雷柏费用支出审批细则

热键科技(深圳)有限公司

MLK Industries (Shen Zhen) Limited

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分发号：

三阶文件

费用支出审批实施细则

文件编号：MLK-H-013 版本号：A.0

项目 页次 0.0 封页………………………………………………1 1.0 目的………………………………………………2 2.0 范围………………………………………………2 3.0 定义………………………………………………2 4.0 职责………………………………………………2 5.0 作业内容…………………………………………2 6.0 参考文件…………………………………………12

审核： 日期：

编制： 日期： 热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 2 of 13 Rev: A.0 三阶文件 1.0目的

为规范费用报销及支付业务，特制订本程序。

2.0适用范围

本程序适用于所有部门及所有人员。

3.0定义

本程序所指费用指汽车油费、路桥费、停车费、交际费、快递费、报关费、运输费、维

修费、办公费、业务提成、房租、水电等费用，包括但不限于以上费用类别，差旅费除外。

4.0职责

1）财务部负责本程序制定、修改、废止之起草工作； 2）财务副总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。

5.0 作业内容

5.1 汽车加油费、路桥费、停车费支出

5.1.1 账务处理

借：管理费用（营业费用）--交通费 贷：现金 5.1.2 费用报销审核项目

1）审核报销单内各栏是否填写完整，是否与放行条一致； 2）审核是否经部门主管签署；

3）审核票据日期与出车日期是否一致； 4）审核是否注明出车原因；

5）审核车牌号码；

6）加油费须在单据背后注明加油时车辆行驶里程； 7）审核类别及合计金额是否与报销单填列一致； 5.1.3 费用报销佐证 1）派车单；

2）加油票、路桥费发票、停车费发票 5.2 交际费、餐费支出

5.2.1 账务处理

借：管理费用（营业费用）--交际费 贷：现金 5.2.2 费用报销审核项目

1）审核报销单有否部门主管签署； 2）审核有否交际费、餐费申请单；

3）审核餐费（交际费）申请单有无预计费用； 4）审核餐费申请单是否签署及注明就餐标准； 5）审核就餐客人是否跟业务有关；

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 3 of 13 Rev: A.0 三阶文件 6）审核发票金额及真伪，有否加盖发票章； 7）公司规定的其它审核项目； 5.2.3 费用报销佐证

1）交际费或餐费申请单； 2）发票；

5.3 邮政费、快递费支出 5.3.1 账务处理

借：管理费用（营业费用）--邮政费 贷：现金 5.3.2 费用报销审核项目

1）审核报销单有否部门主管签署；

2）审核有否邮件大宗包裹收据、快递、普件收据； 3）审核有无私人邮件或非本公司邮寄之其它收据报销； 4）审核快递申请单； 5）邮票购买证明；

6）审核报销人有否邮政费报销资质；

7）审核金额合计；

8）行政部代收邮件的，须于备注栏注明收件人部门及姓名； 5.3.3 费用报销佐证

1）快递等业务发票（收据）； 2）快递等业务单据； 3）邮票购买证明；

4）大宗邮件（包裹）收据； 5）必要时提供快递申请单； 5.4 报关杂费支出 5.4.1 账务处理

借：营业费用—报关费 贷：现金（银行存款） 5.4.2 报关费用明细

报关费用主要有以下几种： 1）报关手续费； 2）产地证明费用； 3）检验检疫费用； 4）理货费；

4）退关费、逾期仓租； 5）出口退税联相关费用 5.4.3 费用报销审核项目

1）报关单据一般有：商业发票，装箱单，商检证，出口货物报关单；有的商品则需要

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 4 of 13 Rev: A.0 三阶文件 动植物检疫证书或产地证，出口外汇核销单，外销合同等。

