ERP系统管理制度1.3

ERP系统管理制度

1 目的

为确保我司ERP系统的安全、稳定、有序运行，特制定本制度。 2 适用范围

本办法规定了我司ERP系统管理职责划分及管理规定，适用于我司各部门以及使用我司ERP系统的相关单位。 3 职责划分

3.1网络信息部是ERP系统的归口管理部门。 3.1.1负责制（修）订系统管理制度；

3.1.2负责系统应用培训、技术维护、运行监控等工作，确保提供安全可靠的软硬件环境；

3.1.3负责系统性能评估、用户注册、参数设置、升级改造、权限控制等工作；

3.1.4 负责解决系统运行过程中出现的各种技术问题。 3.2财务部负责ERP系统帐务、报表模块、费用报销模块在应用过程中的监督管理，负责其流程和业务的规范。 3.3 采购部负责ERP系统采购模块在应用过程中的监督管理，负责其流程和业务的规范。

3.4 销售部负责ERP系统销售模块、营销资源模块在应用过程中的监督管理，负责其流程和业务的规范。

3.5 生产部负责 ERP 系统生产管理模块在应用过程中的监督管理，负责其流程和业务的规范。

3.6 质量部负责ERP系统质检模块在应用过程中的监督管理，负责其流程和业务的规范。

3.7 物流部负责ERP系统库房、排产、供应链相关模块在应用过程中的监督管理，负责其流程和业务的规范。 3.8 技术部负责ERP系统BOM表的维护，产品的添加、品号的管理等模块在应用过程中的监督管理，负责其流程和业务的规范。 4 系统管理 4.1用户权限管理

4.1.1 为保障ERP系统业务数据的安全，必须规定每一个ERP用户所能够执行的操作及所能访问的数据,规范ERP系统的权限管理。

4.1.2 ERP用户权限由业务部门指定,并填写权限申请表,按要求审批后交ERP系统管理员进行授权。

4.1.3 权限审批者应熟悉其部门负责管理模块业务，对相关业务流程、权限有决策权，能够从全局把握业务方向，并对权限申请后形成的业务结果负责。

4.1.4 ERP 使用部门由于业务必需，需要对现有业务处理方法或流程进行变更，需填写业务变更申请表，经审批同意后由ERP管理员进行必要设置完成变更。 4.2 基础管理 4.2.1财务模块管理

4.2.1.1 财务部统一管理公司的会计科目。

4.2.1.2 财务部统一设定会计凭证、会计帐册及会计报表在ERP系统中的打印格式。

4.2.1.3 财务部负责管理公司的日常财务事项，并保证其正确性和及时性。

4.2.1.4 财务部门按照相关财务制度的规定要求有关部门对其不规范事项进行必要的调整。 4.2.2营销资源模块管理

4.2.2.1 销售部负责订单、提单等业务及流程的规范。 4.2.2.2 销售部负责片区与地区关联信息收集，信息中心根据营销中心提交的片区与地区关联信息进行数据关联设置。 4.2.2.3 销售部负责驻外人员帐户信息收集，财务部根据销售部提交的帐户信息维护员工名单。

4.2.2.4 财务部负责费用管理业务及流程的规范。 4.2.2.5财务部负责费用单据填写信息的最终审核，有权拒绝处理填写不合要求的单据。 4.2.3供应链模块管理

