档案工作规范化管理省一级评估申报材料

档案工作规范化管理省一级评估

申 报 材 料

二○一二年十一月

目 录

1、档案工作规范化管理申报省一级评估的函 2、管理所档案工作规范化管理评估申请表

3、管理所档案工作规范化管理申报省一级自检报告 4、管理所档案工作规范化管理申报省一级自检评分表 5、县档案局评估组成员名单 6、评估程序

7、管理所档案工作规范化管理申报省一级评估结论 8、管理所档案开发利用典型实例

档案工作规范化管理 省一级申报资料之一

县管理所

关于档案规范化管理省一级评估的函

?2012?16号 签发人：

县管理所

关于档案规范化管理省一级评估的函

单位主要职责是负责水库除险保安及灌区巩固、配套建设等项目的组织实施；负责水库防汛工作及执行水库度汛方

案，负责灌区用水的协调及管理；负责已建水利设施的维护及管理；负责水费的使用及管理；负责水库综合开发等工作。我所自成立以来，各类档案纷繁复杂，为规范档案管理，设立了专门的档案室。目前，室藏档案丰富，有综合文书类档案、上级的政策法规文件类档案、工程技术灌溉资料档案、水文资料档案、土地房产移民类档案、电站资料档案共476卷，本所的统计和财务报表等财务档案共398卷。档案资料收藏丰富、全面，管理规范有序，为促进管理所经济和社会各项事业的发展提供了可靠的参考数据。我们的工作主要表现在三个方面：

一、领导重视，档案工作有位置

一是加强认识。档案工作是通过管理和提供利用档案史料直接为社会的政治、经济、文化、科研活动服务的工作。为搞好这项工作，我所领导始终把它放在重要位置，列入议事日程和目标管理考核，保证了档案工作与其他工作同步发展，齐头并进。在工作上给予大力支持，在经费上给予优先保证。二是加强领导。成立了由管理所党政一把手任组长，分管副职领导任副组长，档案员、各股、站、室负责人为成员的档案工作领导小组。由主管档案工作领导亲自抓，办公室具体抓，并配备了1名熟悉业务、责任心强、政治上可靠的档案员，设立了综合档案室，实行了统一管理。三是加大投入。档案设备添置费用到位，累计投入6万余元，档案室

配置了专用电脑，购置了档案密集架、除湿机，对档案室进行了亮化、美化，现档案室与原来相比设施比原来齐全，通风条件和采光效果更好。

二、抓业务建设，队伍素质有提高

一是学习培训强。为提高档案人员的专业知识业务能力，我所坚持每年订阅《档案时空》杂志，以用学习指导业务。认真学习《档案法》，档案员每年积极参加县档案局举办的培训活动，不断增强档案员依法治档意识和业务素质。二是上下联动强。主动邀请县档案局业务员到管理所开展现场指导，坚持在实践中不断学习和探索，努力提高档案员的业务素质和管理水平。

三、严格措施，管理水平有提升

一是抓规范管理。建立健全了资料管理人员工作职责、档案资料移交制度、档案保管制度、档案借阅制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度等，做到谁出问题，就追究谁的责任，确保档案库房管理到位。严格把档案工作列入干部职工目标管理范围，严格执行奖罚措施。为使档案室上等级，我所将档案管理列入目标管理责任制，按规定收集、整理、装订好各种档案资料，按时归档。二是抓科学管理。认真收集、整理、鉴定、保管档案，使档案室符合安全保管“九防”、“三专”、“三铁”要求。认真做到立卷归档经常化、制度化、规范化。三是抓信息调研。今年，我所加大了档案信息

调研的力度，深入工作实际，收集相关信息，认真进行调研，认真履行档案学会成员的职责，积极探索档案工作的新思路和新方法。四是抓利用开发。档案管理的目的是利用档案，档案利用工作是档案产生效益的桥梁和纽带，为充分发挥室藏档案优势，有的放矢开发档案信息。今年，我所对照省档案局制定的《档案工作规范化管理》标准，认真开展自查，不断完善有关资料和软硬件设施，自查评分为97分，档案工作规范化管理达到了省一级。为此，特申请市、县档案局对我所档案工作规范化管理按省一级标准进行评估。