2）审核报关杂费是否注明以上1）章节所指单据之出口编号、货名、件数、数量、日

期、港口、提单号码、进仓地点、输出许可证号码等；

3）审核报关杂费报销金额是否与代理报关合同（或海关规定收费标准）标准相符； 4）审核各单据抬头是否为本公司名称；

5）审核发票（收据）经手人资料、签章是否齐全； 6）审核报销金额与原始单据是否一致；

7）异常费用或大宗费用须经财务副总（或董事）签署意见； 8）公司规定的其它审核项目 5.4.4 费用报销佐证

1）报关费杂费对应之单据，如产地证，进、出口报关单等复印件； 2）发票（收据）原件；

3）必要时附船务、报关、运费开支申请表原件； 4）必要时须附入仓单； 5）公司要求的其它佐证； 5.5 陆运费

5.5.1 账务处理

借：营业费用—运输费 贷：现金（银行存款） 5.5.2 费用报销审核项目

1）审核报销单有否部门主管签署；

2）审核车主（号）与请款运输部门是否相符； 3）装载货物之品名、数量、交运地点是否相符；

4）审核相关送货单、出仓单与托运单数量、时间是否相符； 5）审核货运发票抬头是否为本公司名称；

6）审核发票内容，如计价重量、总金额等项目； 7）审核运费标准是否与货运协议条款相符；

8）货柜车发票须审核货柜尺寸、柜号、数量、拖车台数等项目； 9）公司规定的其它审核项目； 5.5.3 费用报销佐证

1）货运发票（收据）原件；

2）相关出库单、送货单复印件；

3）船务、报关、运费开支申请表相应联次； 4）月结货运商须提供复核过的月结单明细； 5）公司规定的其它审核项目； 5.6 维修费支出 5.6.1 账务处理

借：管理费用（制造费用/营业费用）--维修费

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 5 of 13 Rev: A.0 三阶文件 贷：现金（银行存款） 5.6.2 费用报销审核项目

1）报销单是否经部门主管签署意见； 2）有无维修申请单；

3）维修申请单有无注明维修验收情况； 4）发票（收据）抬头是否为本公司名称； 5）报销金额与发票（收据）金额是否相符； 6）公司规定的其它审核项目； 5.6.3 费用报销佐证

1）维修申请（通知）单； 2）必要时提供设备维修验收单； 3）发票（收据）原件； 5.7 办公费支出

5.7.1 账务处理

借：管理费用（营业费用）--办公费 贷：现金（银行存款）

5.7.2 费用报销审核项目

1）本程序所指办公费指零星购买的办公用品等支出，不含月结方式购买的物品； 2）报销单据有否经部门主管签署意见；

3）审核发票内容是否属实；

4）审核该支出有否请购单及送货单、验收入库单； 5）审核上述单据的价格及金额是否与报销单所列一致； 5.7.3 费用报销佐证 1）请购单；

2）相关送货单、验收入库单； 3）发票原件； 5.8 佣金支出

5.8.1 账务处理

借：营业费用--佣金 贷：现金（银行存款）

5.8.2 费用报销审核项目

1）本程序所指佣金包含业务员提成及应付客户的佣金； 2）审核支付单据有否业务部门主管签署意见；

3）审核佣金所对应的应收款是否已收妥并由应收会计加签； 4）审核佣金计算依据是否与销售订单内容相符并由应收会计加签； 5）审核公司外部人员佣金汇款回条或证实书的申请人是否为本公司； 6）审核公司外部人员佣金汇出金额是否与原申请金额相符；

7）信用证溢价金额以佣金方式支付时，应审核汇出金额是否与溢价部份相符（即押汇

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 6 of 13 Rev: A.0 三阶文件 金额与受订金额的差额）；

8）审核发票的抬头是否与本公司名称一致； 9）复核外币折算时，折算金额是否正确； 5.8.3 费用报销佐证 1）结汇证实书； 2）佣金支付回单； 3）佣金汇出证实书； 4）发票（收据）原件； 5.9 房租、水电、卫生费支出 5.9.1 账务处理

借：管理费用（营业费用/制造费用）--房租/水电等 贷：现金（银行存款）

如果按月预提，则按以下会计分录处理： 借：预提费用

贷：现金（银行存款） 5.9.2 费用支付审核项目

1）审核有否行政部门主管（经理）签署意见；

2）由总账会计按租赁协议审核房租金额及计费期间； 3）审核有无行政部门签署（水电费、卫生费等）； 4）水费需审核计费级次及对应价格； 5）一般用电电费需按计费级次审核价格；

6）特殊用电按以下明细审核应支付总金额：

应付电费总额={（流动电费单价*使用度数）+[基本电费单价*契约容量*（1-设备折

旧率）]}*[1-（电力因数-80）*0.15%]+[基本电费单价*（最高负荷-契约容量）*3+

电表租费]

4）单据到达财务部后，由总账会计审核是否重复支付并签署意见； 5）公司规定的其它审核项目

5.9.3 费用支付佐证

1）首次付款申请时，须提供租赁协议复印件； 2）水电费、卫生费计费通知单；

3）发票（部份款项由财务部指定人员支付后取回发票）； 5.10 福利费支出

5.10.1 账务处理

借：应付福利费

贷：现金（银行存款）

5.10.2 福利费支出范围

外资企业可以为其雇员提存医疗保险，住房公积金，退休保险基金，同时规定，除了

这三项基金外，可以根据国务院及各地政府规定，为其雇员计提职工教育经费，工会

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 7 of 13 Rev: A.0 三阶文件 经费。除此外，企业不得在税前预提其它职工福利类费用。企业实际发生的不属于上述五项预提福利的其它职工福利支出，可按实际发生数，在不超过企业全年职工税前列支工资的14%内在税前扣除。

