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文件控制程序

YSYF—B--01

1、目的和适用范围

确保投入运行的文件完整、统一、有效；适用于本公司质量体系所有文件和资料的控制。 2、职责

2.1 检查科负责质量体系文件及技术文件的控制和管理；

2.2 各职能部门负责本部门文件管理，配合检查科做好文件管理工作。 3、工作程序 3.1 文件的编制

3.1.1体系文件由检查科组织编写； 3.1.2 技术文件由技术科负责编制。 3.1.3文件编号

a. 一级文件（质量手册）： YSYF-------A------XX

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b．二级文件（程序文件）： YSYF-------B------XX

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版本号一级文件

序号二级文件

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c. 其他文件（如规章制度等）： YSYF-----GD------XX

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3.2 文件的审批及评审

3.2.1 质量管理体系文件在发布前应由总经理或其授权人审批，技术文件由总工程师或其授权人审批，确保其准确性和适宜性； 3.2.2 每年年底由检查科对现有体系文件进行定期评审，必要时予以修订。 3.3 文件的管理

3.3.1 所有文件和资料的原稿由检查科同一保管，各部门负责保存相关的带有受控标识的文件，文件应有序、分类加以保存以便与识别、存取和查阅；

3.3.2 任何人不得在受控文件上随意画改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。

3.3.3 文件的持有者必须妥善保管，不得遗失，若调离岗位时，应办理移交手续；

3.3.4 为便于文件管理，检查科编制《质量记录一览表》和《体系文件总目录》。 3.4 外来文件控制

3.4.1 检查科要经常与质量技术监督局、标准情报研究所、标准出版社等单位保持联系，获取与质量有关的国家及地方法律法规、国家标

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序号规定

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准、行业标准及其它产品要求，还可以通过互联网、政府机构、锅炉协会、图书馆、专业性报刊杂志、咨询机构、认证机构等渠道予以补充，以保持对法律法规、标准和其它产品要求变化的及时跟踪。 3.4.2 检查科选择、确认所获取的质量法律法规、标准及产品要求的适用性，按类别列入《外来文件登记表》，经管理者代表审批后，规定发放范围，由检查科进行发放，并做好签收记录。 3.5 文件的更改

3.5.1 质量体系文件的更改由主管业务部门提出更改申请，填写《体系文件更改修订审批申报表》，经检查科进行分析，拿出修改与否的初步意见，经文件批准人批准后，由检查科对文件进行跟踪更改。 3.5.2 文件更改后必须填写《文件更改通知单》。 3.5.3 永久性更改，一律采取更换或在原件上划改。 3.5.4 技术文件更改见设计控制程序。 3.5.5 合同规定时，文件更改要征得顾客同意。 3.6 作废文件的管理

作废文件统一由原发放部门及时收缴，加盖作废章后销毁，与发放文件记录统一。 4、产生的文件和记录 4.1 文件

a. 质量记录一览表 b. 体系文件总目录 4.2 记录

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a. 文件发放记录 b. 图纸发放记录 c. 文件更改通知单 d. 图纸更改通知单 e. 外来文件登记表 f. 文件回收台账附加说明：

本程序由检查科起草并负责解释

编制：审核：批准：

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质量记录控制程序

YSYF—B--02

1、目的

为加强质量记录管理，证明产品达到规定的质量水平和质量体系有效运行，并实现可追溯性。 2、适用范围

适用公司的所有质量记录。 3、职责

3.1 检查科负责质量记录的管理；

3.2 各部门负责本部门记录的填写、收集、贮存和传递。 4、工作程序 4.1 质量记录的产生

质量记录是质量体系程序文件的重要组成部分，各部门编制程序文件过程中，根据开展质量活动的需要，设计质量记录样张，部门领导审核其适用性后在检查科登记，并纳入《质量记录一览表》中。 4.2 标识

