OA工作流使用详解

更新时间:2023-05-22 04:56:01 阅读量: 实用文档 文档下载

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信达OA工作流使用详解

概念篇

随着企业管理信息化进程的不断深入,协同应用软件的概念已深入人心,而工作流系统正是协同应用软件的核心。通过应用IT技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度,是工作流系统主要解决的问题。

信达OA的工作流功能正是为这一需求而设计,可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理,可将工作过程进行记录,便于日后检查。并实现数据的规范化录入、查询、统计和存档。

简单来说,工作流就是把一项工作化解为多个步骤,由多人协同来完成。这里所指的工作是形形色色的,在办公室里进行的很多不同类型的工作,都可以用工作流系统来表达,信达OA的工作流由表单和流程这2个重要因素构成: 表单:在工作流系统中,与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现,“表单”是数据的载体,相当于现实工作中的各类工作单;在表单以外,还可以通过附件文件来传递数据与信息。

流程:在工作流系统中,工作过程都可以通过 “流程”的定义来体现,“流程”是工作过程的描述,代表了一种制度或规范。

工作流系统相当于一个“万能模块”,通过合理的流程设置,规范化运作,可对我们的日常办公和企业管理提供极大的便利。

信达OA工作流的一些概念:

1、工作流就是几个人协同完成一项工作,简单而言,就是几个人按次序填写同一张“表单”,填写会签意见和传递附件。

2、表单可以由软件用户自行设计(一般由管理员设计好)。

3、信达OA的表单格式可以用网页设计工具或word等设计,设计好后复制、粘贴到“表单智能设计器”中,再添加表单控件就可以了。

4、每个流程对应一个表单,不同流程可以共用同一个表单。

5、流程分为固定流程和自由流程两种,固定流程由固定步骤组成,用户事先需定义好,自由流程无需定义流程步骤。

6、固定流程的每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤等信息。

7、固定流程第一个步骤设定的经办人,才有权新建该流程(道理可想而知)。

8、执行中的工作和已完成的工作,都可以通过工作查询功能进行查询。

9、任何流程都可以指定监控人员和查询人员,监控人员可随时转交下步或终止流程(自由流程),监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作。

实战篇

下面以一个实际的“工作流程”的定制过程为例,详细介绍工作流功能的使用。该流程为软件内置的样例流程:人事分类下的出差申请。

主题一:表单设计

1、 设计表单基本样式

首先,使用Word或网页设计工具设计好表单基本样式,比如用Word设计表单如下:

出差申请单

2、 建立表单

进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计表单”, 新建表单如图: 填写表单名称,保存。

然后点击“表单智能设计”,打开表单智能设计器。把Word制作好的表格全选后,复制/粘贴到表单设计器。如图:

这样,表单的基本样式就制作好了。

3、宏控件的使用

为了方便用户使用,我们提供了宏控件,宏控件可以代替手工输入,实现根据用户指定要求进行自动取值,使得工作流的表单填写更加智能与方便,下面举例进行说明:

表单中的“部门”项要求实现一个部门的下拉菜单效果,可以使用宏控件。具体操作是这样:把光标定位在表单的合适位置后,点击宏控件按钮,进行宏控件设定,如图:

点击确定,在表单上就生成了该控件,实际工作过程中,填写表单时,就可以选择部门了。

宏控件其它类型的使用方法,与上面的例子基本类似。下面重点介绍一下来自SQL查询语句的宏控件。

来自SQL查询语句 宏控件

来自SQL语句的宏控件,因其定义格式比较复杂,需要具备SQL语言的专业知识,并了解OA系统数据库结构,建议在技术支持人员指导下完成。可以参照以下格式书写SQL语句:

下拉菜单型语句如:

SELECT URL_DESC from URL where USER='' order by URL_NO

该语句表示列出全部公共网址,并按序号排序显示

select priv_name from user_priv order by priv_no

该语句表示读出主要角色选择显示

单行输入框语句如:

select USER_NAME from USER where USER_ID=`admin`

该语句表示查询用户名为admin的用户的姓名

注意:SQL语句中的单引号请用符号`替换(该符号在键盘TAB上方)。

目前,SQL语句中已支持以下宏变量,更加方便:

[SYS_USER_ID], 表示当前用户的用户ID

[SYS_DEPT_ID],表示当前用户的部门ID。

[SYS_RUN_ID], 表示当前的工作ID,可用于FLOW_RUN_DATA等表的查询 举例如:

select USER_NAME from USER where USER_ID=`[SYS_USER_ID]`

此句表示查询当前用户的姓名

select USER_NAME from USER where DEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]`

此句表示查询当前部门所有用户的姓名

select USER_NAME from USER,USER_PRIV where ER_PRIV= USER_ER_PRIV AND DEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]` order by PRIV_NO 此句表示查询当前部门所有用户的姓名,并按角色序号排序

4、日历控件的使用

日历控件用于实现日期选择窗口的弹出,我们结合出差日期来看一下:

建立日历控件前,需要先创建一个单行输入框型的宏控件(出差开始时间)如图:

接下来,点日历控件按钮,进行日历控件设定,此时,要填写前面建立的单行输入框的名称,这样就可以把日历控件和输入控件建立起一个对应关系,以后在实际的工作办理过程中,日期选择窗选择的日期就可以回填到指定的单行输入框中,日历控件设定如图:

注意:在表单设计器中,无法查看日历控件的实际效果,只有在具体工作办理时才能使用。另外,一定要注意日历控件是与其他控件配合使用的,不能单独使用。

4、计算控件的使用

在日常工作中,填写表单时,经常会存在一些计算项目,使用计算控件可以简化人员操作,提高准确性。

以下举例说明(以下举例中制作的控件,没有包含在上面的表单中):

首先,我们先建立好需要参与计算的项目,如图,建立好交通费和住宿费这两个单行输入框控件:

接下来,点击计算控件按钮,建立一个计算控件,设定时需要输入计算公式:公式的规则就是四则运算规则,可以利用括号和加减乘除,公式的计算项目就是上面建立的单行输入框控件的名称,如图:

公式可以是四则混合运算,支持公式中出现常量、括号,下拉菜单控件如果值为数字,也可以参与计算。

然后,我们再把其它需要建立的输入控件,根据实际情况设定好,同时可以对格式作一些调整。至此,表单就设计完毕了,保存表单后退出表单智能设计器。

下面总结几个表单设计的小技巧:

1、用FrontPage、DreamWeaver等网页设计工具或Word软件,可以制作风格多样、颜色艳丽的表单。建议使用网页设计工具设计好表单样式,这样比较方便在表单设计器中调整(使用Word设计的表格,格式、尺寸不太容易调整)。

2、可以选中控件,用鼠标拖动其边缘,改变其大小。

3、在控件上按右键,可修改其属性,或进行复制、粘贴。同一类型或名称近似的控件可以采用复制的办法,快速生成,然后再进行详细设定。

4、在表格的单元格中,可以用键盘移动光标,用Backspace键删除控件前的多余空格。

5、可以选中控件,点击居中按钮,使控件位于表格中央。

6、快捷键:ctr+c复制,ctrl+v粘贴,ctrl+z取消,ctrl+y重做。选择编辑HTML源文件模式,单击鼠标3次,再取消编辑HTML源文件模式,可将所有内容全选,按Delete键可删除。

7、表单中还可以使用特殊的宏标记文字,实际使用该表单时,宏标记会显示

为具体的信息,下面做一些说明:

#[表单],代表表单名称。

#[文号],代表文号或说明。

#[时间],代表第一步骤的办理日期。

8、如果需要改变原表单样式,则可以把新的表单先拷贝到原表单上方,把原来的控件拖动到新表单合适的位置(但控件顺序应该保持原顺序,按从上到下,从左至右排序)

注意:

a、请勿将设置好控件的表单拷贝回Word或网页设计工具再编辑,这样,控

件的属性信息可能会丢失。

b、修改已经在使用的表单时,控件顺序应该保持原顺序,按从上到下,从左

至右排序,否则表单将无法与历史数据对应。

c、控件名称不能含有空格,也最好不要使用标点符号。

表单设计好后,管理员对工作流的设置工作已完成大半,剩下的就是工作流程的定义了。

主题二:定义流程

1、建立流程分类

建立流程的分类,点击“新建流程分类”即可进入,输入流程分类排序号和流程分类名称,再点击确认即可,分类排序号仅是用于显示时的顺序。

2、新建流程

进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计流程”,选择“新建流程”,我们定义一个固定流程,如图:

新建流程时,需选择流程分类、指定流程排序号、选择固定流程或者是自由流程(自由流程无需定义流程步骤)以及选择所要用到的表单。

如若在使用该流程时需要上传附件,选择“允许附件”中的是,否则选否。 可以在流程说明中,对该流程注意事项作简单描述,便于员工查阅。

自动生成工作名称/文号为可选项,使用自动文号,使得工作的命名更加规范。

默认的工作名称如下:出差申请(2006-05-24 13:26:27)

如果设定了表达式,则会按表达式指定格式生成工作名称或文号。

表达式中可以使用以下特殊标记:

{Y}:表示年

{M}:表示月

{D}:表示日

{H}:表示时

{I}:表示分

{S}:表示秒

{F}:表示流程名

{U}:表示用户姓名

{N}:表示编号,通过 编号计数器 取值并自动增加计数值

例如,表达式为:成建委发[{Y}]{N}号,编号位数为4

自动生成文号如:成建委发[2006]0001号

例如,表达式为:BH{N},编号位数为3

自动生成文号如:BH001

例如,表达式为:{F}流程({Y}年{M}月{D}日{H}:{I}){U}

自动生成文号如:请假流程(2006年01月01日10:30)张三

最后保存设置,新建流程完毕。

3、管理流程

建立流程完毕后,返回设计流程界面,可以实现流程的设置与管理,如下图所示:

在“管理流程”的列表中,点击该流程对应的“流程设计器”操作项,进行流程设计,也就是流程步骤的定义(固定流程需要定义步骤,而自由流程不需要)。 流程设计器如下图所示:

这个图显示的是已经定义好步骤的效果,在设计器空白处按右键,可以新建步骤。 可以拖拽表示步骤的方框,使得布局显示效果比较好时,可以保存布局。

新建流程步骤 如下图所示:

步骤“序号”的设置:序号应为数字,流程中的步骤序号必须是连续的。

“下一步骤”的设置:下一步骤可以设置为空,则表示流程按步骤序号依次执行;如设置,则表示允许跳转至指定步骤。

例如:步骤1的下一个步骤设置为步骤3,则表示可以跳过步骤2直接流转至步骤3。也可以设置为多个分支,例如步骤1的下一个步骤设为步骤2和步骤3,则表示流程的主办人可选择其中的一个流程分支,既可以是步骤2也可以是步骤3,下一个步骤的分支没有总数限制。如设置了[结束流程],表示可以在该步骤转交时,直接结束流程。

充分利用下一步骤的设置,用户就可以设计出复杂的业务流程,满足业务灵活多变的需要。

经办人、经办部门、经办角色的设定:

接下来,我们需要分别编辑每个步骤的经办人、经办部门、经办角色,可以只设定其中的一项或几项,系统在流转过程中的经办人选择时,会取这三项的合集。如图,是设定经办人员:

可写字段的设定:

流程要正确运转,还需要设置好每个步骤的可写字段,用于控制每个步骤中,表单的各项目的输入权限,例如,步骤1的可写字段设置如下:

编辑可写字段时,对于名称重复的项目,只需加入一个就可以了。

流程公共附件,也作为可写字段的一个特例在此处设定操作权限。

设定允许在不可写情况下自动赋值的宏控件:

是指,不是可写字段的宏控件,希望能自动赋值,但不能修改,可以在这里设置,字段名称用英文逗号隔开。

条件设置:

通过条件设置,可实现表单数据在转交时进行校验,并能够自动选择流程分支,从而实现流程的自动化、条件化控制。

条件设置分为转入条件和转出条件,可通过条件生成器帮助书写条件表达式。

条件生成器:用于帮助使用者书写条件表达式,当条件有多条时,是“与” 的关系,也就是必须同时满足。

转入条件:是指数据满足转入条件,才可以转入本步骤,合理设定转入条件,可形成流程的条件分支。

比如,在一个费用审批流程中,金额小于500由部门经理审批(步骤2),金额大于或等于500由总经理审批(步骤3),那么步骤2的转入条件可设为: ’金额’<’500’,步骤3的转入条件可设为:’金额’>=’500’