二〇一二年九月十三日

主题词：档案 规范化 县管理所 函 县管理所办公室 2012年9月13日印发

档案工作规范化管理 省一级申报资料之二

湖南管理所

档案工作规范化管理评估申报表

县管理所档案工作规范化管理

评估申报表

申请单位 申报类型与级别 分管领导姓名 主管领导姓名 单位地址 县管理所 请验收评估。 湖南管理所 机关档案 省一级 档案机构负责人 联系电话 邮 编 424107 经整理规范，现已达档案工作规范化管理省一级标准，特申按照《档案工作规范化管理》标准，自评分97分，同意申报。 单位 自检 单位（盖章） 2011年10月20日 评估 组意 见 评估组组长（签名） 认定意见 认定单位（盖章） 年 月 日

档案工作规范化管理 省一级申报资料之三

湖南管理所

档案工作规范化管理申报省一级

自 检 报 告

县管理所

档案工作规范化管理申报省一级

自 检 报 告

对照湖南省《档案工作规范化管理》机关档案工作规范化管理评估及评分细则，我所对档案工作进行了全面自检工作，现将自检情况汇报如下：

一、组织管理（20分）（自评分20分） 1、管理体制（10分）（自评分10分）

我所成立了以所长任组长，副职领导任副组长，档案员、各股、站、室主要负责人为成员的档案工作领导小组。档案室由办公室主管，在办公室岗位职责上明确档案人员岗位责任制。配备了专职档案员1名，制定了一整套档案管理制度，规定各股、站、室的档案，必须在每年3月底前将上年度的档案收集整理，并做好移交登记，移交到档案室集中统一管理。

2、队伍建设（5分）（自评分5分）

我所组织了各股、站、室相关人员经常学习《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》、《湖南省档案行政处罚裁量权基准》，并举办《保密知识》考试；专门选配了一名档案业务精湛的干部任专职档案管理员，送档案员到县以上档案部门组织的各种档案培训班进行业务培训，今年，组织档案员到省档案局参加档案业务培训。并到本县省特级档案室学习、“取经”。同时，我所还经常邀请上级档案部门的档案专家、行家到我所指导档案业务，不断提高档案管理人员的业务素质。

3、履行职责（5分）（自评分5分）

我所每年初会将档案室必要的设施设备、档案规范化管理、档案保管保护和日常工作以及业务经费等列入全年工作计划中，把档案工作作为一项基本制度写入《管理所内部管理制度和岗位绩效目标管理考核》，年终考核时按照制度给予相应的加、扣分处理，与奖金挂钩。制定了《档案员岗位责任制》、《档案室管理制度》、《档案保密制度》和《档案查借阅制度》、《消防安全制度》等，并做到制度上墙，付诸实施。行使监督、检查、指导的职能，按时向文件中心报送现行文件资料，向县档案局报送机关档案管理信息和统计报表。

二、保管保护条件（20分）（自评分19分） 4、档案用房（10分）（自评分10分）

我所设立了档案专用库房、阅览室、办公室，做到档案库房、阅览室、工作人员办公室“三分开”，面积 30多平方米。库房内有2列 6组铁皮档案柜，能满足20年存放档案的要求，档案摆放整齐，柜上均有标识，各类档案一目了然，规范有序。

5、装具设备（10分）（自评分9分）

投入2万多元配备了计算机、复印机、摄像机、消毒柜、除湿机、温湿度计等。

三、基础业务建设（35分）（自评分34分） 6、归档工作（8分）（自评分8分）

严格按国家《归档文件整理规则》和湖南省档案局《归档文件整理实施细则》以及县档案局制订的《县档案归档文

件整理操作规程》整理档案，每年3月前将上年的档案全部收集、整理、归档，对各办部局移交的档案进行分类整理、字迹符合档案保管要求才予以移交，使文件的归档率达100%，确保档案移交完整、准确、及时。

7、整理与编目（5分）（自评分5分）

我所制订了《归档文件分类大纲》、《保管期限表》和《档案工作暂行规定》。分类时，2002年文档改革前按案卷级管理，2002年文档改革后按保管期限分类整理，各类档案案卷分类科学，装订规范，排列有序。在目录编制上全部利用计算机打印，编目编号规范、科学，达到了采用计算机管理档案目标。

