备用金管理制度(标准格式版)

P-C9-005 A/0

立白集团直营部 备用金管理制度

文 件 编 号： 文 件 版 本： 文 件 类 型： A/ 0

部 编 审 批

门 制 核 准

财务部/直营管理部 钟胥易 邓凯、陈明、李树滨 陈凯旋 自批准之日起执行

发布时间 实施时间

P-C9-005D/0

版本

修改时间

修改人

批准人

修 改 记 录 修改内容说明

执行时间

1 目的为了加强公司备用金的管理，提高公司资金的使用效率，确保公司资金的安全、完整，并结合公司实际情况，特制 定本制度。

2 适用范围 适用全国所有直营办 3 术语和定义备用金：备用金系指由于公司日常业务需要而暂借给个人或无独立核算机构的临时周转使用的资金。 定额周转备用金：即每次支出备用金后，应及时向上级财务部门申请报销，上级财务部门对符合费用报销标准和要 求的予以报销后，按实际报销金额，补充备用金帐户余额，保证备用金在额度内循环周转使用，为定额周转备用金。

4 相关文件 《立白集团财务管理制度》 5 文件管理 文件责任部门：财务部分子公司管理科 文件负责人：分子公司财务管理专员当文件负责人离职、离岗时，本文件由部门第一负责人负责管理。

文件培训人：分子公司财务管理专员 文件解释部门：财务部 工作流 6 工作流程图

P-C9-005 A/0

A、备用金帐户资金流入流出示意图

备用金收款

备用金额度调整

备用金用款

借款人归还借款

所属直营办经理申 请

借款人填写借款单

直营会计审核 直营总监审核 直营会计开具收据 销售总公司总经理 审核 直营经理批准

财务部部长审核 直营会计收取现金

直营会计给付现金，并 由借款人签收

财务副总 裁批准调增额度调减额度

资金流入

备用金帐户资 金

资金使用

B、备用金用款和记帐程序

P-C9-005 A/0

7 管理条例一、 总则 为了加强公司备用金的管理，提高公司资金的使用效率，确保公司资金的安全、完整，并结合公司实际情况，特制 定本制度。 二、 备用金定义 备用金定义：备用金系指由于公司日常业务需要而暂借给个人或无独立核算机构的临时周转使用的资金。 各直营办备用金为定额周转备用金：即每次支出备用金后，借款人及时归还现金，保证备用金在额度内循环周转使 用，为定额周转备用金。 三、 备用金相关责任人 为做到集团财务部“经理审批，会计保管”的管理要求，对备用金相关责任人明确如下： 1、备用金管理责任人(第一责任人) :各直营办第一负责人，主要负责备用金使用的批准，保证备用金的使用符合 集团财务管理要求； 2、备用金保管责任人(第二责任人) :各直营办会计，主要负责做好备用金的使用记录、资金

保管，在制度范围内

P-C9-005 A/0 执行备用金管理第一责任人的指令，保证备用金的安全、完整； 3、备用金管理监督人：上级财务部门和集团财务部为备用金管理监督人，主要负责对备用金使用情况的监督。 四、 备用金的管理 (一) 备用金资金保管 1. 备用金的保管由直营办会计 直营办会计负责，备用金的使用由直营办经理批准 直营办经理批准； 直营办会计 直营办经理批准 2. 备用金的保管：直营会计必须将现金存入银行，随用随取，并将相关帐号资料报送上级财务部门，并将存折妥 善保管。 3. 帐号的保管：开户行、户名、帐号报上级财务部门备案，确定后 1 年之内不得更改，更改帐号应经上级财务部 门批准。 (二) 备用金帐目备查 各直营办会计应建立备用金使用备查帐，具体应记录每笔收支的时间、业务内容、金额、经办人以及当日备用金余 额等信息，并保留相关收支原始单据和复印件。

