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档案管理办法

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1 目的和适用范围

为加强集团公司档案管理,实现档案工作标准化、规范化、制度化,更好地为企业生产经营、开发建设服务,根据《中华人民共和国档案法》及《企业档案管理规定》,特制定本办法。

本办法适用于公司各类档案的管理。 2 职责

总经理办公室负责本办法的编写、解释;负责集团公司档案工作的综合管理;负责机关各部门文件的归档管理;负责档案信息资源的开发;负责对各单位档案工作进行监督、指导、检查;文书、业务部门负责文件的形成、积累、整理、归档;各单位办公室负责本单位文件的归档、保管、利用。

3 工作流程

3.1 档案工作的组织管理

3.1.1 集团公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则,维护档案的完整、准确、系统、安全,实现档案的有效利用。

3.1.2 总经理办公室负责机关各部门档案的综合管理,并对分公司、子公司、辅助生产单位(以下简称各单位)档案工作实行统筹规划,组织协调,监督、检查和指导。

3.1.3 机关各部门、各单位要指定专(兼)职档案人员,负责本部门、本单位文件的收集、整理、归档和保管、利用工作。

3.2 文件归档管理

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3.2.1 定义

文件归档是指对已经办理完毕的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机盘片等不同载体的文件,按照规定程序和相关要求移交给本单位档案人员集中统一保管的过程。

3.2.2 归档范围

集团公司在企业改革、党群建设、质量管理、生产经营、开发建设、科技进步等各项工作中产生的,具有保存价值的各种载体文件,均属于归档范围,任何部门及个人都不得据为己有或拒绝归档。文件归档范围参照附表执行。

3.2.3 文件归档具体分工

3.2.3.1 属于集团公司保管范围的文件归档工作分工如下:

3.2.3.1.1 文书档案:由党委工作部、总经理办公室、企业策划部、工会、技术部、人力资源部、保安部、生产部、审计部、负责文件的积累、整理和移交。

3.2.3.1.2 会计档案:由财务部、工会、集团公司所属各相关单位负责对会计工作中产生的各种报表、账薄、凭证进行积累、整理、归档;

3.2.3.1.3 科技档案:由开发建设公司、技术部、综合经营计划部、负责对新建、改建、扩建及专项工程中形成的科技文件进行积累、整理、归档;设备档案:由集团公司所属各相关单位、各部门负责对新购设备的文字材料及图纸资料进行积累、整理、归档;

3.2.3.1.4 经营档案:由人力资源部、综合经营计划部、生产部、技

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术部、物资部、开发建设公司负责对生产经营活动中产生的各种报表、供热协议等文件进行积累、整理、归档;

3.2.3.1.5 人事档案:由党委工作部、人力资源部、工会、审计部负责对人事任免、审查、考核、晋级、入党(团)、奖惩处理等文件进行收集、归档;

3.2.3.1.6 声像档案:由党委工作部、技术部、开发建设公司负责对公司重要活动所产生的照片、录像带、光盘进行收集、整理、归档。

3.2.3.1.7 电子档案:各单位、各部门形成的电子文件,也要按照

档案管理的相关要求进行归档。电子文件是指集团公司各单位、各部门在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

3.2.3.2 属于各单位保管范围的文件归档工作分工如下:

3.2.3.2.1 文书档案:由党支部书记、团支部书记、支会主席、文秘等人员负责对所形成的文件进行积累、整理、归档;

3.2.3.2.2 科技档案:由技术人员负责对所形成的技术文件进行积累、整理、归档。

3.2.3.2.3 经营档案:由计划员、统计员、劳资员、能管员、安全保卫员、生产调度员负责对所形成的文件进行积累、整理、归档;

3.2.3.2.4 会计档案:由核算员、出纳员、劳资员负责对所形成的文件进行积累、整理、归档;

3.2.3.2.5 声像档案:由办公室负责对照片、录像带、光盘进行积累、

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整理、归档。

3.2.3.2.6 电子档案:由各单位、部门的内勤管理人员负责对本单位、部门所产生的电子文件进行搜集、整理。

3.2.4 文件整理、归档标准

3.2.4.1 文书、经营等文件的整理、归档按照《机关档案工作条例》及中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》执行;