8、保管与移交（9分）（自评分9分）

对1958年以来的档案已全部收集到档案室集中管理，且档案存放整齐统一，符合要求。在此基础上，我所设置了《全宗卷》以及库房档案存放示意图，并对档案保护使用了防虫药剂，库房温湿度基本达到国家规定的标准。根据本区实际情况，我们定期对库房进行安全大检查，杜绝了档案的霉变、虫蛀等现象，发现褪变的档案及时进行了复制，档案保管保护符合“九防”要求。

9、鉴定与统计（3分）（自评分3分）

我所成立了以分管领导为组长的档案鉴定小组，定期对超过保管期限的各类档案资料进行鉴定，并按有关程序进行销毁、登记。建立了档案管理基本情况统计台账，统计内容全面、数据准确。每年按时向县档案局报送有关报表。

10、档案数字化（10分）（自评分9分）

所领导把档案工作列入全所工作重要议事日程，保证了档案工作与其他工作同步发展，齐头并进。室藏档案资料，购置了档案管理专用软件,实现了室藏档案数据化管理。

四、开发利用（25分）（自评分24分） 11、档案查阅（10分）（自评分10分）

我所编制了《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》等检索工具，使档案利用者能够及时了解所需档案，提高了工作效率。档案员对库房档案业务熟悉，调卷迅速、准确。档案室建立了查借阅登记和利用效果登记簿，为下岗职工查阅招工时间、办理退休手续等查阅档案提供了便利，利用者对档案员的服务态度表示非常满意。

12、档案编研（15分）（自评分14分）

我所认真开展了档案编研工作，编有《县管理所档案全宗介绍》、《县管理所组织机构沿革》、基础数据汇编等，档案资料编研成果和社会效益显著。在编研工作方面，我所还有一些工作需要进一步加强。

以上自检评分为97分，请县档案局评估组评估认定。

湖南管理所

二○一二年九月十五日

档案工作规范化管理 省一级申报资料之四 县管理所 档案工作规范化管理申报省一级 自 检 评 分 表

湖南管理所 档案工作规范化管理评估内容及评分细则 项目 标准 分 内容 分值 1、管理体制 一、 组 织 管 理 10 20 2、队伍建设 5 3、履行职责 5 4、档案用房 二、 保管保护条件 20 5、装具设备 10 10 评分 细则 （1） （2） （3） （4） （1） （2） （1） （2） （3） （1） （2） （3） （1） （2） （3） 分值 3 4 1 2 2 3 2 2 1 5 3 2 3 4 3 3 3 2 3 2 2 1 1 2 3 1 2 2 2 2 4 3 2 2 3 6 5 自评分 评估分 3 3 1 2 2 2 2 2 1 4 3 3 3 3 2 3 3 2 3 2 2 1 1 2 3 1 2 2 1 2 4 3 2 2 3 5 5 备注 扣1分，缺防磁柜、消毒柜 6、归档工作 7、整理与编目 三、 基 础 业 务 建 设 8 5 35 8、保管与移交 9 （1） （2） （3） （1） （2） （1） （2） （3） （4） （5） 扣1分，数据库欠丰富 9、鉴定与统计 3 10、档案数字化 10 （1） （2） （1） （2） （3） （4） （1） （2） （3） （4） 四、 开 发 利 用 11、档案查阅 25 10 12、档案编研 15 （1） （2） 扣1分，陈列室

（3） 合 计 100 4 100 3 97 不全 档案工作规范化管理 省一级申报资料之五 县管理所 档案工作规范化管理申报省一级评估结论

评估组成员名单 姓 名 职 务 评估员资格 签 名

县管理所

档案工作规范化管理省一级评估程序

一、县档案局副局长同志介绍评估组成员。 二、管理所所长 同志讲话。

三、管理所副科纪检员 同志汇报档案工作情况。 四、评估。

五、县档案局副主任科员同志宣讲评分情况。 六、县档案局副局长同志宣读评估结论。

县管理所

档案工作规范化管理省一级评估结论

根据《湖南管理所关于档案规范化管理省一级评估函》（汝经开发[2012] 号)及湖南省《档案工作规范化管理》(湘档发[2005]14号)文件精神，县档案局评估组于2012年11月21日，对湖南管理所管理所档案工作规范化管理省一级进行了全面评估，其具体情况如下：