质量记录的识别标记和统一编号方法如下： YSYF J XX

记录序号

记录

绿之源环保设备制造有限公司缩写

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4.3 质量记录的填写

所有记录一律不准用铅笔填写；填写要求字迹工整、清楚，内容

完整，不得随意涂改，更改时，应在更改处签盖更改人印章。 4.4 质量记录的管理

4.4.1 为了便于查阅和管理，检查科编制《质量记录一览表》，并根据实际情况规定其保存期。

4.4.2 各部门应为质量记录贮存和保管提供适宜的环境，防止损坏、变质、丢失，保管方式应便于存取和检索。

4.4.3 来自供方的质量记录由外协、外购部门负责收集，及时传递到检查科，由检查科对其分类、归档、保管。 5、产生的文件质量记录一览表

附加说明：

本程序由检查科起草并负责解释。

编制：

审核：

批准：

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内部体系审核控制程序

1、目的

判定质量管理体系的符合性和有效性，以达到持续改进的目的。 2、适用范围

本程序适用于本公司内部体系审核的控制。 3、职责

3.1总经理负责审批年度审核计划和审核实施计划。

3.2质保工程师负责组织内部审核工作，审核年度审核计划和审核实施计划，选定审核组长和审核员。 3.3检查科：

a.负责编制年度审核计划，经审核批准后组织实施； b.负责组织协调审核的相关事宜； c.负责纠正措施的跟踪与评审； d.负责内审员的管理。 3.4审核组长：

a.负责编制审核计划、审批后组织实施；

b.负责组织审核员收集有关审核资料，确认审核员编写的检查表； c.负责按计划组织现场审核、协调审核过程的问题； d.编写审核报告、报总经理。 3.5内审员

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a.按审核实施计划分工实施审核，写出检查表；

b.负责本区域不符合项报告的编制，并请受审部门确认； c.协助审核组长编写审核报告。 d.内审员独立于受审核的部门或范围。 3.6 相关部门配合 4、工作程序

4.1年度审核计划的编制

4.1.1检查科负责编制年度审核计划，编制依据为：

a.组织机构、管理体系发生重大变化； b.相关的法律、法律及标准有较大更改；

c.出现重大质量事故，用户对某一环节的连续投诉； d.在接受第二方或第三方审核之前或到期换证； e.质量方针、目标出现变化。

4.1.2年度审核计划内容要确定审核范围，频次和方法及审核标准，经质保工程师审核、报总经理审批后实施。审核的频次在每年度计划中安排，每年至少审核一次，时间间隔不大于12个月，全部的审核工作覆盖质量管理 4.2 审核准备

4.2.1审核准备工作检查科由负责，组成审核组，确定参加审核的人员，审核人员必须与所审核的活动无直接关系并经过培训且有资格认可。

4.2.2由审核人员编制《审核检查表》，组长确认后实施。

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4.2.3在实施审核的前一周，审核组长将《审核日程安排计划》下发受审核部门。 4.3审核要求

4.3.1审核组要按规定时间进入受审核部门，受审核部门负责人如有特殊情况不能参加，要指定部门代理人接待，但部门负责人必须参加首次会议和末次会议。

4.3.2.代理人作为部门发言人，应能够回答有关审核内容的提问并能够提供要进行审核的资料。 4.4审核实施

4.4.1召开首次会议：参加者有公司领导、受审核部门负责人、审核组全体。参加会议人员在签到薄上签字。质保工程师主持会议，说明本次审核的重要性和意义。审核组长介绍审核目的、依据、范围、方法、审核组组成和日程安排等事项。

4.4.2审核组成员按审核计划和检查表要求实施现场审核，审核过程记录在检查表中，对出现的问题审核员要公正、客观的对待。

4.4.3对出现的问题审核员要填写《不符合项报告》，并请受审核部门负责人确认。受审核部门负责人在不符合项报告上分析原因，写出改进措施，如有异议处理不了时，请组长协调。无异议时将《不符合项报告》交受审核部门一份，自存一份报组长。

4.4.4审核工作结束后，审核组长组织写出《内部审核报告》，质保工程师审核后，报总经理并作为管理评审的依据。

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4.4.5审核报告内容：审核目的、依据、范围、组织、日期、审核综述、分析原因，建议措施。 4.5末次会议

参加人员同首次会议，与会人员签到，质保工程师主持，审核组长宣读审核报告，总经理提出具体要求。 4.6跟踪评价

对填写的不符合项报告，检查科根据改进措施日期，实施跟踪检查评价，评价措施的执行情况，改进后是否达到了预想结果，并将跟踪检查评价的结果记录在不符合项报告上，向质保工程师汇报。 5、相关记录 5.1年度审核计划 5.2审核日程安排计划 5.3审核检查表 5.4签到薄 5.5不符合项报告 5.6内部审核报告

