内部控制手册第3部分-内控矩阵(C) - 1,1原油采购业务控制矩阵 -

1.1原油采购业务内部控制矩阵

业务 目标 控制点分值 5 原油资源供应协议 授权书 进口原油长期合同 会计报表认定 1存在和发生/真实性;2完整相关制度会计报表性;3权利与义务;4估价或分索引 项目 摊;5表达和披露;6准确性 1 2 3 4 5 6 1.5.7 业务风险 控制点 适用单位 不相容岗位 控制点相关资料 1.衔接落实原油资源 1.1 经营风险：原油资源衔接1.1生产经营管理部与中国石油、中国海洋石油和外贸代理公司的业务部门衔接落实可提供的国生产经营管理部 不落实影响生产经营。 内陆上原油、海洋原油、进口原油资源的品种、数量、质量和运输方式、交货日期（船期），由生产经营管理部主任按照总裁的授权与中国石油、中国海洋石油、外贸代理公司的业务部门签订原油资源供应协议。 2.编制资源配臵计划 5 1.1 经营风险：未按规定编制2.1生产经营管理部根据生产经营计划中原油资源安排，结合有关事业部的意见、分（子）公司生产经营管理部 2.1 原油资源配臵计划影响生的原油资源需求计划、生产需求和库存情况，以及外贸代理公司提交的计划建议，编制股份公司产正常运行。 原油资源配臵计划（月度计划中，一般贸易进口原油采购计划提前60天、海洋原油采购计划提前 30天、陆上原油采购计划提前15天），按规定权限审批后报总裁签发下达给分（子）公司和各外贸代理公司执行。 1.3 经营风险：未按规定编制2.2生产经营管理部按照三个月滚动原则，分批分量下达进口原油采购计划；根据原油加工量、生产经营管理部 进口原油采购计划，导致资源变化以及原油采购过程中资源优化、运输优化等情况，逐月滚动调整，确保月度资源总量与资源短缺或库存成本上原油加工量趋于同步。 升。 1.1 经营风险：原油资源配臵2.3生产经营管理部在国内外市场、分（子）公司生产运行情况和运输状况发生变化时，可调整生产经营管理部 1.2 计划和进口原油采购计划原油资源配臵计划和进口原油采购计划，经生产经营管理部分管副主任审批后下达执行。 1.3 调整不及时影响生产正常运行。 1.1 经营风险：未按规定维护2.4【ERP】 分(子)公司生产经营计划部门根据股份公司批准的原油资源配臵计划分批分量在ERP分(子)公司 原油资源配臵计划，不能系统中维护采购申请。 实现系统控制。 5 股份公司生产经营计1.5.7 划 股份公司原油资源配臵计划（含月度原油采购计划） 进口原油采购计划 1.5.7 4 原油资源配臵和进口1.5.7 原油采购调整计划 月度原油资源配臵计2.10.1 划 4 1.4 经营风险：未按规定维护2.5【ERP】分（子）公司财务部门根据批准的预算指标在ERP系统中对采购基金中心的原油承诺分(子)公司 原油承诺项目，不能实现项目进行维护和下达。 系统控制。 1.1 1.2 1.4 1.6 2.1 3.1 经营风险：原油合同、协议未按规定程序或权限签署导致损失。 合规风险：合同不符合法律、法规。 财务风险：交易不真实影响财务报告。 3.签订原油采购合同 4 2.10.1 采购 审批 5 √ 应付账款 3.1分（子）公司根据股份公司下达的生产经营计划、原油资源配臵计划、进口原油采购计划和分(子)公司 股份公司公布的价格，综合考虑本分（子）公司原油库存、生产装臵运行安排和国际油价等因素，中石油、中海油供应的原油与中国石油、中国海洋石油协商签订《原油采购合同》；进口原油委托外贸代理公司对外签订《进口原油采购合同》并与其签订《进口原油代理协议》；中石化自产原油按股份公司的原油资源配臵计划进行采购。上述合同、协议的标准格式由法律事务部审定，合同或协议签订人按规定权限签署。 原油采购协议或合同 1.12.1 1.4 经营风险： 未按规定在系3.2【ERP】分（子）公司采购部门根据采购合同、ERP系统中批准的采购申请，在系统中维护采分(子)公司 1.6 统中维护采购订单，不能购订单。 实现系统控制。 4 原油配臵计划 采购协议或合同 2.10.1 4.原油运输 业务目标 业务风险 控制点 适用单位 不相容岗位 控制点分值 3 控制点相关资料 5.原油验收入库 会计报表认定 1存在和发生/真实性;2完整相关制度会计报表性;3权利与义务;4估价或分索引 项目 摊;5表达和披露;6准确性 1 2 3 4 5 6 1.5 经营风险：原油入库未妥5.1分（子）公司原油采购部门应编制下月原油到港或到厂预计时间报表，月底前交生产、仓储、分(子)公司 善安排影响生产。 财务等部门，并提前两天通报原油到港或到厂的具体时间，便于安排化验、接卸及支付货款、运费等事宜。 