浅谈船检质量管理体系的建立与运行11

浅议船舶法定检验质量管理体系的建立与运行

徐厚仁

摘要：按照《中华人民共和国船舶法定检验质量管理办法》规定的时间内，建立和运行满足《办法》条款要求的船舶法定检验质量管理体系，是主管机关强制性要求，大多船检机构认为时间紧，任务重，难度大，本文拟对提出一些船舶法定检验质量管理体系的建立与运行的做法和建议。

[关键词] 船舶 法定检验 质量体系 建立

2003年1月30日交通部海事局颁布了《中华人民共和国船舶法定检验质量管理办法》(海船检［2003］34号，以下简称《办法》)，要求水网地区的船舶检验机构不迟于2005年12月31日、非水网地区的船舶检验机构不迟于2007年12月31日实施。为便于船舶检验机构能在《办法》规定的时间内，建立并运行满足《办法》条款要求的船舶法定检验质量管理体系，笔者结合自身多年从事体系推进、审核工作的经验，提出一些体会和建议，以供各船舶检验机构在船舶法定检验质量管理体系的建立和运行过程中参考。

一、 如何认识船舶法定检验质量管理体系

要顺利建立并有效运行满足《办法》要求的船舶法定检验质量管理体系，首先要对《办法》要求建立的船舶法定检验质量管理体系有一个正确的认识。如何正确认识？笔者认为可从以下几个方面着手：

第一，《办法》要求建立的船舶法定检验质量管理体系，是一种先进的管理理念。《办法》是中国海事局根据国际海事组织的有关决议要求，应用国际上已被事实证明是行之有效的质量管理先进做法，无庸质疑。

第二，《办法》要求建立的船舶法定检验质量管理体系，已充分考虑了我国船舶法定检验的实际情况，是符合我国国情和船检行业特点的。

第三，《办法》所包含的管理要求是一种船舶法定检验质量管理的最低行业标准，在满足《办法》最低标准的基础上，各船检机构可根据自身特点，制定更高的标准。

第四，我国从事船舶法定检验的船检机构建立和实施船舶法定检验质量管理体系，与企业自愿按照ISO9000族标准建立质量体系不同，是主管机关的强制性要求。

第五，《办法》要求建立的船舶法定检验质量管理体系，是一个文件化、合法化、程序化和规范化的系统，即要求有关体系规定要形成能遵照执行的文件，要符合适用的我国船检法律法规及有效文件的规定，各项船舶法定检验过程要有制定明确的程序，向顾客提供的服务应有规范的要求和标准。

第六，要正确认识《办法》要求建立的船舶法定检验质量管理体系，需要弄清以下三个方面的关系：

一是要弄清质量体系与规章制度的关系，质量体系是包含与船舶法定检验有关的所有机构、岗位及相应职责，工作程序及相关工作须知的系统化、程序化的文件系统，它包含规章制度，一般是可持续改进、保持动态更新的；而规章制度是建立质量体系的基础，一般相对稳定。

二是要弄清《办法》要求的质量管理体系与ISO9000质量体系的关系，两者没有本质的区别，都是源用的ISO9000管理思想，按照ISO9000族标准建立的质量体系只要经审核满足《办法》的要求，即视为满足《办法》要求；《办法》更要切合船舶法定检验的行业特点，表述更为具体和明确。

三是要弄清质量管理体系与船检计算机信息系统的关系，质量管理体系是关于船舶法定检验的全面、系统的规定，包含船检计算机信息系统所规定的内容，具有支配地位；船检计算机信息系统是部分的、计算机程序化的质量管理体系文件规定，是为更准确、更快捷地执行质量管理体系规定的辅助工具，处于从属地位，应随着质量管理体系的更新而更新。

二、 如何建立船舶法定检验质量体系

上面初步介绍了船舶法定检验质量体系，但究竟如何建立船舶法定检验质量体系？笔者建议可参照以下的原则和步骤进行：

（一）建立和实施质量管理体系需要坚持以下四个基本原则：

1. 严格标准原则。《办法》提供的船舶法定检验质量管理标准，是一个最低标准，船舶检验机构建立的船舶法定检验质量管理体系应不低于《办法》标准。

2. 立足自己为主，咨询为辅的原则。《办法》提供的船舶法定检验质量管理标准，是一种通用标准，鉴于船舶检验机构建立和实施质量管理体系受其管理体制、资源配置等因素影响，《办法》没有也不可能对质量管理体系的结构和文件形式作统一规定。各船舶检验机构在建立和实施质量管理体系时，首先要立足自己；其次考虑到独立编制质量管理体系工作量大、难度大，可以在“以我为主”的前提下，聘请有关既熟悉ISO9000，有质量体系文件编制和审核经验，又懂得船舶法定检验业务的单位或人员，接受其咨询和帮助；同时也可借鉴其他单位质量管理体系文件的结构和框架，但必须结合自身实际，保证文件的符合性和可操作性。