4.2.3.1 ERP系统管理员按采购部、销售部、财务部要求,设置供应链模块基础数据。

4.2.3.2 技术部负责公司物料目录新增、修改、停用信息的收集，技术部指定专员负责增加、停用、修改物料目录操作。

4.2.3.3 公司的采购部、销售部、质量部分别负责管理采

购、销售、质检模块日常业务流程，并保证其正确性和及时性。

4.2.3.4财务部有权按照相关财务制度的规定要求有关部门对其不规范事项进行必要的调整。 4.2.4 生产管理模块管理

4.2.4.1 生产部负责生产管理模块流程及业务规范。 4.2.4.2 生产部负责生产计划的制订、调整及生产指令计划下达。 4.3 月结管理

4.3.1 财务部必须指定专人进行结帐管理。

4.3.2 结帐专管人员必须在每月4日上班前打开当月帐务，并在每月帐务结束后关闭该月帐务。

4.3.3 关帐前须通知ERP系统管理员对系统进行检查，待系统管理员回复可以月结后方可进行操作。 4.4 异常管理

4.4.1 信息中心必须指定专人对ERP数据库服务器、应用服务器进行日常维护，发现异常及时处理。

4.4.2 ERP用户使用过程中发现程序或数据错误，应及时联系ERP管理员，并要求进行处理。

4.4.3 对ERP运行过程中出现的程序或数据错误，ERP管理员应作好记录，评估其对系统运行质量的影响，必要时联系软件提供商进行处理。

5 奖惩制度

NO. 稽查责任部门 相关模块 稽查要求 时间点要求 稽查 担当 1 技术部 2 销售部 物流部 1、品号是否符合编码规则、属性、批号管理、品号数据的完整性； 2、BOM内主件品号、品名、规格、图号、标准存货管理子系统 批量、子件关系等相关数据；（确保在审核前每天 产品结构子系统 完成BOM确认）； 3、技术部门技术员必须保证所交图纸及BOM结构的准确性，如有错误按记错（1条/次）处理； 1、确保客户销售订单资料的准确性(产品件号、数量、单位、订单交期、成本对象)； 供应链 销售管理子系统 2、确保产品预测单资料的准确性（预测客户、 产品件号、预测数量、单位、预测日期）； 每天 生产管理 4、每天10:00前完成前一天评审完订单的MRP物料需求计划系统 生产计划与采购计划（采购申请）运算(确保MRP计算前产品BOM正确）； 1、供应商采购和委外加工价格的准确性(下达的采购订单和委外加工生产任务单必须有准确的单价)； 2、采购进货单价格异常检查处理； 3、确保采购订单录入及审核之准确性(确保下达采购订单之前有准确的单价）；采购订单明细中若无单价按记错（1笔/次）处理； 4、确保材料采购订单录入及审核之准确性(确保下达采购订单之前有准确的单价）；采购订单明细中若无单价按记错（1笔/次）处理； 每天 5、确保销售订单录入及审核之准确性(确保下达采购订单之前有准确的单价）；采购订单明细中若无单价按记错（1笔/次）处理 6、若因采购订单无单价，造成物料外购入库无单价时；按记错（1笔/次）处理； 7、若因销售订单无单价，造成销售出库（物料外发）时无单价时，按记错（1笔/次）处理； 8、采购申请单的检核（定期将已申请未购货的采购申请单手工关闭或作废）； ERP 项目小组 ERP 项目小组 3 物流部 销售部 生产部 采购部 供应链 采购管理子系统 ERP 项目小组

9、采购订单执行情况明细表：检查逾期未采购之采购订单 （可根据日期范围、业务员、物料代码、供应商、采购订单号等信息查询逾期未采购之采购订单，应及时与供应商取得联系并跟催交货，若供应商无法及时交货，采购员应及时变更采购订单之交货日期，凡超出预计交货日1天以上定为违规，含1天） 1、供应商和委外加工商资料的准确性(付款条件、发票种类、税种、税率等) 2、品号资料维护的准确性(主供应商（主供应商）/采购提前期/最少采购量等) 3、供应商采购和委外加工价格的准确性(下达的采购订单和委外加工生产任务单必须有准确的单价)；若因无采购单价造成采购订单明细或外购入库单明细中无单价，则按记错（1笔/次）处理； 4、确保采购合同录入及审核之准确性； 5、采购合同执行情况明细表：检查逾期未采购之采购订单 （可根据日期范围、业务员、合同之物料代码、供应商、合同号等信息查询逾期未结案之采购合同，应及时与供应商取得联系并跟催交货，若供应商无法及时交货，采购员应及时变更采购订单之交货日期，凡超出预计交货日1天以上定为违规，含1天） 1、确保原料领料单之准确性（领用料号、数量、单位、成本对象及对应生产任务单号等信息），若发现系统数据与手工数据不符项，则按记错（1笔/次）处理； 2、确保零件生产入库单之准确性（收货仓库、完工数量、对应生产任务单号等信息），若发现系统数据与手工数据不符项，则按记错（1笔/次）处理； 3、确保调拨单（出库）之准确性（系统实发数量必须和手工发料数量相符），若发现系统数据与手工数据不符项，则按记错（1笔/次）处理； 4、确保调拨单（退货）之准确性（系统实发数量必须和手工退回数量相符），若发现系统数据与手工数据不符项，则按记错（1笔/次）处理； 每天 每周 4 采购部 供应链 采购管理子系统 ERP 项目小组 5 物流部 仓库组 物流部 仓库组 供应链 存货管理子系统 生产管理 工单/委外子系统 每天 ERP 项目小组