3.2.4.2 新建、改建、扩建工程文件的整理、归档按照《科学技术档案工作条例》及中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》执行。

3.2.4.3 专项工程文件的整理、归档按照《科学技术档案工作条例》及集团公司专项工程归档范围执行。

3.2.4.4 会计报表、账薄、凭证的整理、归档按照《会计档案管理办法》执行。

3.2.4.5 干部档案归档工作按照《干部档案工作条例》及中央组织部印发的《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》执行;职工档案归档工作按照劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》执行。

3.2.4.6 照片、录像带的归档工作按照中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》执行。

3.2.4.7 电子文件的归档按照中共中央办公厅 国务院办公厅《电子文件管理办法》以及国家档案局《电子文件归档与管理规范》执行。

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3.2.5 文件归档的基本要求

3.2.5.1 文件归档要求应用档案管理软件,将电子文件存储到数据库中,并按软件设置条目录入相关内容,打印出“归档文件目录”或“归档文件登记表”办理归档手续。

3.2.5.2 归档的文件必须按归档范围收集齐全、完整。

3.2.5.3 归档的文件必须准确反映工作的真实内容和历史过程;工

程施工文件应随施工进度及时整理。

3.2.5.4 归档的纸质文件,应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔。纸张规格除有特殊要求的以外,均应使用A4纸张。

3.2.5.5 工程技术文件中应由各岗位责任人签认的,必须由本人签字(不得盖图章或由他人代签)。工程竣工,文件组卷成册后必须由施工单位技术负责人和法人代表签字并加盖单位公章。

3.2.5.6 工程文件归档前,需技术部门(技术部或开发建设公司工程技术科)负责审核归档文件是否齐全完整,内容是否真实,并签字确认(不得盖图章或由他人代签)。

3.2.5.7 工程竣工图要求采用蓝晒图,不得使用计算机出图的复印件;图纸采用国家标准图幅,不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面,图标栏露在外面,并在图标栏上方空白处加盖红印泥竣工图章。

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3.2.5.8电子文件归档要求载体无划痕,保持清洁;载体无病毒;保证电子文件的完整性和有效性;把需要存档的电子文件集中,制做成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上(如光盘等)。

具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当转换成纸质文件或者缩微胶卷同时归档。

3.2.6 归档时间

3.2.6.1 文书档案:机关各部门在第二年五月前移交总经理办公室文书;总经理办公室文书于第二年六月前检查合格后集中归档;各单位于第二年六月前整理、归档。

3.2.6.2 经营档案:第二年六月末前归档。 3.2.6.3 会计档案:第二年六月末前归档。 3.2.6.4 外购设备:在开箱验收后随时归档。 3.2.6.5 技术进步项目:在鉴定后半个月内归档。

3.2.6.6 国家重点建设工程:在项目正式通过竣工验收后一个月内集中或分项归档。

3.2.6.7 新建、改建、扩建工程:工程决算书随时归档,其他工程文件在工程竣工验收合格后半个月内归档。

3.2.6.8 专项工程:在工程决算审核完成后半个月内归档。 3.2.6.9 人事档案:随时归档。 3.2.6.10 声像档案:随时归档。

3.2.6.11 各单位、部门产生的电子文件于第二年六月末前归档。

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3.2.7 归档手续

3.2.7.1 各部门、各单位文件归档时须办理移交手续,如实填写“文件移交清单”,并附“归档文件目录”。

3.2.7.2 机关各部门将文书文件整理完毕并填写“文件移交清单”附“归档文件登记表”后移交总经理办公室,总经理办公室文书将接收的文件及收发文处理的文件一起整理、编排件号后,填写“文件移交清单”附“归档文件目录”,移交总经理办公室文书档案员。

