如何选择培训学校管理软件？

教育培训机构如何选择培训学校管理软件？

随着互联网+发展的趋势越来越深入，越来越多的行业也在逐步发生改变，不断用互联网和信息化的方式改变自身的发展轨迹。

这种变化在教育培训机构里面也不例外，并且随着教育培训行业的自身发展和市场竞争，教育培训管理软件的信息化管理方式在机构发展中扮演着越来越重要的角色。

这种变化主要是两方面的因素导致的结果：1、外部竞争的压力，同行中的大型机构和品牌都在使用教育培训管理软件，比如新东方，学大教育等等，你不改变自己的管理方式，竞争压力会越来越大；2、自身管理的需要，教育培训管理系统带了的专业化管理，在提高效率减少内耗方面的效果是显而易见的，采用一款教育培训管理系统，可以帮助培训机构更好地进行自我发展并参与市场竞争。

既然选择教育培训管理软件已经成为培训机构在管理上的趋势，那么如何选择教育培训管理软件，在选择的时候，需要考虑那些因素呢？

一、选择培训管理软件的目标

在目标明确的情况下，采取相应的措施，才能够找到自己最需要的产品。

绝大多数的教育培训机构选择培训管理软件最直接的原因就是希望用这种全新的工具，规范机构自身管理，减少内耗，提升工作效率，很多教育培训机构就是通过这种信息化的方式实现了互联网+转型，在营销，管理还有服务上，让培训机构的发展有了质的提升。

因此作为一家教育培训机构，在选择教育培训管理软件的时候，需要明确，自己选择软件的初衷是否是为了提升机构发展水平，增强竞争力。同行中不乏一些追风采购软件的企业，软件部署之后，业务流程和日常管理需求都不能满足，不仅没有起到应有的作用，还加重了老师们的工作负担，最终系统被弃用，机构内部还有很多不满，反而对培训机构的发展产生消极的影响。

教育培训管理软件不仅仅是一个管理工具，同时还是一个产品化的管理机制，一旦培训机构要选择软件，决策者就要做好步入标准化、专业化和信息化管理道路的决心。在这个过程中，需要建立相应的管理制度，配合系统的实施，同时还要统一思想，让老师们逐步改变自己的办公方式。在这个目标明确的情况下，学校就可以开始在市场上选择适合自己的产品了。

二、选择培训管理软件的实施层面

教育培训管理软件不同于日常其他的商品，它存在的意义是帮助教育培训机构解决管理上的问题，因此在选择的时候首先要结合机构自身的业务流程和管理特点，选择适合自己的产品。

教育培训行业作为市场的朝阳产业，发展的趋势是从业机构越来越多，体量越来越庞大，也产生了很多非常有影响的教育品牌，如新东方，学大教育，瑞思英语等，但总体上成相处良莠不齐的特点，也没有形成一套标准化或者规范化的管理机制，每一家机构都有自身管理的特点，这就决定了其他机构的管理经验和管理工具不一定能够为我所用，因此作为教育培训机构管理软件的选型者，一定要根据自身管理的特点来选择适合的管理软件，只有适合自身业务流程和管理特点的产品，才是最好的产品。 这里面包含了以下几个方面：

首先是业务流程，虽然绝大部分的培训机构在业务流程上，都是按照营销管理，招生管理，财务管理，教务管理到行政管理环环相扣，实现自身的日常管理，但是不同的培训机构在这些方面仍会有不同的管理诉求，以K12教育为例，教学模式的特点，决定了教育培训机构在教务管理方面，更多地考虑系统对于教学报读的支持，比如系统能够支持学员同时报读多个班级，在他报读的班级里面，是否同时可以支持一对一和一对多的报读模式，目前市场上有很多的教育培训管理软件，在这方面的支持不够，有的只支持一对一的教学模式，或者对于学员的报读班级数量有限制，比如校宝这款管理软件，学员最多只能报读三个班级，而在实际情况下，学员有可能报读更多的班级。而培训汇这款培训行业轻ERP管理软件，则完全可以满足一对一和一对多的教学模式，并且不限制学员报班的数量，这样大大提升了系统操作的灵活性，适应性更强，对于学校来讲，更容易处理日常的事务，而不必担心系统的功能对业务的操作有所限制。

