第八章公文处理概述

第八章 公文处理概述第一节 公文处理程序的特点

第二节第三节

OA环境中的文件档案一体化管理公文处理流程的再造

一、公文处理程序的含义与内容 1. 公文处理程序——按照公文制发、办理和管理的规律，对文件工作中 一系列操作环节、工作步骤的有序组合 和合理安排。 2. 通常包括: 收文处理 发文处理 办毕公文的处置2

(一) 收文处理程序的一般内容

收文处理是指机构伴随公务活动收受外单位发来的文件并对其进行处理和办理的过程。

通常划分为三个部分:其一, 收文的接收: 接收、审核、退文或分发；

其二，收文的办理：拟办、批办、承办或组织传阅、注办； 其三，收文的管理：登记、对内催办、注办等。3

(二)发文处理程序的一般内容

发文处理是指机构为履行职能制发公文的过程。通常划分为三个部分： 其一，发文的形成：拟稿、会商、审核、 签 发、缮印、校对、用印或签署； 其二，发文的发出、传递：发文登记、传递、

发出或公布；其三，发文的管理：登记、对外催办、查办等。4

(三)办毕公文处置的一般内容

办毕公文处置指根据办毕公文的不同内容或价值，对其分门别类，剔除无用文 件，对有价值的文件进行有序化整理的活动。

包括四个部分：其一，归档文件的整理

其二，清退其三，暂存 其四，销毁。5

纸质文件处理程序示意图组织传阅

收 文信 息 反 馈

接 收

收 文 登 记

审 核、

分 发、

退 文

加 工

拟 办

批 办

承 办

注 办

归 档办 毕 文 件 处 置

清 退

对内催办

发 文

拟 稿

会 商

审 核

签 发

复 核

缮 印 校 对

用 印 签 署

发 文 登 记

发 出 公 布

暂 存

销 毁

查办、对外催办6

二、公文处理程序的特性

(一)规范性

应通过制定工作制度、 科学规划、标准体系设计等方式， 对每个工作环节及整个流程予以 规范，成为不同部门共同遵循的 规范，保障有效和高效。 实现

公文处理程序的标准化。7

(二)有序性

从整体上要求所有处理环节紧密衔 接、有机合成，井然有序，满足文 件处理工作涉及部门和人员范围广 泛，需要加强协调、合理控制、协 同办公的要求。文件处理的一般环节顺序与工作步 骤一般不能任意颠倒或打乱。8

(三)双轨制

指纸质文件和电子文件同步随业务流程运 转，又称“双轨制”运转。文件进入运转程序 时形成电子文件和纸质文件两种版本，文件人 员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重 复办理 。 “双轨制”的出现是在 OA平台上开展业务 活动的必然结果，是对电子文件实施的全程管 理，从根本上

保障电子文件真实性、可靠性、

完整性、有效性的关键举措。。

(四)非线性非线性思维是系统思维的核心，也 是了解电子文件流程特点的新视角。 基本特征：非单一性、非均匀性、 可变性。 具有线性特征的文件在电子文件环 境中演化为文件连续体，呈现出非线性 特征。在设计OA系统中的文件处理流程 时必须考虑这一新特点，兼顾文件、档 案一体化管理需求，在原有纸质文件处 理流程基础上实施流程重组。10

第二节

OA环境中的文件档案一体化管理一、OA环境中文件、档案一体化管理的含义 1.定义

OA环境中的文件档案一体化管理 是指基于文件生命周期理论,利用计算 机及网络技术,从系统论的角度出发,对 文件工作和档案工作统筹规划、科学管 理，使之系统化、规范化、以期发挥各 自及整体最大效能，从而提高各类机构 管理效能，确保从机关现行文件直到馆 藏档案管理的高效和优化。11

2.理论基础文档一体化的理论基础是文件生命周期 (现行阶段、半现行阶段、非现行阶段)理 论。

3.总体目标文档一体化的总体目标是实现从现行文件到馆 藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理。

4.主要内容1) 文件、档案生成控制一体化 2)文件、档案管理流程一体化 3)文件、档案信息利用一体化12

5.技术保障 文档一体化的 技术保障是以计算 机技术和网络技术 为代表的信息技术。13

二、文件档案一体化管理是必 然趋势 (一)文件工作与档案工作的 内在联系要求实行文档一体化 (二)有效管理电子文件的前 提是实现文档一体化 (三)信息技术的运用为实现 文档一体化提供了技术保障14

三、文档一体化的实现途径 电子环境下文档一体化的实现 将更多地体现在建立功能涵盖电子 文件生命周期全部管理活动的电子 文件管理系统，这一系统是在全程 管理和前端控制原则指导下对整个 管理流程的重构。文档一体化管理 功能必须整合、镶嵌于系统之中， 通过电子文件管理系统完整实现。15

第三节

公文处理流程的再造

一、流程再造的概念

公文处理流程的再造是指以文件档案一体化管理理念为先导，打破文 件工作、档案工作互相分家的局面，对原 有的文件管理流程和档案管理流程进行统 筹规划，重新设置合理的工作流程，旨在 简化重复环节、提高效率、满足电子文件 的全程管理需求。16

二、流程重组的必要性传统的文件管理是以物化的纸质文 件为管理对象，在文件的控制与管理中， 文件管理流程的设计通常基于以“分工” 为特点的业务流程。电子文件的出现使 得传统文件管理流程的不适应性日益明 显,

主要表现在：一是对原有管理流程的 解析显示出作业的不合理分割和交叉重 复；二是电子文件的技术特征将以往的 “后序性”提前到文件形成阶段，使流程 重组成为必然。17

原以流程分工为特点的文件 管理模式已不能适应新的变化， 电子文件管理的各项具体业务应 该并可能根据其内在关联性而得 以重新组合，这主要表现在： 第一，电子文件的种种特性使传 统文件管理的各个业务环节之间 的界限变得模糊和淡化，对于某 些业务环节可以也必须进行重新 整合。18

第二，电子文件具有非人工识读 性及对系统的依赖性等特点，导 致文件的形成、处理和利用方式 发生了根本性变化。为保证电子 文件的真实性和完整性，在电子 文件生成之初就应该对文件进行 鉴定，实施前端控制，因此，除 需合并某些环节外，还要将原有 的环节重新调整。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/pg1m.html