附加说明：

本程序由检查科起草并负责解释。编制：审核：批准：

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不合格品控制程序

YSYF---B---12

1、目的

防止不合格品流转、混用、误用；分析不合格原因，防止再发生。 2、适用范围

适用本公司所有不合格品控制。 3、职责

3.1检查科负责不合格品管理，包括鉴别、标记、记录。

3.2总工程师负责返工、返修、回用品的审核和有争议的不合格品判定最后裁决。

3.3技术科负责对不合格品进行评价。

34生产科及相关车间负责生产过程中不合格品的协调、返工、返修等处理工作。

3.5销售科负责外部不合格品的信息反馈。 3.6供应科负责外购产品不合格的处理。 4、工作程序

4.1 不合格品的标识及隔离。

4.1.1检查员判定为不合格品的产品，根据YSYF---GD--03进行分类标识。

4.1.2检查员对不合格品标识后，监督责任部门立即进行隔离存放并

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做好记录。对批量投产的产品件，立即停止该工序加工，向检验责任工程师汇报。

4.2不合格品的分类及处理

4.2.1不合格品分为废品、返工品、返修品、回用品（让步使用的不合格品）。 4.2.2废品

经检发现明显缺陷的不合格品，由检查员在产品件上用油漆标上“ × ”，经检查员审定（有争议时，报检查责任工程师会同技术科门进行评定）确认后，填写《报废品通知单》，由检查科存档，该不合格品送进废品库。 4.2.3返工品

经检需返工的不合格品,由检查员用红色油漆在产品件上标上“△”，检查员确认后填写《返工通知单》，经技术科门提出返工方案总工审核后，交车间进行返工。返工后经检查科复验合格按合格品处理。《返工通知单》由检查科存档。 4.2.4返修品

经检发现为不合格品，但经过再加工能满足预期使用要求为返修品，检查员在该产品上用油漆标上“□”后，填写《返修通知单》，经技术科、检查科、总工程师签署意见后，由责任部门返修，返修后由检查员复检，确认返修合格后转入下道工序，《返修通知单》由检

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查科存档。 4.2.5回用品

经检发现的轻度不合格品，检查员用油漆标上“○ ”后，填写《报废通知单》，责任部门接到该单后，填写《产品让步使用申请单》，经技术科、检查科、总工程师同意后方可回用，《产品让步使用申请单》由检查科存档。主要零部件回用要经顾客同意，且在质量证明书中予以标注。

4.3不合格品的纠正措施

4.3.1对生产过程中的不合格品，本部门能处理的，由本部门领导调查产生的原因，采取纠正措施，涉及多个部门的，填写《信息反馈单》交检查科，检查科调查分析、立项，由责任部门制定纠正措施，组织实施，防止再发生。

4.3.2原材料、外协、外购件发生的不合格品，由相关职能部门退回供方单位，严重的要求其写出纠正措施，并对其进进行重新评价。 5、相关文件

纠正和预防措施控制程序 6、相关记录 6.1报废品通知单 6.2产品让步使用申请单 6.3返工（返修）通知单

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附加说明：

本制度由检查科起草并负责解释编制：审核：批准：

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质量问题制程序

YSYF---B---13

1、目的

为实现质量方针、目标，对纠正措施实施管理，确保采取措施，消除不合格，防止不合格再发生。

2、适用范围

本程序适用于本公司体系运行、生产过程产品使用过程中纠正措施的管理。 3、职责 3.1检查科

负责纠正措施的管理和评审及所采取纠正措施的落实和检查。 3.2技术科分析不合格原因，判定纠正措施。 3.3 总工程师负责策划协调。

3.4 各有关部门负责不合格原因的调查并制定或参与制定和实施纠正措施。 4、工作程序 4.1评审不合格

对发生的顾客投诉、生产过程出现的不合格、管理评审发现的不合格、内部审核发现的不合格、供方提供的设施不合格，检查科与技术科实施评审确认。

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4.2确定不合格的原因

4.2.1技术科组织不合格的原因分析，以确定不合格的原因。 4.2.2必要时在总工程师主持下召开质量分析会，分析产生问题的原因，以确定不合格的原因。

4.3评价确保不合格不再发生的措施要求

检查科或总工程师组织的分析会，针对问题的原因，评价所采取措施是否能达到预想目的。 4.4确定和实施所采取的措施：

根据检查科或总工程师组织的质量分析会，对不合格原因所采取的措施进行评价后，经总工程师确认，责任部门实施。 4.5记录所采取措施的结果

4.5.1检查科组织实施或总工程师主持召开会议，由检查科填写《纠正措施计划表》。

4.5.2内容有：“评审确认的问题、分析确定不合格的原因、评价和确定实施所需的措施、计划制定人、部门负责人、完成日期，评审所采取措施的有效性、计划审批。 4.6评审所采取的纠正措施