3. 联系实际、注重实效的原则。质量管理体系建立起来后，在运行过程中，要坚持体系文件规定与本单位各岗位工作的实际做法紧密结合，使文件具体规定在满足适用的我国法律、法规及有效文件要求的前提下，尽量与本单位各岗位实际工作做法一致；同时各岗位与船舶法定检验有关的各项工作应严格按照质量管理体系文件的规定执行，严防“两张皮”，切实提高船检质量和管理水平。

4. 满足时限要求原则。交通部海事局海船检［2003］34号文规定了水网和非水网地区船舶检验机构实施《办法》的期限，是船舶检验机构建立、实施船舶法定检验质量管理体系并经主管机关审核认可的最后期限，只能提前，不能延期。

（二）一般需要具备的几个基本条件

为使船舶法定检验质量管理体系的建立和实施工作顺利进行，一般需要具备以下几个基本条件： 1. 足够的资金保证。咨询单位的聘用、标准与办法的宣贯培训、体系文件编写与修改、设施设备购置及人员交通、差旅等均需要有一定资金保证。船检机构要纳入整体预算、专款专用。

2. 强有力的领导与人员保障。建立和实施船检质量体系是一项系统工程，需要强有力的领导和精干的人员保证，应成立有主要领导参与的专门领导班子，并在全省（市）范围内抽调业务骨干组成精干的工作班子。同时还要明确具体的主管部门。

3. 可靠的办公设施设备保证。建立与实施船检质量体系，有大量统计、分析与文字处理工作，需要信息能够及时传递，性能好、运行可靠的办公设施设备是必需的。除办公用房、电话等常规设备外，工作班子在编制质量体系过程中至少需要配备计算机设备（工作班子成员每人一套）、传真机和复印机各一台。

4. 配套网络建设。为充分发挥现有计算机网络优势，加强船检质量体系运行的过程控制，提高体系运行的有效性和工作效率，有条件的省（市）可同步或逐步开发与船检质量体系配套的计算机网络。

（三）建立船舶检验质量体系的阶段、实施步骤和主要事项

建立和实施船舶法定检验质量管理体系一般可分为准备阶段、文件编写阶段和运行与评审阶段三个阶段：

第一、准备阶段，主要需要进行以下事项：

1、 成立贯标领导小组和工作班子，任命管理者代表。船检机构领导要高度重视，一把手亲自抓，抽调业务骨干编写与修改体系，管理者代表由既懂船检业务又熟悉质量管理体系建立与运行的分管领导或总工担任。

2、 开展《办法》条款培训。分最高领导层、工作班子、中层人员、其他人员等不同层次开展培训，根据需要，分批分级，全面培训到位，让最高领导和全体员工理解建立质量管理体系的重要意义，认识到建立体系任务的艰巨性与时间的紧迫性，真正引起高度重视，激发全体员工建立、实施体系的自觉性、创造性与责任感。

3、 拟订贯标计划。按照《办法》规定“审核认可取证”的最后期限，倒推至“咨询机构的选

择”，明确每一步骤环节的具体工作内容、责任人员、完成时间、检查验证等，制定尽可能详细、切实可行的贯标计划。

4、 贯标全面动员。结合《办法》标准培训，开展多层次、多方位的全面动员，使系统化、文件化、程序化管理理念深入人心，使全体员工从“要我建立体系，提高质量”向“我要建立体系，我要提高”转变。

5、 咨询机构选择。选择既熟悉ISO9000，有质量体系文件编制和审核经验，又懂得船舶法定检验业务的单位或人员，负责体系建立与运行的咨询事宜。

6、 签订咨询合同。将体系建立前的《办法》培训、体系文件结构和框架的编写指导与完善、体系文件如何培训、体系如何运行与监控、如何进行内审与管理评审、如何进行不合格项的调查、分析与纠正验证等情况纳入合同条款。

第二、体系文件编写阶段，主要进行以下事项：

1、 现状调研与评估。对本单位机构设置、职责划分、规章制度、工作程序与须知、工作台帐与表格、设施设备、业务范围、人员情况等全面进行调查，经过整理、分析与评估，找出存在的问题。

2、 体系策划。在充分理解《办法》中所蕴含的管理标准化、体系化的管理思想和方法，以及充分了解本单位现状的基础上，对本单位在什么范围、采取什么形式建立法定检验质量管理体系进行精心策划，制定出既满足适用法律、法规及有效文件的要求，又能保证满足顾客需求，更重要的是切合本单位实际、便于实际操作的体系设计方案。在体系策划过程中可能会涉及到机构和岗位的合理调整、职责的重新划分、岗位人员的调整，以及有关办公设施设备的更新与配备。

3、 体系文件编写指南的制定。为统一各体系文件的纸张、封面、版面、字号字体等格式及编号、用词等情况，建议在组织编写体系文件前，先制定出一个指导性的体系文件编写指南。也可将体系编写指南与体系文件的编写、修改、发放、保存与销毁的全过程一并纳入《质量管理体系文件控制程序》。