3.2.7.3 设备购置部门须填写“设备验收申请单”或“设备资产转固交接验收单”,经档案人员检查归档文件齐全并签字后,到财务部报销。

3.2.7.4 新建、改建、扩建及专项工程文件移交时,须经档案人员检查合格并在“文件移交清单”上签字,注明工程档案移交情况。财务部根据清单上注明情况办理报销手续。

3.2.7.5 每份电子文件均需在“文件移交清单”中登记;“文件移交清单”表应与电子文件的备份一同保存,并附有纸张打印件一同保存。

3.2.7.6 “文件移交清单”一式二份,双方各执一份。 3.2.8 归档份数

归档的文件原则上一式一份,重要的文件应一式二份或三份。如光盘可一份作为母盘封存,一份作为使用盘保存,一份异地保管。

3.2.9 考核办法

总经理办公室将按《绩效工资考核办法》对各部门、各单位的归档工作进行考核,对于不能按上述要求归档的部门或单位,总经理办公室

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有权拒绝接收并责令限期整改。

3.3 档案的实体管理 3.3.1 档案的整理

档案人员将归档的文件进行必要的整理,按照“归档文件目录”编制相应的“档案目录”。

3.3.2 档案的保管

3.3.2.1 档案排架:存放档案的柜架应用铁制密集架或档案柜;档案在柜架上的排列顺序应从左至右,自上而下;为便于管理和利用,柜架侧端应标志档案位置索引。

3.3.2.2 档案保管措施:保存档案必须有专门库房,且具备良好的卫生环境,做到“八防”:防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠和防污染;照片、录像带、盘片等要妥善保存,按照《照片档案管理规范》及《磁性载体档案管理与保护规范》执行;对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

3.3.2.3 底图保管:归档的底图,必须由项目负责人、设计人员签字,确定保管期限;归档的底图必须是全图,按工程项目编号清楚。

3.3.2.4电子文件的保管单位和部门要定期对电子文件的保管情况、可读取状况等进行测试、检查,发现问题及时处理。反映电子文件保管、利用过程的相关信息应当记录和保存。

3.3.2.5 档案交接

3.3.2.5.1 因档案人员变动进行档案交接时,交接双方应对照“档案

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目录”仔细清点,务必做到账物相符,同时办理档案交接手续。

3.3.2.5.2 档案移交长春市档案馆时,应按档案馆要求审查、整理,并办理交接手续。

3.3.2.6 档案安全检查

3.3.2.6.1 档案人员要严格按照《长春市档案安全保护条例》,做好档案安全保护工作,遵循“以防为主,防治结合”的原则。

3.3.2.6.2 档案人员须定期对档案保管措施和档案安全状况进行检查;每年要对档案进行一次清点,并将清点结果写出书面材料放入全宗卷中,对发现的问题要及时采取措施予以解决。

3.3.3 档案的鉴定

3.3.3.1 集团公司成立档案鉴定领导小组,并下设鉴定工作小组,负责档案价值的决定工作。

3.3.3.2 档案鉴定采用直接鉴定法,逐件逐页审查档案内容,认定其保存价值,确定保管期限,对没有保存价值的档案剔出销毁。

3.3.3.3 鉴定后,写出鉴定工作总结放入全宗卷中。 3.3.4 档案的销毁

3.3.4.1 对失去保存价值的档案进行销毁前,要编制“档案销毁清册”,各单位要上报总经理办公室,经鉴定领导小组审批后实施;电子文件的销毁应当履行有关审批手续;涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法规的规定处理。总经理办公室档案销毁前要报长春市档案局备案。

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3.3.4.2 销毁档案必须在指定地点进行,并由安全保卫人员负责监销。销毁后,执行人与监督人在销毁清册上签字。

3.3.5 档案的统计

对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并按照上级要求向长春市档案局报送档案工作基本情况统计表。

3.3.6 档案的利用

3.3.6.1 档案人员要熟悉所藏档案的情况,主动了解各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。

