，点击“应收款项”功能项，即可进入应收款项单据。

1、选择单位、类型以及模板

用户可在“单位”栏的下拉框中直接选择已列出的单位，也可在此处动态新增往来单位。

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在“单据类型”栏中，系统提供了“应收借项”、“应收贷项”和“应收计息”三种类型，用户可直接在此处选择，也可从日常业务列表中点击进入不同类型的应收单据。

选择了单据类型后，系统将自动列出与此类型对应的单据模板，用户也可自行设计出适合自己需要的模板。单据的显示及打印格式将随模板的不同而有所变化。

２、填制单据头

选择部门及业务员。这些信息可以动态增加，但若不需要分部门或业务员核算，也可不选择该项。

输入日期、单据号。日期、单据号均由系统自动编制，也可根据需要改动。特别地，单据号可根据分类的需要使用前缀（数字或字符）。单据号总长十位，其中前缀为六位。

输入应收科目。系统默认为往来单位卡片中输入的应收科目，用户也可根据需要选择录入其它具有应收性质的科目。

选择付款条件。选择了付款条件之后，系统将根据付款条件卡片中规定的优惠日和折扣率自动计算折扣金额，并根据付款条件和开票日期自动计算填列“到期日”。

输入金额。在此输入的金额指该单位本次经济业务的总金额。

3、填制单据体

摘要：不常用的摘要，可直接输入；常用摘要，可通过新增功能将其保存到摘要词典中，以供以后输入相同摘要时选择。

选择科目：在系统初始化时已经设置了科目，因此输入科目时可直接选择。为方便用户快速选择科目，系统提供了多种输入科目的方法，同时，允许用户动态增加新科目。（具体操作请参阅“账务”中的“填制凭证”）。

输入金额：在“金额”栏依次录入每笔分录的金额。

用户可在录入最后一笔分录时让系统自动补平。其方法是：在录入最后一笔分录的金额时不直接输入金额，而按回车键，系统将根据单据头中的金额自动补平。

在录入金额时，若需要进行简单计算，可在金额栏直接输入数字和运算符号，系统将调用简易智能计算器进行运算，并将运算结果返回到金额栏。

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备注信息：对该张应收单进行说明或详细注释。 单击“确认”按钮，存盘退出该应收单。

二、快速录入应收单

在日常业务中，我们经常遇到应收单中不同分录只有些许不同，或不同应收单相差不大的情况，为减少重复录入、提高录入速度，系统提供了复制分录和复制单据的功能。

复制、粘贴分录：在源分录处单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“复制分录”；在需要输入分录的位置单击鼠标右键，出现相同菜单，选择“粘贴分录”即可。

复制、粘贴应收单：在应收单表头中单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“复制单据”；在新增应收单的表头内单击鼠标右键，选择 “粘贴单据”即可。

三、修改应收单

点击单据列表下的“应收款项”，出现“筛选”框，在其中定义出对单据进行筛选的条件，点击“确定”按钮，进入应收单列表窗口，在该列表中列出了符合筛选条件的应收借项、应收贷项和应收计息单据，从中选择需要修改的应收单据后单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“修改”菜单项（或按“CTRL+E”键），进入应收单填制窗口，将光标移至需修改处直接修改即可。但已生成凭证的应收单不能修改；要修改已生成凭证的应收单，需先将对应凭证删除。

四、删除应收单

应收单列表窗口中选择需要删除的单据，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“删除”菜单项（或按“CTRL+D”键）即可删除该应收单。也可在应收单填制窗口的单据头区域内单击鼠标右键，选择“删除单据”删除该应收单。

五、其他功能

1、应收核销

应收贷项单中的“应收核销”功能所核销的款项，包括因收款而减少的应收账款以及因对同一单位发生应付款项而抵消的应收账款两部分。

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单击“应收核销“按钮，弹出“应收核销”窗口，选择要核销的单据，录入本次核销的金额后单击“确定”按钮，返回应收贷项单。

