集团OA系统管理办法

集团OA系统管理办法

文档编号 信字【2016】第001号 密 级 内部公开 批 准 人 监督执行 编制部门 信息管理部 编制日期 2016-8-10 页 数 共10页 发布日期 2016-8-29

内部资料注意保密

目录

第一章 总则 .........................................2 第二章 组织职责......................................2 第三章 申请与变更....................................6 第四章 基础管理......................................7 第五章 文档与公告....................................8 第六章 安全保密......................................9 第七章 附则..........................................10

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集团OA系统管理办法

第一章 总则

一、目的：为了规范集团公司流程管理工作，建立健全制度、流程管理体系，持续提升集团管理水平，将公司OA系统，从目前无纸化办公、提高工作效率、降低沟通成本、信息资源共享的阶段，提升至通过OA系统地推进集团管理工作朝着制度化、标准化和规范化的阶段发展。结合公司的实际情况，制定本制度。

二、适用人员：生活、旅游、科技、票务、渠道拓展、北京运营中心、上海运营中心、深圳运营中心、成都运营中心所有集团员工。

三、适用范围：本办法适用于集团各部根据制度相应的流程编制、修订、审批、发布和废止。

第二章 组织职责

一、部门职责：OA系统的运行，集团各职能部门业务部门各负其责，协同配合。 流程管理委员会人力资源中心行政管理中心财务中心法务中心风控中心技术支撑中心集团所属公司/事业部

1. 人力资源中心

1.1、 负责提供集团及各事业部准确完整的组织架构及人员信息； 1.2、 负责集团及各事业部人事相关流程制度及流程图； 1.3、 负责集团及各事业部审批层级，明确审批关系；

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1.4、 负责集团及各事业部人事岗位工作分配关系；

1.5、 负责集团及各事业部人事类单据格式形成全集团统一模板； 1.6、 集团及各事业部人事经理需定期推送新入职、离职及异动的人

员信息。

2. 行政管理中心

2.1、 负责集团及各事业部行政相关流程制度及流程图； 2.2、 负责集团及各事业部行政类费用科目及审批额度； 2.3、 负责集团及各事业部行政类单据格式形成全集团统一模板。 3. 财务中心

3.1、 负责集团及各事业部财务相关流程制度及流程图； 3.2、 负责集团及各事业部财务类费用科目及审批额度； 3.3、 负责集团及各事业部财务类单据格式形成全集团统一模板； 3.4、 编写财务单据填写要求及规范文档。 4. 法务中心

4.1、 负责集团及各事业部法务相关流程制度及流程图； 4.2、 负责集团及各事业部合同分类及审批额度；

4.3、 负责集团及各事业部合同类单据格式形成全集团统一模板； 4.4、 编写合同审批填写要求及规范文档。 5. 风控中心

5.1、 负责对系统内的保密设置进行定期检查；

5.2、 负责对系统内的信息按照集团保密要求进行定期检查、监督； 5.3、 负责评估纳入OA系统审批流程是否完善；

5.4、 负责评估OA的审批流程设置是否符合集团的管理要求； 5.5、 负责监督OA系统审批的额度是否符合财务管理要求； 5.6、 负责对OA系统重要流程的数据的检查和分析。 6. 技术支撑中心

6.1、 负责制定OA系统规章制度；

6.2、 负责OA系统核心工作流程设计、修改； 6.3、 负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核；

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6.4、 负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限； 6.5、 负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转； 6.6、 负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询； 6.7、 负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。 7. 集团所属公司及各事业部业务部门

7.1、 负责本部门业务相关流程制度及流程图； 7.2、 负责本部门业务类单据格式；

7.3、 编写业务审批单据填写要求及规范文档。

二、运行管理职责，OA系统的运行实行集团流程管理委员会下的分级负责制：

集团系统管理员（OA工程师）单位系统管理员（各公司/事业部）单位系统管理员（各公司/事业部）表单管理文档管理公共信息管理表单管理文档管理公共信息管理用户

用户用户用户 用户用户用户用户 1. 集团系统管理员职责

OA系统设管理员帐号一个，由集团总部信息管理部管理，负责OA系统后台基础数据维护、权限管理、流程管理及数据备份。具体职责如下：

1.1、 负责OA系统软件的配置升级管理； 1.2、 负责OA系统的数据备份；

1.3、 负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度； 1.4、 负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行； 1.5、 负责集团OA系统组织机构建设及变更调整；

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1.6、 负责集团OA系统人员账号开通异动及权限调整； 1.7、 负责集团文档资料的导入、修改及授权； 1.8、 负责集团OA系统日常问题的处理； 1.9、 负责集团OA系统操作手册的编写及培训； 1.10、负责集团OA系统流程的设计和发布； 1.11、负责各单位OA系统管理员的培训及指导； 1.12、负责对各单位系统管理员权限的分配； 1.13、负责各OA系统管理员制作流程的检查和发布； 1.14、负责对OA系统重要流程数据的监控和问题反馈。 2. 单位管理员职责