以上为所得税税法条款，因此，本公司福利费支出仅限于以上列支范围。

5.10.3 费用报销审核项目

1）审核责任部门主管有无签署意见； 2）财务部审核列支范围是否符合税法规定；

3）审核发票是否符合公司规定，抬头是否为本公司名称或本公司员工姓名； 4）公司规定的其它审核项目； 5.10.4 费用报销佐证

1）发票原件；

2）行政部填写的证明材料； 3）公司规定的其它证明性文件； 5.11 质量认证费、检测检验费支出 5.11.1 费用描述及账务处理

5.11.1.1认证费、检验检测费是按客户要求或企业规定对某种成品或物料的整体性能、参

数、指标、安全性等指标进行专业检验检测而产生的费用。认证、检验检测活动一般由权威机构进行，并出具相应报告。

5.11.1.2 认证费、检验检测费的账务处理 借：管理费用—检验检测费 贷：银行存款（现金）

5.11.2 费用支出审核项目

1）报销（付款申请）单据有否责任部门主管签署意见； 2）有无检验检测申请书复印件； 3）审核有无检验检测报告正本复印件； 4）审核发票抬头是否为本公司；

5）审核发票金额与检验检测报告所列费用金额是否一致； 6）公司规定的其它审核项目； 5.11.3 费用报销佐证

1）认证、检验检测申请单复印件或原件相关联次； 2）认证、检验检测报告及报价单复印件； 3）发票（收据）原件； 4）公司规定的其它文件资料； 5.12 电话费支出

5.12.1 核算公司固定电话费用及授权用户的手机话费支出、出差途中话费支出等，账务处理如下：

借：管理费用（营业费用）--电话费 贷：银行存款（现金）

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 8 of 13 Rev: A.0 三阶文件 5.12.2 费用支出审核项目

1）公司固定电话话费部份审核话费通知单或凭发票联报销；

2）话费补贴并入职员应发工资结构中，不作报销核算；

3）零星话费支出需审核受话地点及号码、时长、金额等审核金额是否符合公司标准； 4）审核单据有无责任部门主管签署意见；

5）出差途中话费报销须填写话费清单，并经部门主管签署意见； 6）公司规定的其它审核项目； 5.12.3 费用支出佐证

1）话费通知单或发票原件； 2）出差途中话费支出清单； 3）公司规定的其它证明文件； 5.13 税捐支出

5.13.1房产税、土地使用税、燃油税、车船使用税。

5.13.1.1税捐的账务处理。上述税金应设立二级科目“应交**税”核算。因国家税制缘故，

燃油税暂不作规范，待政策明确后修订。 计算时：

借：管理费用--税金

贷：应交税金一应交房产税（土地使用税、燃油税、车船使用税）

实际缴纳车船使用税时：

借：应交税金—应交房产税（土地使用税、燃油税、车船使用税） 贷：银行存款

5.13.1.2 费用支出审核项目

1）审核房产税计算及租赁协议之租金是否正确（用于生产经营的，房产税税率为

12%，以租金计算，按月征收）。

2）审核土地使用税计算结果及租赁协议条款之土地面积是否正确； 3）审核车船使用税时，按下列标准审核：

A．机动车乘用车每辆10座以下200元、11座以上300元 （含10座）；

B．车船使用税按年一次征收；

4）审核费用有无重复支付； 5）公司规定的其它审核项目；

5.13.1.3 费用支出佐证

1）首次支出该类型税金时，须附相关的租赁协议； 2）费用支付通知单或发票原件；

3）车辆相关税捐须附车辆行驶证复印件；

5.13.2 增值税、印花税、等，按收缴单位分为国税、地税、海关等。 5.13.2.1账务处理。

A． 增值税 计算时：

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 9 of 13 Rev: A.0 三阶文件 借：物资采购

应交税金-应交增值税-进项税额

贷：应付账款

B．印花税

计算时：

借：管理费用-税金

贷：应交税金-应交印花税

实际缴纳时：

借：应交税金-应交印花税 贷：银行存款

5.13.2.2 费用支出审核项目

1)审核税率、课税对象、计税标准、起征点、免征额、减免税、税种是否正确；

2)审核增值税的缴交金额是否正确；

3)审核缴纳期有否重复，税率适用及税额计算是否相同； 4)审核缴纳日期是否超逾通知缴内期限；

5.13.1.3 费用支出佐证 1）进项发票抵扣联； 2）普通发票原件；

3）增值税销项发票记账联； 5.14 广告费、展费支出 5.14.1 账务处理

借：管理费用（营业费用）--广告费 贷：银行存款（现金） 5.14.2 费用支出审核项目

1）审核单据有无责任部门主管签署意见； 2）审核有无发布（查看报纸原件）或参展； 3）审核发票金额与报价单是否一致；

4）审核付款方式及账号资料等是否与报价单或协议一致； 5）审核收款人及报签单是否属实； 5.14.3 费用支出佐证

1）报价单或协议书复印件； 2）发票（收据）原件；

3）展览会门票及其它开支原件；

4）发布之报纸全张，并在广告处以红笔划出； 5）公司规定的其它证明性文件；

5.15 保险费支出

5.15.1 保险费支出范围。保险费指企业为抵御各种风险而向境内、外保险机构购买相关财产、

责任保险所发生的保险费支出，凡属于我国保险法律、法规规定投保范围的，可按实

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 10 of 13 Rev: A.0 三阶文件 际发生数在计算企业应纳税所得额时扣除；我国保险法律、法规规定在境外保险机构投保的保险费支出，不得在计算企业应纳税所得额时扣除。账务处理如下：