其次是产品的功能层面，对于绝大多数的教育培训机构来讲，解决核心的业务流程是信息化的关键，核心业务流程解决好了，将极大提升管理的效率，这就要求教育培训管理软件在功能层面上，要足够强大，能满足业务管理的需要，而且管理更加深入更加细致。

比如在客户跟进的管理上，目前绝大多数的管理方式，是在招生老师写跟进记录，这种跟进记录是经过招生老师组织文字之后产生的，无法100%还原老师和家长学员第一手沟通的情况，针对这个问题，培训汇开发了云呼叫中心，系统自动对招生老师和家长学员的沟通内容进行录音，同时生成语音包，不仅可以100%还原沟通的第一手资料，还可以省去老师写跟进记录，可以说是客户跟进操作方面具有变革性的功能。

而以学员报班为例，大多数的培训管理软件只能支持学员的报班的学费结算，而实际生活中，学员报读班级时，会有一些其他的费用，比如教材费等等，在培训汇中，报班除了能够呈现报班费用，招生老师还可以选择其他费用，后期将统一生成在结算的单据中，打印给学员家长，一目了然。

第三是产品的学习和操作难度控制层面，教育培训管理软件绝大多数都是ERP软件，专业性比较强，对于很多老师来讲，不了解系统的操作原理和流程，不熟悉相关的操作，或者操作过于复杂，都会影响到使用者对于一款软件的掌握情况，不少教育培训管理软件在培训机构的弃用率较高，很大一部分因素就是系统过于复杂。比如很多教育培训管理系统设计的原理和流程都是线性的串联型，要做B环节的操作，就必须完成A环节，否则无法进行，系统操作如是，对于老师实际工作的开展亦如是，这样系统不仅不能起到提高效率的目的，反而让管理工作更加混乱，这是教育培训机构在选择软件时候必须要考虑的因素。作为国内首款教育培训行业轻ERP软件，培训汇在降低操作难度和学习成本上下了很多的功夫，不仅将系统操作设计得更具开放性，原理和流程的并联型设计，彻底改观了原本串联型设计的通病，这样使得各个岗位的老师不必等待上一环节操作完才执行下一步操作，这样才能实质上提升各部门的协同和效率。另外在流程操作上，系统做了很多的流程引导提示，比如招生老师登记学员后，系统就会提示招生老师对该条信息是否有效进行判断，再比如招生老师对学员做完报读的操作，系统会提示是否需要结算，点击是，则系统会自动跳转到报读结算的页面。节省老师的操作，就是降低学习和使用管理软件的成本，只有做到了这一点，使用者才不会觉得系统对于工作是一种负担，这样才能保障系统管理在教育培训机构顺利实施。

三、选择培训管理软件的安全层面

使用教育培训管理软件，主要是通过数据的管理来实现业务流程的管理，因此数据安全是大部分教育培训机构在了解管理软件时候会提到的问题，但是大多时候他们没有深入了解，因此对数据安全是如何进行保障的没有一个明确的认知。

数据安全，是一个笼统的概念，因此很多教育培训机构会认为这是一个技术问题，其实不然，数据安全本身，也是教育培训机构自己管理机制需要控制的，比如很多管理员习惯用传统的思路对数据进行本地备份，因此培训管理软件设计有数据导出的功能，而一旦使用者进行恶意泄漏，数据安全就是空中楼阁。这是很多教育培训管理软件无法控制的问题，因为技术层面，需要数据到处的功能，而在管理上，则存在数据泄漏的风险。、