2、冲销单据

需要填制一张与所选择的应收单据金额符号相反的应收单据时，可以直接单击“冲销单据”按钮，系统会呈现冲销对话框。图 3- 1

图 3- 1

通过设置相应的年度、期间、单据类型，输入需要冲销的单据号，单击“确定”，系统自动生成冲销单据。

3、单据审批

当前应收单据需要审批时，直接单击“申请审批”按钮，对于没有定义审批流程的单据，将直接通过审批，成为“已审批”状态。对于定义审批流程的单据，则为“审批中”。

第三节 应收回款

应收回款单据，主要是用于实际收入款项与应收单据的核销。

一、新增应收回款单

在“日常业务”菜单中，选择“应收回款”，

1、选择单位、模板

用户可在“单位”栏右端的下拉框中选择已列出的往来单位，也可在此动态新增往来单位。

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选择了单据类型后，系统将自动列出对应的单据模板，用户可直接选择已存在的模板，也可根据需要自行设计新的模板。单据的显示及打印格式将随不同的模板而有所变化。

2、填制单据头

选择部门及业务员：这些信息可以动态增加。若不需要分部门或业务员核算，也可不录入该项信息。

输入日期和单据号：日期和单据号均由系统自动编制，也可根据需要改动。单据号总长十位，其中前缀为六位。

输入现金/银行科目：可根据业务需要选择现金或银行的科目。 选择收款方式：系统提供了8种常见的收款方式，也可以动态增加。 输入金额：在此输入的金额指该单位本次经济业务的总金额。

3、核销应收记录

在应收单据体中，系统自动在表体中列出与该单据所选单位有关的应收单据记录（包括：物品销售、直运销售、委托代销结算、应收借项、应付借项、记张凭证等单据类型）。用户只需把实际收入的金额输入到单据头的金额处，再根据业务发生，在单据体中找到需要核销的应收单据记录，并在其选择列作上“√”标志，录入相应的核销数据，存盘，就可轻松的完成该次应收回款。

日期：应收单据记录的制单日期。 单据类型：应收单据记录的单据类型。 单据号：应收单据记录的单据号。

未收款金额：应收单据记录应收还未收的金额，不可修改。

本次收款：实际收入的本次收款金额数据，可修改，但不能大于本次收款的总金额（即单据头中录入的金额）。

可获折扣：所发生的收款业务有现金折扣时填制的应收单据，系统会根据所选择的现金折扣条件，再根据应收单据与收款回款单据的制单日期的期间段，自动计算出的可获得的现金折

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扣金额，不可以修改。

本次折扣：本次付款可获得的折扣数据。

折扣科目：生成折扣单据时，所对应的折扣科目。在本次折扣中有数据时，为必录入项。 折扣单据模版：所生成的折扣单据所采用的单据模版。在本次折扣中有数据时，为必录入项。

备注信息：对该张收款回款单进行的说明或详细注释。

二、其他功能

对于单据体中的应收款项分录，系统提供了筛选功能。点击单据中的“应收筛选”按钮，即可设置条件，对单据体中分录进行筛选。从而使用户轻松完成对应收款项的核销工作。

第四节 应收计息

系统提供应收账款计息功能，计提过期应收账款利息。

在日常业务中点击“应收计息”，进入“应收计息”窗口，在该窗口中列出了超过付款期限的应收款项。图 3- 2

1、选择计息日期和单据模板

计息日期：系统默认为注册日期，可根据需要修改。

单据模板：系统默认为“应收计息”模板，可根据需要自行设计。单据的显示及打印格式将随模板的不同而有所变化。

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图 3- 2

2、设置参数

要计提过期应收账款的利息，首先就要设置计提利息的参数，系统将根据这些参数自动计算出应计利息。

单击“参数设置”按钮，输入年利率、最小利息、免息天数。最小利息指在计提应收账款利息时，规定收取的最小利息额度。免息天数指客户在超过付款期限付款，最多可免去多少天不计算利息。