3.3.6.2 档案利用应本着积极开展档案信息资源和严格执行保密制度相结合的原则,扩大档案的利用率和利用面。

3.3.6.3 查、借阅各类档案,应持有单位介绍信和本人身份证、工作证,手续不全,拒绝查阅。

3.3.6.4 档案原则上一律不外借,必须在阅览室查阅,如有特殊情况,要严格履行借阅手续,并视档案重要程度交500—1000元押金。借阅期限为一个月,借阅期间不得转借。特殊档案如不能按时归还,须将档案交回办理续借手续。如超出规定时间,未办理续借手续,每天按10%扣除押金。

3.3.6.5 查、借阅档案时必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取和撤换档案材料,如损毁档案视情节轻重给予处分或罚款。

3.3.6.6 查、借阅档案时,查、借阅人应填写“文件借阅(归还)登

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记表”,并有义务填写档案利用效果。

3.3.6.7 外部门借阅会计档案时,须经公司财务部同意,并由财务部派人陪同查阅。

3.3.6.8 任何人不得查阅本人和亲友的档案,如有特殊情况,须经人力资源部批准。

3.3.6.9 借出的档案送还时,档案管理人员应进行检查,发现问题及时处理。

3.3.6.10属于信息公开范围的电子文件的利用,应当按照国家有关规定执行;不属于信息公开范围的电子文件,按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权保护等方面法律法规的要求,可在规定范围内提供利用;应当为利用者提供真实、可靠的电子文件,并采取有效措施确保电子文件不受损害。

3.4 档案信息资源的开发

3.4.1 档案人员需要应用档案管理软件进行档案现代化管理,逐步实现档案网上查询。

3.4.2 档案人员应积极配合有关部门开展档案史料的编研工作,编写全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇编、档案利用效果实例选编等。

3.5 档案工作检查

3.5.1 各单位须在每年5月末前将接收的文件整理完毕,编制“档案目录”后,向总经理办公室提出申请进行档案检查。

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3.5.2 总经理办公室于每年6月对各单位档案工作进行检查,并填写 “档案检查记录”,检查合格发合格证,不合格者,限期整改并按《绩效工资考核办法》考核。

4 相关文件

《中华人民共和国档案法》 (WL/2202) 《机关档案工作条例》 (WL/2203) 《科学技术档案工作条例》 (WL/2204) 《归档文件整理规则》 (WL/2205) 《建设工程文件归档整理规范》 (WL/2206) 《会计档案管理办法》 (WL/2207) 《干部档案工作条例》 (WL/2208) 《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》 (WL/2209) 《企业职工档案管理工作规定》 (WL/2210) 《照片档案管理规范》 (WL/2211) 《磁性载体档案管理与保护规范》 (WL/2218) 《技术制图复制图的折叠方法》 (WL/2213) 《企业档案管理规定》 (WL/2214) 《长春市档案安全保护条例》 (WL/2217) 《电子文件管理办法》 《电子文件归档与管理规范》

《绩效工资考核办法》 (QCR/D·03Z·1801)

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5 记录

“文件借阅(归还)登记表” (QCR/D·03J·2204) “文件移交清单” (QCR/D·03J·2209) “档案目录” (QCR/D·03J·2210) “档案销毁清册” (QCR/D·03J·2211) “档案检查记录” (QCR/D·03J·2212) “设备验收申请单” (QCR/D·03J·2336) “设备资产转固交接验收单” (QCR/D·03J·2349) 附加说明:

文件编制部门:总经理办公室

编制人:李丹依 2011年 月 日 审核人:于懿 2011年 月 日 批准人:陈瑞 2011年 月 日

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附表:文件归档范围和保管期限表

表1:集团公司文件归档范围和保管期限表

一、文书档案

部 门 归 档 文 件 1、机构设置、撤并、名称更改、启用印信等文件材料 2、组织机构沿革、大事记 3、领导人任免文件材料 4、省以上表彰先进党组织、先进集体、先进个人材料 5、开除厂级、党籍以上处分文件材料 1、工作活动中形成的重要文件材料 2、各部门、各单位负责人及各总支、支部负责人任免文件 3、省以下表彰先进党组织、先进集体、先进个人材料 4、重要的职工处分文件材料 1、有查考价值的一般事务性文件 2、须执行的上级机关文件 3、一般性的职工处分文件材料 保管期限 各 部 门 永久 长期 短期

