研究院助理工作职责

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研究院助理工作职责 第一部分 外联工作

协助研究院各中心与公司其他部门更好的沟通，达到流程优化、工作便利、有效。 行政部

1) 行政部为公司的立法与监督机制，代表公司行使行政管理职能，详见《行政管理制度》 2) 需要配合行政部传达公司的通知、意向、政策等；组织参与培训和公司活动，如安全培训和球赛、文艺表演等。 3) 与行政相关日常事项：

1.1 全年四季度，每季度报办公用品采购计划（该季度第三个月15号左右报下

季度），需完成院办的办公用品采购，督促并协助各中心采购员完成；注意控制费用（一般在300元左右）；做好办公用品的管理，按制度发放并做好登记记录（规整在档案室）。

1.2 用车申请：填写《用车申请单》，做好相应安排。 1.3 出入管理：正职员工均需要佩戴工牌，故其他人员进入公司需佩戴临时证件，

离开公司需填写《人员/物品出厂放行申请单》（政府官员及贵宾除外） 1.4 打卡制度管理：公司正职员工进出、用餐等需要打卡，详见《行政管理制度》，

故其他人员用餐需用临时餐卡。

1.5 宿舍入住管理：协助安排研究院新进员工住宿及外来人员安排。

人事部

1) 督促各中心每月30日或31日以前做好考勤资料、加班汇总及中餐补助汇总等表格，送审交给人力资源部何芳。

2) 每月26号跟催各部门负责人提交电子版的下月工作计划及本月工作总结，至人力资源杨亚娟。

3) 每月中旬、月底需分别安排负责人、工程师制作该月的PDCA,具体时间临时安排。 4) 每一季度第一个月初督促研究院全体人员写好PBC（负责人除外）递交人力资源。 5) 每一季度跟催负责人写好季度KPI和季度及月度工作计划表，然后汇总上交人力资源。

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6) 协助人事部处理相关事务，如就业登记事项、居住证办理等，收集转正报告、总结、假条等考勤资料并呈交。

财务部

1. 每月25号左右跟催各中心交下月资金预算表发送给财务部李爽。（我还需负责提交院办资金预算） 2. 财务方面的报表:

1) 费用报销单: 先是填写报销单据 部门主管 研究院预算责任人审核盖章 分管领导签字 财务李爽复核 财务总监黄总签。超500元，岳总批，逾5千的单据还需贺董批，最后在领款人处签名，到财务部的张家靖领款。

2) 每月15日发工资后周四给领导报销补贴：填写报销单据贴好发票 领导本人签字 财务部李爽复核 张家靖领款（刘博的住房补贴4000元还需黄总签字）。 3) 冲账程序同费用报销程序，只是要说明是冲账，还须填写借款金额，最好附上1

张开支一览表。冲账的时候如果超支出纳张家靖退钱，如果开支少于借款剩余的钱要退回给出纳张家靖。

4) 借款审批单: 先是填写经办人、借款人，部门主管、分管领导签字，接着给财务

总监黄总签最后给岳总批，逾5千的单据还需贺董批，最后找张家靖拿钱。 5) 领用公章手续：先去财务部填写公章领用登记本 部门主管/分管领导签字 去财务部小曾领用公章盖章 归还时填写归还公章登记本。

5）合同审批并盖章手续：制作合同审批单 分管领导签字 议价委员会戴永旭签字 岳总签字 贺董签字 公司法定人或代理人签字 办理公章领用手续盖章。（合同协议原件和合同审批单给李牟一份） 6）合同付款手续：填写费用付款审批单并复印合同一份呈送 分管领导签字 财务经理签字 财务总监签字 岳总签字 贺董签字 交财务部窗口办理付款。（需将合同审批单和合同原件一页一页贴好，只贴左上角即可）

采购部

1）现研究院各中心有采购专员，月度采购及各临时采购均录入金蝶系统，每月20号前督促各中心完成采购计划。 2）临时采购申请手续：填写临时采购单 录入金蝶系统 部门主管 分管领导签字 岳总签字 交采购部。

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）工衣领用手续：填写领料登记本 部门主管签字 行政部经理签字 拿领料本去老厂仓库领。

4） 工鞋领用手续：各部门填写临时采购申请单 录入金蝶系统 领导签字（同临时申请采购手续）

采购流程：各中心采购员 各中心负责人 公司领导（《详见采购流程单》） 销售部

把销售部呈递《内部联络单》收集，汇报给院长，并协助各中心按要求完成。 物料部

每月20号前完成采购计划，物料编码需要物料的徐明之协助； 注：物料部分工、布局等见课件。 工程部

负责实验室仪器设备的保养及维修事务处理：张红标等。

第二部分 院内工作

1. 协助研究院各中心与公司外部加强联系，合理处理各项事宜，使信息交流顺畅、

关系融洽、达到共赢。

1) 将公司或部门需通知事项特别是需要传达通知到各中心每一位员工，研究院常用

邮件、飞信、QQ等（联系方式请见《研究院通讯录》）。

2) 每天督促“研究院安全委员会”完成相应工作；具体参考“安委会”相关制度。 3) 相关会议：积极参与有利研究院运作的公司相关会议,如每2周周三早上安全知识

培训，周五公司早会等；做好相关准备工作：如收集好PPT、联系会议室、投影仪、笔记本电脑，通知参加人员等。

4) 每周一至周四8:15早会，检查各部门参会情况，如请假需向行政部知会。 5) 研究院周例会督促各部门按时召开并跟进会议记录，检查完成情况。 6) 文职工作：将公司贵重文件存档留底、如红头文件；相关数据整理等。

7) 服从安排：完成上级安排的工作；协助管理院长日程安排（参与信息资源部的学

习）；接待贵宾并合理安排事宜等。

8) 部门配合工作：如每月10号左右督促各中心文员领取劳保物品；协调部门间事宜

等。

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负责研究院一些后勤事务，如叫水、买咖啡等。

9)负责新进人员邮箱、短号开通，考勤牌制作等。

10)组织活动：遇节日等组织研究院外出活动，加强凝聚力等。

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/pmrx.html