浅谈高速公路工程档案工作存在的问题和建议

浅谈高速公路工程档案工作存在的问题和建议

内容摘要：本文先归纳了当前高速公路工程档案工作存在的档案管理模式落后等种种弊端，提出了自己关于规范相关档案的建档、归类及管理工作以提高高速公路工程建设档案管理质量的意见：一是在高速工程项目管理处设立档案工作组，二是高速公路工程档案在交工验收时应达到预立卷，三是项目交工验收后有关档案要及时集中归档，四是各参建单位应给予档案工作人员与其职称对应的工资待遇以减少人员的流动性。

关键词：高速公路工程档案

高速公路的工程项目，投资多，规模大，技术难度也大，区域建设条件复杂，竣工档案的编制质量和归档工作更应引起高度重视。笔者认为，高速公路工程档案的编制、归档的质量以及资料的电子化水平，将直接影响到工程的竣工验收和今后管理营运公司在日常养护和大修中的档案提供利用。

事实上，在高速公路工程档案管理方面，以东莞为例，或多或少存在着档案管理滞后于项目建设的怪现象。笔者在自己长期的工作实践中发现，我市高速公路工程档案归档管理工作存在以下问题：

一是档案管理模式落后。业主管理处、监理单位在项目建设各阶段对文件材料形成、积累的关键阶段，无固定的档案工作人员负责对各阶段文件归档材料进行系统的检查、指导。监理及施工单位对档案的管理存在明显的不足，导致施工档案、监理档案存在很多问题，如：有的单位行政文秘管理工作不规范；有的单位疏于资料管理，资料填写不严谨；有的单位频繁更换资料员，对资料保管不重视，造成原始文件遗失，收集不齐全，难于保证工程档案的质量；有的单位施工资料在施工现场验收签名不齐全，盖章不全，存在代签现象等等。以上这些行为都影响了工程档案的准确性、可靠性，降低了工程档案使用的有效性。

二是变更与决算文件的审批速度过于缓慢。变更与决算文件的审批速度直接影响到竣工档案的完成速度及工程的竣工验收。在实际施工过程中，由于种种原因，变更与决算文件的审批速度过慢。其结果，直接影响到施工档案、竣工档案不能按时完成归档并移交，项目档案不能按规定于交工验收6个月内申请档案专项验收。

三是高速公路建设工程项目档案管理模式不明确，责任不清，制度不落实。这是导致项目档案与工程竣工验收影响滞后的重要原因。如项目交工验收后，公路建设工程项目前期文件，包括立项文件、工可、初步设计、施工图设计文件及批复、招投标文件、合同、征地拆迁文件、来往文件等还分布在各科室，业主管理处没及时对项目的工程管理文件进行归档。这类文件材料数量庞大，没能及时收集到一起统一归档，很难保证文件材料的收集与完整。

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