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各部门其他应归档文件如下:

部 门 归 档 文 件 1、党委会记录 2、党员代表大会重要文件材料 3、党员、党组织统计年报表及党员名单 1、党委工作计划、总结 2、民主生活会记录、党委表彰会议文件材料 3、在重要出版物上发表的供热文章 4、党组织介绍信存根 5、纪检委会议记录 6、纪检年度工作总结 7、团委会议记录 8、团组织统计年报 9、团员组织关系介绍信及存根 1、《长热快报》 2、团委工作总结 1、审计工作报告 1、 工会会议记录 2、公司职代会文件 1、工作总结 1、重大事故统计报表 归 档 文 件 保管期限 永久 党 委 工 作 部 长期 短期 短期 长期 短期 永久 保管期限 永久 审计部 工 会 保安部 部 门 人力 1、干部、劳动工资、离、退职情况统计年报表 资源部 2、职工、干部名册(调入、调出人员名单) 1、经理办公会会议记录、纪要 总 2、公司年度以上工作计划、总结 3 、公司编辑的重要史志性材料 经 4、公司在上级召开会议上介绍的重要经验材料 5、有省以上领导人重要批示和处理的信访等文件材料 理 6、 新建、扩建工程的请示、批复及土地情况说明 7、物资统计年报表、能源统计年报表、年度基建统计报表 办 1、公司重要专业会议文件 2、干部职工录用、调资、离退休、职务聘任等文件 公 3、职工调动工作的行政、工资等文件 4、 有上级机关或本公司领导重要批示的信访材料 室 5、出国考察等外事活动形成的重要文件、合同书等 6、与有关单位签订的经济合同、协议书等 7、企业档案工作有关文件 1、公司在上级召开会议上介绍的一般性经验材料 2、有处理结果的信访材料 3、收(发)文登记薄、归档文件登记表 永久 长期 短期

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1、质量管理体系认证证书及认证合同 企 2、质量管理体系文件 长期 业 3、民事判决书、民事调解书等法律纠纷案 策 1、经营承包合同 划 短期 2、全面内审文件材料(含审核计划、审核报告、不符合项报告、内审核部 查表及其他纠正措施建议) 1、重要技术报告 永久 技 1、科技成果管理、技术引进、革新等文件材料 术 长期 2、一般性技术报告、技术标准 部 生 产 部

1、设备统计年报表 1、生产调度会议记录 永久 长期 二、实物档案

部 门 各 部 门

1、荣誉奖励证书 2、牌匾 3、资信、资质文件 4、房屋所有权证 5、国有土地使用证 归 档 文 件 保管期限 永久 三、经营档案

部 门 人力资源部 归 档 文 件 1、企业职工增加工资名册 1设备异动通知单 2、设备报废单 3、设备验收单 4、设备转固交接验收单 1、月设备情况报表 2、锅炉生产运行汇总表 3、热网生产运行汇总表 4、监测室运行日志 1、采暖期综合计划(一) 2、采暖期综合计划(二) 3、经济活动分析报告 4、供用热合同 保管期限 长期 25年 生 产 部 10年 综 合 经 营 长期 档案管理办法

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5.、月收支与库存报表 计 6、月能源消耗统计表 划 部 物资部 开发建设公司 1、采购合同 1、供热协议 10年 长期

四、声像档案

照片、录像带的归档范围参照中华人民共和国行业标准《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》。

五、人事档案

干部人事档案归档范围参照中央组织部印发的《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》。

职工档案归档范围参照《企业职工档案管理工作规定》。

六、电子档案

各单位、各部门所产生的电子文件保管期限按纸质文件的有关规定执行。

七、科技档案

项 目 归 档 文 件 保管期限 长期 1、新建、改建、按照中华人民共和国行业标准《建设工程文件归档范围扩建工程 和保管期限表》执行。 档案管理办法

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1、工程决算书 2、施工合同、施工协议 3、材料计划 4、竣工验收单 5、竣工图 1、设备说明书 2、设备材料出厂合格证 3、设备购置 3、设备图纸 4、设备验收单(设备转固交接验收单) 按照中华人民共和国行业标准《科学 4、技术进步项目 技术研究课题档案管理规范》执行。 2、专项工程 注:(综合经营计划部负责归档) 长期 长期 长期

