工程档案管理程序

工程档案管理程序

1． 目的

对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。 2. 范围

用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。 3. 职责

工程管理部负责工程图书资料的购买、登记、借阅和保管；工程文件用印（登记、盖印）；工程项目资料和竣工资料的收集归档由项目经理部负责，工程竣工验收后移交至工程管理部；工程管理部经理负责对过期资料的审查销毁。 4. 内容

4.1. 项目资料的控制 4.1.1 收集、进库和保管

4.1.1.1 工程项目正在进行时，各项目经理部应将所涉及该项目的上级批示、政 府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程管理部档案管理员处保管。

4.1.1.2 工程项目在结束时，各项目经理部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程管理部档案管理员处。 4.1.2 归档

工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。

4.1.2.1 公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。 4.1.2.2 文件的归档分类: 第一册GF： 公司管理规范GS-GF- 工程管理规范GS-GF-GC- 工程类表单GS-GF-GC-001-

工程部内部管理规范GS-GF-GC-002-

工程管理规范GS-GF-GC-003-

工程管理部人员架构及职责GS-GF-GC-004- 第二册ZD： 工程指导书GC- XM-ZD- 第三册ZF： 政府文件GC- XM- ZF- 第四册GL： 公司来文：

报公司各部门文件GC-XM-GL-001- 发工程管理部文GC-GL-002- 发预算部文GC-GL-003- 发材料部文GC-GL-004- 第五册JY： 会议纪要：

公司每周/每月工程例会纪要GC-JY-LH- 公司现场工作协调会纪要GC-JY-XC- 专题会议纪要GC-JY-ZT- 其他会议纪要GC-JY-QT- 第六册QQ：工程前期准备： 基地情况资料GC-QQ-JD- 施工单位考察GC-QQ-SK- 监理公司考察GC-QQ-JK- 用水、用电文件GC-QQ- 技术资料GC-QQ-JS- 其他文件GC-QQ-QT-

第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 GC-KC-CK- 详勘资料 GC-KC-ZL- 抽查纪录GC-KC-CC- 其他文件GC-KC-QT-

第八册JL： 监理公司往来文件： 监理合同GC-JL-HT-（含招投标文件） 监理细则GC-JL-XZ

监理例会纪要GC-JL-JY- 监理月报及审核意见GC-JL-YB- 发监理单位文GC-JL-FW- 其他来文GC-JL-QT-

第九册SG： 施工合同：GC-SG-HT-（含招投标文件） 施工组织设计（施工单位提供）GC-SG-ZZ- 施工方案（施工单位提供）GC-SG-FA 施工单位来文 GC-SG-LW- 发施工单位文 GC-SG-FW- 工程联系单 GC-SG-LX- 工程报告及函件 GC-BG- 第十册WZ： 物资合同GC-WZ- 第十一册SJ：设计变更（按日期）： 方案、扩初阶段GC-SJ-FA- 施工图阶段GC-SJ-SG- 图纸会审纪要GC-SJ-HS- 技术交底记录 GC-SJ-JD- 第十二册QZ：工程签证GC-QZ- 第十三册XJ： 限价单GC-XJ- 第十四册JH： 计划管理：GC-JH- 总进度控制计划及评审记录 GC-JH-KZ- 施工图纸交付计划 GC-JH-TZ- 分包商进场计划 GC-JH-JC- 样板确认计划 GC-JH-YB- 甲供材料进场计划 GC-JH-CL- 资金使用计划 GC-JH-ZJ-

总进度计划（施工单位） GC-JH-JD- 月/周计划（施工单位） GC-JH-YJ

第十五册CL： 材料设备管理： 机电设备GC-CL-JD- 建材装饰GC-CL-JC- 样板登记一览表GC-CL-YB- 收（调）料单GC-CL-SD- 设备调试验收记录GC-CL-YS- 第十六册JD： 进度款支付： 工程进度款审批单GC-JD-GC- 物资进度款审批单GC-JD-WZ- 扣款通知单GC-JD-KK- 奖/罚款通知单GC-JD-JF-

第十七册JG： 交工前楼宇检查记录GC-JG-001- 竣工资料GC-JG-002- 如： 竣工图 开竣工报告 中间验收资料

第十八册YS： 验收报告：GC-YS-

程验收报告（不需政府参与的验收）GC-YS-BG- 政府验收8 证 GC-YS-ZF- 履约评定表GC-YS-PD- 第十九册TS： 投诉处理： 投诉记录表GC-TS-JL- 投诉分析报表GC-TS-FX-

第二十册HQ：后勤管理资料：GC-HQ-GL- 考勤表 GC-HQ-KQ- 其他文件 GC-HQ-QT

第二十一册QT： 零星工程资料GC-QT-001- 其他文件 GC-QT-002-

4.1.2.3 归档文件编号：档案管理员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按

接收的先后顺序进行编号，编号基本原则：项目名称缩写+文件分类缩写+专业分类缩写+文件顺序号

例：第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 XM-KC-CK- 详勘资料 XM-KC-ZL- 抽查纪录XM-KC-CC- 其他文件XM-KC-QT-

以此类推，工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对存档文件进行检索；《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。对施工和物资合同可按工程管理部所编合同号进行排序，并在首页打印出目录表。

4.1.2.4 标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清 晰、明了、易懂。

4.1.2.5 在该工程结束时，原件需交政府职能部门保存的资料，应将复印件存归， 并在复印件上注明原件去处。 4.1.3 借阅

项目开发过程中，各部门、各项目如需借用相关的项目资料，应到工程管理部档案管理员办理相应的借阅手续，填写档案借阅登记表，或出具借条，并在使用完毕后，立即归还。 4.2 工程竣工资料的控制 4.2.1 工程竣工资料的范围

当地相关政府部门所要求的专项工程项目均应做竣工资料。 4.2.2 工程竣工资料的验收条件

工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：

4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕； 4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。

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