5 供应链 存货管理子系统 生产管理 工单/委外子系统 5、确保采购外购入库单之准确性（供应商、收料代码、数量、单位、源单单号等信息，若发现系统数据与手工数据不符项，则按记错（1笔/次）处理；； 6.无未审核的生产任务单/采购单及 单据日期每天为当前日期前的生产领料单/调拨单/生产汇报11:30单/外购入库单.若发现系统数据与手工数据不前 符项，则按记错（1笔/次）处理； 7、确保销售出库单之准确性；销货单做成的及时性，若发现系统数据与手工数据不符项，则按记错（1笔/次）处理； 8.生产任务单催查报告：检查延期未生产的任务单（根据计划完工日期、产品代码等信息检查未结案的任务单，查明原因后，对其尽快生每天 产） 9、领料差异分析表：检查已生产未领料之生产任务单（可根据下达日期范围、领用物料代码范围、产品代码范围、生产任务单等信息查询，查明原因后，对其尽快修正） 10、物料收发明细表：（根据查询日期范围、仓库代码等信息查询各物料即时库存结存数量，各车间周转库每日需抽查20笔物料系统日期结存库存与实际手工库存帐相核对，不符者按记错（1笔/次)处理；（每天9：30前完成前一天各库库存核查）； 11、物料收发日报表：（根据查询日期范围、仓库代码、物料代码范围等信息查询各库各物料各种收发状况总数量）； 良品库每日需根据物料收发日报表将物料所发生之系统单据生产入库总数量与当日手工生产入库总量相核对，不符者按记错（1笔/次）每天11:30处理； 前 良品库当日系统生产领料总量与当日手工领料总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 良品库当日系统外购入库总量与当日手工实际外购入库总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 良品库当日系统单据调拨出库总量与当日手工外发给其他厂总量相核对，不符者按记错（1笔/次)处理； 良品库当日系统（塑料粒子）销售出库总量与手工（塑料粒子）外发总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理；

待处理库当日系统单据调拨入库总量与当日手工从其他厂退回的总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 1、确保外购入库单（含红字）之准确性（加工商、加工生产料号、数量、单位、源单单号等信息； 2、确保调拨单（出库）之准确性； 3、确保调拨单（原材料领料）之准确性； 4、确保调拨单（退货）之准确性； 5、物料收发明细表：（根据查询日期范围、仓库代码等信息查询各物料即时库存结存数量，各车间周转仓每日需抽查20笔物料系统日期结存库存与实际手工库存帐相核对，不符者按记错（1笔/次)处理；（每天11：30前完成前一天各仓库存核查）； 6、物料收发日报表：（根据查询日期范围、仓库代码、物料代码范围等信息查询各仓各物料各种收发状况总数量）； 原材料自购仓每日需根据物料收发日报表将物料所发生之系统单据外购入库总数量与当日手工单据外购入库总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 原料库当日系统调拨入库总量与当日手工入库（出库）总量相核对，不符者按记错1笔/次）处理； 待处理仓当日系统素材调拨入库总量与当日手工从其他厂退回的总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 各车间周转仓当日系统调拨入库总量与当日手工领用总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 1、确保产品入库单（成品入库）之准确性； 2、确保调拨单（至外仓）之准确性； 物流部 成品库 供应链 仓存管理子系统 3、确保调拨单（至中储）之准确性； 每天 4、确保调拨单（退货）之准确性； 5、确保发货通知单之准确性； 6、确保退货通知单之准确性；

