酒厂记录控制程序

GHYQ B 002—A

记录控制程序

受控状态：

发放编号：

持 有 者：

(单位、人员)

受控本 签 名 及 日 期 编 写 审 核 批 准

*************** 2007-2-8 实施

GHYQ B 002—A 记录控制程序

l 目的

对质量管理体系所要求的记录进行控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。在需要时，为进行追溯管理以及采取纠正、预防和改进措施提供信息。 2 范围

本程序规定了记录的控制范围、表格格式控制方法、记录的填写和标识、收集和归档、贮存和保护、检索和查阅以及保存期限和处置等工作内容和方法，明确了相关部门和人员的职责。 本程序适用于产品质量形成和质量管理体系运行全过程中对记录的控制。 3 职责

3.1 记录管理部门的职责

3.1.1 记录表格的设计由主管单位负责，确保表格栏目适用和规范。

3.1.2 质量管理体系直接涉及到的记录（质量手册、质量程序文件、第三层次文件及其他规定涉及到的记录）及两个或两个以上单位共用的表格（通用表格）的编号由生产部统一编号，确保表格格式受控，并负责更改控制；其它记录由主管单位自行控制，但应自己编号管理，确保表格受控。

3.1.3 记录保管部门的职责是：确保整理及时、资料完整，目录及标识清楚，容易查找，贮存环境适宜，保管有序。

3.2 记录填写人员的职责

3.2.1 生产操作人员、检验员、管理人员在生产过程中负责有关原始记录的填写，对填写的准确性、真实性负责。

3.2.2 填写要求如下：

a） 内容完整、数据准确；

b） 记录应保持清晰、易于识别和检索； c） 填写及时；

d） 记录更改时，应在划改处加盖印章或签名; e） 应签全名(或盖章)和填写年、月、日。

4 工作程序：

4.1 记录的控制范围

4.1.1 下列产品质量记录应受控(含供方提供的)；

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a） 检验记录和报告； b） 试验数据、记录和报告； c） 鉴定评价记录和报告； d） 不合格品评审及其处理记录；

e） 市场质量投诉、索赔、维修、点检记录，用户调查、质量跟踪记录； f） 返工、返修记录，报废记录。

4.1.2 下列质量管理体系运行及其结果的记录应受控：

a)

质量管理体系文件发放的记录；

b) 文件更改记录； c)

《文件、记录归档登记表》、借阅登记、处理记录；

d) 管理评审及其跟踪措施的记录； e) f)

教育、培训记录；

顾客要求的评审（合同评审）及其有关记录；

g) 采购有关记录（合同、计划、入厂记录）； h) 供方评价及其相应措施记录； i) j)

特殊过程确认记录； 产品唯一性标识记录；

k) 顾客财产发现的问题（丢失、损坏、不适用等）记录； l)

监视和测量装置校准和验证结果的记录；

m) 内部审核(策划、实施和报告结果)记录；

n) 过程监视、控制记录（含设备运行点检、维修等记录）； o) 数据统计分析记录（含产品质量分析）；

p) 服务记录(包括服务工作记录、经销商管理评价记录、售后产品质量分析)； q) 纠正、预防措施及其结果的记录。

4.1.3 受控的记录媒介形式包括：文字、图表、照片、软件、电子媒体。 4.2 表格格式控制方法

4.2.1 需制成表格的记录，使用单位设计好表格后，生产部进行标准化，并统一编号和备案。表格格式如需更改，应办理审批手续。

4.2.2 表格格式编号方法见《文件控制程序》。 4.3 记录的填写和标识

4.3.1 记录应在生产、工作过程中由相关人员按规定要求填写，遵守3.2条的职责和要求，确保记录准确、清楚、及时、完整；有审核要求的，应有审核者签名。 4.3.2 记录的标识，应遵守《文件控制程序》的规定。 4.4 记录的收集和归档

4.4.1 记录由保管单位定期收集(例如年初收集上年度的记录)、保存与归档，其收集可在产品入库交付后进行，

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也可分阶段进行。

4.4.2 记录收集后应分类整理，按顺序放置或装订成册，并立卷编目。

4.4.3 产品记录可按职场（单位）、机型、产品、项目、时间等进行分类整理和编目。 4.4.4 质量管理体系运行记录可按要素、年度或发生顺序分类整理和编目。 4.4.5 记录的保存，归档清单由各业务主管部门和单位负责编制。 4.5 记录的贮存和保护

4.5.1 记录可用传统的形式贮存于箱、柜、夹或其它存放物中，也可贮存于软件(拷贝)或电子媒体中，但应分类清楚、保存可靠。

4.5.2 记录按分类保管的原则由各业务主管部门负责保管，执行档案管理规定。

4.5.3 各保管单位应具备适于保存记录的条件，如必要的存放柜、夹、专门的房间，适宜的环境条件(防雨、防潮、防火、防蛀、防盗等)。

4.5.4 记录的保管应遵守保密规定，做好保卫工作，坚持查阅与借出管理规定，防止丢失或损坏，确保资料完整、标识清楚，易于查找和复位。

4.5.5 管理员对不符合要求的记录应拒绝接收，并制止未经授权的修改。 4.6 记录的检索和查阅

4.6.1 归档保管的记录应便于检索，需要借阅时，应遵守查阅与借出管理规定进行登记并及时归还。一般不复制，特殊情况需复制时，应经主管部门领导批准。

4.6.2 合同要求时，在商定期内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，但原则上不予复制。 4.7 记录的保存期限和处置

4.7.1 记录按其重要性，分别规定保存的期限。其中产品检验和质量原始记录保存在各主管单位2年以上，质量体系运行记录由业务主管部门保存5年以上。对到期的记录，由保管单位填写文件（记录）处理申请表，由主管领导批准后归档或销毁。 4.7.2 记录的保存应进行分类保存。

4.7.3 记录污损、毁坏或丢失需补制时，应经主管人员同意，并经原记录或有关人员确认。

5 相关文件

本程序涉及的相关文件主要有：

a)

6 记录、表格

实施本程序所产生的记录和所使用的表格主要有：

a)

文件、记录归档登记表； 文件控制程序；

b) 文件、记录借阅登记表；

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c)

文件、记录处理登记表。

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更改记录及有效页次表

序号 更改单号 更改日期 原页次 更改后 有效页次 更改涉及的 原章条号 取下作废页插入有效页 的经手人签名及日期 1. 同一页多次更改者，以最新一次更改页为有效页； 2. 未更改页仍然有效，表中不列出；

3. 更改后新页的标识应与此表中最新一页的标识一致。

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更改记录及有效页次表

序号 更改单号 更改日期 原页次 更改后 有效页次 更改涉及的 原章条号 取下作废页插入有效页 的经手人签名及日期 1. 同一页多次更改者，以最新一次更改页为有效页； 2. 未更改页仍然有效，表中不列出；

3. 更改后新页的标识应与此表中最新一页的标识一致。

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