培训汇一贯倡导安全不仅仅是技术问题，而是从技术，管理和商务三个层面来实现数据安全的多维度保障。

在技术上，培训汇采用阿里云服务器进行数据的管理，因此在主动安全方面，阿里云的主动防御机制和技术团队，都会为数据安全提供更专业的服务，确保客户使用系统的安全和稳定；而在被动方面，阿里云的云集群机制，可以多台服务器对客户信息进行实时备份，一旦发生失误操作导致数据丢失或者灾难性事件，阿里云服务器都可以帮助客户进行数据回复，杜绝数据丢失的风险。

在管理上，培训汇采用多层级的权限配置体系，将使用者的权限控制到按钮级别。比如培训机构不同岗位的老师，通过权限配置，可以决定他登录系统后，查看和能操作的数据是总部级别，校区级别还是本人级别，并且关闭可能会造成数据丢失风险的权限，比如删除或者导出，那么老师在系统里面只能根据自己的权限进行操作，这是培训汇的事前预防机制；而一旦老师通过系统进行了非法的操作，系统还可以通过操作记录，锁定操作人和操作时间，从而追究相关人员的责任，这是培训汇的时候监控机制。 在商务上，这是很多教育培训管理软件没有明确的地方，具体数据丢失或者泄漏的事故发生时，该如何究责如何赔偿，这一点也是教育培训机构在选择软件的时候需要关注的，数据安全是教育培训机构生存发展的根本，比如要有足够的保障。

四、选择培训管理软件的服务层面

教育培训管理软件，不同于其他一些购买即可使用的商品，比如办公的座椅。教育培训管理软件的实施，需要软件供应商和教育培训机构的相互协调配合，因此售后服务非常重要，具体体现为两点：

1、售后服务支持：包括客服和技术层面

教育培训管理软件的实施，需要教育培训机构的用户体验，学习和使用，因此软件客服工作方面，对系统的介绍，操作的讲解，最基础的要求就是条理清晰，简洁明了，通俗易懂，再高一个层面的要求就是在了解教育培训机构的业务流程后，结合流程讲解产品，并提供一个富有建设性的操作建议；而在技术服务层面，需要确保系统稳定运行，一旦出现bug，需要立即排除，发现系统功能有待完善，需要尽快安排修复。 2、系统的延展性：是否支持后续的个性化开发和定制开发

如前文所述，教育培训行业的特点决定了市场上的教育培训管理软件不可能满足所有教育培训机构的管理需求，而培训机构的发展速度很快，能在较短的周期内扩大规模，因此必然带来新的管理需求和前期需求的变动，所以采购的教育培训管理软件，是否支持个性化调整以及进行定制开发，都是需要考虑的问题。

五、选择培训管理软件的预算层面

预算是决定实施教育培训管理软件的关键因素，在上面几个条件符合的情况下，又在预算范围内，就可以采购并实施教育培训管理系统了。

目前市场上的教育培训管理系统有集中不同的收费模式，主要有按校区收费和按用户收费，按照校区收费，是目前一种最普遍的模式，很多软件公司按照校区收取一年或者几年的费用，然后在校区内不限制用户数，这种模式比较适合一些大机构，但是这种模式的缺陷在于不能满足一些规模不大用户较少的机构，比如5个老师，10个老师的机构，用这种按照校区销售的模式，成本显然不低；另一种模式则是按照用户收费，教育培训机构根据自己的用户规模，支付相应的费用，这是一种最公平的收费模式，目前有两种模式，一种是按照终端电脑收费，比如师之伴侣，另一种是培训汇的按照用户数收费，不限制终端电脑，显然前者限定了老师办公的范围，而后者则更加灵活。

总之，教育培训管理软件不同于其他商品，它本身就是一种规范化，专业化的管理理念的呈现，同时管理软件本身就是一种规范化的工作方式，它对教育培训机构的影响也是全面和深远的，因此在了解和考察的过程中，需要多方面考虑，从而做出最适合培训机构的选择。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/pnx8.html