6 物流部 材料库房 供应链 存货管理子系统 每天 ERP 项目小组 7 ERP 项目小组

7、物料收发明细表：（根据查询日期范围、仓库代码等信息查询各物料即时库存结存数量，各车间周转仓每日需抽查20笔物料系统日期结存库存与实际手工库存帐相核对，不符者按记错（1笔/次)处理；（每天11：30前完成前一天各仓库存核查）； 8、物料收发日报表：（根据查询日期范围、仓库代码、物料代码范围等信息查询各仓各物料各种收发状况总数量）； 成品仓每日需根据物料收发日报表将物料所发生之系统产成品生产入库总量与当日手工实际生产入库总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 成品待处理仓当日系统调拨入库总量与当日手工客户退货总量相核对，不符者按记错1笔/次）处理； 成品中储库（客户处）当日系统调拨入库总量与当日手工出库总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 各外仓当日系统调拨入库总量与当日手工外发给各外仓出库总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 1、确保调拨单（报废品）之准确性； 2、确保其他出库单（报废品出库）之准确性； 3、物料收发明细表：（根据查询日期范围、仓库代码等信息查询各物料即时库存结存数量，各车间周转仓每日需抽查20笔物料系统日期结存库存与实际手工库存帐相核对，不符者按记错（1笔/次)处理；（每天11：30前完成前一天各仓库存核查）； 4、物料收发日报表：（根据查询日期范围、仓库代码、物料代码范围等信息查询各仓各物料各种收发状况总数量）； 报废仓每日需根据物料收发日报表将物料所发生之系统报废调拨总量与当日手工实际报废总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 报废仓当日系统其他出库总量与当日手工废品出库总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 1、确保各地仓储发货单之准确性； 8 计划物流部 报废仓库 供应链 存货管理子系统 每天 ERP 项目小组 9 物流部 外仓 供应链 存货管理子系统 每天 ERP 项目小组

2、物料收发明细表：（根据查询日期范围、仓库代码等信息查询各物料即时库存结存数量，各车间周转仓每日需抽查50笔物料系统日期结存库存与实际手工库存帐相核对，不符者按记错（1笔/次)处理；（每天9：30前完成前一天各仓库存核查）； 3、物料收发日报表：（根据查询日期范围、仓库代码、物料代码范围等信息查询各仓各物料各种收发状况总数量）； 各外仓每日需根据物料收发日报表将物料所发生之系统调拨入库总量与当日手工实际发货总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 1、确保调拨单（成品报废品）之准确性； 2、确保调拨单（退货）之准确性； 3、物料收发明细表：（根据查询日期范围、仓库代码等信息查询各物料即时库存结存数量，各车间周转仓每日需抽查50笔物料系统日期结存库存与实际手工库存帐相核对，不符者按记错（1笔/次)处理；（每天9：30前完成前一天各仓库存核查）； 4、物料收发日报表：（根据查询日期范围、仓库代码、物料代码范围等信息查询各仓各物料各种收发状况总数量）； 成品退货仓（质量部）每日需根据物料收发日报表将物料所发生之系统调拨入库总量与当日手工实际客户退回总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 成品退货仓（质量部）当日系统调拨出库总量与当日手工实际产成品报废总量相核对，不符者按记错（1笔/次）处理； 1、确保生产任务单、生产投料单之准确性； 供应链 存货管理子系统 生产管理 2、确保返工生产任务单、返工生产投料单之准确性 3、确保生产任务变更单或生产投料变更单之准确性 4、确保调拨单（原材料领用）之准确性； 5、确保任务汇报单之准确性； 成品退货 10 质量部 供应链 存货管理子系统 质量管理子系统 每天 ERP 项目小组 11 生产部 每天 ERP 项目小组