借：管理费用（营业费用）--保险费 贷：银行存款（现金）

5.15.2 费用支出审核项目

1）审核保单内容是否与我公司要求一致（保额、保险项目等）； 2）审核保单受益人是否为本公司；

3）审核费用支出单据有无责任部门主管签署意见； 4）公司规定应审核的其它项目； 5.15.3 费用支出佐证

1）必要时提供保险协议复印件； 2）保单（发票）原件； 3）必要时提供批文复印件；

4）公司规定应提供的其它证明性文件； 5.16 信用证通知费 5.16.1 账务处理

借：财务费用—其它

贷：银行存款（现金） 5.16.2 费用支出审核项目

1）审核单据有否经办人签名； 2）审核发票中信用证号码是否正确；

3）审核发票抬头是否为本公司名称；

4）审核金额是否与银行提供之收费标准一致； 5）公司规定的其它审核项目； 5.16.3 费用支出佐证

1）通知费发票原件；

5.17 优秀员工奖金。指为鼓励员工，依公司制度评定并按标准发放的奖金。 5.17.1 账务处理

借：管理费用（制造费用）--奖金 贷：现金

5.17.2 费用支出审核项目

1）审核优秀员工奖金申请单有无相关部门主管签署意见； 2）审核部门申请奖励人员总数是否符合公司标准； 3）审核申请奖励员工有否过试用期； 4）公司规定的其它审核项目； 5.17.3 费用支出佐证

1）优秀员工奖金申请表原件； 5.18 海运费

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 11 of 13 Rev: A.0 三阶文件 5.18.1 账务处理

借：营业费用—海运费 贷：银行存款 5.18.2 费用支出审核项目

1）审核费用支出单是否经责任部门主管签署意见；

2) 审核受订通知单之交易条件是否为C＆F或CIF（FOB和FAS时免负担海运费）；

3) 审核费用支出通知单所载之船名、起讫地点、航班、提单号码、装运数量等是否与装箱单相符。

4) 审核提单和费用支出单之材积及起讫港与装箱单所载是否相符，若差异在±5%以

上时，应会同市场部签注差异原因。

5) 审核发票所载之提单号码与原提单之号码是否相符。

5.18.3 费用支出佐证 1）报关、运费报表； 2）装箱单；

3）提单复印件； 4）发票原件； 5.19 凭证综合审核 5.19.1 外来凭证

1)营利事业发票，如增值税专用、普通发票、定额发票等；

2)营利事业资金往来统一票据，如行政性收费票据、事业性收费票据、统一收款收据等； 5.19.1.1 凭证审核原则 1)真实性； 2)合法性； 3)完整性；

5.19.1.2 原始凭证审核办法

1)审核发票抬头是否为本公司并盖有发票印章；

2)审核发票专用章上公司全称是否为本公司付款之单位；

3)审核“日期”是否为收料日或费用发生日期；

4)审核“摘要”栏所列品名与请购单所列品名是否相同；若为一般费用，内容与费用性质是否相同；

5)审核数量×单价是否等于总价，并需与中文大定金额相符；若不相符，退回并要求重新开具； 5.19.2 付款凭证应具备要点

5.19.2.1 发票应具备要素如下：

1）本公司名称、税号、地址、开户行、账号、电话等； 2）开具年、月、日。

3）货品名称、数量、规格、单位、单价及总额； 5.19.2.2 营利事业资金往来统一票据：

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 12 of 13 Rev: A.0 三阶文件 1）本公司名称； 2）开具年、月、日；

3）收款项目、数量、单价、总额； 5.20 公司内部凭证（自制凭证） 1)请购单； 2)订购单； 3)验收单；

4)费用合同或协议单； 5)借款单； 6)领料单； 7)成本计算单； 8)工资单；

9)杂项费用计提单；

6.0 参考文件

《付款审批程序》 《会计实务》

热键科技（深圳）有限公司 MLK Industries (Shen Zhen) Limited MLK-H-013 费用支出、审批实施细则 Page 13 of 13 Rev: A.0 三阶文件 文件修订记录表 版本 修订内容 修订者 修订日期

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