八、会计档案

部 门 1、决算报表 2、工资单 财 务 部 1、现金账、银行账 1、 总账 2、热费收缴明细账、发票 3、明细账 4、1-12月会计凭证 5、会计档案移交清册 1、1-11月会计报表 2、银行对账单 工 会 1、明细账、凭证 1、决算报表 2、现金账、银行账 子公司 1、总账 2、明细账 3、1-12月会计凭证 4、会计档案移交清册 归 档 文 件 保管期限 永久 25年 15年 5年 15年 永久 25年 15年

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表2:分公司文件归档范围和保管期限表

归档门类 归 档 文 件 1、党支部会议记录、党支部党员大会会议记录 2、党支部年度工作计划总结 3、党员名册、职工名册 4、分公司行政工作会议记录、生产例会会议记录 5、分公司年度工作计划、总结 6、分公司大事记 7、分公司机构设置、组织机构沿革 8、 分公司热费收缴承包合同、栋号改造协议书 1、支会会议记录、工作计划、总结 2、分公司重要文件 3、二级职代会材料 4、团支部工作计划、总结 1、分公司一般事务性有查考价值的文件 2、上级文件、收(发)文登记 二、技术档案 1、建设工程文件 1、面积、合同、账目交接单 2、供热合同更改申请单 1、热网生产运行汇总表 2、固定工人内部调配介绍信 3、月份工资计算表 4、月能源消耗统计表 5、车辆维修记录(运输) 1、月经济活动分析 2、锅炉供热站运行日志(锅炉) 3、热网供热站运行日志(热网) 4、变电室运行日志 5、室温合格率月报、固定室温检测记录 6、生产调度指令单 7、考勤月报、奖金发放明细表 8、安全综合会议记录、安全综合检查记录 9、顾客问题调查处理表、顾客满意度评价报告 10、材料物资盘点表 11、月份调煤计划(运输) 1、银行账、总账、明细账 2、1-12月会计凭证 3、移交清册 1、照片 保管期限 10年 一、文书档案 5年 3年 长期 长期 5年 三、经营档案 3年 四、会计档案 五、声像档案 15年 长期 档案管理办法

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2、录像带、光盘 表3:子公司、直属公司文件归档范围和保管期限表

归档门类 归 档 文 件 1、党支部会议记录 2、党支部党员大会会议记录 3、党支部年度工作计划总结 4、党员名册、职工名册 5、行政工作会议记录 6、年度工作计划、总结 7、生产例会会议记录 8、本公司大事记 9、本公司机构设置、组织机构沿革 1、支会会议记录 2、支会工作计划、总结 3、本公司重要文件 4、团支部工作计划及总结 1、本公司一般事务性有查考价值的文件 2、 收(发)文登记 3、上级文件 二、技术档案 1、工程设计文件(设计) 2、基建工程文件(物业) 1、固定工人内部调配介绍信 2、月份工资计算表 3、设计合同、委托书(设计院) 4、设备情况报表(仪表、物业) 5、夏季设备检修内容报表(仪表) 三、经营档案 1、月经济活动分析 2、考勤月报、奖金发放明细表 3、安全综合会议记录、安全综合检查记录 4、计量仪表报废通知单(仪表) 5、电工仪表检定证书(仪表) 6、检定记录(仪表) 7、材料物资盘点表 1、总账、明细账 2、1-12月会计凭证 3、移交清册 1、照片 2、录像带、光盘 保管期限 10年 一、文书档案 5年 3年 长期 5年 3年 四、会计档案(直属公司) 五、声像档案 15年 长期

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《档案管理办法1111111.doc》
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