各公司/职能部门/事业部设OA系统负责人（对接人）一名，由各公司/部门指定，对所在公司/部门OA系统的实施和运行负责。具体职责如下：

2.1、 负责各自公司/部门OA系统应用日常问题处理和收集； 2.2、 负责各自公司/部门OA系统流程的开通、变更等； 2.3、 负责各自公司/部门OA系统的培训和指导； 2.4、 负责各自公司/部门OA系统表单及流程设计；

2.5、 负责各自公司/部门OA系统权限的分配（表单、文档、公告等）； 2.6、 负责各自公司/部门OA系统架构的维护；

2.7、 负责各自公司/部门OA系统OA系统账号开通、异动及权限调整。

第三章 申请与变更

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一、流程图：

流程 发起人 职位/人员 需求部门或需求节点操作 审批原则 需填写新增及变更流程需发起 人员 求单（按模板填写） 针对事项的可行性，综合部需求部门负责人 审核 门情况，进行审核 部门负责人 事业部负责人 需求部门事业部审批 领导 针对事项的可行性，综合事业部情况，进行审核 针对各会签部门制度的合审批 理性及其他情况，进行审核 针对是否需新增，技术是否审批 可实现进行审核 协同 实施、组织测试、上线等 会签部门 集团人事、行政、财务负责人 集团技术支撑中心 技术支撑中心领导 集团OA系统工程师 OA工程师或表单管理员 二、流程说明：

1. 需求部门提出OA流程的新增或变更需求时，首先需制定或依据相关的

管理办法或制度，设计本部门的流程图及流程表单，请参考《附件1、流程新增及变更需求模板》；

2. OA系统提交《OA流程新增及变更申请单》；

3. 流程的新增、变更、废止，如涉及到集团相关职能部门或其他业务部门，

均需要相关部门会签审批；

4. 信息管理部负责完成OA系统的实施上线，需求部门协同完成流程的测

试工作；

5. 正式发布后，由需求部门负责在本单位OA系统公告版块发布流程上线

通知，以及流程的推广培训工作。 三、注意事项：

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1. 流程的新增与变更，申请前需与系统管理员充分沟通，是否会与现有流

程重复；技术上能否实现等等；

2. 审批原则一栏，必须详细列出各审批节点/审批人需要审批的主要内容

点；

3. 个列事项，虽需要走审批环节，建议使用邮件方式进行，无需临时建立

一套OA流程。

4. 集团OA系统现有的流程，以及后续新增的流程，由各归属部门负责流

程的更新、完善或废止。

第四章 基础管理

一、登录规范

1. 登录方式为在IE地址栏中输入如下地址：

2. 账号开通，由人力资源部发送新员工入职协助邮件申请或由本部门负责

人通过OA系统提交《OA系统账号开通申请单》，按流程审批后由信息管理部系统管理员进行开通，首次登录需更改密码。登录名区分大小写，系统初始密码统一为：。

3. 用户必须建立个人密钥，填写个人信息（办公电话、手机号码、电子邮

件），保护好个人登录密码，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。 4. 登录OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打

开系统数据库获取信息，滥发OA审批单据、恶意增删OA系统资料。 二、流程审批

1. 使用OA系统的各级用户应保证各类流程处理的响应时间。系统所有用

户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。

2. 协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处

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理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。

3. 每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完

整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。 4. 各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违

反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。 三、使用指南

详见《附件2、集团OA系统操作指引》

第五章 文档与公告

一、文档中心

1. “文档中心”用于放置个人工作文档、职能部门制度、流程、指引等文

档。

2. “我的文档”用于放置个人的文档；“集团/单位文档”用于工作相关的

文件、资料与档案，集团/单位文档只授权给集团或单位文档管理员使用。

3. “集团管理制度”包括人事、行政、法务、信息等相关制度，各职能部

门应将集团相关制度或办法及时上传至OA系统文档中心，供员工查阅了解集团相关信息。

4. 上传下载操作，详见《附件2、集团OA系统操作指引》。 二、集团公告

1. 集团公告，包括“行政”、“人事”、“财务”、“风控”等公告板块；

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2. OA系统中的各分类公告均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由各

职能部门负责人确定；集团公告由人力资源部负责统一发布和管理，人事公告主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；行政公告，主要涉及集团管理规范和其他重大事项等内容。

第六章 安全保密

一、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

二、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

三、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。

四、每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；

五、为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用公司或家中的电脑登入。

第七章 附则

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一、为了保障OA系统的硬件、软件、信息和数据的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

二、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

三、本制度由集团技术支撑中心信息管理部负责解释、补充和更改，经集团领导审批通过后颁布执行。

四、本制度自发布之日起实施。 附件：

《附件1、流程新增及变更需求模板》《附件2、集团OA系统操作指引》

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/pztr.html