6、确保生产入库单之准确性； 7、确保生产领料单之准确性 8、确保返工生产领料单之准确性；

9、确保调拨单（报废品）之准确性； 10、确保调拨单（工序材料移转）之准确性； 11、确保红字领料单(厂内退料单)之准确性； 12、生产任务单已生产量是否正确（有没及时入库？） 13、昨天生产的成品半成品,必须在第二天早上9:30前完成检验并在ERP反映(完成生产入库单)； 14、每天9:30前完成前一天生产任务单之生产入库单的领料状况 15、生产任务单已完工，用料差异分析（未按ERP相关流程要求操作导致的差异纳入稽查统计） ； 领料差异分析表：检查已结案未领料之生产任务单（可根据下达日期范围、领用物料代码范围、产品代码范围、生产任务单等信息查询，查明原因后，对其尽快修正） 16、物料收发明细表：（根据查询日期范围、仓库代码等信息查询各物料即时库存结存数量，各车间周转仓每日需抽查20笔物料系统日每天 期结存库存与实际手工库存帐相核对，不符者按记错（1笔/次)处理；（每天11：30前完成前一天各仓库存核查）； 17、生产任务单执行明细表：（根据生产任务单下达日期范围、产品代码、生产任务单、生产车间等信息查询各产品各任务单之进度完成状况，并结合实际生产状况，对有疑问的生产进度要查明原因后，对其尽快修正，以保证生产相关数据正确）； 18、月生产进度统计表：（根据统计日期查询各产品各生产车间每日或每月完成总产量，并结合实际生产状况，对有疑问的生产进度要查每天 明原因后，对其尽快修正，以保证生产相关数据正确）；

19、生产任务单汇报明细表：（根据实际开工/完工日期范围、生产任务单、汇报单、生产车间等信息查询该范围内各产品及所属任务单之生产进度状况，并结合实际生产状况，对问题单据进度查明原因后，对其尽快修正）；

注：以上所列为ERP各大模块相关部门操作时必须完成项目，考核按照每错误单据操作人员100元/条，管理人员连带责任500元/条进行考核。每月无操作错误的按照操作人员100元/月奖励，全年无过错的按照每人1000元/年奖励 6 附件

ERP用户权限申请表

年 月 日

姓 名 部 门 用户操 作权限 帐 号 岗 位 部门领导 审批意见 会签部门 审批意见 总 经 办 审批意见 备注： 说明：

1、本表用于ERP用户新增/变更权限时使用。

2、新增用户时，帐号栏填新增；变更权限时，帐号栏填用户已有的ERP帐号。 3、如申请的操作权限涉及其它部门数据，需要相关部门会签。

ERP业务变更申请表

年 月 日

申请人 变更的内容及原因 岗 位 部门领导 审批意见 会签部门 审批意见 总 经 办 审批意见 分管领导审批意见 备注： 说明：

1、本表用于ERP业务处理方法或业务处理流程变更时使用。

2、如业务处理方法或业务处理流程变更涉及多个部门，需要相关部门会签。

ERP数据后台修改申请表

年 月 日

申请人 岗 位 修改的范围及原因 部门领导 审批意见 会签部门 审批意见 总 经 办 审批意见 备注： 说明：

1、本表用于各种原因导至ERP数据错误且前台无法修正时使用。 2、如修改数据涉及多个部门的业务数据，需要相关部门会签。

ERP基础数据修改申请表

年 月 日

申请人 岗 位 修改的范围及原因 部门领导 审批意见 会签部门 审批意见 总 经 办 审批意见 备注： 说明：

1、本表用于对ERP基础数据进行修改时使用。

2、如修改的基础数据影响多个部门业务，需要相关部门会签。

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