公司印章证照管理制度

公司印章、证照管理制度

第一章总则

为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益，确保印章及证照使用的 合理性、有效性和可控性，特制定本制度。

第二章公司印章、证照类别

第一条 第二条

印章包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章、各部门 证照包括公司营业执照（正、副本）、质量管理体系证书、银行账户

章等印章。

及公司开展经营活动所需的其他证照。

第三章公司印章、证照保管

第一条 第二条

公司的公章、合同章由综合管理部管理；财务专用章、发票章、法人 公司的营业执照正副本、质量管理体系证书、中关村高新证书由公司

章由公司财务部管理。各部门章设专人进行管理。 综合管理部负责统一管理，管理落实到个人。 第三条公司各部门明确各印章、证照管理责任人。

第四章公司印章、证照管理

第一条申请流程

1、员工申请用章请在OA中填写《印章使用审批单》，通过逐级审批后， 员工持需要盖章资料到综合管理部用章；

2、员工申请借用公司资质证照包括复印件、扫描件需要在OA中填写《资 质证照申请单》，通过逐级审批后到综合管理部借用相关证照。

第二条对公司的各种证照复印件要加强管理，各部门在使用复印件办理业务时 必须在复印件上注明使用内容（此复印件仅限XXXX使用，复印无效）。 第三条证照的使用管理

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1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，需打印审批单到综合 管理部办理相关手续。

2、综合管理部证照保管人即时核对审批单，严格按照申请需求办理借用、 借阅、复印等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。

3、凡借阅、借用证照资料，须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请 延期，但最长不得超过5个工作日。

4、公司证照不得丢失、损坏；如出现损坏或丢失，应立即告知综合管理部 保管人，以便及时办理证照的挂失和补办手续。

5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共 同使用。不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵 押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款。

6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客 户需要传送文件。

7、公司员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违 法活动等。

第四条印章的使用管理

1、印章的刻制

（1）公司各部门需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请单》，逐级领 导审批；申请批准后，由综合管理部负责统一刻制；刻制周期为3-5个工作日。

（2）各种印鉴均由综合管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。 （3）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。 2、印章的使用、停用

（1）公章和合同章由综合管理部统一管理，员工持审批通过的审批单在 3个工作日内完成用章。

（2）公司业务相关文件包括合同、协议类文件均使用合同章；公函、证明 类文件使用公章。

（3）开具在职、薪酬或实习证明类文件，由员工单独向人事部门申请，由 人事部门统一安排用章。

（4）原则上未通过印章审批的盖章需求，一律不予用章。 （5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。 （6）各部门将停用的作废章统一交由综合管理部，由其统一申请销毁。 第五条

证照管理责任人离调职时，应按离职制度的规定填写移交单，并逐项

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清点移交。

第五章证照维护

第一条

公司按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种

证照的年报、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。 第二条证照的年报、变更、延期等相关手续办理：

1、行政类证照由综合管理部门专人负责办理。 2、财务类证照由财务部门专人负责办理。

3、其他证件由最初办理证件的部门办理，证件归属部门负责在规定的时间 内完成手续办理和申报具体工作。

第六章相关责任

第一条 证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的

准确性，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任。 第二条

证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和

整洁性，使用完毕后应及时归档；借阅，不得将证件转借其他人使用。 第三条

有下列违规情形之一的，给予责任人通报批评，并按照造成的不

良影响、名誉损毁和经济损失程度，对责任部门和责任人给予相应的违规处罚：

1、证照使用、保管单位（部门）和个人擅自翻动、复印或外借公司证照类 文件，对责任人扣除当月绩效；后果严重的进行全员通报并给予扣除全年绩效 工资的处分；触犯法律的，立即开除并移交司法机关处理。

2、不按规定上报资料，造成证照申报、登记、变更、注销等不能按时办理 的，给公司造成损失者，视情节轻重扣除当月绩效或半年绩效。

3、公司及所属单位各种认证证书、标志未按认证机构有关证照使用和管理 规定，造成不良后果的，视情节轻重扣除当月绩效或半年绩效。

4、印章、证照借出期间，要妥善保管。如遇证、照丢失，要及时上报公司 并按有关规定刊登公告，声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并扣除当 月绩效；此外如情节严重，还将追究责任人的法律责任。

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5、如发现伪造公司证照和印鉴时，应立即向公司汇报，开除当事人并由公 司配合司法部门追究当事人的刑事责任。

第七章附则

第一条本制度由综合管理部门负责解释及修订。 第二条本制度自下发之日起执行。

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