独立学院办公室管理现状和优化方法研究
更新时间:2023-12-25 07:20:01 阅读量: 教育文库 文档下载
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独立学院办公室管理现状和优化方法研究
【摘要】办公室是独立学院的重要综合性部门,是学院管理的中心和枢纽,面对独立学院办学体制及内部管理机制的不断改革,办公室管理也必须有所改变。文章分析了当前独立学院办公室管理工作及其相关缺陷,相应提出了优化方法,旨在提高独立学院的办公室管理水平。
【关键词】独立学院办公室管理现状
独立学院是我国高等教育事业的重要组成部分,随着教育改革的不断深入,独立学院逐渐成为我国高等教育的重要生力军,成为我国培养本科人才的重要场所。办公室在独立学院当中处中枢地位,发挥着上传下达、左右沟通的重要作用。随着独立学院的快速发展,其办学规模不断扩大,办公室任务也越来越重、越来越复杂。 一、独立学院办公室管理现状
(一)职能不明确,无目标导向。要想发挥办公室应有的作用,就必须建立良好的服务形态。不管是学院领导,还是学院教师,亦或是学院员工或学生,良好的服务是学院实现可持续发展的基石。然而由于我国独立学院成长时间短,还没有形成成熟的体系,因此在明确办公室工作责任与目标时缺少实际操作性,创新性也有所欠缺。另外,过于注重办
公室的概念,无法开展延伸性职能服务。但是在实际情况下,独立学院必然会在发展时期出现不同的工作内容,从而使得办公室工作职能难以及时跟上,无法满足学院发展需求。 (二)任务繁重,人手不足。多数独立学院是依托母校而办的,管理机构设置多、分工细,而这些管理机构的工作基本都需通过办公室“审核”,包括评估验收、会议室申请等,另还有学院诸多管理工作,如收发文件、档案管理、人事管理、外事、安保等,大小事情都需经过办公室,这就导致办公室任务逐步加重。更重要的是,对于事情的审核不仅仅是简单“审核”,还要领悟文件精神、把握尺度,考虑问题提出的合理性和可行性,并做好事件的部署、监督和检查。而办公室人员通常又非常少,据调查,独立学院办公室人员通常只有1-3人。纵观全国独立学院办公室管理情况,普遍存在一人多岗、人少事多的现象。
(三)缺乏健全的运行机制。现我国独立学院办公室管理普遍缺乏健全的运行体系,管理工作难以主动积极地开展,导致管理工作的有效性急剧下降,无法进行完善的工作。办公室管理的日常工作大部分是文件的传递、工作任务的下达等,相对缺少工作计划性。究其原因,一方面,缺乏完善的管理制度,未对相关行为标准进行规范,导致管理工作流于形式,具很大随意性;另一方面,缺乏完善的激励机制和考评制度,致使管理工作缺乏动力;另,评价标准及方法未规
范化,致使评价无实质性导向作用,工作处无序状态,自然也就无法发挥管理的作用。
二、独立学院办公室管理优化方法
(一)转变管理职能,明确管理目标。办公室管理工作内容复杂、细节较多。在独立学院不断成熟的环境下,办公室管理职能必须要紧跟步伐,持续改革创新。首先,明确办公室管理工作的职责,以为工作计划的制定提供参考依据,并促进管理体系的完善;其次,转变传统思想,紧跟时代发展需求,树立“与时俱进”的管理理念,依学院及社会发展需求不断更新管理理念,调整管理方式;再次,遵循“以人为本”的管理原则,将“创新、服务”作为办公室管理的目标,真正实现办公室管理工作为师生服务,以推动学院的发展和进步。
(二)规范工作流程,适当增加人员配置。工作流程是办公室管理工作的导向,依流程办事不但可使事件的处理更加规范,而且还可提高工作效率,彻底改善办公室现来现办、无章可循的工作状态。为此,必须对工作流程进行规范,使事件的办理流程明朗化,避免出现办公室人员只忙于日常事务性工作而无法解决当前事件。另要适当增加人员配置,保证办公室工作的时效性。独立学院办公室既要完成学院领导交待的工作,又要传达上下级任务,同时还要服务全校师生,处理外来事务,只有配备齐相应工作人员才能保证办公室工
作有条不紊。
制度是开展办公室管理工作的基础,独立学院在迅猛发展的过程中办公室管理要想提高其工作效率,就必须不断健全工作体系。首先,完善工作制度。始终秉持着严格、实际的管理原则,从而对各方行为进行规范和引导;其次,完善规则制度,针对办公室的相关工作内容进行规范管理,严格按照程序开展工作,以全面提升工作效率。再次,在办公室管理工作中融合信息化技术,使办公室管理工作逐渐转向无纸化办公。对此,一方面需提高相关工作人员的计算机水平,另一方面需加强校园网络建设,利用现代化信息技术来提高办公室管理水平及效率。 三、结语
总而言之,我国独立学院的发展时间较短,各类机构尚未健全,伴随办学规模的不断扩大,独立学院所设置的机构会越来越多,这对于具综合性管理职能的办公室来说无疑是一个巨大的挑战。为提高独立学院办公室管理水平和效率,就必须紧跟时代步伐,提高服务意识,同时进行深入研究和探索,联系学院实际情况,以不断改革和改善管理工作,使办公室更好地服务全院师生。 【参考文献】
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[2]王晓琪.论提高办公室工作效率的途径[J].企业家天地:中旬刊,2011(7):64-65.
[3]李杰锋.独立学院系级办公室管理工作的思考[J].佳木斯教育学院学报,2013(9):200-201.
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