指定利息收益科目，即计提的利息额进入哪一个科目进行核算。

确定是否计算复利。所谓计算复利是指将以前已计提但未收回的利息额并入本金参加本次的利息计算。

确定是否生成单据。如果选中该项，系统将自动生成应收计息单据（也就意味着已经计提利息），否则，不生成应收计息单据。

参数设置完毕后单击“确定”按钮，返回“应收计息”窗口。

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3、选择需计提利息的单位

系统提供了多种选择方法：单个选择、全部选择和条件选择。

单个选择：在“应收计息”列表中选择需要计提利息的单位，在对应的“选择”栏中作上选择标志“√”，系统将自动对该单位计提利息。

全部选择：单击“全部选择”按钮，系统将自动对所有列出的单位作上标志“√”，并计提利息。

条件选择：单击“条件选择”按钮，根据需要设置条件，系统自动将符合条件的单位作上计提标志“√”，并计算出应计利息。

4、利息计算公式

计息天数=计提日期-到期日

利息=过期应收账款(或应收余额)×计息天数×年利率/365

例如：2001年3月15日发生一笔应收款（A单位）10000.00元，同年9月15日（到期日）收到A单位付款8000.00元，计提利息的日期为2002年12月1日，年利率为1%。如果以应收余额作为计算基数，则计算基数为2000.00元（10000.00元-8000.00元），应计利息额=2000.00×1%×(2002/12/01-2001/09/15) ÷365；如果以过期应收款作为基数，且已收的8000.00元没有进行核销，则计算基数为10000.00元，应计利息额=10000.00×1%×(2002/12/01-2001/09/15) ÷365。

5、查阅应收资料

在应收计息中可查询详细的应收款情况。例如：应收账款余额、发生应收账款时间、应收款到期日等。

单击“应收资料”按钮，系统按单位罗列了所有应收款业务供查询。单击“关联”按钮，可查看到具体的业务单据；单击“打印”按钮，可打印该单位的应收资料列表；单击“关闭”按钮，返回应收计息列表窗口。

6、生成应收利息单据。

将“生成单据”复选框作上选择标志“√”，单击“确定”按钮，系统将根据所选单位、

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计提利息数和利息收益科目等信息生成应收利息单据。

第五节 往来核销

对于某个期间的未核销或未核销完的往来业务，需进行集中核销时，用户就可以通过“往来核销”功能，迅速的完成需要核销的往来数据。

一、往来核销列表

在“期末业务”中选择“往来核销”功能项。

通过往来核销列表，可以快速的查阅到当前期间的核销情况，用户可以通过右键（或编辑）菜单的“筛选”功能来设置需要在列表中显示的数据；通过“栏目设置”来设置所需要查询的项目（如：核销日期、本次核销金额、本次核销数量等）。

往来核销列表中主要项目的说明：

核销流水号：核销时系统自动生成的流水号，同一次核销生成相同的核销号。 借方日期：借方数据的日期。

物品：进行核销时，对应的商品的编码、名称、规格型号。 计量单位：该物品的计量单位。 本次核销数量：本次核销的数量 本次核销金额：本次核销的金额

二、新增往来核销

需要对往来业务数据进行核销时，就可以在往来核销列表，单击右键（或编辑）菜单中的“新增”选项，呈现“往来核销”卡片。图 3- 3

1、往来核销卡片头项目说明：

往来科目：选择需要核销的科目，下拉菜单中，系统提供了“应收”或“应付”性质的科目，供用户选择。

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单位：选择需要往来核销的单位，下拉菜单中，系统提供了未停用的单位，供用户选择。

图 3- 3

币种：选择需要核销记录所采用的币种，下拉菜单中，系统提供了未停用的币种，供用户选择。

截止日期：用于控制往来卡片中显示的往来核销记录，显示截止时间以内的数据。

2、往来核销几种方式

手工核销

如果需要一条借方数据核销一条或多条贷方数据，那么操作如下：在借方数据列表中找到需要核销的借方数据记录，并在其记录前端的“选择”列中，打上“√”标志；在贷方数据列表中进行与借方数据同样的操作，如果有多条贷方数据需要核销，就把多条贷方记录都作上“√”标志，然后在本次核销金额中，录入需要核销的金额数据，当本次贷方已选择分录的本次核销金额的合计与借方已选分录的本次核销金额相等时，单击“手工核销”，就可以完成该次核销工作了。

如果需要一条借方数据核销一条或多条贷方数据，具体的操作同上，只是贷方数据列表中只选择一条核销记录，借方数据列表中选择一条或多条核销记录即可。

如果需要多条借方数据核销多条贷方数据，具体的操作同上，只是在借贷方数据列表中选

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择多条核销记录即可。

如果需要对借方数据内部进行核销，那么操作如下：如果借方数据列表中选择了两条分录，且两条分录数据的符号相反，同时贷方数据列表没有选择分录时，单击“手工核销”，就可以完成在借方数据内部进行核销了。