1.1 经营风险：未按规定化验5.2原油到厂（港）后，分（子）公司生产调度部门及时组织取样化验。国内陆上原油，由分（子）分(子)公司 或商检，导致与合同约定公司根据供需双方签订的《原油采购合同》或有关规定采样化验；进口和海洋原油，分（子）公数量和质量不一致。 司按商检的相关规定进行商检和计量。经化验人员签字后的化验单和商检机构出具的商检报告均交原油采购部门，该部门按采购合同核实原油数量与质量。 1.1 经营风险、财务风险：原5.3分（子）公司计量、仓储等部门组织并实施原油的计量、化验、接卸和储存等工作。 分(子)公司 2.1 油入库数量与实际不符，【非ERP】仓储人员填写原油入库凭据，入库凭据须连续或分类连续编号，并载明原油品种、数造成损失或未正确核算影量、运输方式等，经仓储部门责任人审核签字后，送生产、采购部门各一份。 响财务报告。 【ERP】原油系统收货员根据仓储部门责任人审核确认的计量单据，核对ERP系统采购订单, 在系统中收货过账。 1.1 经营风险：原油短量、品5.4分（子）公司仓储部门对验收过程中发现单货不符、质量不符、数量不符、滞期等情况，应分(子)公司 2.1 质差、滞期等异常情况未及时通知原油采购部门；原油采购部门应跟踪原油进厂的全过程，发现短量、品质差、滞期等异得到妥善处理导致资产损常情况，属内部责任，由分（子）公司根据内部管理规定和程序及时查明原因，分清责任并进行失。 相关处理；属外部责任，由原油采购部门会同财务、法律事务等部门依照合同（或相关协议）与财务风险：交易不实影响外贸代理公司、港航等运输部门协调，商讨解决办法并将处理意见报分（子）公司分管副经理审财务报告。 批。 6.催收发票及付款 原油到港或到厂预计1.5.3 时间报表 入库单据 化验单 商检报告 入库单据 计量单据 1.5.7 1.5.3 1.15.3 1.5.7 1.5.3 1.15.3 经办 质检 计量 经办 计量 审核 仓储部门 采购部门 财务部门 法律事务部门 审批 经办 审批 5 5 √ √ 存货 应付账款 2 相关处理意见的批复 1.5.7 1.5.3 √ 存货 其他应收款 4 付款审批凭据 √ 存货 应付账款 货币资金 1.5 经营风险：未及时取得供6.1分（子）公司原油采购部门负责催收供应商发票，填写付款申请。财务部门严格审查付款申分(子)公司 2.1 应商发票，不能及时抵扣请、发票等相关凭证，按规定权限审批后，及时组织资金付款。 税款。 财务风险：交易不真实影响财务报告。 资产安全风险：付款未按规定程序及权限审批，导致资产损失。 1.5 财务风险：交易不真实影6.2根据合同需预付原油款，应由原油采购部门填写付款申请，按规定权限逐级审批后付款。对分(子)公司 2.1 响财务报告。 已预付的原油款，应落实按具体收款单位挂账并建立原油采购部门责任人台账。待该批原油到港资产安全风险：预付原油（厂）验收合格后，原油采购部门责任人应及时索取供应商发票等相关票据及原油入库凭据，经款未按规定程序及权限审授权的采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，由财务部门销账。 批，导致资产损失。 1.5 经营风险：未及时结算影6.3对统一配臵的股份公司内部陆上原油和委托联合石化代理的进口原油的货款，应在规定的结分(子)公司 2.1 响股份公司资金调度。 算期内，通过中国石化财务有限责任公司办理付款手续。财务部门付款经办人应及时索取中国石财务风险：对账差异未及化财务有限责任公司转账凭据，至少每月与原油供应方和中国石化财务有限责任公司进行对账，时处理。 出现差异，应会同原油采购部门，查清原因，提出处理意见报分管副经理或总会计师审批。 原油采购部门 财务部门 审批 原油采购部门 财务部门 审批 6 4 付款审批凭据 原油采购部门责任人台账 √ 存货 预付款项 货币资金 对账记录 1.5.3 差异处理意见的审批1.6.1 记录 1.6.2 √ √ 货币资金 1.5 财务风险：交易不真实影6.4原油税费、运费、代理费、杂费等款项的支付，分（子）公司财务部门应根据原油采购合同分(子)公司 2.1 响财务报告。 （配臵计划）、运输劳务合同，比照原油付款程序办理。 资产安全风险：款项的支付未按规定程序及权限审批导致资产损失。 经办 审批 2 付款审批单据 运输劳务合同 √ 货币资金 业务目标 业务风险 控制点 适用单位 不相容岗位 控制点分值 5 会计报表认定 1存在和发生/真实性;2完整相关制度会计报表控制点相关资料 性;3权利与义务;4估价或分索引 项目 摊;5表达和披露;6准确性 1 2 3 4 5 6 会计凭证 1.6.11 2.10.1 √ √ √ 存货 应付账款 货币资金 7.