一、评估情况

(一)领导重视，加大投入，切实抓好了档案工作规范化建设。管理所领导十分重视档案工作，把档案工作作为本所经济、科技文化事业来抓，档案工作列入了年度工作计划和目标管理，为档案工作所需的人、财、物提供了有力保障，具体表现在“六有”：

1、有班子。成立了以所长为组长，副职领导为副组长，档案员、各股、站、室负责人为成员的档案工作领导小组。有一支素质高、业务能力较强，知识结构比较合理的队伍。 同志分管档案工作，档案室配有专职档案员1名，具有专科文化程度，已从事档案工作多年；档案员综合技能较高，参加了县档案部门各种业务培训，并能熟练掌握计算机操作技术，能胜任本职工作。

2、有房子。档案室建筑面积 30多平方米，做到了库房、查阅、办公室三分开，档案库房“九防”措施完备，有防盗门、防盗网、防虫药剂、防光窗帘等。档案库房楼层选择比较合理（不是顶层）。档案用房完全符合档案工作要求。

3、有柜子。档案库房有铁制密集柜3列6组，能存放20年的档案的数量。

4、有机子。投入2万多元配备了计算机、复印机、摄像机、消毒柜、温湿度计。

5、有牌子。档案工作规范化管理制度上墙，内容丰富：有档案全宗介绍、档案分类大纲，档案领导小组和鉴定小组，有档案各种制度。

6、有位子。档案工作列入了管理所工作的重要议事日程，列入了区绩效管理考核内容之一，实行与奖金挂钩。档案工作所需经费能优先解决，优先安排，优先开支。

(二)夯实基础，工作扎实，切实抓好了档案业务建设。 1、档案收集齐全。办公室、档案员能将各种文件、材料、统计报表及档案资料及时收集好，分门别类归档。各股、站、室业务档案能按照《机关档案工作业务建设规范》的要求，及时收集、归档。档案收集齐全，保证了档案的完整与系统性，室藏档案包括上级支持发展水利经济的政策、法规性文件，上级主管部门和本所下发文件，还有上报的统计和财务报表等档案共874卷。还有人事、照片、声像、荣誉档案等，室藏档案丰富，门类众多，反映了建区以来各个时期发展的真实面貌。

2、档案整理规范。档案整理能按照《归档文件整理规则》和《机关档案工作业务建设规范》规定进行系统整理，科学分类。制定了档案归档范围和保管期限表，并能按此规范进行整理、编目、排列、案卷质量较好。

3、档案保护良好。档案保管保护条件比较完善，设备设施比较好，“九防”措施完善，档案无失密，泄密、霉变、褪色、虫蛀等现象。

4、档案台账齐全。档案统计台账齐全，查借阅档案登记手续完备，并及时做好了档案鉴定工作，档案销毁手续完备。

(三)统筹规划，科学管理，切实抓好了档案信息化发展。 1、统筹规划档案信息化建设。办公自动化与档案信息化建设，能统筹规划，齐头并进，同步实施，计划建设档案

微机房。

2、检索工具较齐全。各种门类的档案都编制了目录或索引，形成了各种检索工具。

3、科学管理，档案利用成果显著。档案管理科学，查阅利用率比较高，每年为利用者调阅档案150余卷，档案信息为领导决策、调解纠纷等发挥了重要作用，取得了良好的经济效益和社会效益。 二、评估结论

县档案局评估组经过听、看、问、查、评，结合自检材料，全面评估，集中评议，逐项计分，县管理所档案规范化管理评估累计得分97分，达到省一级标准，同意报县档案局审批。

三、评估组对档案工作发展的几点建议

1、继续加强档案的收集、整理、归档工作。坚持贯彻执行。认真执行《机关档案工作业务建设规范》，使档案保持其逻辑性、系统性，便于查阅利用。归档文件实行即时归档工作。文件档案材料必须收集齐全，确保档案永久性保存。

2、进一步加强档案信息化建设。档案信息化是档案管理必由之路，充实完善文书等档案信息数据库，并完善档案信息，尽快实现档案资源共享，更好地为我国构建和谐社会做出新的贡献。

县管理所档案工作规范化管理评估组

2012年11月22日

档案工作规范化管理 省一级申报资料之六

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