备用 金备查帐.xls

备用现金额度的审批 五、 备用现金额度的审批 (一) 留存限额的审批 各个直营办备用金额度由直营经理申请，直营总监、销售公司总经理、财务部部长审核，财务副总裁批准后执行。 (二) 留存限额的调整 备用金额度调整，由各个直营办备用金额度由直营经理申请，经直营总监、销售公司总经理、财务部部长审核，财 务副总裁批准后执行。 六、 备用金使用 (一) 备用金使用范围 备用金使用范围如下用途： 1. 水电费、日常办公用品费用支出； 2. 押金； 3. 场地、仓库租赁支出； 4. 油费、路桥费等汽车费用支出； 5. 1000 元以下个人(业务需要)借支； 备用金不得用于支付市场性费用，如卖场陈列费等。 (二) 备用金使用禁止 备用金应加强日常管理，严格执行如下要求： 1. 不得坐支； 2. 不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金； 3. 不准谎报用途套取现金； 4. 不准各办之间相互借用现金； 5. 不准将单位收入的现金存入指定外的帐户； 6. 不准保留帐外公款； 7. 前帐不清，后帐不借。 (三) 备用金使用审批 备用金的保管人与审批人应分别设置，以明确责任，建立岗位勾稽。 资金保管人为各直营办会计。各直营办会计为备用金保管人，负责备用金的收发、记录等工作，在收到审批人的书 面批准后，方可动用。对于不符合本备用金管理制度和集团财务管理制度的备用金收支，直营办会计有权不予借支。 用款审批人为各直营办第一负责人。 A、直营办会计审核：审核相关支出的合理性、真实性，并对相关人员和款项进行跟踪，做到“前款不清，后款不

P-C9-005 A/0 借” ,不符合要求的不予借支。审核内容如下： 1

. 是否符合支出范围； 2. 金额是否超过支出额度； 3. 是否存在已到期，但未结清款项，执行“前款不清，后款不借” 。 B、直营办负责人批准：各直营办经理应严格把控备用金使用范围及额度，在使用范围和额度内批准备用金的使用。 (四) 备用金的借支 1. 使用申请人填写“借支单”或“用款单” ,并注明使用用途和还款(报销)时间； 2. 直营办会计审核； 3. 直营办第一负责人批准； 4. 填写用款审批单的，向直营办会计交回发票。 借款单格式见附件

备用 金借支单.xls

(五) 备用金的归还 公司员工借支现金支出后，应及时及时报销，并以现金形式归还借款 现金形式归还借款(原则上不得超过 2 周) ,并由直营会计开具 现金形式归还借款 收据。 对于临时借支或超出标准借支现金，超出预定还款期限一个月未还者，直营办应发出催款通知，限期内归还借款。 备用金抽查、盘点与报告 与报告制度 七、 备用金抽查、盘点与报告制度 直营办会计人员和上级财务部门应采用定期与不定期相结合的办法，对备用金管理情况进行清查，直营办会计应每 月对备用金情况进行盘点、清理并上报。 1. 月度盘点： 每月月末，对备用金使用及剩余情况进行清理、盘点，形成清理清单和盘点记录，要对备用金使用流向，未收回款 项情况撰写报告上报。 2. 年度清查： 年末，对备用金使用情况进行清理，已经到期的款项要坚决收回，统计制作已到期款项清单，通知人力资源部门从 工资中扣除。 3. 不定期抽查： 上级财务部门和集团财务部等监督部门不定期对备用金管理情况进行抽查，并将抽查结果作为考核依据对直营办会 计进行考核，并就抽查情况向有关部门予以通报。 4. 备用金使用情况报告 直营会计每月 1 日，报告备用金使用情况明细表，汇报当月备用金收、支、结余及借款人明细等情况上报直营经理、 上级财务部门负责人、直营总监。 表格见附件。

备用 金使用情况明 细表.xls

八、 附则 本制度由立白集团财务部负责解释。

工作流 8 工作流程说明备用金管理制度流程图 任务 节点 任务简述、任务重点、知识点、任务时限 任务简述、任务重点、知识点、任务时限 子程序/知识点/表格 程序/知识点/

——结束——

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/pfpe.html