财务核算记账 2.1 财务风险：会计核算有误7.1【非ERP】分（子）公司财务部门认真核对付款申请、付款结算单据、发票及相关票据、原油分(子)公司 影响财务报告。 入库凭据及原油采购合同（配臵计划），按照股份公司内部会计制度及成本核算办法，进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。 【ERP】分（子）公司财务部门审核发票、入库单据、合同，三单匹配后核对价格、数量、金额，在ERP系统内进行发票校验。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。 2.1 财务风险：暂估入库不正7.2月末，对单到货未到的在途原油，应根据分（子）公司采购部门提供的有关在途原油统计报分(子)公司 确、不合理影响财务报告。 表，以及发票、付款凭据等经财务部门负责人审核后进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。 【非ERP】对货到单未到的原油，分（子）公司财务部门要根据生产、仓储部门实际收到的数量，经会计人员复核和财务部门负责人审核后暂估入账（价格根据合同规定或由采购部门提供），下月初原方向红字冲回。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。 2.1 财务风险：会计核算有误7.3原油税费、运费、代理费、杂费等费用的账务处理，比照本流程控制点7.1。 分(子)公司 导致财务报告失真。 1.1 2.1 经营风险：未按规定核对和处理，导致管理信息失真。 财务风险：未按规定核对影响财务报告。 8.月度统计与编制报表 8.1【非ERP】分（子）公司生产、仓储部门应编制接卸原油日报表、原油库存日报表。月末，生分(子)公司 产、采购、财务、仓储等部门应对当月的原油采购量、接卸量进行逐笔核对，并编制月度统计报表，内容应包括原油的品种、数量、价格、运输方式、合同号、在途等。 【ERP】月末，分（子）公司生产、仓储部门复核原油收货单据、ERP系统中的实际收货数量、发票量，并与系统原油库存月报表核对。 若出现超过股份公司内控损耗标准差异，应分析原因，提出处理意见，报分（子）公司分管副经理审批。 记账 稽核 记账 稽核 财务部门 原油采购部门 记账 稽核 原油采购部门 财务部门 仓储部门 5 2 非【ERP】：货到单未1.6.11 到的原油入帐依据 单到货未到的在途原油统计报表、发票 【ERP】：原油在途统 计表 1.6.11 √ √ √ √ √ 存货 应付账款 √ 5 1.1 经营风险：不能及时掌握、8.2生产经营管理部每月根据分（子）公司、外贸代理公司上报的国内陆上原油、海洋原油及进生产经营管理部 跟踪原油配臵计划执行情口原油采购完成情况，编制原油配臵完成月报。生产经营管理部每日与外贸代理公司召开例会对况导致偏差，影响生产经接情况，同时利用进口原油管理信息系统随时上报原油采购及运输情况，保证分（子）公司原油营。 配臵计划执行的准确性。 1.1 经营风险：未按规定盘点、8.3分（子）公司统计部门应会同原油采购、生产、仓储等部门每月对原油进行盘点，找出实物分(子)公司 原油采购2.1 损耗未及时处理导致管理库存与账面库存超过股份公司内控损耗标准差异原因；根据实际加工量、期初期末库存量和实际部门 信息失真。 入库量，计算途耗、储耗，根据内部管理办法，落实部门责任，对超过股份公司内控损耗标准的财务部门 财务风险：未按规定盘点途耗、储耗进行考核。 仓储部门 库存、考核途耗、储耗影响财务报告。 9.月度汇总分析 1.1 经营风险：原油资源数据9.1分（子）公司每月3日前通过原油计划信息管理系统报生产经营管理部原油完成情况月报，生产经营管理 统计、分析不正确导致管对存在的问题进行分析并提出降本增效措施。生产经营管理部每月10日前根据分（子）公司上部 理信息失真。 报的原油资源完成数据，统计汇总编制原油资源完成月报，对外贸代理公司、分（子）公司原油分(子)公司 采购、运输、统计等情况进行评比、考核。 5 【非ERP】：接卸原油1.5.6 日报表、原油库存日 报表 月度统计报表、核对记录 超标准损耗处理及审批资料 【ERP】：原油发票 超标准损耗处理及审批资料 原油配臵完成月报 1.5.7 √ √ √ √ 存货 应付账款 货币资金 存货 6 盘点记录 1.6.11 超标准损耗原因分析2.15.6 资料 超标准途耗、储耗考核资料 原油资源完成月报 1.5.7 √ √ √ 存货 5

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