4、 体系文件的编写、修改与完善。在体系文件编写、修改与完善的全过程中，一定要以本单位的业务骨干为主进行，不能将体系文件的编写工作全部交给咨询公司，否则，编制出来的文件很可能与实际工作脱节，进而形成文件规定与实际工作开展“两张皮”现象。

第三、运行与评审阶段，主要进行以下事项；

1、 体系文件的培训。体系文件培训效果的好坏，直接关系到体系运行的效果。

2、 体系试运行至少三个月。1）体系运行的效果与认真、严格的程度成正比。可以适当采取一些体系外的辅助措施，如奖惩措施等；2）体系运行的效果与上级领导和机关的带头和示范效果成正比。领导布置工作、检查工作以及指出下属机构或人员工作中的不足（开出不合格项）均应按照文件规定执行。3）体系试运行期间发现的“体系文件本身存在的符合性与操作性方面问题的数量多少”、提交的“文件修改申请的数量多少”及开出的“不合格数量多少”与试运行的效果成正比，在很大程度上直接反映试运行的效果。在体系运行中，船检机构应鼓励各岗位人员提出体系文件本身及运行中存在的问题。

3、 体系试运行后至少进行一次内审和一次管理评审。内审主要是对照体系文件审查各部门、各岗位的执行情况；管理评审是在全面内审的基础上，结合试运行和内审期间暴露出的体系文件本身存在的不足，对体系文件本身及运行的符合性、适宜性、有效性及持续改进性进行全面评价。对内审和管理评审中发现的问题，应在申请外审前，按照体系文件规定的程序，采取适当的调查分析与纠正措施。

4、 申请外审与接受审核。按照交通部海事局颁布的“关于印发《中华人民共和国船舶法定检验质量管理体系审核、发证管理规定》的通知”（海船检［2003］37号）规定进行外审申请，并接受审核。

三、 需要注意的几个方面

1. 领导亲身参与、真正高度重视是关键。首先，实施《办法》要求的体系化、系统化管理是全新的管理思想，如领导不深入研究就难以清楚实施《办法》的性质、内容、作用，难以做到真正重视；

其次，质量体系运行应在领导的控制之中，如果领导不了解、不熟悉《办法》和体系文件，体系运行的有效性必将失控，难以有效运行；第三，建立新的质量管理体系，往往会涉及机构、体制、管理方式及人员调整等重大方面，没有领导的真正重视和痛下决心，解决不了。

2. 全员参与是保证。法定检验质量管理体系涉及纳入体系内各岗位的每一个人员，体系内各岗位人员积极性和主动性对体系的建立与运行的有效性起决定作用。

3. 宣传培训注重形式，更要注重效果。宣传动员，尤其是《办法》和体系文件的宣传培训工作要贯穿于实施工作的始终，应结合实施工作计划，分阶段进行，不同阶段、不同层次有不同的侧重点，与不同阶段工作有机结合，以增强效果。宣传与培训工作需要采取一定的形式，但更重要的是要注重宣传培训的实际效果。

4. 调查设计，对症下药。目前各船检机构存在的机构、体系、人员及内部管理等问题，在不同单位表现形式、形成原因各不相同，各船检机构在建立体系前，必须认真分析本单位的个性问题，才能找出本单位管理中存在的关键问题。也只有在分析出本单位存在的关键问题的基础上，才能对照《办法》要求寻找针对性的改进措施，才能针对性的确定有关工作程序和工作须知，进而设计出适合本单位实际的体系方案。

5. 运行监控是体系持续改进与有效运行的保证。在着手建立体系的初期，应尽早确定管理者代表人选，以使管理者代表能一开始就参与或负责全过程，因为管理者代表对体系运行负有较多的责任，其中对体系运行情况的监控工作是管理者代表的主要工作，管理者代表的监控力度与体系运行的有效性成正比。

6. 内部评审是重要的自我诊断手段。内审和管理评审是船检机构自我检测和诊断体系文件本身及运行效果，促进体系文件自身和体系运行自我完善很重要的手段和方式，一般每年至少进行一次。内审和管理评审工作本身也是体系运行的一部分，内审和管理评审应严格按照体系文件规定的程序进行，内审和管理评审的力度和效果直接关系到外审是否顺利通过。

7. 持续改进是体系有效运行的发动机。建立体系的目的是为了实施，更要通过持续改进来保持有效运行，在体系运行中要充分认识持续改进工作的重要性与艰巨性。国家船舶检验管理的法规、规范、标准是随着营运船舶的发展而不断建立与完善的，各船检机构的情况也会变化的，依据其建立起来的体系文件也应随之更新与完善，也只有及时更新，才能保证体系文件的符合性、有效性和可操作性。具体船检业务工作也必须随着体系文件的更新而改进，才能促进船检业务与管理更加规范与提高，最终达到“满足顾客和适用的我国法律、法规及有效文件的要求，增强顾客的满意程度”的基本要求。

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