转出条件:是指数据满足转出条件,才可以转出本步骤,如下图,是流程第一步骤“出差申请”的条件设置,当出差地点不为空时,才允许转交下一步骤。

3、定义流程监控人员和查询人员

在“管理流程”的列表中,点击“编辑监控人员”,可以指定监控该流程的人员(如下图),监控人员可以随时将该流程的工作转交下步、终止(自由流程)或删除,并可以查询该流程的全部工作。

同样方法,可设置该流程的查询人员,查询人员可以查询该流程的全部工作。

至此,工作流的设置全部完毕。关于工作流的数据管理、菜单定义,请咨询技术支持人员。

主题三:工作流的实际使用

1、工作办理与转交

进入OA系统的“工作流”菜单,选择“新建工作”,如图:

我们要新建的是“出差申请”流程,点击下一步。此处同时列出了工作流程的步骤,用户可凭借此图查看流程的各步骤序号、名称和流程可选方向。

保存后,该工作将成为自己的当前待办工作,用户也可以委托本步骤的其他经办人代为办理:

点击办理,此时,办理时间将自动被系统记录:

进入办理界面后,可以在表单上填写相关信息,灰色的输入框表示无权修改(非本步骤的可写字段)。填写完毕后,如选择保存返回,则暂不转交下步,此后还可再进行修改;如选择保存转交,将进入转交下步的界面。

只有主办人能修改表单的内容(可以保存表单)和上传公共附件,其他经办人只能填写“会签意见”和上传私有附件。第一步骤的主办人就是流程发起人自己。

对于多人办理的步骤,填写“会签意见”可实现会签的目的,快捷输入会列出最近输入过的50条意见,可直接选择。

在工作办理过程中,可以查看流程图,了解流程流转情况:

在工作办理过程中,可以查看和打印表单:

如果认为输入的信息无误,点击

转交下步 即可结束本步骤办理工作,转交下一步骤处理,只有主办人能进行此操作:

可以指定多人会签办理,其中需要指定一个主办人。 还可以给下一步骤的经办人发送短消息提醒。已转交下一步骤的工作,在对方未接收办理前,仍可收回重新办理。

选择“仅由首先接收办理的经办人办理,可以不指定主办人”,则所有经办

人按照先到先得的原则,其中任何一个经办人接收办理该工作后,其他经办人将不能经办该工作,仅由首先接收办理的经办人办理。

我们选择一个经办人“王希国”,并点击前面的“主办人”按钮,将其设为主办人。

接下来,在本例中,以用户“王希国”登录,可以收到短消息提醒:

同时,在桌面上也会有提示,可直接点击进入该工作的办理界面:

转交下步 办理完毕,主办人应根据实际情况,酌情决定是否转交下一步。

选择步骤时,可选择分支步骤,可以根据流程定义的分支。在此例中,可以回转至第一步骤,也可以继续第三步骤。

如图为第三步骤结束后,进行转交。第三步骤被定义为可以结束流程,点击结束流程按钮即可,结束时,可以选择通知本流程所有步骤的经办人。

这样,一个出差申请流程就执行完了,流转过程中所输入的数据将自动存档。

以上举例说明,主要针对主办人的操作,作为从办人,不能填写表单,只能填写会签意见,从办人确认办理完毕后,点击“办理完毕”按钮即可。

2、工作查询:

选择要查询的流程后,指定查询条件:

查询可以有多种方式,有“执行中的工作”或者“最近10项工作”或者是按照流程查询三种查询方法,界面如上。

查询结果如下:

可以打印或查看流程图,也可以选择部份或所有查询结果生成Excel报表:

可以利用Excel进行筛选、统计等工作。

表单设计中如果使用了“列表控件”,也可以将列表项批量导出汇总,参考OA系统内置的“智能表单功能测试”流程。

工作流查询结果,提供了办理、委托、收回的链接,便于执行相关操作。

通过工作查询,OA管理员可以查找并修改已结束流程的表单数据和文号,也可以恢复流程为“执行中”状态。

3、工作监控:

点击窗口顶部的“工作监控”,即可看到您可以监控的工作流程,您随时可以将该工作转交下步、终止(自由流程)或删除,查看时可按标题排序,如下图:

结语

至此,对工作流系统已作了较为详细的介绍,但难免会有疏漏。用户在使用过程中如有任何问题和建议,欢迎与我们联系,我们一定会给您满意的答复。

本文来源:https://www.bwwdw.com/article/q5j4.html

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