常用几种数据格式互换初探

常用几种数据格式互换初探

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(云南省临沧市档案局馆 邮编：677000 联系电话：2127135)

E-mail：zxharj@21cn.com

内容提要：随着档案信息化建设的发展，档案管理软件得到全面推广，市县区档案局馆及各单位机关档案室在使用档案管理软件中产生新问题，本文试对常用几种数据格式互换后导入档案管理软件的解决方法作初步探索，避免重复工作，以提高工作效率。

关键词：机关档案室 数据格式 互换

1 概述：

在信息社会飞速发展的今天，档案信息化建设迈入了一个新的台阶，从手工向自动化过渡成了一种必然的趋势。随着计算机的普及，各单位大部分的工作都能用计算机来实现，为减少手工抄写目录带来的麻烦，档案员用word、excel、金山等工具来打印目录，这样一来就存在着许多问题，档案检索极不方便，条目多了不利于管理，打印目录不符合规范等等，档案管理软件的推广解决了这些问题。为了能把以前录入到各种办公软件（如word、金山WPS、EXCEL）的目录数据导入到档案管理软件数据库中，避免目录数据的重复录入，提高工作效率。对此，我以临沧市推广应用的世纪科怡档案管理软件为例，对常用的几种数据格式转化后导入档案管理软件数据库的方法作初步的探索，以期抛砖引玉，与同行商榷。 2 转换原理

档案管理软件常用的接口有：DBF、ACCESS、SQL- ANYWHERE、SQL SERVER、SYBASE、ORACLE等（如图1）

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图1 档案管理软件的数据导入接口

只要把数据格式转成以上任一种，就能把数据导入到档案管理软件的数据库中，最常用的导入接口为：DBF、ACCESS两种。转换的基本方法：能直接转换的格式直接转换，不能直接转换的可以转成规则的文本文件格式，再转成DBF格式，最后导入到数据库中。（如图2）

图2 数据转换的示意图

3 操作步骤

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3.1 金山WPS、Word文档格式转dbf格式

机关单位档案室多数是使用金山WPS打印目录，由于没有专门的数据导入接口，须通过转化后才能导入，转换成DBF数据格式后便可导入到数据库中。

3.1.1 金山WPS转Word文档格式

用“打开方式”在Word中打开WPS文档（在WPS中另存为Word文档可能会只打开一页或几页重合）：右击WPS文档，选择“打开方式（H）…”菜单→在打开方式中选择“Microsoft office word” →“确定”→“文件”→“另存为”存成一个（*.doc）的文件。

3.1.2 对Word文档进行适当调整

把只有表的名称没有表格的页删掉，把各个单元格内的空格、换行符去掉（有空格或换行符会默认为两个字段）。

3.1.3 用“写字板”转Word文档成Txt格式

打开“写字板”→“文件”→“打开”→在“文件类型”选“Word for windows(*.doc)”→选择欲转换的文件→“打开”；“文件”→“另存为”→在“保存类型”上选择“文本文档-MS-DOS格式”→存成以TXT为后缀名的文本文件。

3.1.4 转换成DBF格式

打开Microsoft Visual FoxPro，“文件”→“导入”→在导入窗口中选择“导入向导”→导入窗口中点击“源文件”右边的“定位”按钮来选择文本文件→选一个新建的表→下一步用默认的“创建独立的自由表” →选中“分隔符”(如图3)→“字

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段分隔符”上选 “制表符”(如图4)→修改相应字段及字段类型→“完成”（结果如图5）。

图3 选择分隔符

图4 选择制表符

附：常用字段类型说明

除“归档年度、件号、份数、页数、页号、顺序号”必须为整型或数值型、“发文日期”为时间型外，其它字段均可为字符型字段。

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图5 结果

3.2 金山表格、excel表格转access数据库格式 3.2.1 金山表格转excel

少数单位机关档案室的档案目录数据是用金山表格录入的，金山表格不能直接转成access，必须先转化成excel，在金山表格中“文件”->“另存为”->在保存类型上选择“excel文件（*.xls）”->“保存”。

3.2.2 在access中导入excel文档

在Access中新建一个空数据库，“文件”→“获取外部数据”→“导入”（或右击空白处选择“导入”菜单），“文件类型”选择“Microsoft Excel(*.xls)”，选择欲导入的excel文件→“导入”→选择工作表（如图6）→选中“第一行包括列标题”→“新表中”→ “不要主键”→ 点击“设计”对字段数据类型进行修改，导入后结果如图7所示

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图6 选择工作表

图7 导入后的结果

附注：

在将Access数据表导入到档案管理软件（如：深圳世纪科怡的档案管理软件）数据库时，字段名须用英文（用中文的话，中间不能有空格），否则可能导致导入数据时出错。

4 应用测试

经过多次反复转换测试，存在以下问题：

4.1 在3.1.3步骤下面用写字板打开doc文档时，须将doc文档中没有表格的页删掉，并且每个单元格中不能换行、

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空格，转换之前尽可能的对表格调整好。否则用写字板打开的文档可能是乱码。

4.2极少数单位录入的目录中存在这样的问题，一个excel表格中一条记录占用多行，直接在excel中转化较复杂，转成文本文件后在记事本下或是其它文本编辑软件（如：EditPlus）下修改成标准的文本格式再进行转化。用以上的方法为XX局2002年—2004年的所有档案目录数据共三千多条转换后导入成功。

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/py4t.html