如果需要对贷方数据内部进行核销，具体的操作同上，只是在贷方数据列表中选择所需要核销的单据记录即可。

自动核销

针对用户往来数据量大，而且核销往来数据往往通过常用的几种方式来进行的特点，本系统中提供的“自动核销”功能，就能使用户从繁重的核销工作中解脱出来。自动核销的具体操作步骤：

首先应先设置自动核销所采用的核销方式。在自动核销对话框中，直接单击“核销方式”。 选择“未核销金额”方式：在自动核销时，系统就按金额相等的原则自动对借、贷方数据进行逐个核销； 选择“按顺序自动核销”方式：在自动核销时，系统就按列表中数据的排列顺序依次进行自动核销。

“参照字段”下拉菜单中，系统提供了：凭证字号、对账号、单据类型、单据号等四种项目，当在参照字段中选择了任意一个项目后，系统自动会把核销方式中第2、3项的（字段）字样转换为所选择的项目名称，以选择“对账号”为例：

选择“对账号”方式：在自动核销时，按对账号相同的原则自动对借、贷方数据进行逐个核销；

选择“对账号+未核销金额”方式：在自动核销时，按对账号、金额均相同的原则自动对借、贷方数据进行逐个核销；

如果核销方向为“任意”时，自动核销时，可以在借、贷两个方向之间进行数据核销，或者某一个方向内部之间进行核销。

如果核销方向为“借贷之间进行核销”时，自动核销只是一个方向的数据核销另一个方向的数据。

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设置好相应的核销方式后，单击“确定”按钮，就完成了核销方式的设置。

当设置了相应的核销方式后，直接单击“自动核销”按钮，系统就会根据指定的核销方式来自动的核销相应的数据，并建立起核销关系。

批量核销

如果用户需要一次核销多笔往来记录或尽可能快的完成核销，系统提供了“批量核销”功能。单击“往来核销”对话框的“批量核销”按钮，进入“批量核销”对话框。用户可以根据业务需要，通过对批量核销对话框头的往来单位、往来科目、币种以及截止日期等项目的设置，来呈现需要核销的往来记录。

三、取消核销

对已经核销的往来记录需要取消核销，操作如下：

在往来核销对话框中，把右下方的“全部显示”项作上“√”标志，系统会自动把已经核销的数据显示出来。

把光标定位在需要取消核销的记录上，在该条记录前的选择列中作上“√”标志，单击“取消核销”，再单击取消提示的“是”，系统自动的清除核销关系，并把已经核销的金额重新显示到未核销金额上。

第六节 应收凭证

已输入的应收单，需生成对应的应收凭证进入财务账，以保证数据的一致性。

单击期末业务列表中的“应收凭证”，确定单据类型为应收。应收类单据包括“应收借项”、“应收贷项”和“应收计息”单据。

单击“下一步”按钮（或“选择单据”页标签），选择本次需生成凭证的应收单，作上选择标志“√”。单击“关联”按钮可查询到单据的详细信息。

单击“下一步”按钮（或“凭证设置”页标签），选择生成应收凭证的模板和类型，并录入摘要的内容（可直接录入，也可通过选择可选摘要录入）；

单击“下一步”按钮（或“生成方式”页标签），选择期望的凭证生成方式后单击“完成”

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按钮，系统将按您的需要生成相应的应收凭证。

注意：手工填制记账凭证的应收性质的科目数据会出现在业务的应收账表中。

第七节 期末结账

本系统提供对应收模块单独进行期末结账的功能，您只须按应收结账向导的提示逐步操作即可轻松结账。

一、执行结账

单击期末业务列表中的“期末结账”，

将光标移至需结账的期间，选定待结账的月份。

单击“下一步”（或单击“结账报告”页标签），结账报告中，系统会提醒您本期应收单是否已经全部生成凭证。

如果您确信当前会计期间内的应收管理已处理完毕，请单击“下一步”（或单击“执行结账”页标签），然后单击“完成”按钮完成结账工作，并根据系统提示进行数据备份。

二、取消结账

如果要取消结账，请单击期末业务列表中的“取消结账”，单击需要取消结账的月份，然后单击“下一步”按钮，系统提示是否继续取消结账操作，单击“完成”即可取消指定月份的结账状态。

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