纠正措施实施完成后，实施负责人通知检查科，检查科即对实施的措施进行评审，评审后评审人员在备注栏内签字。

4.7检查科将采取纠正措施的结果向总经理报告，作为管理评审的依据。

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5、相关文件

5.1不合格品控制程序 5.2文件控制程序 6、相关记录 6.1纠正措施计划表

附加说明：

本制度由检查科起草并负责解释编制：审核：批准：

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预防措施控制程序

YSYF---B---14

1、目的

为实现公司的质量方针、目标，对预防措施实施管理，确保实施，以消除潜在不合格原因、防止不合格再发生。 2、适用范围

本程序适用于本公司预防措施的管理。 3、职责 3.1检查科

a.收集潜在不合格信息，确定潜在不合格项。 b.检查预防措施的执行。

c.负责预防措施的管理和评审所采取的预防措施。 3.2技术科负责评价潜在不合格的影响程度，确定预防措施。 3.3生产车间及其他部门

a.及时提供潜在不合格信息； b.执行预防措施并报告结果。 4、工作程序

4.1识别确定潜在的不合格

4.1.1.检查科针对质量统计方法，评价顾客是否满意等有关统计技术的应用。

4.1.2检查科对以往管理评审结果和内部审核结果的改进措施未达到目的，按内审程序和管理评审程序要求实施。

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4.1.3.检查科建立纠正和预防措施的执行记录。 4.2确定潜在不合格的原因

检查科组织潜在不合格问题的原因分析，并确定潜在不合格的原因。

4.3评价防止不合格措施的需求

在分析会上分析出原因后，并提出措施。对措施的适用性报总经理评价，审批后实施。 4.4确定措施并组织实施

由检查科编制计划、总经理确认批准后，由责任部门实施。 4.5记录所采取措施的结果，并填写《预防措施计划表》，批准后实施。内容有：

a.确定的问题和不合格原因分析；

b.评价不合格的措施和负责部门、负责人； c.完成日期；

d.评审预防措施完成情况。

4.6评审所采取的预防措施实施单位完成后，报检查科评审。检查科评审措施执行情况是否达到预防措施的目的。

4.7检查科负责保存有关预防措施的记录，将预防措施的实施情况向总经理报告，作为管理评审的依据。 5、相关文件

5.1不合格品控制程序 5.2文件控制程序

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6、相关记录预防措施计划表

附加说明：

本制度由检查科起草并负责解释编制：审核：批准：

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信息沟通控制程序

YSYF---B---15

1.目的

为了及时、准确的收集、传递和反馈有关质量信息，作好质量信息的管理，特制定本制度 2.适用范围

适用于本公司内（外）部质量信息的沟通、传递与处理 3.职责

3.1供应科、销售科、检查科负责对质量信息的收集。 3.2各部门负责工作范围内质量信息的传递与沟通。 3.3技术科负责质量信息处理过程中的技术支持。

3.4检查科负责公司内外质量信息的传递与处理；负责建立质量信息库，保存和管理相关信息。 4.工作程序 4.1质量信息分类 4.1.1外部质量信息包括： a．顾客反馈的信息及投诉；

b．认证机构反馈的质量体系运行情况的信息； 4.1.2内部质量信息包括 a．质量体系运行情况；

b．生产过程中的产品质量信息； c．（潜在）不符合信息；

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4.2信息的收集、沟通与处理 4.2.1外部信息的收集与处理

a．销售科接到顾客反馈的信息及投诉（包括书面和电话）后，以《信息联络单》的形式传递给检查科，检查科填写《信息反馈单（外）》，会同技术科门提出处理意见，请示总工批准后予以实施。并定期将质量信息反馈给总经理和相关部门。见《售后服务管理制度》。 b. 检查科接到认证机构提出的有关质量体系运行存在不合格项的信息后，组织相关部门采取纠正和预防措施并对其执行情况进行跟踪验证。

4.2.2内部信息的收集和处理

a．检查科负责收集生产过程中的质量信息并填写《质量信息反馈单（内）》进行处理；

b．（潜在）不符合信息的处理见《预防措施控制程序》；

c．重大质量事故由发现部门迅速传递给检查科组织处理，可采用电话、传真等方式紧急沟通；

d．其它内部质量信息，提供者可以《信息联络单》的形式反馈给检查科进行处理。

4.3质量信息库的建立和应用

4.3.1检查科负责建立公司的质量信息库，不断汇集各方面反馈的质量信息。

4.3.2根据内外部质量信息，公司每月开一次质量例会，检查质量信息处理情况，分析产生质量问题的原因，使公司的产品质量和质量体

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系不断完善，持续改进。 5、相关文件

5.1 纠正措施控制程序 5.2 预防措施控制程序 5.3售后服务管理制度 6、相关记录 6.1 信息联络单附加说明：